Forstudie om samarbeid om lønns- og regnskapstjenester Prosjektplan Utarbeidet av John Ånon Jonassen Dato 13.03. Versjon 1.5 Behandling Arbeidsgivernettverket 23.01. Økonominettverket 28.02. Rådmannsutvalget 26.03. Status Til behandling Prosjektplan 1
1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Knutepunkt Sørlandet har som mål å ta ut stordriftsfordeler gjennom samarbeid. Knutepunkt Sørlandet har vedtatt en felles ikt-strategi hvor en av konklusjonene er å anskaffe felles systemer, herunder økonomi- og lønnssystemer. Med like systemer åpner det seg nye muligheter for å samarbeide om administrative tjenester på tvers av kommunegrensene. Det er i første rekke innenfor det administrative feltet man kan hente ut gevinster gjennom stordrift og samarbeid. I tillegg til økonomiske gevinster ser en også for seg at samarbeid skaper bærekraftige fagmiljø som reduserer sårbarhet og øker kompetanse blant de ansatte. Det legges opp til en prosess i henhold til PLP-metoden med en forstudie for å kartlegge og analysere mulige gevinster. Etter forstudien vedtar styringsgruppen om man skal sette i gang et forprosjekt for å utrede organisasjonsmodell og forberede hovedprosjektet, som er den faktiske gjennomføring av ny organisasjonsmodell. Denne metoden skal bidra til å øke sannsynligheten for at gevinstpotensialet realiseres. 1.2 Tidligere vedtak Ikt-strategi Rådmannsutvalgets møte 15..06: IT-strategien som nå utarbeides skal tilrettelegge en IT-plattform og struktur slik at kommunene i knutepunkt samarbeidet innen en tidsperiode på 5 år kan samarbeide om støttetjenester i vid forstand. Det innebærer samordning av IT-systemer, rutiner og drift. ITstrategien skal i tillegg medvirke til økt mulighet for samarbeid på andre tjenesteområder. Arbeidsgivernettverket fattet vedtak i sitt møte 13. november 2007: AU bes om å utarbeide en sak til neste møte om felles lønns- og regnskapstjenester. 1.3 Mål for Knutepunkt Sørlandet I vedtektene for Knutepunkt Sørlandet 2 Formål heter det: KnpS skal samordne interkommunalt samarbeid mellom deltakerkommunene, og skal arbeide aktivt for å fremme tiltak som skaper effektive og gode løsninger for innbyggerne og næringslivet. Prosjektplan 2
Viljeserklæring om interkommunalt samarbeid i 1997: Birkenes, Lillesand, Vennesla, Kristiansand, Søgne og Songdalen kommuner vil utvide det interkommunale samarbeidet i Knutepunkt Sør- regionen for å utvikle kommunene og sikre innbyggerne i regionen et så godt og effektivt tjenestetilbud som mulig. Samarbeidet skal utvikles gjennom løpende vurderinger i og blant alle etater og sektorer i kommunene. Aktuelle samarbeidsgrupper/fagsjef - fora skal hvert år foreslå nye samarbeidstiltak. Ved omorganisering og effektiviseringstiltak og ved nye tiltak skal interkommunalt samarbeid vurderes. Samarbeidsløsninger skal etterstrebes Felles saksutredning om oppgaver og organisering i 2005: Samarbeidet bør konsentreres om de tema som er viktige for å bedre levekår og skape vekst innefor felles bo og arbeidsmarked. Tema som angår hele landsdelen vil bli drøftet og løst i Agderrådet der alle kommuner er med. Samarbeid om tjenesteproduksjon bedre kvalitet for innbyggerne når fagmiljø utvikles i felleskap Felles arbeid med støttetjenester billigere og bedre tjenester totalt sett. Felles saksutredning primo 2007 om ny styringsmodell: En felles utviklingsaktør Skal ta hånd om spesielle tjenester med store krav til faglig dyktighet Skal bidra til å ta ut stordriftsfordeler. 1.4 Prosjektmål Hovedmål for hele prosjektet: Kommunene i Knutepunkt Sørlandet har landets mest effektive kommunale lønns- og regnskapsfunksjon Delmål for prosjektet: Gjennomsnittkostnadene for lønns- og regnskapstjenester er redusert Kvaliteten på tjenestene oppleves som minst like god som tidligere Det er etablert et bærekraftig fagmiljø innen lønn og regnskap som reduserer sårbarhet og bidrar til økt kompetanse blant medarbeiderne Samarbeidet oppleves som positivt av de ansatte og bidrar til økt trivsel Prosjektplan 3
1.5 Rammer Lov- og avtaleverk legger rammer for samarbeid innen lønns- og regnskapsområdet i Knutepunkt Sørlandet. Aktuelle lover er: arbeidsmiljøloven kommuneloven offentlighetsloven forvaltningsloven lov om offentlige anskaffelser Aktuelle avtaler er: hovedavtalen hovedtariffavtalen særavtaler Andre styrende dokumenter: Prinsipper for gevinstrealisering og gevinstfordeling Personalpolitisk omstillingsplan IKT-strategi Prosjektplan 4
2. OMFANG OG AVGRENSNING Prosjektet går ut på å utrede eventuelle gevinster ved å samarbeide om lønns- og regnskapstjenester mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Hele prosjektet omfatter tre faser: forstudie kartlegging og analyse av gevinstpotensialet ved samarbeid forprosjekt kartlegging og analyse av alternative samarbeidsmodeller hovedprosjekt etablering av samarbeidsordninger innen lønns og regnskapsområdet I tillegg kommer en evaluering av prosjektet etter en viss periode. Denne prosjektplanen omhandler primært forstudien, men for å vise et helhetsbilde er de to øvrige fasene tatt med i fremdriftsplanen og i ressursoversikten. Prosjektet kan stanses etter forstudien og forprosjektet hvis det viser seg ikke å ha de forventede gevinster. I tillegg til å se på mulige stordriftsfordeler skal prosjektet også se på mulighetene for ytterligere gevinster ved å ta i bruk ikt-verktøy til automatisere datainnsamling og bearbeiding. Prosjektplan 5
3. ORGANISERING 3.1 Roller og ansvar Prosjektkart Prosjekteiere Oppdragsgiver Ressurseiere Styringsgruppe Prosjekt gruppe PA PL Referanse gruppe Premissgivere Delprosjekt Delprosjekt Delprosjekt Brukere, anvendere Styringsgruppe Styringsgruppen vil ofte bestå av prosjekteiere og andre sentrale aktører slik at kommunikasjon og forankring med basisorganisasjonene er sikret Bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser og status Behandle og gi råd i de saker som PA legger frem Gi PL aktiv støtte for å sikre fremdrift Kommunisere med prosjekteiere, oppdragsgivere, brukere, ressurseiere, premissgivere og andre aktører Referansegruppe Referansegruppen er en samling mennesker som hver for seg er forespurt om de kan stille seg til disposisjon for prosjektet: Referansegruppen er ingen formell gruppe Prosjektet kan trekke på personene individuelt, i gruppe eller samlet Referansegruppens ressurspersoner gir råd og og vil aldri behandle eller vedta saker Prosjektorganisasjonen står fritt til å følge rådene, og ressurspersonene kan ikke st ansvar for de råd som gi Prosjektansvarlig (PA) Har det totale økonomiske ansvar Påse samsvar mellom mål og prosjektplan Har det overordnede kvalitetssikringsansvaret Leder en eventuell styringsgruppe Sørger for klare rammer og arbeidsforhold for PL Leder og gjennomfører beslutningspunktmøtene Følger opp ressurstilgang og gjennomfører eskaleringsrutinene Prosjektplan 6
Ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet Prosjektleder (PL) PL har det operative utøvende ansvaret for prosjektet og skal blant annet: Lage prosjektplan og kvalitetssikre denne Innenfor prosjektrammen planlegge, lede, utføre og kontrollere prosjektet Identifisere og følge opp de kritiske suksessfaktorer Sørge for at PA har et kvalitetssikret underlag ved beslutningspunktene og styringsgruppemøter Inngå de nødvendige kontrakter med ressurseiere, leverandører, mv. Analysere sterke/svake sider, trusler og muligheter 3.2 Prosjektledelse Prosjekteier: Rådmannsutvalget Prosjektansvarlig: Leder av rådmannsutvalget Prosjektleder: 3.3 Øvrige roller Styringsgruppe: Rådmannsutvalget sammen med to tillitsvalgte utgjør styringsgruppen for forstudien. Prosjektgruppe: Økonominettverket og Arbeidsgivernettverket har utpekt følgende medlemmer av prosjektgruppen: nn nn nn nn Prosjektgruppen ledes av prosjektleder og rapporterer til prosjektansvarlig. Sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet stiller med sekretær/utredningsbistand. Arbeidsgrupper: Det er aktuelt å opprette arbeidsgrupper som utreder spesielle områder. Referansegrupper: Arbeidsgivernettverket og økonominettverket fungerer som referansegrupper. Medvirkning: De tillitsvalgte trekkes inn i prosjektgruppen og styringsgruppen på et tidlig tidspunkt. De tillitsvalgte deltar med nn yy Eksterne ressurser: Det er aktuelt å benytte eksterne utredningsressurser. Prosjektplan 7
4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter Beslutningspunkt 1 Vedtak om igangsetting av prosjektet 27.03. - Styringsgruppen vedtar igangsetting av prosjektet på basis av prosjektplanen. Beslutningspunkt 2 Avslutning av prosjektet Styringsgruppen vedtar igangsetting av forprosjektet på basis av rapport fra forstudien og prosjektplan for forprosjektet og hovedprosjektet. 4.2 Oppfølging Prosjektleder utarbeider månedlige rapporter til prosjektansvarlig med hensyn til fremdrift, ressursbruk og oppnådde resultater. Referansegruppen får kopi av disse rapportene. Prosjektansvarlig rapporterer til styringsgruppen i forbindelse med beslutningspunkt 2 avslutning av prosjektet. Ved signifikante avvik rapporteres det fortløpende til prosjektansvarlig og styringsgruppe. 4.3 Milepæler Fase 0 Ide/problemfase 16.01. Arbeidsutvalget i Arbeidsgivernettverket behandler forslag til prosjektplan. 23.01. Arbeidsgivernettverket behandler forslag til prosjektplan. 28.02. Økonominettverket behandler forslag til prosjektplan. Fase 1 Forstudien 27.03. Beslutningspunkt 1 vedtak i styringsgruppen om igangsetting av forstudien 15.04. Prosjektgruppen er etablert 01.06. Prosjektgruppen leverer rapport og innstilling til styringsgruppen 15.06. Styringsgruppen behandler rapport. Forslaget sendes på høring til kommuner og fagforeninger. 01.. Høringsfrist 15.. Høringsuttalelsene innarbeides. Beslutningspunkt 2 Styringsgruppen gjør vedtak om evt. igangssetting av forprosjekt. Forstudien avsluttes. Fase 2 Forprosjektet 15.. Beslutningspunkt 1 vedtak i styringsgruppen om igangsetting av forprosjekt 01.10. Prosjektgruppen for forprosjektet er etablert 01.01. Prosjektgruppen leverer rapport og innstilling til styringsgruppen 15.01. Styringsgruppen behandler rapport. Forslaget sendes på høring til kommuner og fagforeninger. 01.03. Høringsfrist Prosjektplan 8
15.03. Høringsuttalelsene innarbeides. Beslutningspunkt 2 Styringsgruppen gjør vedtak om evt. igangssetting av forprosjekt. 01.04. Kommunestyrene fatter vedtak om samarbeidsordninger innen lønns- og regnskapsområdet Fase 3 Hovedprosjektet 15.04. Beslutningspunkt 1 vedtak i styringsgruppen om igangsetting av hovedprosjekt 01.05. Prosjektgruppen for hovedprosjektet er etablert 01.01.10 Prosjektgruppen leverer rapport til styringsgruppen 01.01.10 Samarbeidsordninger innen lønns- og regnskapsområdet er etablert og i full drift 15.01.10 Beslutningspunkt 2 Vedtak om avslutning av hovedprosjektet. Fremdriftsplanen for et evt. forprosjekt og hovedprosjekt er gjengitt for å anskueliggjøre en mulig fremdrift for prosjektet totalt sett. Prosjektplan 9
5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer A. Prosjektet når ikke målene Mulige årsaker 1. Prosessen er ikke godt nok forankret i ledelsen i kommunene 2. Prosessen er ikke godt nok forankret blant de ansatte 3. Gevinspotensialet er for optimistisk anslått 4. Kostnadene i prosessen er underestimert 5. Tekniske og juridiske forhold er ikke godt nok utredet 6. Deltakerne i prosessen har ikke samme mål B. Prosjektet har ikke nødvendig fremdrift Mulie årsaker 1. Prosjektet har ikke tilstrekkelig med ressurser 2. Fremdriftsplanen er for optimistisk 3. Prosjektet har ikke tilstrekkelig støtte fra ledelsen 4. Prosjektledelsen har ikke tilstrekkelig kompetanse 5.2 Kvalitetssikring Det er nødvendig med en sterk forankring av prosjektet hos rådmennene i kommunene samt at de ansatte trekkes inn i prosessen på en god måte. PLP-metodikken benyttes som planleggingsmetode for å sikre kvaliteten og fremdriften i prosjektet. Medlemmene i prosjektgruppen gis opplæring i PLP-metodikken. Det vil være nødvendig å trekke inn ekstern kompetanse og ressurser for å sikre kvaliteten i prosjektet. Prosjektplan 10
6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter Fase 1 Forstudie Kartlegge dagens organisering og ressursbruk Innhente erfaringer fra andre interkommunale samarbeid om lønn og regnskap Analysere kostnader og mulige gevinster ved ulike løsninger Utarbeide en risikoanalyse Utarbeide en gevinstrealiseringsplan Utarbeide rapport og innstilling til styringsgruppen Utarbeide forslag til prosjektplan for evt. forprosjekt Fase 2 Forprosjekt Utarbeide en informasjonsplan Analysere ulike samarbeidsmodeller Analysere ressurs- og kompetansebehov Lage utkast til servicenivåavtale Utarbeide rapport og innstilling om valg av organisasjonsmodell til styringsgruppen Utarbeide forslag til prosjektplan for evt. hovedprosjekt Fase 3 Hovedprosjekt Organisering og bemanning Opplæring av medarbeidere Etablere nye rutiner Innføre nye systemer Prosjektplan 11
6.2 Tids- og ressursplaner Aktivitet Kalender: (dag/ukenr/mnd/kvartal) Marker aktivitet med strek/x/skygge eller annet. Ressurs J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D bruk Ide/problemfase Forstudie X Kartleggingsfase Høringsrunde B2 Avslutte forstudie X Forprosjekt B1 Igangsette forprosj.t Analysefase Høringsrunde Vedtak kommunene X B2 Avslutte forprosj. X Hovedprosjekt B1 Igangsette hovedpr. X Gjennomføringsfase B2 Avslutte hovedpr. X Milepæler Beslutningspkt.møte Styringsgruppemøte Statusmøter Sum dagsverk/ukeverk/ Prosjektplan 12
Ressursinnsats Ant. pers. Ukeverk pr pers Ukeverk samlet Forstudie Prosjektleder 1 2 2 Prosjektgruppen 6 1 6 Arbeidsgrupper Sum 8 Forprosjekt Prosjektleder 1 2 2 Prosjektgruppen 6 1 6 Arbeidsgrupper 15 1 15 Sum 23 Hovedprosjekt Prosjektleder 1 8 8 Prosjektgruppen 6 2 12 Arbeidsgrupper 28 2 56 Sum 76 Totalsum 107 Anslagene på ressursinnsats er gjort med følgende forutsetninger: Forstudie 4 møter i prosjektgruppen a 1,5 dagsverk (møte + for-/etterarbeid) Forprosjekt 4 møter i prosjektgruppen a 1,5 dagsverk 3 arbeidsgrupper a 5 personer med 3 møter a 1,5 dagsverk Hovedprosjekt 8 møter i prosjektgruppen a 1,5 dagsverk 7 arbeidsgrupper a 4 personer med 6 møter a 1,5 dagsverk Det regnes en intern timepris på kr 500,- Prosjektplan 13
7. ØKONOMI Forstudien Konsulenthonorar 25.000 Reiser og møter 5.000 Egen ressursinnsats 150.000 Sum 180.000 Forprosjekt Konsulenthonorar 25.000 Reiser og møter 10.000 Egen ressursinnsats 450.000 Sum 485.000 Hovedprosjekt Konsulenthonorar 100.000 Reiser og møter 35.000 Egen ressursinnsats 1.425.000 Sum 1.560.000 Totalprosjektet Finansiering Ekstern finansiering -200.000 Egne midler -2.025.000 Kostnader Konsulenthonorar 150.000 Reiser og møter 50.000 Egen ressursinnsats 2.025.000 Sum 2.275.000-2.275.000 I forstudien utredes nærmere kostnadene og finansiering for forprosjekt og hovedprosjekt. 8. KONTRAKTER OG AVTALER Det er foreløpig ikke inn avtaler for prosjektet. Prosjektplan 14