Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: 12.12.2016, Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 19:30 Møtested: Østfold interkommunale arkivselskap IKS, Rådhusveien 27, Borgenhaugen, møterom 1.etg Fra til saksnr.: 16/40 16/48 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder x Inger-Christin Torp, AP, nestleder x Per Hugo Samuelsen, Ap x Else Marie Hagen, Pp x Atle Larsen, FRP Forfall Bente Alnæs Opstad Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonsleder Anders Svarholt, revisor Madeleine Strandin og revisor Anita Torp Møtende fra administrasjonen: rådgiver stab organisasjon Linn-Anett Gjerlaugsen, (hele møtet), teamleder økonomi Eva Holvik (sak 16/42), kommunesjef teknisk Hasse Ekman (sak 16/45), Rådgiver Innkjøp Oddveig Åsegg (sak 16/45) Møtende fra ØIA IKS: Styreleder Sigmund Viser og daglig leder Lene-Kari Bjerketvedt (begge sak 16/40) Innkalling og dagsorden: Inger merknader til innkalling Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Alle saker ble behandlet for åpne dører. Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder)
Kontrollutvalget Sarpsborgs møte 12.12.2016 Sakliste PS 16/40 Virksomhetsbesøk - Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS PS 16/41 Godkjenning av protokoll fra møtet 13.9 2016 PS 16/42 Forvaltningsrevisjonsrapport Røde flagg PS 16/43 Forvaltningsrevisjonsrapport NAVs arbeid med ungdom - del 1 PS 16/44 PS 16/45 Rapport - Eierskapskontroll med Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Revisjonsrapport - Kontroll av en rammeavtale PS 16/46 Møteplan 1. halvår 2017 PS 16/47 PS 16/48 Referater og meldinger Eventuelt PS 16/40 Virksomhetsbesøk - Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 1. Informasjon om Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS tas til orientering Daglig leder Lene-Kari Bjerketvedt ga utvalget en orientering om selskapet. Styreleder Sigmund Vister supplerte. Deretter ble utvalget vist rundt i arkivet. Vedtaket ble som innstillingen 1. Informasjon om Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS tas til orientering PS 16/41 Godkjenning av protokoll fra møtet 13.9 2016 1. Protokoll fram møtet 13.9 2016 godkjennes Vedtaket ble som innstillingen 1. Protokoll fram møtet 13.9 2016 godkjennes
PS 16/42 Forvaltningsrevisjonsrapport Røde flagg 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Fakturaoppfølging Røde flagg til Kontrollutvalget finner det positivt at Sarpsborg kommune gjennomfører tilfredsstillende fakturakontroll. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen vil rette fokus på de områdene der det er funnet avvik. 2. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Fakturaoppfølging Røde flagg til Bystyret finner det positivt at Sarpsborg kommune gjennomfører tilfredsstillende fakturakontroll. Bystyret merker seg videre at rådmannen vil rette fokus på de områdene der det er funnet avvik. Seksjonsleder Anders Svarholt ga et kort sammendrag av rapporten. Kontrollutvalget stilte spørsmål. Vedtaket ble som innstillingen 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Fakturaoppfølging Røde flagg til Kontrollutvalget finner det positivt at Sarpsborg kommune gjennomfører tilfredsstillende fakturakontroll. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen vil rette fokus på de områdene der det er funnet avvik. 2. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1 Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Fakturaoppfølging Røde flagg til Bystyret finner det positivt at Sarpsborg kommune gjennomfører tilfredsstillende fakturakontroll. Bystyret merker seg videre at rådmannen vil rette fokus på de områdene der det er funnet avvik. PS 16/43 Forvaltningsrevisjonsrapport NAVs arbeid med ungdom - del 1 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport NAVs arbeid med ungdom del 1, til Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen er kommet langt med arbeidet for ungdom. Arbeidet kommer raskt i gang, oppfølgingen innebærer tett samarbeid og ressursene er tilstrekkelige. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen understreker viktigheten av å arbeidet målrettet, strukturert og langsiktig i arbeidet med ungdom.
2. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport NAVs arbeid med ungdom del 1 til Bystyret finner det positivt at kommunen er kommet langt med arbeidet for ungdom. Arbeidet kommer raskt i gang, oppfølgingen innebærer tett samarbeid og ressursene er tilstrekkelige. Bystyret merker seg videre at rådmannen understreker viktigheten av å arbeidet målrettet, strukturert og langsiktig i arbeidet med ungdom. Seksjonsleder Anders Svarholt ga et kort sammendrag av rapporten. Kontrollutvalget stilte spørsmål. Blant annet ble det stilt spørsmål om hva det betyr at NAV opplever at de har tilstrekkelige ressurser når arbeidsstokken er komplett. Svarholt kunne ikke svare på dette direkte i møtet. Han vil sende et skriftlig svar til kontrollutvalget. Det ble også kommentert at andel med aktivitetsplan var lav. Kontrollutvalget mente at utvalg for velferd og folkehelse bør følge opp rapporten. Det ble derfor lagt til et nytt pkt. i innstillingen til bystyret om oppfølging. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport NAVs arbeid med ungdom del 1, til Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen er kommet langt med arbeidet for ungdom. Arbeidet kommer raskt i gang, oppfølgingen innebærer tett samarbeid og ressursene er tilstrekkelige. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen understreker viktigheten av å arbeidet målrettet, strukturert og langsiktig i arbeidet med ungdom. Det er likevel kontrollutvalgets oppfatning at saken bør sendes til utvalg for velferd og folkehelse for oppfølging av enkelte funn. 2. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1 Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport NAVs arbeid med ungdom del 1 til Bystyret finner det positivt at kommunen er kommet langt med arbeidet for ungdom. Arbeidet kommer raskt i gang, oppfølgingen innebærer tett samarbeid og ressursene er tilstrekkelige. Bystyret merker seg videre at rådmannen understreker viktigheten av å arbeidet målrettet, strukturert og langsiktig i arbeidet med ungdom. 2 Saken sendes til utvalg for velferd og folkehelse for oppfølging PS 16/44 Rapport - Eierskapskontroll med Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS tas til orientering.
Rådgiver Bjørn Gulbrandsen ga en kort oppsummering av rapporten. Kontrollutvalget stilte spørsmål. Vedtaket ble som innstillingen 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS tas til orientering. PS 16/45 Revisjonsrapport - Kontroll av en rammeavtale 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport «Kontroll av mulig uregelmessighet knyttet til rammeavtale», til med følgende kommentar: Kontrollutvalget ser med alvor på revisjonens konklusjon om at anskaffelsesprosessen for den aktuelle rammeavtalen ikke har tilfredsstilt de grunnleggende kravene til forutberegnelighet og etterprøvbarhet i Lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget merker seg også med positivt fortegn at rådmannen foreslår flere tiltak til forbedringer slik at kravene til forutberegnelighet og etterprøvbarhet i Lov om offentlige anskaffelser i fremtiden vil tilstrekkelig hensyntas. 2. Kontrollutvalget vil på et seinere tidspunkt følge opp med en bestilling til revisjonen om en etterkontroll av om rådmannens tiltak til forbedringer er implementert og fulgt i opp praksis. Leder Per Gunnar Stordal fremmet et forslag om et nytt punkt 2 i saken som innebærer at saken sendes til bystyret med en anmodning om at kontrollutvalget gjennomfører en forvaltningsrevisjon på området. Utvalget sluttet seg til forslaget. (Siste setning i pkt. 1 ble omformulert) 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport «Kontroll av mulig uregelmessighet knyttet til rammeavtale», til med følgende kommentar: Kontrollutvalget ser med alvor på revisjonens konklusjon om at anskaffelsesprosessen for den aktuelle rammeavtalen ikke har tilfredsstilt de grunnleggende kravene til forutberegnelighet og etterprøvbarhet i Lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget merker seg også med positivt fortegn at rådmannen foreslår flere tiltak til forbedringer slik at kravene til forutberegnelighet og etterprøvbarhet i Lov om offentlige anskaffelser vil bli tilstrekkelig tatt hensyn til i framtiden. 2. Saken oversendes bystyre med følgende forslag til vedtak: Bystyret ber kontrollutvalget følge opp med en bestilling om forvaltningsrevisjon på området anskaffelsesrutiner og etterlevelse/oppfølging av disse, for å følge opp at rådmannens tiltak etterleves. Kontrollutvalget bestemmer tidspunkt uavhengig av bystyrets vedtak om forvaltningsrevisjoner.
PS 16/46 Møteplan 1. halvår 2017 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet 1. halvår 2017: 7. februar 25. april (regnskapsmøte) 13. juni Møtestart er kl. 17.30. Den foreslåtte datoen, 7.februar, ble endret til 14. februar 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet 1. halvår 2017: 14. februar 25. april (regnskapsmøte) 13. juni Møtestart er kl. 17.30. PS 16/47 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Vedtaket ble som innstillingen 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 16/48 Eventuelt En henvendelse til kontrollutvalget fra gruppeleder KrF, Ståle Solberg, ble delt ut og lest. I sin henvendelse stiller Solberg spørsmål om behandlingen av habiliteten til både bystyrerepresentanter og andre utenfor kommuneorganisasjonen. Han stiller også noen spørsmål knyttet til hvordan prosessen om trasevalg/intercity har vært internt i kommunen. Kontrollutvalget ønsket ikke å gå videre med dette og ba sekretariatet om å melde fra til Solberg om det. Henvendelse fra Ståle Solberg angående habilitet og behandling av trasevalg/intercity, tas til orientering. Kontrollutvalget gjør ingen videre undersøkelser.