Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse Kjøp etter forskriftens del III Materiell rør 1
1. Innledning... 3 1.1 Om Norges Bank... 3 1.2 Dokumentets status... 3 1.3 Regelverk og anskaffelsesprosedyre... 3 1.4 Avtalens varighet og oppsigelse... 3 1.5 Formål og omfang... 3 2 Konkurransebestemmelser... 4 2.1 Gjennomføring av konkurransen... 4 2.2 Kontraktstildeling... 4 2.3 Kommunikasjon med Norges Bank... 4 2.4 Konfidensialitet... 5 2.5 Offentlighetsloven... 5 2.6 Politiattest og kredittvurdering... 5 2.7 Lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren, krav om tarifflønn mv... 5 2.8 Reklame... 6 2.9 Kostnader... 6 2.10 Tilbudsfrist, tilbudsåpning og vedståelsesfrist.... 6 3. Kvalifikasjonskrav... 7 4. Kriterier for valg av tilbud... 8 5. Fremdriftsplan... 9 6. Meddelelse om tildeling... 10 7. Vedlegg... 10 7.1 HMS-erklæring... 10 7.2 Lønns- og arbeidsvilkår... 10 7.3 Tilbudsbrev... 10 7.4 Avtaledokument... 10 7. 4 Materiell... 10 2
1. Innledning 1.1 Om Norges Bank Norges Bank skal bidra til å fremme tilliten til norsk økonomi og det finansielle system. Mål for kjernevirksomheten er: prisstabilitet gjennom en pengepolitikk som tar sikte på lav og stabil inflasjon; finansiell stabilitet og bidra til robuste og effektive finansielle infrastrukturer og betalingssystemer; og merverdi i kapitalforvaltningen og en effektiv og betryggende porteføljestyring I tillegg er Norges Bank i henhold til sentralbankloven pålagt å "informere offentligheten om penge-, kreditt- og valutaforholdene. 1.2 Dokumentets status Norges Bank har utlyst åpen anbudskonkurranse for rør materiell. Dette dokumentet inneholder konkurransegrunnlag med informasjon og krav til de leverandørene som ønsker å gi tilbud i konkurransen. 1.3 Regelverk og anskaffelsesprosedyre Det styrende regelverk er lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser med endringer iht. lov 2012-05-11 nr 25 og forskrift av 7.4.2006 nr 402 med endringer iht. forskrift 2012-06-09 nr 500, del I og III. Anskaffelsesprosedyre er åpen anbudskonkurranse. 1.4 Avtalens varighet og oppsigelse Denne rammeavtalen har en varighet på 2 år med opsjon for Norges Bank til å fornye med ytterligere 1+1 år. Avtalen kan gjensidig sies opp med 3 mnd skriftlig varsel i avtaleperioden. 1.5 Formål og omfang Totalt omfang av oppdragene som skal tildeles i de påfølgende årene, forventes å være i størrelsesorden 500 000 og 1 500 000 kr pr år. Det gjøres oppmerksom på at det er knyttet stor usikkerhet rundt avtalens volum. Tidligere erfaring tilsier at behovet kan variere opp eller ned fra år til år. Norges Bank skal inngå rammeavtale med én leverandør på levering av materiell rør. 3
Norges Bank forbeholder seg retten til å kunngjøre separat konkurranse på materiell der dette anses som hensiktsmessig, og særlig ved større og spesielle oppdrag. Norges Bank har i tillegg inngått en rammeavtale med rørlegger, både for tjenester og tilknyttet materiell. Norges Bank står fritt til å velge hvilken materiellavtale de vil benytte. I vedlegg 5 er det mest brukte materiellet listet opp og dette skal prises. Dersom leverandøren tilbyr produkter av annen kvalitet enn opplistet (dvs eller tilsvarende kvalitet ) må det opplyses hvilket produktmerke som blir tilbudt. Norges Bank ønsker produkter som er kjent på markedet og med gjennomprøvd / testet kvalitet. Leveringstid for materiell listet opp i vedlegg 5 skal være maks to arbeidsdager fra bestilling. Det er ønskelig med tilsvarende leveringstid for øvrig materiell, men det kan godtas noe senere levering dersom materiellet ikke er på lager. 2 Konkurransebestemmelser 2.1 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er kunngjort i Doffin og TED databasen. Etter tilbudsfristens utløp vil Norges Bank foreta en første gjennomgang av tilbudene, hvor det undersøkes om tilbudene tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Deretter vil Norges Bank gjennomføre en vurdering av hvorvidt tilbudene er komplette i henhold til konkurransegrunnlaget. Eventuelle uklarheter vil bli tatt opp med den enkelte tilbyder. For tilbud som ikke tilfredsstiller formelle krav, eller på annen måte avviker fra konkurransegrunnlaget, gjelder avvisningsreglene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser 20-12 til og med 20-14. Tilbud som tilfredsstiller kravene vil bli evaluert og vektet iht. de oppgitte kriteriene i pkt 3 og 4 nedenfor. 2.2 Kontraktstildeling Det vil bli inngått en avtale med den tilbyderen som har levert tilbud som totalt sett vurderes som de økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver. 2.3 Kommunikasjon med Norges Bank All korrespondanse vedrørende konkurransen skal skje på norsk. Tilbudet skal utformes på norsk. Det presiseres at alle spørsmål skal fremsettes skriftlig. Spørsmål som blir stilt i tilbudsfasen og tilhørende svar vil bli gjort tilgjengelig for alle tilbydere. Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler eller uklarheter i konkurransegrunnlaget som kan ha betydning for prissettingen eller gjennomføringen, plikter han umiddelbart å varsle Norges Bank om dette. Dersom tilbyder anmoder om avklaringer til konkurransegrunnlaget, skal denne anmodning fremsettes i god tid og innen tilbudsfrist. Norges Bank kan også gi tilleggsopplysninger til det 4
samme tilbudsgrunnlaget, og vil i begge tilfeller sende skriftlig, likelydende melding til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget i rimelig tid via e-post, og senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ta hensyn til dette i sitt tilbud. Slike meddelelser sendes kun til den e- postadressen som tilbyder har oppgitt. Det presiseres at alle spørsmål skal fremsendes skriftlig Alle henvendelser rettes til: ik-tilbud@norges-bank.no 2.4 Konfidensialitet Mottatte tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser 3-5. Norges Bank og tilbyder har ikke adgang til å gi informasjon om tilbudene og tilbudsprosessen til tredjemann. 2.5 Offentlighetsloven Med hjemmel i Offentleglova av 19.5.2006, 23 3. ledd kan det gjøres unntak for tilbud og protokoll etter regelverket om offentlige innkjøp inntil valg av leverandør er gjort. Offentleglova 13 presiserer at det er de taushetsbelagte opplysningene i et dokument og ikke dokumentet i sin helhet, som kan unntas fra innsyn. Tilbyder oppfordres derfor til selv om å markere/sladde hvilke opplysninger i tilbudet som anses som taushetsbelagte. For Norges Banks ansatte gjelder med hensyn til taushetsplikt om opplysninger i tilbud og annet materiale fra leverandører sentralbankloven 12: Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for banken, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om bankens eller andres forretningsmessige forhold eller om noens personlige forhold. 2.6 Politiattest og kredittvurdering Norges Bank kan i medhold av sentralbankloven 11, fjerde ledd og forskrift 2008.01.23 nr 0062 kreve politiattest for Leverandørens personale og eventuelt personale hos underleverandører som utfører oppgaver i forbindelse med Leveransen, dersom sikkerhetsmessige hensyn tilsier det. Norges Bank kan foreta en kredittvurdering av Leverandørens personale og eventuelt personale hos underleverandører som utfører oppgaver i forbindelse med Leveransen. Kun personale som godkjennes av Norges Bank kan benyttes av Leverandøren Det er tilbyders ansvar å fremskaffe nødvendige attester i henhold til prosedyrer utarbeidet av Norges Bank. Leverandøren plikter også å undertegne bankens vedlagte taushetserklæring I særlige tilfeller vil det bli krevd sikkerhetsklarering etter lov om forebyggende sikkerhetstjeneste. 2.7 Lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren, krav om tarifflønn mv På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale stiller Norges Bank krav om lønnsog arbeidsvilkår er i samsvar med gjeldende forskrifter; På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stiller vi krav om lønns- og arbeidsvilkår i henhold til 5
gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Dersom leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Norges Bank rett til å holde tilbake deler av kontraktssum, tilsvarende ca to ganger innsparingen for leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal, på forespørsel, dokumentere lønns- og arbeidsvilkår for personer nevnt i første ledd. 2.8 Reklame Leverandøren forplikter seg til ikke å drive reklame eller på annen måte gi offentligheten informasjon om denne avtale med bilag eller resultat av avtalen uten skriftlig forhåndsgodkjennelse fra kunden. Leverandøren forplikter seg til å innta tilsvarende bestemmelse overfor sine underleverandører. Deltar Leverandøren i en konkurranse etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser og en oppdragsgiver krever referanser fra andre oppdragsgivere, vil Norges Bank godkjenne at Norges Bank brukes som referanse. 2.9 Kostnader Alle kostnader tilbyder har i forbindelse med deltakelse i konkurransen dekkes i sin helhet av tilbyder. 2.10 Tilbudsfrist, tilbudsåpning og vedståelsesfrist. Tilbudet må være Norges Bank i hende innen tilbudsfristen. Tilbudsfrist: 15. oktober kl 12.00 Tilbudsåpning: 15. oktober kl 13.00 Leverandøren må stå ved tilbudet til 12. januar 2013 og tilbudet skal inneholde en aksept på at det er gyldig til denne datoen. Som en del av tilbudet skal tilbyder levere forpliktende tilbudsbrev som angitt i vedlegg x. Tilbudet skal være datert, underskrevet og leveres som papiroriginal. I tillegg skal ett eksemplar leveres i elektronisk form på CD-rom eller minnepinne, med de elektroniske dokumentene i formatene MS Word, MS Excel, Adobe PDF eller RTF. Leveransen skal være forseglet og merkes Tilbud på rammeavtale materiell rør. Tilbudet skal leveres i nøytral emballasje til: Norges Bank v/leif Eliot Henriksen Bankplassen 2 6
0151 Oslo Tilbudet skal leveres i Norges Banks resepsjon. Dersom Norges Bank finner det hensiktsmessig, kan tilbudsfristen bli utsatt. Alle tilbydere vil i tilfelle bli varslet om ny frist. Tilbyder har ikke anledning til å være tilstede ved tilbudsåpningen. 3. Kvalifikasjonskrav Krav del 1 Dokumentasjonskrav knyttet til foretakets organisatoriske og juridiske stilling Leverandør skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system Leverandøren skal være lovlig etablert virksomhet Leverandøren skal sørge for ordnede lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte Krav del 2 Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget / kontrakten Krav del 3 Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skal ikke være mer enn 6 måneder gammel). Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skal ikke være mer enn 6 måneder gammel). HMS egenerklæring, se vedlegg nr. 1 (skal fylles ut) Firmaattest Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, se vedlegg nr. 2 (skal fylles ut) Dokumentasjonskrav knyttet til foretakets økonomiske og finansielle kapasitet Foretakets siste årsberetning med regnskap, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dokumentasjonskrav knyttet til foretakets tekniske og faglige kvalifikasjoner Det skal vedlegges en liste over lignende og relevante leveranser de siste tre år, herunder opplysninger om; Tidspunkt for gjennomføring Oppgaver Kontaktperson med telefonnr./e-postadresse. 7
Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Norges Bank forbeholder seg retten til å kontakte referanser En overordnet redegjørelse for det kvalitetssikringssystemet leverandøren vil legge til grunn for å sikre leveranse og kvalitet på oppdrag under rammeavtalen. Innholdsliste for kvalitetssikringssystemet skal legges ved. Dersom leverandøren er sertifisert etter ISO standarder eller lignende, skal sertifiseringsbevis legges ved. 4. Kriterier for valg av tilbud Det vil bli inngått en rammeavtale med den tilbyderen som har levert tilbud som totalt sett vurderes som økonomisk mest fordelaktig for oppdragsgiver iht. kravspesifikasjonen i pkt 1.5 og vedlegg 5, samt tildelingskriteriet beskrevet nedenfor. Det vil bli gitt poeng etter en poengskala fra 0 10 hvor 10 er det høyeste. Poengsetting og vekting av pris blir gjort på følgende måte: Laveste pris får 10 poeng. Deretter blir følgende formel benyttet: Laveste pris dividert med nest laveste pris multiplisert med 10 poeng. Norges Bank vil legge til grunn følgende tildelingskriterier, og hvert kriterium vil bli vektet med følgende prosentandel: Kriterium Vekt Pris; - Opplistet materiell i Vedlegg 5 - Påslagsprosent på øvrige materialer 90 % Leveringstid - Leveringstid for materiell som ikke er opplistet i vedlegg 5. 10 % Beskrivelse av hvordan tildelingskriteriene skal vurderes 90 % Pris - Det skal oppgis pris på materiell opplistet i vedlegg 5. Prisen skal være nettopris eks mva. I evalueringen vil totalsum for materialer og mengde legges til grunn - Det skal oppgis påslagsprosent på nettoprisen for øvrige materialer. Påslagsprosenten vil bli evaluert på samme måte som pris (Laveste prosent dividert med nest laveste prosent multiplisert med 10 poeng). 8
Priser for materiell og påslagsprosent skal fylles inn i vedlegg 5. I evalueringen vil totalsum for materialer og mengde ha større vekt enn påslagsprosenten. Prisene skal være faste det første avtaleåret. Prisene kan deretter reguleres en gang pr. år, første gang 01.01.14, med basis i pris på tidspunkt for tilbudsfrist. Prisene kan endres basert på endring i konsumprisindeksen (totalindeks). Eventuell prisøkning må dokumenteres og varsles minst 1 måned i forkant. Leverandøren må sende skriftlig melding til Oppdragsgiver med ønske om regulering inkludert beregninger av nye priser. Det gis ikke rom for å regulere påslagsprosenten i avtaleperioden, inkludert opsjoner. Ved særegne og ekstraordinære forhold som verken Leverandør eller Oppdragsgiver hadde mulighet til å ta i betraktning ved inngåelsen av avtalen også om direkte påvirker råvareprisene for materialer i større grad, kan hver av partene be om regulering av prisene. Normale svingninger i valuta, råvarepriser og lignende regnes ikke som ekstraordinære omstendigheter etter denne bestemmelse selv om de i seg selv gjør store utslag for prisberegninger. 10 % Leveringstid Det skal oppgis leveringstid for materiell som ikke er listet opp i vedlegg 5. Leveringstiden kan ikke oppgis i intervall, i så tilfelle vil maks leveringstid bli lagt til grunn i evalueringen. Leveringstiden skal oppgis i arbeidsdager fra bestilling. 5. Fremdriftsplan Aktivitet Frist Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 8.oktober 2012 Tilbudsfrist Tilbudsåpning 15. oktober 2012 kl 12.00. 15. oktober 2012 kl 13.00. Vedståelsesfrist 15. januar 2013 Kunngjøring av kontraktstildeling 21. desember 2012 9
6. Meddelelse om tildeling Slik meddelelse vil bli sendt pr. e-post der oppdragsgivers signerte brev vedlegges som pdf-fil. Som hovedregel vil også kontraktspris bli oppgitt, med unntak av enhetspriser. 7. Vedlegg 7.1 HMS-erklæring Skjema for HMS-erklæring skal fylles ut og undertegnes og vedlegges tilbudet, vedlegg 1. 7.2 Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal sørge for ordnede lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte; jf Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, vedlegg 2. 7.3 Tilbudsbrev Leverandøren skal fylle ut vedlagte tilbudsbrev, vedlegg 3. 7.4 Avtaledokument Oppdragsgivers avtaleutkast, vedlegg 4. 7. 4 Materiell Leverandøren skal oppgi priser på materiellet listet i vedlegg 5. 10
Vedlegg 1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Organisasjonsnr/ Fødselsnr Adresse Postnummer Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften).1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. [ ] Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 omarbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). 11
Vedlegg 2 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Hjemlet i lov av 16. Juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11a, ref forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter fastsatt av kgl.res. 06. februar 2008. Denne bekreftelsen gjelder: Firma Organisasjonsnummer Adresse Postnr./sted Land Det bekreftes at alle ansatte i vårt firma, innleide arbeidstakere og underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med følgende: På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale bekreftes det at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med gjeldende forskrifter; På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, bekreftes det at lønns- og arbeidsvilkår er i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Norges Bank krever i henhold til forskriftens 5 at leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, på forespørsel i kontraktsperioden kan dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte og innleide som medvirker til å gjennomføre kontrakten. Dersom leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Norges Bank rett til å holde tilbake deler av kontraktssum, tilsvarende ca to ganger innsparingen for leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal, på forespørsel, dokumentere lønns- og arbeidsvilkår for personer nevnt i første ledd. Daglig leder (sign): Dato: 12
TIL: Vedlegg 3 Norges Bank v/ Leif Eliot Henriksen Bankplassen 2 0151 Oslo FRA: Virksomhetens navn: Organisasjonsnummer: Postadresse: Kontaktperson: Telefonnummer: E-postadresse: NB: Selskapets navn og organisasjonsnummer må være i samsvar med det som er oppgitt i firmaattesten. Tilbud på Rammeavtale materiell rør Viser til kunngjøring Rammeavtale materiell rør og leverer herved tilbud i konkurransen. Vi bekrefter at vi har satt oss grundig inn i konkurransedokumentene. Vi bekrefter at tilbudet er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget med vedlegg og at alle forbehold, krav og vilkår er akseptert med mindre det uttrykkelig er tatt forbehold og det er lagt ved vedlegg med spesifikasjon av forbeholdene. Vi bekrefter at maks leveringstid for materiell listet opp i vedlegg 5 er to arbeidsdager fra bestilling. Sett kryss her ved eventuelle forbehold til kontrakten.. og oppgi hvor i tilbudet forbeholdet er spesifisert Vi vedstår vårt tilbud frem til 15. januar 2013. Tilbudet kan aksepteres av Norges Bank når som helst fram til utløp av vedståelsesfristen. 13
LEVERINGSTID Leveringstid for øvrig materiell (ikke listet opp i vedlegg 5) Leveringstid i arbeidsdager Signert av bemyndiget representant for tilbyder som også er bemyndiget til å underskrive kontrakt. Sted/dato: 2012 Signatur: Tittel: 14