Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT-14-019 Innkalling Møte i styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter Til: Styremedlemmer Observatører Vertsorganisasjonen UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT Christen Soleim (Leder), UiB Heidi Adolfsen (Nestleder), UiT Gunnar Bendheim; HiST Kjetil Solvik, NMH Marianne Øhrn Johannesen, UiA Hogne Ulla, NSO Richard Borge, FSAT Joar Nybo, KD Monica Bakken Tina Lingjærde Bente Ringlund Bunæs Eiendomsavdelingen v/universitetet i Oslo John Skogen (under sak 4) Tid: Mandag 15. september 2014 kl 10:00-15:00 Møtested: Samordna opptak, Lilletorget 1, Oslo FSAT-14-019 Innkalling møte i styret for FSAT 15. september 2014
Agenda Sak 1 Orienteringer Sak 2 Referat fra møte 25.-26.8. Sak 3 Diskusjon rundt de ulike observatørrollene i styret Sak 4 Samlokalisering. Direktør ved Eiendomsavdelingen ved UiO gir en orientering Sak 5 Skisse til budsjett FSAT 2015 Sak 6 Organisering av FSAT Sak 7 Omstillingsmidler Sak 8 Eventuelt Sak 9 Rekruttering Dokumenter til FSAT-styre Sak 2 Referat fra møte i styret for FSAT 25.-26. august FSAT-14-015 Sak 3 Notat vedrørende observatørroller FSAT-14-021-1 Sak 4 Notat vedrørende samlokalisering FSAT-14-021-2 Sak 5 Notat vedrørende budsjett 2015 (ettersendes) FSAT-14-010-xx Sak 6 Prosjektplan for FSAT Fremdriftsplan for FSAT Forslag til vedtak FSAT-14-021-3 FSAT-14-021-4 FSAT-14-021-5 Sak 7 Omstillingsmidler. Notat vedrørende status FSAT-14-021-7 Hilsen Christen Soleim Leder for FSAT-styret Grete Christina Lingjærde Konstituert daglig leder FSAT FSAT-14-019 Innkalling møte i styret for FSAT 15. september 2014
Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-14-015 Referat Møte i styret for FSAT 25.-26. august 2014 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim Heidi Adolfsen Marianne Øhrn Johannesen Gunnar Bendheim Kjetil Solvik Richard Borge Hogne Ulla Varamedlemmer: Heidrun Hole Anne Ringen Pedersen Anne Kathrine Foss Haugen Observatør: Monica Bakken (Vertsorganisasjonen) Felles studieadministrativ tjenestesenter FSAT: Bente Ringlund Bunæs Tina Lingjærde Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Tina Lingjærde og Bente Ringlund Bunæs Dato: 25. og 26. august 2014 Sist endret:
Dagsorden 1. Innledning og presentasjonsrunde 2. Orienteringssaker 3. Presentasjon av FS, SO og SUN. Oppgaver, systemer og dagens organisering presenteres 4. Oversikt over hvilke avtaler som må utarbeides i forbindelse med etablering av FSAT 5. Lokalisering 6. Samlet budsjett for FSAT i 2014 7. Godtgjørelse for styrets arbeid 8. Oppstart av arbeidet med strategiske mål, omstilling og organisasjonsutvikling av tjenestesenteret 9. Felles møte med de ansatte 10. Oppsummering og videre arbeid 11. Eventuelt 12. Rekruttering av daglig leder FSAT-14-015 Referat fra møte i styret for FSAT 25.-26.08.2014 Side 2
Korrigert dagsorden ble delt ut på møtet. 3 saker ble meldt til eventuelt: a. Mulighet for endring av navnet til tjenestesenteret b. Forespørsel fra Lånekassen om mulighet til å være observatør. c. Observatørrollen til vertsorganisasjonen 1. Innlendings og presentasjonsrunde Styreleder Christen Soleim innledet. Deretter presenterte de ulike deltakerne seg. 2. Orienteringssaker a. Møte med KD og styret 19. juni Styreleder ga en muntlig orientering fra møtet med KD. Møtet var det første møtet mellom styremedlemmer og KD. På dette tidspunkt var ikke ansattrepresentant til styret valgt, og dermed var ikke styret fulltallig. Saker og momenter som fremkom i møtet: - Tidsplan ble diskutert, dvs. oppstart 1.7 under EN felles ledelse fra 01.07 og ny organisering på plass fra 1. januar 2015. - FSAT bør ikke foreta seg noe som setter ordinær virksomhet i fare, fordi FSAT arbeider med virksomhetskritisk virksomhet - Konstituert daglig leder var tema - Tre enheter samles under felles ledelse av et styre fra 1. juli 2014. Ingen direkte konsekvenser utover dette fra 1. juli fra 2014. Business as usual - Organisering og strategi må sees i sammenheng - Informasjonsbrev fra KD vedrørende den nye organisasjonen skulle sendes institusjonene. Brev fra KD ble sendt institusjonene 30. juni 2014. b. Møte med styreleder og UiO 19. juni Muntlig referat ble gitt av styreleder. Til stede på dette møte var Styreleder for FSAT, Christen Soleim, Assisterende universitetsdirektør ved UiO, Tove Kristin Karlsen, Prorektor Ragnhild Hennum (UiO) og Tina Lingjærde. Møtet var nyttig og konstruktivt. Arbeidet med funksjons- og bemanningsplaner ble lagt til side i påvente av endelig organisering av FSAT. Tatt til orientering. c. Møte med de ansatte i FSAT og Styreleder 26. juni Muntlig referat ble gitt av styreleder. Styreleder hadde møter både med ledelsen for hvert av foretakene og med de ansatte i FS. Det var god og konstruktiv stemning på alle møtene. Følgende ble kommunisert til de ansatte fra styreleder: - Felles studieadministrativt tjenestesenter etablertes under EN felles ledelse fra 01.07. - Viktig å ikke rokke ved den daglige driften. - Ingen nedbemanning. - Vi vil starte et strategisk arbeid med felles mål for foretaket i forbindelse med første styremøte 25. og 26. august. Parallelt med dette vil vi tenke organisering. Denne prosessen tenkes avsluttet i løpet av 2014, med sikte på at ny organisering er på plass 1. januar 2015. FSAT-14-015 Referat fra møte i styret for FSAT 25.-26.08.2014 Side 3
- Tina Lingjærde konstitueres som daglig leder for foretaket fra 01.07, og frem til daglig leder er på plass. Bente Ringlund Bunæs vil ha ansvaret for SO slik hun har hatt tidligere. - Styret starter arbeidet med rekruttering av daglig leder, og regner med å ha foretatt en rekruttering i løpet av høsten. - Samlokalisering vil skje så rask det lar seg gjøre. - Det vil hentes inn ekstern bistand i forbindelse med organiseringen av FSAT. Tatt til orientering. d. Prosessen med organiseringen Firmaet Agenda Kaupang er valgt til å bistå i denne prosessen. Firmaet har avtale med UiO og vil være tilstede under sak 3 og 9. Tatt til orientering. e. Rekrutering av daglig leder Firmaet Habberstad er valgt til å bistå i denne prosessen. Firmaet har avtale med UiO og vil være tilstede under sak 12. Tatt til orientering. 3. Presentasjon av FS, SO og SUN. Oppgaver, systemer og dagens organisering presenteres Tina Lingjærde presenterte SUN og Samarbeidstiltaket FS og Bente Ringlund Bunæs presenterte SO. Presentasjonene vil bli ettersendt til styret. 4. Oversikt over hvilke avtaler som må utarbeides i forbindelse med etablering av FSAT En oversikt over eksisterende avtaler og nye avtaler ble presentert, og forslag til vedtak forelå. Vedtak: FSAT benytter seg av interne ressurser og intern juridisk kompetanse i utarbeidelse av avtalene. Ekstern kompetanse kan innhentes ved behov. KD bistår i etterkant med kvalitetssikring av avtalene. Målet er å få avtalene på plass til 1.1.2015 5. Lokalisering UiO har fått ansvar for å finne egnede lokaler til FSAT. Tina redegjorde for status på denne prosessen så langt. FSAT har sendt inn sine behov og har vært i et innledende møte om dette ved UiO s eiendomsavdeling. Fra eiendomsavdelingen har vi fått følgende status: - De har vært i kontakt med Sintef som eier lokalene hvor FS og SUN sitter. - De skal ha et møte og befaring på Ullevål Stadion i første halvdel av september. FSAT-14-015 Referat fra møte i styret for FSAT 25.-26.08.2014 Side 4
- Videre er det avtalt møte med en næringsmegler for å få en presentasjon av flere eiendommer. Styret presiserte viktigheten av å følge prosessen tett, da samlokalisering er svært viktig og avgjørende for FSAT. Eiendomsavdelingen bør stille på neste styremøte å gi en orientering 6. Samlet budsjett for FSAT 2014 Styret hadde fått tilsendt samlet oversikt over regnskap og budsjett for FSAT for 2013 og 2014, basert på de enkelte regnskapene til FS, SO og SUN.. Noen justeringer må på plass, blant annet midlene til samorganisering som var ført 2 ganger og periodiseringen av midler til SO 3.0. FSAT ligger an til en overføring til neste år på ca. kr 4.5 millioner fra SO. Dette for å avslutte SO 3.0 prosjektet i løpet av første halvår 2015. Styret tar oversikten til orientering og vedtok av praktiske hensyn følgende: Vedtak SO, Samarbeidstiltaket FS og SUN beholder de opprinnelige vedtatte budsjetter ut 2014. Ved årsavslutningen gjøres boet opp med USIT. Til neste møte skal det utarbeides en skisse til felles budsjett for FSAT for 2015. 7. Godtgjørelse for styrets arbeid I vedtektene for Felles studieadministrativt tjenestesenter, fastsatt av Kunnskapsdepartementet 28. mai 2014, står det følgende i forbindelse med godtgjørelse for styrets arbeid: 6 Godtgjørelse for styrets arbeid Det kan utbetales godtgjøring for medgått tid til møtevirksomhet og forberedelser. Godtgjørelsen skal svare til de til enhver tid gjeldende bestemmelser i Statens personalhåndbok om veiledende satser for utvalgsgodtgjøring. Styret vedtok følgende: Det skal utbetales godtgjørelse for styrets arbeid i henhold til gjeldende satser for utvalgsgodtgjøring i Statens personalhåndbok. Antall timer et møte varer ganger 2 vil utgjøre samlet tidsbruk for det enkelte medlem. Dette for å inkludere forberedelsestid pr møte. Beløpet utbetales ved årets slutt. 8. Oppstart av arbeidet med strategiske mål, omstilling og organisasjonsutvikling av tjenestesenteret Styreleder, og fungerende daglig leder har hatt møte med konsulent Ragnar Kleiven fra Agenda Kaupang for å få bistand i arbeidet med organisasjonsutvikling. Ragnar Kleiven deltok under denne saken. Kleiven presenterte et forslag til prosess for å komme frem til den mest hensiktsmessige organiseringen av FSAT. Det er svært viktig at alle ansatte blir involvert i arbeidet med hvordan FSAT skal organiseres. FSAT-14-015 Referat fra møte i styret for FSAT 25.-26.08.2014 Side 5
Framdrift og aktiviteter i forbindelse med organiseringen av FSAT, og opplegg for fellesmøtet med de ansatte ble diskutert. 9. Felles møte med de ansatte To konsulenter fra Agenda Kaupang, Ragnar Kleiven og Tom Schjetne bisto. Styreleder innledet. Presentasjonen ettersendes. Det er nå tre enheter som skal slås sammen og skal danne en ny organisasjon. Det er viktig å ha en prosess hvor alle ansatte som ønsker det, vil bli hørt gjennom intervjuer, fokusgrupper og på andre måter. Det er også svært viktig å informere om hvordan de ansatte kan melde inn sine forslag. Det er en prosess der mye skal gjøres på kort tid. I oktober skal det være et personalseminar, og status på arbeidet vil bli presentert der. Det vil arbeides mer med organiseringen på seminaret. På fellesmøtet ble prosessplanen presentert. Arbeidet i fellesmøtet ble organisert som gruppearbeid med tilfeldig sammensatte grupper, felles presentasjoner og diskusjoner i plenum. Resultatet fra hver gruppe ble samlet inn og skal brukes som innspill til den videre prosessen. Det var 80 ansatte til stede sammen med styret. Møtet ble avsluttet med felles lunsj. 10. Oppsummering og videre arbeid Styret oppsummerte inntrykk og umiddelbare tanker etter møtet med de ansatte. Styret synes opplegget hadde vært lærerikt, godt og svært nyttig. Det var en fin måte å møte de ansatte på. Noen stikkord om det som ble fanget opp av styremedlemmene: - Positivt engasjement - Gode diskusjoner - Viktig for ansatte å kjenne seg igjen i resultat når prosessen er ferdig - Kompetente ansatte - Navn på tjenestesenteret er viktig for mange, da det gir identitet - Stebarnsfølelse for de som ikke arbeider med studieadministrasjon - Noen ansatte med lave forventninger - Lokalisering er svært viktig og opptar mange - Kunnskap om hverandre er viktig - Det bør gjøres en kartlegging av de ulike gruppers kompetanse - Kultur og felles mål er viktig - Velbegrunnede valg viktig - Styret må være tydelig i beslutninger som fattes - Alle må få være med, men dette bør ikke kreve mye arbeid av de som ikke ønsker det - Fint med rask prosess - Viktig med et godt arbeidsmiljø - Det er nå en har mulighet til å bygge en ny organisasjon - De ansatte er ansatt ved UiO, men arbeider for hele sektoren - Styret må være klar om at de er et styre for all virksomhet i FSAT, og det er viktig også å være en god leverandør av tjenester til CRIStin, ITAR og datavarehus. FSAT-14-015 Referat fra møte i styret for FSAT 25.-26.08.2014 Side 6
- Mandatet til organiseringsprosjektet bør utvides til også å se på nytt navn for tjenestesenteret. Videre arbeid med organiseringen: Vedtak: - Det ble besluttet å opprette en egen prosjektgruppe for organiseringen av FSAT, ledet av konstituert daglig leder. - Utkast til prosjektplan legges frem på neste styremøte. - Daglig leder får fullmakt til å bemanne en prosjektgruppe som starter arbeidet umiddelbart - Prosjektplan, mandat og prosjektgruppens sammensetning skal vedtas på neste styremøte 11. Eventuelt a. Mulighet for endring av navnet til tjenestesenteret. Det er viktig å finne et navn som dekker virksomheten. Prosjektgruppens mandat utvides til også å se på nytt navn. b. Forespørsel fra Lånekassen om mulighet til å være observatør. Utsettes til neste møte. c. Observatørrollen til vertsorganisasjonen Utsettes til neste møte. Til neste møte skal det utarbeides et notat om observatørrollen. 12. Rekruttering av daglig leder Fungerende daglig leder for FSAT og daglig leder for SO deltok ikke under behandlingen av denne saken. Styreleder presenterte forslag til tidsplan for ansettelse av daglig leder. Det er en stram prosess, og en arbeider for å ha en ny leder på plass fra 1. januar 2015. Firmaet Habberstad, som skal bistå i denne prosessen, deltok under denne saken. De gikk gjennom hvilke kriterier en ny leder må oppfylle. Det opprettes en komité bestående av UiO-representant, hovedtillitsvalgt, ansattrepresentant, ett styremedlem og styreleder Stillingen skal lyses ut med tittelen direktør for FSAT. Habberstad utarbeider utkast til stillingsannonse, og sender denne til styret i slutten av uken. Neste møte: 15. september. FSAT-14-015 Referat fra møte i styret for FSAT 25.-26.08.2014 Side 7
<sideskift>
Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT-14-021-1 Rolleavklaring FSAT og vertsinstitusjonen Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) ble opprettet av Kunnskapsdepartementet (KD) 1.7.2014. Senteret er organisert i henhold til UH-lovens 1-4(4). UH-loven 1-4(4) Departementet kan i samråd med institusjonen legge driften av en nasjonal fellesoppgave til en bestemt institusjon, uten at institusjonens egne styringsorgan har ansvaret for den faglige virksomheten. Forarbeider/tolking Paragrafen kom inn i Lov om universiteter og høgskoler i 1995 ( 18), med følgende merknad i Ot.prp. nr. 85 (1993-1994): Denne bestemmelsen er ny og følger av en utvikling mot økt institusjonelt samarbeid og nasjonal samordning på ulike områder, f.eks. når det gjelder tekniske funksjoner ved studentopptak, fellesorganer for koordinering av fjernundervisning, internasjonalt samarbeid, el. Det kan derfor være hensiktsmessig at driftsansvar, sekretariatsfunksjon ol. for ulike nasjonale fellesoppgaver legges til en bestemt institusjon. I visse tilfelle kan det være ønskelig å opprette et eget styre for tiltaket, f.eks. med representanter fra de samarbeidende institusjoner. Et driftsansvar av denne type kan bl.a omfatte arbeidsgiveransvar for bestemte stillinger tilknyttet fellesoppgaven. Det understrekes at dette er en administrativ oppgave som institusjonen i tilfelle påtar seg uten at institusjonens egne styringsorganer nødvendigvis skal være faglig ansvarlig for virksomheten. Da ny lov om universiteter og høgskoler kom i 2005 ble paragrafen videreført med følgende merknad i Ot.prp. nrl 79 (203-2004): Bestemmelsen er en videreføring av universitets- og høgskoleloven 18, som gir departementet hjemmel til å gi enkelte institusjoner ansvaret for særlige fellesoppgaver for sektoren. Med hjemmel i denne bestemmelsen har blant annet Universitetet i Oslo fått det organisatoriske ansvaret for Samordna opptak. Jan Fridtjof Bernt har i sin kommentarutgave av UH-loven følgende kommentar til paragrafen: 1-4 nr. 4 er en videreføring av Uhl. 1995 18, som ga departementet hjemmel til å gi enkelte institusjoner ansvaret for særlige fellesoppgaver for sektoren. Bestemmelsen tar sikte på situasjoner hvor det anses som praktisk at en institusjon påtar seg et driftsansvar, sekretariatsfunksjon eller lignende for nasjonale fellesoppgaver, for eksempel når det gjelder teknisk gjennomføring av det samordnede studentopptaket, eller som fellesorgan for FSAT-14-021-1 Rolleavklaring
koordinering av fjernundervisning, internasjonalt samarbeid med mer. Selve styringsansvaret for slik virksomhet vil da ikke ligge hos vedkommende institusjon, men hos departementet eller det styret eller lignende som dette måtte oppnevne for vedkommende aktivitet. Det er altså tale om et oppdrag som institusjonen i tilfelle påtar seg som en ren tjenesteyting, uten at deres egne styringsorganer får noe faglig ansvar for virksomheten (jf. Ot.prp. nr. 85-1993-94, s. 52). Med hjemmel i denne bestemmelsen har Universitet i Oslo fått det organisatoriske ansvaret for Samordna opptak. UH-loven regulerer mao. kun det overordnede, mens videre reguleringer av innhold og omfang av de tjenestene som skal ytes gjøres i vedtekter og avtaler. FSAT-14-021-1 Rolleavklaring
KDs rolle KD har opprettet FSAT, og oppnevnt 5 av styremedlemmene (i tillegg er en utpekt av NSO, og en er valgt av og blant de ansatte). KD fastsatte vedtekter 28. mai 2014. I vedtektene går det frem at Universitetet i Oslo er vertsinstitusjon, hvilke oppgaver som ligger til styret, samt at KD har instruksjonsmyndighet over FSAT, og også at KD avgjør dersom det er uenighet mellom senteret og vertsinstitusjonen. Styrets rolle Styrets ansvar og oppgaver fremgår av vedtektene. I henhold til vedtektene har styret det overordnede ansvaret for den faglige virksomheten og for de administrative oppgavene som er lagt til senteret, jf. vedtektene 5 (står under organisering, 3). I tillegg har styret ansvar for den faglige virksomheten og det strategiske ansvaret for den fremtidige utviklingen. Med den faglige virksomheten menes de oppgavene som senteret tildeles gjennom vedtekter og tildelingsbrev eller de oppgavene senteret påtar seg gjennom avtaler med andre oppdragsgivere. Styret har også ansvaret for generelle og prinsipielt viktige spørsmål for virksomheten, virksomhetsplan, budsjett, fastsettelse av brukerbetaling, godkjenning av årsrapporten og den interne organiseringen. Styret har også et overordnet ansvar for at økonomiske ressurser og eiendom disponeres i overensstemmelse med økonomiregelverket i staten, samt eventuelle føringer gitt av departementet. Det er viktig at styrerepresentantene opptrer som styre for FSAT, og ikke som representanter for sin egen institusjons interesser som bruker av systemene/tjenestene. Vertsinstitusjonens rolle Vertsinstitusjonens rolle reguleres av UH-lovens 1-4(4), samt av avtalen mellom KD og UiO (foreligger foreløpig ikke). Av UH-loven fremgår det at vertsinstitusjonen ikke har noe faglig ansvar, og at det å være vertsinstitusjon begrenser seg til å tilby administrative tjenester. Hvilke tjenester vertsinstitusjonen skal tilby (ev. innen hvilke områder de skal tilby tjenester), samt i hvilke saker FSAT er underlagt vertsinstitusjonens myndighet, skal fremgå av avtalen mellom KD og UiO. En detaljert oversikt over hvilke tjenester som skal leveres, samt hva FSAT skal betale for disse tjenestene, må fremgå av en egen avtale mellom FSAT og UiO. Normalt ligger arbeidsgiveransvaret til vertsinstitusjonen. Vertsinstitusjonen tilbyr et ansettelsesforhold på institusjonen, med de rettigheter og plikter det medfører for de ansatte. UiOs personal- og lønnspolitikk vil også gjelde for FSAT. Normalt tilligger det også til vertsinstitusjonen å sørge for lokaler og tilgang til institusjonens øvrige infrastruktur. Vurderinger Hvilke øvrige administrative tjenester som vertsinstitusjonen skal tilby avgjøres delvis på bakgrunn av hvilke behov FSAT har, og delvis på bakgrunn av hvordan vertsinstitusjonen har valgt å organisere sin egen administrasjon. I de tilfellene hvor oppgavene er sentralisert på UiO er det naturlig at tjenesten kjøpes (f.eks utbetaling av lønn), mens der hvor oppgavene foregår desentralt er det naturlig at senteret gjør dette selv. FSAT-14-021-1 Rolleavklaring
Vertsinstitusjonens rolle er begrenset til det administrative området. UiO vil ha et forhold til FSAT også som bruker av systemer og tjenester, som oppdragsgiver (kjøp av utviklingstjenester på datavarehussiden) og som leverandør av driftstjenester til den faglige virksomheten. Det vil være en fordel om disse rollene holdes adskilt fra rollen som vertsinstitusjon. Eier (Kunnskapsdepartementet) og vertsinstitusjonen (Universitetet i Oslo) er i vedtektene gitt mulighet for å ha observatør i styret. I tillegg vil styret selv kunne invitere observatører. Observatørene er ikke medlemmer av styret, og har ikke rett til honorar eller dekning av reise- og oppholdsutgifter. I henhold til vedtektene har de talerett, men ikke forslags- og stemmerett. Observatørene får informasjon som de tar med seg tilbake til sin organisasjon, og de kan gi informasjon fra eier/vertsinsitusjon som er relevant for styret. Observatørene vil være et bindeledd mellom styret og eier/vertsinstitusjon, og vil selvsagt delta i diskusjoner der hvor spørsmål knyttet til styrets forhold til eier/vertsinstitusjon er tema. Det kan også være aktuelt å invitere andre til å være observatør i styret. Problemstillingen rundt observatørenes rolle i styret er derfor av generell karakter, og kan avgrenses på følgende alternative måter: a) rollen begrenses til å observere, samt delta i diskusjoner om samhandling med den organisasjonen observatøren representerer. b) observatøren bidrar i tillegg med sin egen faglige kompetanse i faglige diskusjoner om temaer som ikke omhandler forholdet mellom FSAT og den aktuelle samarbeidspartneren. Eksempler på dette vil være dersom en eventuell observatør fra Lånekassen bidrar med faglig kompetanse på prosjektarbeid eller systemutvikling, eller hvis en observatør fra vertsinstitusjonen bidrar med faglig kompetanse i studieadministrative spørsmål. c) observatøren fremmer alle institusjonens interesser for styret, også de som ikke ligger til den funksjonen som er observatør (for vertsinstitusjonens vedkommende vil det være forhold knyttet til UiO som bruker av systemene, som driftsleverandør eller som oppdragsgiver for datavarehusprosjektet). Observatørens rolle skal inneholde a), og det er sannsynligvis enighet om at den ikke skal inneholde c) (på samme måte som øvrige styremedlemmer ikke skal fremme egen institusjons spesifikke interesser). Spørsmålet er hvorvidt man kan nyttiggjøre seg observatørenes kompetanse i b) uten at grensen til c) blir tråkket over. Vi har flere muligheter 1. Begrense observatørenes rolle som i a) 2. La styreleder/møteleder aktivt invitere observatørene inn i diskusjonen når han mener det er formålstjenlig 3. Invitere til at observatørene også bidrar med sin faglige kompetanse (b), og at både observatører og styremedlemmer evaluerer observatørenes deltagelse/rolle fortløpende. Dersom det viser seg vanskelig å skille mellom b) og c) begrenses observatørens rolle til a). Saken legges med dette fram for styret til drøfting. FSAT-14-021-1 Rolleavklaring
Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT-14-021-2 Sak 4: Samlokalisering Bakgrunn De ansatte i FSAT er i dag fordelt på to fysisk adskilte steder. Forskningsveien 3b og på Lilletorget 1. Samlokalisering er svært viktig og avgjørende for FSAT, og det er nødvendig med progresjon i denne prosessen. UiO ved eiendomsavdelingen har fått ansvar for å finne et egnet sted for samlokalisering av FSAT. Cristin-organisasjonen skal også samlokaliseres med FSAT. Behov Så langt har følgende behov vært meddelt eiendomsavdelingen fra FSAT og Cristin: Budsjett på ca. 5,6 mill. i året (inkl. renhold, strøm og ev. fellesutgifter) Kontorlokaler som tilfredsstiller alle arbeidsmiljølovens krav. P.t. ca. 120 personer, men kan i løpet av de neste 4-5 årene bli 130. Av disse 120 personene har ca. halvparten behov for enkeltkontor. De andre vil ønske 2-3-4- mannskontorer. Det ønskes ikke kontorlandskap. Det er behov for minst 3 møterom til 15-20 personer, samt 3-4-møterom til 6-8 personer. Behovet for små møterom vil avhenge av muligheter for å ha møtebord f.eks. på ledernes kontorer eller på 3-4-manns-kontorer. Behov for "minglearealer" og plass til kaffetraktere, vann og kjøleskap, uavhengig av kantine/kjøkken. Tilgang til kantine eller eget kjøkken, samt at vi ønsker oss tilgang til et auditorium eller møtelokale hvor vi kan avholde f.eks. allmøter. FSAT-14-021-2 Samlokalisering
Behovet for "resepsjon" er også avhengig av hvordan lokalene er og hva som finnes der forøvrig. Det er også behov for følgende rom: - toaletter/garderobe - skriverrom, med plass til skrivere og kopimaskin(er) på et lukket rom. - arkivrom (behovet er avhengig av om vi får kassert/avlevert det vi har) - telematikkrom - lagerplass/rekvisitarom Status Eiendomsavdelingen har per 1. september 2014 gitt følgende status for prosessen: - De har vært i kontakt med Sintef som eier lokalene hvor Cristin, FS og SUN sitter. - De skal ha et møte og befaring på Ullevål Stadion i første halvdel av september. - Videre er det avtalt møte med en næringsmegler for å få en presentasjon av flere eiendommer. - FSAT og eiendomsavdelingen har avtalt møte 10. september - Direktør ved UiO s eiendomsavdeling, Jon Skogen, skal gi en orientering i styremøtet 15. september FSAT-14-021-2 Samlokalisering
Felles Studieadministrativt Tjenestesenter (FSAT) Organisasjonsprosjekt Utkast til prosjektplan Til behandling i styringsgruppen 15. september
Informasjon om prosjektet Prosjektnavn: Organisasjonsprosjekt FSAT Prosjekteier (PE) Styreleder Christen Soleim Ansvarlig Prosjektleder (PL) Konstituert daglig leder Grete Christina Lingjærde Planen er vedtatt av styringsgruppen (dato) 1 BAKGRUNN OG MÅLSETNINGER Det er vedtatt at Samarbeidstiltaket FS, Samordna opptak og USITs seksjon for utvikling av nasjonale informasjonssystemer (SUN) skal samorganiseres som et 1.4.4-tiltak under Kunnskapsdepartementet. KD har oppnevnt et styre og fastsatt vedtekter for den nye organisasjonen. Universitetet i Oslo vil være vertsinstitusjon, og skal levere administrative tjenester til den nye organisasjonen som har fått navnet Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT). De ansatte vil formelt være tilsatt ved Universitetet i Oslo, men med tjenestested i FSAT. Styret har vedtatt å initiere et organisasjonsprosjekt der målet er å etablere den nye organisasjonen slik at man oppnår best mulig effekt av sammenslåingen. Prosjektet skal gi følgende leveranser: a) Prosjektet skal foreslå inntil 5 overordnede mål for tjenestesenteret med bakgrunn i vedtektene 8 Oppgaver og tjenester. b) Anbefale forslag til organisering av FSAT i form av et nytt organisasjonskart med en tydelig funksjonsinndeling og lederstruktur, med klare roller og ansvarsforhold. Prosjektet skal også foreslå navn på den nye enheten. Disse forslagene og anbefalingene må fremme de målene man har satt i punkt a. c) Identifisere og utvikle andre forbedringstiltak/aktiviteter som må gjennomføres for å skape en mest mulig velfungerende organisasjon. Eksempelvis vil dette kunne handle om møtestruktur, sentrale samhandlingsarenaer og felles kultur. d) Bidra til en mer sammensveiset organisasjon som har større kjennskap til og økt forståelse for den enkelte grupperings oppgaver, kompetanse og arbeidsmåter og som samtidig ser nye muligheter ved sammenslåingen. e) Arbeidet skal munne ut i et konkret forslag til organisering av FSAT, som kan benyttes som et grunnlag for å utarbeide en funksjons- og bemanningsplan. 2 ORGANISERING OG STYRING AV PROSJEKTET FSAT sitt styre utgjør styringsgruppen for prosjektet og Styreleder er prosjektets eier. Denne prosjektplanen er vedtatt av styringsgruppen og gir de viktigste føringer for prosjektet, inkludert prosjektgruppens mandat. Eventuelle nye relevante føringer og betingelser for prosjektet bør innlemmes i denne prosjektplanen så snart som mulig. Styringsgruppens hovedfunksjoner er å
overvåke prosjektets fremdrift og ta beslutninger på de leveranser som legges frem fra prosjektet. Styringsgruppen skal derfor involveres ved prosjektets milepæler for å motta informasjon, diskutere veivalg og gi signaler til prosjektet. Styringsgruppen er formelt sett mottaker av de endringsforslagene som kommer ut av prosjektet og har ansvar for å sikre at beslutninger finner sted på riktig nivå underveis og i etterkant av prosjektet. Styringsgruppen har nedsatt en prosjektgruppe bestående av ledere og ansatte i FSAT. Prosjektgruppen skal ha det løpende ansvar for å bringe prosjektet fremover, sørge for at nødvendige aktiviteter/utredninger finner sted, at tilstrekkelig informasjon om og fra prosjektet spres ut i organisasjonen, at relevante aktører involveres på en god måte og til slutt sikre at prosessen gir fra seg et beslutningsgrunnlag til styringsgruppen. Prosjektgruppen består av følgende personer: Rolle Prosjektleder Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Navn og fagområde Tina Lingjærde, konstituert daglig leder for FSAT Bente Ringlund Bunæs, daglig leder SO Ole Ronny Tveite-Strand, seniorkonsulent SO Agnethe Sidselrud, nestleder samarbeidstiltaket FS Royne Skaarer Kreutz, prosjektleder SO 3.0, gruppeleder SUN Richard Borge, ansattrepresentant, senioringeniør SUN Anne Kathrine F Haugen, ansattrepresentant, gruppeleder SUN Prosjektleder er bindeleddet mellom styringsgruppe og prosjektgruppe. Slik vil prosjektet sikre en god dialog rundt styring og utvikling av prosjektet. 3 INVOLVERING, MEDBESTEMMELSE OG INFORMASJON Det er en entydig erfaring at vellykkede OU-prosesser bygger på forankring i ledelsen og bred medvirkning blant medarbeidere. Resultatene fra prosjektet vil i større eller mindre grad berøre alle ansatte i FSAT. Det er derfor viktig med bred involvering fra hele organisasjonen. Dette vil skje på følgende måter: Prosjektgruppen er satt sammen av representanter for ledelse og medarbeidere i FSAT. Prosjektgruppen styrkes med enkelte nøkkelpersoner i forbindelse med utvikling av forslag til organisering av FSAT i uke 44-46. Alle som ønsker det inviteres til gjennomføring av fokusgruppeintervjuer for å gi innspill til målbilde. Samtlige ansatte i FSAT inviteres i tillegg til å delta på de tre fellessamlingene som er tenkt gjennomført i prosjektet.
De ansattes representanter er representert i prosjektgruppen og involveres ellers etter behov der dette er relevant. Det etableres videre en nettside for prosjektet der relevant dokumentasjon og viktig informasjon fra prosjektet gjøres tilgjengelig. Nettsiden skal også legge til rette for at det er enkelt å stille spørsmål og gi innspill til prosjektet. Prosjektgruppen må dessuten sikre at linjelederne i organisasjonen har tilstrekkelig med informasjon til å kunne involvere og informere ansatte og andre berørte ved behov. Det vektlegges å benytte allerede eksisterende kanaler og arenaer med dette for øyet. Endringsforslag som eventuelt krever drøftinger eller forhandlinger i henhold til Hovedavtalen, gjennomføres etter de etablerte spilleregler for håndtering av slike beslutninger. 4 EKSTERN STØTTE TIL GJENNOMGANGEN Agenda Kaupang er hyret inn for å bistå FSAT i organisasjonsprosjektet. Ragnar Kleiven er kontaktperson og prosjektleder fra Agenda Kaupangs side, mens Tom Schjetne og Morten Stenstadvold er prosjektmedarbeidere. Konsulentenes rolle er som følger: 1. Agenda Kaupang skal bidra med sin organisasjonsfaglige kompetanse i arbeidet. Dette vil bl.a. innebære å gi prosjektet en god struktur, tilby metodikk og verktøy som vil sikre en god prosess, bistå med gode analyser og sørge for at prosessen munner ut i et faglig forsvarlig resultat. 2. Agenda Kaupang skal videre bistå prosjektgruppen i selve gjennomføringen av prosjektet. Dette kan skje i form av støtte til prosjektleder og prosjektgruppen og ved å yte prosessbistand i de ulike møter og samlinger i prosjektet. 3. Konsulentene skal i tillegg utføre nødvendig utredningsarbeid, bl.a. ved å skrive forslag til prosjektplan, forslag til kriteriesett, forslag til alternative organisasjonsmodeller samt føre sluttrapport i pennen på vegne av PG. 4. Til slutt vil Agenda Kaupang kunne gi veiledning til, og fungere som en organisasjonsfaglig samtalepartner med styreleder og/eller styret om de konkrete utfordringer som vil måtte dukke opp i løpet av prosjektet. Med mindre noe annet blir eksplisitt avtalt forholder Agenda Kaupangs konsulent seg til prosjektleder for å avklare praktiske spørsmål, innhente informasjon, avtale møter osv. Bistanden fra Agenda Kaupang skal gjennomføres innenfor en ramme på kr 534 000 eks. mva. Det skal utvikles en egen kostnadsplan med oversikt over konsulentenes ressursbruk knyttet til de ulike aktivitetene i prosjektet.
Prosjektets arbeidsform og aktiviteter Strategiske føringer 5 AKTIVITETER OG FREMDRIFT På bakgrunn av de innledende diskusjoner med styret samt innspill fra første allmøte legges det opp til en prosess bestående av fem faser som vist og beskrevet nedenfor. Prosjektet startet opp med fellesmøte for styret og ansatte i FSAT den 26. august og skal være ferdigstilt i uke 51 i form av et beslutningsgrunnlag til styret. En mer detaljert fremdriftsplan, med oversikt over hvilke aktiviteter som skal gjennomføres når, er vedlagt denne prosjektplanen. FSAT: Organisasjonsprosjektet - Faser, aktiviteter og fremdrift Oppdrag og Vedtekter Styrets ambisjoner og føringer Uio sin omtsillingsavtale Prosjektoppstart og planlegging Utvikle målbilde for ny organisasjon Utvikle forslag Vurdering og rapportering Beslutning og implementering Felles Oppstartsmøte Prosjektorganisasjon etableres Etablere prosjektplan og fremdriftsplan Praktisk tilrettelegging Dokumentstudier intervjuer/fokusgrupper/ WS Få frem et bilde av en ønsket fremtid Kartlegge muligheter, hva skal vi oppnå med sammenslåingen Kartlegge kompetanse, oppgaver og arbeidsmåter Felles allmøte Kompetansetorg, målbilde og mulige løsninger Utvikle alternative forslag til organisering Identifisere og utvikle andre tiltak/løsninger Felles allmøte Diskusjonstorg Videreforedling av endringsforslag og utviklingstiltak Anbefaling av valg av modell(er) Utvikling av sluttrapport August september oktober november desember Beslutning om ny struktur Vedta implementeringsplan Implementering og oppfølging Arbeid i prosjektgruppe/styringsgruppe Kommunikasjon, informasjon og involvering. Interne møter/allmøter Medbestemmelse dialog med tillitsvalgte Fase 1: Prosjektoppstart og planlegging. I denne fasen struktureres og planlegges organisasjonsprosjektet. Arbeidet munner ut i prosjekt- og fremdriftsplan som vedtas av styringsgruppen Fase 2: Utvikle målbilde for ny organisasjon I denne fasen skal prosjektet utvikle et målbilde for FSAT. Et målbilde skal gi svaret på hva vi ønsker å oppnå med prosjektet og kan forstås som beskrivelsen av en ønsket fremtid for FSAT når det gjelder forhold som struktur, kultur, arbeidsmåter, roller, ledelse og styring mm. Målbildet skal utvikles
gjennom fokusgruppeintervjuer, enkeltintervjuer med ressurspersoner i organisasjonen og bearbeiding av informasjonen i prosjektgruppen. Målbildet presenteres (i PPT format) og diskuteres under det andre fellesmøtet, og behandles til slutt av styringsgruppen. Fra målbildet vil prosjektgruppen samtidig utvikle et notat om kriterier eller prinsipper for valg av ny organisasjonsstruktur som også skal til behandling i styringsgruppen. I tillegg vil det i denne fasen finne sted en gruppevis kartlegging av kompetanse, oppgaver og arbeidsmåter. På den andre fellessamlingen vil gruppenes arbeid bli presentert i en såkalt kompetansemesse. Formålet med dette er dels å skape økt kjennskap og forståelse for hva de ulike gruppene i FSAT gjør og hvordan de jobber, og synliggjøre viktige sammenhenger og muligheter som må hensyntas ved organiseringen av FSAT. Fase 3: Utvikle forslag Med utgangspunkt i det etablerte målbildet og de vedtatte kriterier for god organisering, skal prosjektgruppen a) utvikle forslag til alternativ organisering av FSAT og b) identifisere og utvikle forbedringstiltak og aktiviteter som må gjennomføres for å skape en mest mulig velfungerende organisasjon. I denne fasen vil man invitere ressurspersoner inn i prosjektgruppens arbeid i form av en workshop eller arbeidsgruppe. Arbeidet starter allerede under den andre fellessamlingen der deltakerne inviteres til å drodle rundt mulige modeller og tiltak, og avsluttes ved at prosjektgruppen presenterer sine forslag under den tredje fellessamlingen. Fase 4: Vurdering og rapportering Prosjektgruppens forslag vil bli gjort til gjenstand for videreforedling i et såkalt diskusjonstorg under den tredje fellessamlingen. Etter samlingen vil prosjektgruppen justere og ferdigstille sine forslag og oversende disse til styringsgruppen i en avsluttende rapport fra prosjektet. Prosjektgruppens arbeid anses som avsluttet når endelig rapport er overlevert styringsgruppen. Fase 5: Beslutning og implementering Rapporten utgjør et viktig beslutningsgrunnlag for styringsgruppen som skal sikre at nødvendige beslutninger tas i etterkant av prosessen. Det anbefales at styret vedtar en prinsippmodell for organisering av FSAT i uke 51 og at man primo 2015 utvikler og vedtar en implementeringsplan som synliggjør hvilke andre beslutninger/tiltak som skal implementeres når.
6 DOKUMENTASJON OG RAPPORTERING På bakgrunn av arbeidet i fase 2 vil prosjektgruppen utforme et målbilde for å synliggjøre avdelingens styrker og utviklingsområder. Dette målbildet vil bli presentert i Power-Point format. Videre vil det bli produsert et utfyllende notat til styringsgruppen. Før man initierer et arbeid for å utvikle et nytt organisasjonskart, skal det utarbeides et sett med kriterier eller prinsipper som ulike modeller skal vurderes mot. Hensikten er å sikre at den nye organiseringen, i størst mulig grad tilfredsstiller de definerte kriterier for utvikling av FSAT. Det vil bli fremmet et eget notat til styringsgruppen med dette for øyet. Arbeid skal munne ut i en kortfattet rapport som oppsummerer leveransene angitt i kapitel 1.
<sideskift>
Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) Organisasjonsprosjekt for utvikling av tjenestesenteret Fremdriftsplan
Strategiske føringer Prosjektets arbeidsform og aktiviteter FSAT: Organisasjonsprosjektet - Faser, aktiviteter og fremdrift Oppdrag og Vedtekter Styrets ambisjoner og føringer Uio sin omtsillingsavtale Prosjektoppstart og planlegging Utvikle målbilde for ny organisasjon Utvikle forslag Vurdering og rapportering Beslutning og implementering Felles Oppstartsmøte Prosjektorganisasjon etableres Etablere prosjektplan og fremdriftsplan Praktisk tilrettelegging Dokumentstudier intervjuer/fokusgrupper/ WS Få frem et bilde av en ønsket fremtid Kartlegge muligheter, hva skal vi oppnå med sammenslåingen Kartlegge kompetanse, oppgaver og arbeidsmåter Felles allmøte Kompetansetorg, målbilde og mulige løsninger Utvikle alternative forslag til organisering Identifisere og utvikle andre tiltak/løsninger Felles allmøte Diskusjonstorg Videreforedling av endringsforslag og utviklingstiltak Anbefaling av valg av modell(er) Utvikling av sluttrapport Beslutning om ny struktur Vedta implementeringsplan Implementering og oppfølging August september oktober november desember Arbeid i prosjektgruppe/styringsgruppe Kommunikasjon, informasjon og involvering. Interne møter/allmøter Medbestemmelse dialog med tillitsvalgte
Aktivitet 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 Oppstart/planlegging Oppstartsmøte m/oppdragsgiver Allmøte 1 - Felles oppstartsmøte Utarbeide prosjekt og fremdriftsplan Utvikle målbilde for ny organisasjon Dokumentstudier Fokusgruppeintervjuer/intervjuer Gruppevisvis kartlegging av kompetanse, oppgaver og arbeidsmåter Oppsummering og vurderinger. Analysearbeid. Allmøte 2 - Kompetansemesse Allmøte 2 - Presentasjon og forankring av målbilde Utvikle forslag Utvikle kriteriesett for vurdering av organisering Utvikle alternative forslag til organisering Identifisere og utvikle alternative forbedringstiltak Vurdering og rapportering Allmøte 3 - Diskusjonstorg Videreforedling av endringsforslag og utviklingstiltak Skrive sluttrapport Sluttrapport leveres styringsgruppen Beslutning og implementering Beslutning om evt. endringer Vedta implementeringsplan Starte implementering Møter Allmøter Styringsgruppen Prosjektgruppen
Sentrale datoer Allmøte 1 oppstart: 26. september Allmøte 2 16-17 oktober; Kompetansemesse, målbilde, innledende utviklingsarbeid Allmøte 3 5. desember: videreforedling av forslag i Diskusjonstorg (9-15) Møte 1 i Prosjektgruppen: Uke 36, 1. september kl. 1000-1200: oppstart Møte 2 i Prosjektgruppen: Uke 36, 5. september kl. 0900-1000 planlegge fokusgruppeintervjuer Møte 3 i Prosjektgruppen: Uke, 38.september kl. 0900-1000, Invitasjon og bestilling kompetansemesse Møte 4 i Prosjektgruppen: Uke 41, 6. oktober kl. 1000-1200, Ferdigstille målbilde og program Møte 5 i Prosjektgruppen: Uke 44, Utvikle forslag (3-4 timer) Møte 6 i Prosjektgruppa: Uke 45, Utvikle forslag (3-4 timer) Møte 7 i Prosjektgruppa: Uke 46, Utvikle forslag (3-4 timer) Møte 8 i Prosjektgruppa: Uke 48, Ferdigstille forslag og program Møte 9 i prosjektgruppa: Uke 50, Ferdigstille Rapport Møte 1 i Styringsgruppa: Uke 38, Vedta prosjekt og fremdriftsplan Møte 2 i styringsgruppa: Uke 43, Godkjenne målbilde, vedta kriteriesett Møte 3 i styringsgruppa: Uke 47, status og føringer for utviklingsarbeidet Møte 4 i styringsgruppa: Uke 51, behandle rapport, beslutte prinsippmodell for organisering Fokusgruppeintervjuer gjennomføres i uke 37, 38, 39 og 40
Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-14-021-5 Til: Styret Vedr. sak 5 Prosjektplan for FSAT Forslag til vedtak Styret vedtar prosjektplan for FSAT.
<sideskift>
FSAT-14-021-7 Omstillingsmidler FSAT 2014 Utgifter ekskl. mva Utgifter inkl. 25% mva Inntekter Bevilgning fra Kunnskapsdepartementet 1000000 Rekruttering daglig leder 160000 200000 Agenda Kaupang 534000 667500 Styremøte styre og ansatte 25.-26.8. 85000 Seminar for ansatte 16.-17.10. (estimat) 225000 Seminar for ansatte 5.12. (estimat) 130500 Sum 1308000 1000000