KONKURRANSEGRUNNLAG Sak 16/15. Ski Bussterminal Etablere plasser for regulering og buss for tog Tilbudsfrist: 26.05.16 kl 12:00 Versjon 1.0
Innhold 1. GENERELL BESKRIVELSE...3 1.1 OPPDRAGSGIVER...3 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL...3 1.3 ANSKAFFELSENS OMFANG...3 1.4 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON...3 1.5 AVTALEPERIODEN...3 1.6 DEFINISJONER FORKORTELSER...3 1.7 OPPBYGGING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET...3 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN...4 2.1 GENERELLE REGLER...4 2.2 KJØPSPROSEDYRE...4 2.3 DELTILBUD ELLER ALTERNATIVE TILBUD...4 2.4 FREMDRIFTSPLAN FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN...4 2.5 BRUK AV UNDERLEVERANDØRER...4 2.6 UTGÅR...4 2.7 PRISREGULERING...4 2.8 TILBUDSSKJEMA...4 2.9 SPRÅK...4 2.10 TILBUDETS UTFORMING...4 2.11 TILBYDERS FORBEHOLD...5 2.12 TILBUDSBEFARING...5 2.13 TILBUDSFRIST...6 2.14 LEVERING AV TILBUDET...6 2.15 TILBUDSÅPNING...6 2.16 VEDSTÅELSESFRIST...6 2.17 BEHANDLING AV TILBUD...6 2.18 OPPDRAGSGIVERS FORBEHOLD...6 2.19 FORKASTEDE TILBUD...6 2.20 KONTAKT MED OPPDRAGSGIVER...6 2.21 TILDELINGSKRITERIER...7 2.22 AVTALE...7 2.23 KUNNGJØRING AV AVTALETILDELING...7 2.24 KARENSPERIODE...7 2.25 AVTALEINNGÅELSE...7 2.26 PRISBETINGELSER...7 3. KVALIFIKASJONSKRAV...7 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV...7 3.2 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE DOKUMENTASJONSKRAV...8 3.2.1 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING...8 3.2.2 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING...8 3.2.3 TILBYDERENS TEKNISKE KVALIFIKASJONER...8 Side 2 av 9
1. Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Akershus KollektivTerminaler FKF (AKT) eies av Akershus fylkeskommune og er ansvarlig for drift og vedlikehold av Lillestrøm Bussterminal og et større antall ubetjente bussterminaler i Akershus. I tillegg har AKT forvaltnings- og driftsansvar for Oslo Bussterminal på vegne av Vaterland Bussterminal AS. 1.2 Anskaffelsens formål I tilknytning til Ski Bussterminal skal det etableres reguleringsplasser og plasser for «buss for tog». 1.3 Anskaffelsens omfang Avtalen har en estimert ramme på NOK 1.2 millioner. Beløpet er ikke forpliktende for oppdragsgiver. 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Adresse: E-post: Leif Rønning Vestbygata 55, 2003 Lillestrøm leif.ronning@akt.as 1.5 Avtaleperioden Oppdragsgiver har som hovedmålsetting at oppdraget skal gjennomføres så raskt som mulig i 2016. 1.6 Definisjoner forkortelser Med oppdragsgiver/byggherre forstås Akershus KollektivTerminaler FKF. Med tilbyder forstås et selskap eller en næringsdrivende som ønsker å komme i betraktning som leverandør Med leverandør/entreprenør er her å forstå det selskap eller næringsdrivende som oppdragsgiver inngår avtale med Med underleverandører/underentreprenør er her å forstå de underleverandører leverandør/entreprenør bruker for å levere deler av avtalt leveranse Med avtale/kontrakt benevnes i dokumentene, men er her å forstå som det samme Med administrasjon forstås administrasjon til AKT i Vestbygata 55 i Lillestrøm Med Lillestrøm Bussterminal forstås de arealer i Jonas Liesgt. 6 i Lillestrøm som er tilegnet bussterminalen. 1.7 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Dette dokumentet (Konkurransedokumentet) Vedlegg 1: Avtalebestemmelser Vedlegg 2: Kravspesifikasjon m/bilag Vedlegg 3: Pristilbudsskjema Vedlegg 4: HMS-skjema Side 3 av 9
2. Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Generelle regler De reglene som skal gjelde for gjennomføringen av denne anskaffelsen fremgår av lov og forskrift om offentlige anskaffelser og nedenfor stående supplerende regler. Tilbudet skal gis på grunnlag av de dokumenter som er angitt i det utleverte grunnlaget. 2.2 Kjøpsprosedyre Anskaffelsesprosedyre er: Åpen anbudskonkurranse 2.3 Deltilbud eller alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget eller alternative tilbud. 2.4 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kunngjøring 12.05.16 Tilbudsbefaring 18.05.16 Tilbudsfrist 26.05.16 Tilbudsåpning 26.05.16 Kunngjøring av avtaletildeling 27.05.16 Karensperiode med frist for klage 08.06.16 Avtaleinngåelse 08.06.16 Oppstart av leveransen starter snarest Dette er en hastesak og det forutsettes at valgt leverandør kan starte arbeidet fysisk på stedet innen 14 dager etter avtaleunderskrift og at arbeidet skal være avsluttet etter 2-3 uker. 2.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN databasen 2.6 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører 2.7 Prisregulering De tilbudte priser er faste for hele byggeperioden. 2.8 Tilbudsskjema Tilbudet skal leveres på konkurransegrunnlagets pristilbudsskjema. Se vedlegg 3. Pristilbudsskjemaet skal undertegnes av en person som har fullmakt til å forplikte Tilbyderen og være stemplet med firmaets navn. 2.9 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk. 2.10 Tilbudets utforming Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen og stemplet med firmaets navn. Side 4 av 9
Tilbudsbrevet: 1. Skal inneholde bekreftelse på: Vedståelsesfrist At tilbudet er i henhold til kravspesifikasjonen Nødvendige forsikringer At leverandøren er tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning for den bransjen avtalen omfatter. I henhold til avtalebestemmelsene punkt 27. 2. Skal inneholde eventuelle forbehold og tilleggsinformasjon Dersom det er avvik mellom opplysningene i pristilbudsskjema og i tilbudsbrevet, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn slik at kopiering vanskeliggjøres. Komplett tilbudet skal leveres i en ringperm (A4 format) og skal i tillegg til tilbudsbrevet (*) ha følgende bilag: Bilag 1 Tillbyderens organisasjon, kompetanse, godkjenninger og sertifiseringer Bilag 2 Utfylt pristilbudsskjema Bilag 3 Firmaattest, dokumentasjon obligatorisk ansvarsforsikring og HMS-erklæring Bilag 4 Siste gjeldende årsregnskap og revisjonsberetning Bilag 5 Skatte- og MVA- attest Bilag 6 De viktigste leveranser Bilag 7 Kompetanse, godkjenninger og sertifiseringer Bilag 8 Underleverandører Bilag 9 Tilbyderens kvalitetssystem / internkontrollsystem Det skal leveres 1 eksemplar på papir og 1 eksemplar elektronisk på CD eller minnepinne. Papirversjonen har forrang i henhold til elektronisk eksemplar. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal det også leveres 1 utgave av tilbudet hvor tilbyderen har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. Denne utgaven skal leveres elektronisk på ovennevnte CD eller minnepinne. Hvis det ikke tas forbehold i tilbudsbrevet eller at det er levert inn en sladdet utgave forstås det slik at tilbudet kan leveres ut usladdet ved begjæring om innsyn. 2.11 Tilbyders forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige eller grunnleggende forbehold mot konkurransegrunnlaget. Eventuelle forbehold skal klart fremgå og spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbehold som ikke medfører avvising, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver. Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra konkurransekravene. 2.12 Tilbudsbefaring Det vil være tilbudsbefaring på Ski Bussterminal 18.05.16 kl. 09.00. Tilbudsbefaringen avholdes bare hvis noen melder ønske om dette. Eventuelt fremmøte på bussterminalen. Side 5 av 9
2.13 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest 26.05.16 innen kl. 12:00. For sent innkommende tilbud vil bli avvist. 2.14 Levering av tilbudet Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse og sendes eller leveres til: 2.15 Tilbudsåpning Akershus KollektivTerminaler FKF Vestbygata 55, N-2003 Lillestrøm Tilbudet skal være merket Sak 16/15 Ski Bussterminal- Etablering av plasser for regulering og «buss for tog». Åpning av tilbudene vil finne sted i oppdragsgiver sine lokaler kl. 13.00 samme dag som tilbudsfristen og foretas av minst 2 personer fra oppdragsgiveren. Det vil ikke være offentlig anbudsåpning. Tilbydere har således ikke anledning til å være tilstede. 2.16 Vedståelsesfrist Tilbyderne må vedstå seg sitt tilbud i 3 måneder regnet fra innleveringsfristen. 2.17 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.18 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise ethvert tilbud og til å avbryte kjøpsprosessen på et hvilket som helst tidspunkt før avtale inngås. Tilbud som avviker og som ikke kan sammenlignes med andre tilbud, vil bli forkastet. Tilbyder som ikke tilfredsstiller kravene, vil ikke bli vurdert Tilbyder som ikke besvarer eller overholder/leverer kravene i tilbudsbrevet kan bli forkastet. Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta tillegg, rettelser og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Dette vil bli formidlet til alle tilbydere som har vist interesse. 2.19 Forkastede tilbud Forkastede tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderen. 2.20 Kontakt med oppdragsgiver Spørsmål knyttet til konkurransegrunnlaget og kjøpsprosessen skal leveres skriftlig på e-post senest innen 12 kalenderdager før tilbudsfrist. Tilbyderne oppfordres til å stille spørsmål fremfor å utforme tilbud med forutsetninger da disse lett kan bli å betrakte som forbehold, jfr. ptk 2.11. Svar på relevante spørsmål vil bli distribuert via DOFFIN til alle tilbydere som har vist interesse. Side 6 av 9
2.21 Tildelingskriterier Den tilbyder som i henhold til pristilbudsskjema gir det tilbudet som har den laveste prisen vil bli tildelt avtalen dvs. konkurransesummen slik denne fremkommer av pristilbudsskjemaet (Vedlegg 3). 2.22 Avtale Se vedlegg 1 Avtale. 2.23 Kunngjøring av avtaletildeling Alle tilbydere som har levert tilbud innen fristen vil få tilbakemelding om hvilken tilbyder som er valgt som leverandør. De som leverer tilbud som avvises til å være med i konkurransen, vil få beskjed om dette. 2.24 Karensperiode Etter avtaletildelingen vil det være en karensperiode på 12 dager før avtalen kan underskrives. Innenfor denne perioden må Tilbyderen eventuelt fremme klager. 2.25 Avtaleinngåelse Oppdragsgiver vil inngå avtale med 1 (en) leverandør. Dette forutsetter egnet leverandør og tilbud. 2.26 Prisbetingelser Prisene skal inkludere alle kostnader samt offentlige avgifter knyttet til leveransen og produkt og tjenester slik dette er spesifisert i kravspesifikasjonen. Prisene skal være i NOK eksklusiv mva. Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. 3. Kvalifikasjonskrav 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiveren stiller krav til Tilbyderen angående juridiske, økonomiske og finansielle stilling samt tekniske kvaliteter. Besvarelsen av kravene i tabellen nedenunder er grunnlaget for Oppdragsgivers bedømming av Tilbyders kvalifikasjoner om Tilbyder kan anses som kvalifisert som potensiell leverandør for denne leveransen. Tilbyderen må forsikre seg om at besvarelsene av disse punktene også inkluderer den informasjonen og dokumentasjon som er forespurt i kravspesifikasjonen. Det understrekes at manglende eller mangelfull besvarelse av ett eller flere av kravene nedenunder vil/kan medføre at Tilbyder ikke vil bli betraktet som kvalifisert. Det er kun tilbydere som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Side 7 av 9
3.2 Obligatoriske og ufravikelige dokumentasjonskrav 3.2.1 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Krav Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak og være registrert i et offentlig register. HMS egenerklæring Obligatorisk ansvarsforsikring Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest fra foretaksregisteret i Brønnøysund. Utenlandske selskaper: Attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt HMS egenerklæring (Oppdragsgiverens mal skal benyttes). Dokumentasjon om gyldig ansvarsforsikring. Bilag 3 Firmaattest, dokumentasjon obligatorisk ansvarsforsikring og HMS - erklæring. 3.2.2 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Krav Tilbyderen må ha den finansielle og økonomiske kapasitet som leveransen krever. Tilbyderen må ikke ha restanser på skatter eller avgifter. Tilbyderen må ikke være konkurs eller under gjeldsforhandlinger. Dokumentasjonskrav. Utdrag fra foretakets siste årsregnskap, heri balanseregnskap, noter og revisjonsberetning. Redegjørelse om samlet omsetning og omsetning innenfor samme type oppdrag for de senere årene høyst de tre siste årene. Bilag 4 Siste gjeldende årsregnskap og revisjonsberetning. Skatteattest som ikke er eldre enn 6 måneder. Merverdiavgiftsattest som ikke er eldre enn 6 måneder. Bilag 5 Skatte- og MVA-attest. Bekreftes i tilbudsbrevet 3.2.3 Tilbyderens tekniske kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav. Side 8 av 9
Tilbyderen skal ha kompetanse og erfaring innen gjennomføring av oppdrag av samme omfang/størrelse. En liste over de viktigste relevante leveranser de siste 3 år, som omfatter sammenlignbare tjenester og omfang. Tilbyderen må tydeliggjøre innholdet i disse leveransen og hvilke likhetstrekk de har med den forespurte leveransen Bilag 6 De viktigste leveranser. Tilbyderen skal beskrive egen organisasjon og redegjøre tilgjengelige ressurser innen det/de aktuelle fagområdet(r), fagbrev, etc Tilbyderen skal ha nødvendig kompetanse, godkjenninger og sertifikater for å gjennomføre leveransen samt beskrive hvordan organisasjonen vil bli brukt i; spesielt hvordan arbeidet blir organisert og gjennomført. Bilag 1 - Tilbyderens organisasjon, kompetanse, godkjenninger og sertifiseringer. Tilbyderen skal redegjøre for bruk av underleverandører ved å angi hvor stor andel av leveransen som vil bli satt ut til underleverandører. Redegjørelsen vedlegges i: Bilag 7 - Underleverandører. Kvalitetssystem/internkontrollsystem Det stilles krav til at Tilbyderen har et kvalitetssystem eller et internt styringssystem. Tilbyderen skal enten vedlegge sertifikat eller redegjøre for dette ved å lage en kort beskrivelse av prosesser og rutiner som er relevante i forhold til leveransen og sikring av leveransekvalitet på denne. Bilag 8 Tilbyderens kvalitetssystem / internkontrollsystem. Side 9 av 9