KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Anskaffelse av varslings- og krisehåndteringssystem

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Anskaffelse av varslings- og krisehåndteringssystem KONKURRANSEGRUNNLAG VARSLINGS- OG KRISEHÅNDTERINGSSYTEM 1 av 10

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN Anskaffelsens innhold Oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson Anskaffelsens omfang Kontrakt REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Generelle regler og prosedyre Tilbudsfrist Fremdrift i konkurransen Levering av tilbud Krav til tilbud Veiledning til utfylling av SSA-U bilag Tilbudsåpning Vedståelsesfrist Deltilbud Bruk av underleverandører Behandling av tilbud Forbehold i tilbudet Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere TILDELINGSKRITERIER Pris Oppdragsforståelse AVSLUTNING AV KONKURRANSEN VEDLEGG KONKURRANSEGRUNNLAG VARSLINGS- OG KRISEHÅNDTERINGSSYTEM 2 av 10

3 1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Anskaffelsens innhold Akershus fylkeskommunes politikere vedtok den 16. juni 2014 at det skal utvikles et system som gir elever og ansatte ved Akershus fylkeskommunes skoler en mulighet for å varsle om alvorlige hendelser. Systemet skal også kunne bidra til at krisen håndteres på beste mulige måte. Anskaffelsen omfatter utvikling og levering av programvare for varsling og krisehåndtering. Se SSA-U, bilag 1 (vedlegg 2) for mer informasjon om anskaffelsens innhold. 1.2 Oppdragsgiver Akershus fylkeskommune er et regionalt folkevalgt organ og en sentral regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, samferdsel, planlegging, miljø, næringsutvikling, kultur, tannhelse og folkehelse. Denne anskaffelsen gjennomføres av Akershus fylkeskommune (AFK), i det følgende kalt oppdragsgiver. 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Stian Tyvand Horne E-postadresse : stian.tyvand.horne@akershus-fk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.4 Anskaffelsens omfang Oppdragsgiver ønsker tilbud på et varslings- og krisehåndteringssystem som beskrevet i SSA-U, bilag 1 (se vedlegg 2). I tillegg ønsker vi tilbud på support og vedlikehold av systemet, samt en opsjon på drift av systemet. Til prosjektet foreligger det en politisk bevilgning på kr ,-. Denne summen skal dekke alle oppdragsgivers kostnader knyttet til planlegging, utvikling og implementering av varslings- og krisehåndteringssystemet. Av denne summen er kr ,- budsjettert til utvikling av systemet. Tilbud med samlede utviklingskostnader på over kr ,- kan bli avvist fra konkurransen. (Med samlede utviklingskostnader menes tilbudsskjemaets punkt 1-4 og eventuelt 7, se vedlegg 3, bilag 7.) 1.5 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Programutviklingsavtalen Statens standardavtale for IT anskaffelser SSA-U. Tilbyder skal levere sitt tilbud i henhold til bilagsstrukturen i SSA-U. Avtale for support og vedlikehold vil bli regulert av Statens Standardavtale for vedlikehold, SSA-V lille. KONKURRANSEGRUNNLAG VARSLINGS- OG KRISEHÅNDTERINGSSYTEM 3 av 10

4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 12. november Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 40: Kunngjøring av konkurranse Uke 46: Tilbudsfrist Uke 48: Utsending av melding om valg av leverandør Uke 50: Signering av avtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Anskaffelse av varslingsog krisehåndteringssystem" Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev (skal signeres av person med fullmakt.) 1 Skatteattest jf. punkt MVA-attest jf. punkt HMS-egenerklæring (se vedlegg 5) jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt Leverandørens tilbud i form av: 8 Ferdig utfylte SSA-U bilag (se egen veiledning under) Eventuelle forbehold 9 Annen dokumentasjon 10 KONKURRANSEGRUNNLAG VARSLINGS- OG KRISEHÅNDTERINGSSYTEM 4 av 10

5 Tilbudet skal leveres i to (2) eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papirog elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet og veiledende prislister og kataloger. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 6 "Veiledning sladding". 2.6 Veiledning til utfylling av SSA-U bilag Leverandørens besvarelse av kravene skal legges inn i de bilagene til SSA-U hvor leverandøren mener besvarelsen av kravet hører hjemme. Som et utgangspunkt har vi foreslått bilag i kravskjemaet. Bilag Veiledning 1 Kundens beskrivelse av oppdraget. Denne er fylt ut av oppdragsgiver. Skal ikke endres av tilbyder. 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon. Bilaget skal fylles ut av tilbyderen som punkt for punkt svar på bilag 1. Tilbyder skal fylle ut ALLE punkter. 3 Kundens tekniske plattform Denne er fylt ut av oppdragsgiver. Skal ikke endres av tilbyder. 4 Prosjekt- og fremdriftsplan. Bilaget er delvis utfylt av oppdragsgiver. Følgende informasjon er lagt inn i bilaget (og skal ikke endres av tilbyder): Avtalen punkt 2.2.2: Levering og godkjenning av detaljspesifikasjon Datoer for frister for detaljspesifikasjon og teknisk spesifikasjon. Avtalen punkt 2.5.6: Idriftsettelse Dato for idriftsettelse. Avtalen punkt 2.6.1: Varighet Godkjenningsperiodens varighet. Avtalen punkt Dagbot ved forsinkelse Frister det er knyttet dagbot til (i tillegg til frister som fremkommer av avtalens punkt ). Resterende innhold består av relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). Endelig innhold vil bli utarbeidet før avtalesignering. 5 Testing og godkjenning Skal ikke fylles ut. Frister for testing og godkjenning følger bilag 4 og avtalen. Endelig innhold vil bli utarbeidet som en del av prosjektplan for utviklings- og leveringsfasen. 6 Administrative bestemmelser Bilaget skal fylles ut av begge parter. Oppdragsgiver har fylt inn navn på bemyndiget representant, Kundens prosjektleder, og tekst under avtalen punkt Prosjektorganisering (beskrivelse av prosjektorganisasjon, rutiner for rapportering samt møter og møtefrekvens). KONKURRANSEGRUNNLAG VARSLINGS- OG KRISEHÅNDTERINGSSYTEM 5 av 10

6 Øvrig innhold består av relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). 7 Samlet pris og prisbestemmelser. Tilbyder skal fylle inn priser i tilbudsskjema. Det skal ikke gjøres andre endringer i bilaget. Følgende informasjon er lagt inn i bilaget (og skal ikke endres av tilbyder): Avtalen kapittel 8 Vederlag og betalingsbetingelser Tilbudsskjema med tilhørende forklaring og prisbetingelser. Betalingsplan Avtalen punkt 8.2 Fakturering Oppdragsgivers standard vilkår for fakturering Avtalen punkt 2.7.1: Avbestilling i forbindelse med spesifiseringsfasen Prosentandel av kontraktsverdien er angitt Resterende innhold består av relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). Endelig innhold vil bli utarbeidet før avtalesignering. 8 Endringer i den generelle avtaleteksten. Bilaget inneholder en endringstabell. Oppdragsgiver har gjort seks (6) endringer i standardformularet. Eventuelle avvik og forbehold skal av tilbyder fylles inn i dette bilaget. Det gjøres oppmerksom på at avvik og forbehold kan medføre at tilbudet blir avvist. 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen. Inneholder en endringstabell. Ikke aktuelt å fylle ut før avtaleinngåelse. 2.7 Tilbudsåpning Åpning av tilbudene vil finne sted i AFKs lokaler klokken 12.00, 12. november Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 2.8 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til klokken 10.00, 20. januar Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører. Ved bruk av underleverandør skal det tydelig fremgå av bilag 6 hvilke deler av leveransen underleverandøren benyttes til. Se for øvrig punkt 3.5 under om forpliktelseserklæring fra underleverandør Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. KONKURRANSEGRUNNLAG VARSLINGS- OG KRISEHÅNDTERINGSSYTEM 6 av 10

7 2.12 Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «Anskaffelse av varsling- og krisehåndteringssystem» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10, 4. november Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. 3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge: 1. Skatteattest for merverdiavgift 2. Skatteattest for skatt 3. HMS egenerklæring i samsvar med gjeldende forskrift, se vedlegg 4. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder i forhold til fristen for innlevering av tilbud. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2013 og økonomiske kapasitet som oppdraget revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er krever. ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2012 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. KONKURRANSEGRUNNLAG VARSLINGS- OG KRISEHÅNDTERINGSSYTEM 7 av 10

8 Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS via StartBank. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Herunder kreves følgende: Leverandøren skal stille med et utviklingsteam der en eller flere innehar spesialkompetanse innen sanntidskommunikasjon. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Leverandøren skal benytte en prosjektleder til oppdraget, som har prosjektlederkompetanse innen programvareutvikling. Leverandøren skal vedlegge CV for prosjektleder som tilbys for gjennomføring av avtalen. 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 5) fra hver av de aktuelle underleverandører. KONKURRANSEGRUNNLAG VARSLINGS- OG KRISEHÅNDTERINGSSYTEM 8 av 10

9 4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Pris 20 % Kvalitet 80 % 4.1 Pris Totalsum i tilbudsskjema (se vedlegg 3, SSA-U bilag 5). Laveste totalpris vil gi maksimal score 20 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng etter tilbudt pris i forhold til laveste pris i henhold til følgende formel: Oppdragsgiver vil på kriteriet gjøre en beregning av egne anskaffelseskostnader for maskinvare som kreves av tilbud løsning (Se vedlegg 2, SSA-U bilag 1, krav 3.1.4). Disse kostnadene vil bli lagt til tilbudt total pris ved beregningen av kriteriet. 4.2 Oppdragsforståelse Det vil bli gitt inntil 80 poeng til den enkelte tilbyder for tildelingskriteriet kvalitet. Kvalitet vil bli vurdert med hensyn til følgende underkriterier: Underkriterium Vurderingsgrunnlag Vekt / Maksimal poengscore Oppdragsforståelse Oppdragsgiver vil vurdere hvilken oppdragsforståelse tilbyder totalt sett utviser i sin besvarelse. 40 poeng Oppdragsgiver vil i vurderingen legge særlig vekt på tilbyders besvarelse av de overordnede kravene (krav 3.1 med underpunkter). Løsningsforslag Oppdragsgiver vil vurdere tilbyders besvarelse av krav til de ulike modulene/appene. (krav 3.1, 3.2 og 3.3 med underpunkter). Oppdragsgiver vil i vurderingen legge særlig vekt på leverandørens besvarelse av funksjonsbeskrivelsene til de ulike modulene/appene (krav 3.2.1, og 3.4.1). 40 poeng KONKURRANSEGRUNNLAG VARSLINGS- OG KRISEHÅNDTERINGSSYTEM 9 av 10

10 5 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 6 Vedlegg 1 SSA-U avtaletekst 2 SSA-U bilag 1, Kundens kravspesifikasjon 3 SSA-U bilag HMS-egenerklæringsskjema 5 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 6 Veiledning sladding *** Knut Sletta Fylkesdirektør administrasjon Sentraladministrasjonen Akershus fylkeskommune Dokumentet er elektronisk godkjent. KONKURRANSEGRUNNLAG VARSLINGS- OG KRISEHÅNDTERINGSSYTEM 10 av 10