Hattfjelldal kommune Møtebok for Utvalg: Formannskapet Møtested: Røsvatn Dato: 11.06.2014 Tidspunkt: 09:00-14:00 Medlemmer: SV Bjørnar Hansen (varaordfører) AP Ann-Elen Sæterstad Olsen (representant) SP Harald Lie (representant) Forfall: AP Asgeir Almås (Ordfører) SP Mirjam Holta (representant) Vara: SV Helene K. Slettbakk (vararepresentant) SP Stine R. Engdal (vararepresentant) Fra administrasjonen møtte: Rådmann: Stian Skjærvik Formannskapssekretær: Mona Vik Larsen Av 5 medlemmer møtte 3 Totalt frammøtte: 5 Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 031/14 Referatsaker 032/14 Informasjonsplan 033/14 Finansrapport nr 1 2014 034/14 Økonomiplan 2015-2018 035/14 Budsjettregulering/regnskapsrapport 2-2014 036/14 Regnskap og årsmelding 2013
Side 2 av 62 037/14 Eierskapsmelding for Hattfjelldal kommune 2014 038/14 Utvidelse av kirkegård 039/14 Evaluering av Terra-saken - sluttrapport til kommunestyret. 040/14 AFP for folkevalgte 041/14 Hattfjelldalsprisen 2014 042/14 Høyring - lovframlegg om statleg godkjenning av kommunale låneopptak og leigeavtalar før iverksetjing av kommunereforma 043/14 Høring av revisjonsdokument- Røssågareguleringen - revisjon av vilkår 044/14 Bruk av bevilgninger til vei. 045/14 Hattfjelldal kommune som samisk språkforvaltningsområde Underskrifter:
Side 3 av 62 Rådmannens orientering til formannskap den 10.06.14. 1. Inngåelse av ny avtale for drift av turistinformasjon. 2. Status rettsak mot ACE. 3. Tilsyn Kommunelegen i Hattfjelldal.
Side 4 av 62 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: DATO- 14/585 14/3953 Mona V. Larsen 11.06.2014 Referatsaker Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 11.06.2014 031/14 Vedtak Referater/meldinger tas til orientering. Refererte skriv og meldinger: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 14/2946 S 24.04.2014 Tildeling av funksjon - koordinator for renholderne 2 14/2959 I 24.04.2014 SøndreHelgeland Miljøverk Oversendelse av signert protokoll fra Representantskapsmøte i SHMIL IKS 3 14/2996 S 30.04.2014 Tilsettinger - sykepleiere i 60 % og 30 % vikariat 4 14/2997 S 28.04.2014 Tilsettinger - helsefagarbeidere i 27 % - og 13 % stilling 5 14/3006 S 28.04.2014 Innvilgelse av permisjon uten lønn i 6 mndr 6 14/3080 U 30.04.2014 Stine Reinfjell Reduksjon av stillingsprosent 7 14/3118 S 30.04.2014 Ferie PRO 2014 8 14/3117 I 30.04.2014 HelgelandsKraft Pressemelding fra HelgelandsKraft - Regnskap 1. kvartal 9 14/3120 I 30.04.2014 HelgelandsKraft AS Pressemelding fra HelgelandsKraft - Bygging av kraftverk i Tosbotn
Side 5 av 62 10 14/3317 S 09.05.2014 Engasjering som prosjektmedarbeider 11 14/3336 S 09.05.2014 Overføring fra oppvekstsenter 12 14/3459 X 14.05.2014 Bente Sørmo; Referat fra TV-møtet 130514 Sigrid Steinslett; Turi Thorsteinsen; Helene K. Slettbakk 13 14/3532 U 16.05.2014 Konfliktrådet på Helgeland Svar på henvendelse om lokal samarbeidsavtale mellom kommunen og konfliktrådet. 14 14/3599 S 20.05.2014 Midlertidige regler av 161213 for utlån av 9 seters bil v/miljøterapitjenesten v/pro 15 14/3529 S 16.05.2014 Skjenkebevilling - utvidelse av eksisterende bevilling for enkeltanledning 16 14/3908 S 31.05.2014 Helseavdelingens budsjett ansvar 410 regulerers i samsvar med vedlagte beregninger mai- 14 Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 11.06.2014 Mona Vik Larsen Formannskapssekretær
Side 6 av 62 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE-147 14/469 14/444 Marit Hatten 13.05.2014 Informasjonsplan Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 11.06.2014 032/14 Kommunestyret 25.06.2014 Rådmannens innstilling Forslag til informasjonsplan, datert 25.06.2014, for Hattfjelldal kommune, vedtas. 11.06.2014 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-032/14 Vedtak: Forslag til informasjonsplan, datert 25.06.2014, for Hattfjelldal kommune, vedtas.
Side 7 av 62 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent habilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 21.05.2014 79684 Informasjonsplan forslag.docx 06.05.2014 79115 Prosjektplan_SOSIALE_MEDIER_2011.doc 06.05.2014 79116 Etiske retningslinjer.pdf Saksopplysninger: I forbindelse med Forbrukerrådets kommunetest, der kommunen fikk under landsgjennomsnittet i poeng, er det ett forbedringspotensiale i forhold til informasjon til ledere, ansatte, politikere og innbyggere. Hattfjelldal kommune skåret 53 poeng mens landsgjennomsnittet var på 60 poeng. Ved testen har det blir søkt etter informasjon via e-post, telefon og internett. Som en følge av dette er det nå laget ett forslag til informasjonsplan. Forslaget har vært på høring til enhetslederne og rådmannens ledergruppe. Kommunelovens 4 pålegger kommunen å drive aktiv informasjon om sin virksomhet, og legge forholdene best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale forvaltningen. Loven gir en viktig begrunnelse for vår virksomhet på dette området, men gir ikke nærmere regler om form og innhold i informasjonsvirksomheten. Loven har til hensikt å gi den enkelte kommune fullmakt til selv å ta de nødvendige initiativ til å bringe ut informasjon og legge til rette for innsyn. Informasjonsplanen skal være veiledende for all kommunikasjonsvirksomhet i kommunen, trekke opp klare mål, strategier og prinsipper. Planen skisserer ansvars- og rolle fordeling for informasjonsarbeidet i Hattfjelldal kommune. Informasjonsplanen gjelder for hele virksomheten. Konklusjon/anbefaling: Forslag til informasjonsplan for Hattfjelldal kommune, godkjenner. Marit Hatten arbeidsleder
Side 8 av 62 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE-250 14/452 14/3064 Lise Bråten 08.05.2014 Finansrapport nr 1 2014 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 11.06.2014 033/14 Kommunestyret 25.06.2014 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommunestyre vedtar «Finansrapport pr. 30.04.2014». 11.06.2014 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-033/14 Vedtak: Hattfjelldal kommunestyre vedtar «Finansrapport pr. 30.04.2014».
Side 9 av 62 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 21.05.2014 79672 Finansrapport 2014-1.doc Oppsummering av saken: Finansrapport 2014 1 fremlegges til politisk behandling. Saksopplysninger: Det vises til vedtatt finansreglement (k.sak 059/10, den 15.12.10), sist revidert i k.sak 007/14, den 19.02.14. I hht. reglementet skal rådmannen pr. 30.04, 31.08 og ved årsskiftet fremlegge rapport til kommunestyret om kommunens finansforvaltning. Reglementet beskriver, i samsvar med finansforskriftens 7, hva slags innhold rapporten skal ha. Det vises også til Rutiner til finansreglement hvor rutinene for oppfølgingen av reglementet beskrives. Selve finansrapporten lages som vedlegg til saken, og status kommenteres mer detaljert i rapporten enn i saksfremlegget. Finansrapporten er i hht. reglementet delt i tre deler: - Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål - Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler - Langsiktige finansielle aktiva og overordnete investeringsrammer For hvert av områdene er det i reglementet synliggjort en tabell for rapportering. Rådmannen har i finansrapporten brukt disse tabellene men med litt tilpassing. Hovedfokus har vært å få frem tilstrekkelig og så nøyaktig informasjon som mulig om status i hver av delene. I hht. finansforskriften 7 skal følgende kommenteres: Rapporteringen skal inneholde en beskrivelse og vurdering av: a) Aktiva - Sammensetningen av aktiva - Markedsverdi, samlet og fordelt på de ulike typer aktiva - Vesentlige markedsendringer - Endringer i risikoeksponering - Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet - Markedsrenter og egne rentebetingelser b) Passiva - Sammensetning av passiva - Løpetid for passiva
Side 10 av 62 - Verdi, samlet og fordelt på de ulike typer passiva - Vesentlige markedsendringer - Endringer i risikoeksponering - Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet - Markedsrenter og egne renter. Vurdering: Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Av disse midlene står ca. kr. 3,4 mill. på rentebærende konti hos Coop Hattfjelldal. Ca kr 21,1 mill står på innskuddskonto hos Nordlandsbanken, og ca 21,3 mill hos Sparebanken Nord Norge. Resten av innskuddsmidlene står på rentebærende konto hos Helgeland Sparebank. Totalt innskuddsbeløp er på kr. 138,9 mill. Avkastningen på denne kapitalen er på ca kr. 0,9 mill. pr. 30.04. Sammenlignet med benchmark (sammenligningsgrunnlaget som er 3 mnd. statsobligasjon) er det en meravkastning. Det er ingen tidsbinding på kapitalen. Vefsnafondet inngår her som del av den totale kapitalen. I fht. risiko må plasseringen i hovedbanken vurderes opp mot bankens garantisikring for innskudd, samt bankens soliditet. Det er verdt å merke seg at kommunens innskudd i bank kun er sikret med 2 mill.kr. pr. innskudd. Spredningen av innskuddskapitalen minker derfor kommunenes risiko. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler Hattfjelldal kommunen hadde en samlet langsiktig gjeld på 78,91 mill.kr. pr. 31.12.13. Pr. 30.04.14 er samlet langsiktig gjeld på 77,79 mill.kr. En renteøkning på 1% tilsvarer ca. kr.590.000,- i økte rentekostnader pr. år. Langsiktige finansielle aktiva og overordnete investeringsrammer Hattfjelldal kommune har i tråd med kommunestyrets vedtak plassert kr. 15.mill. i Sparebanken Nord-Norge Sec. (SNN) i strategi benevnt som Nord-Norge Forsiktig. I tillegg kommer avkastningen pr. 30.04.14 på kr. 7,44 mill på plasseringen. En langsiktig plassert portefølje vil over tid svinge i verdi. Det innebærer at man må være forberedt på at porteføljens verdi vil tidvis synke i verdi og tidvis vokse. Målet er at porteføljen likevel skal ha en netto vekst som er høyere enn for alternativ sparing i bank. Som det er vist i finansrapporten har avkastningen fra 31.12.13 til 31.03.14 vært på 2,35 %. Dette er vesentlig høyere enn benchmark (sammenligningsgrunnlaget), og kommunens rentevilkår på bankinnskudd. Totalt sett har plasseringen siden oppstart i okt.2005 og frem til 30.04.14, hatt en meravkastning på kr 2.291.481,-, sammenlignet med 3 mnd Nibor. Administrative og økonomiske konsekvenser: Ingen.
Side 11 av 62 Kontering: Ingen. Konklusjon/anbefaling: Det anbefales at finansrapporten vedtas. Lise Bråten økonomikonsulent
Side 12 av 62 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE-124 14/515 14/3443 Lise Bråten 30.05.2014 Økonomiplan 2015-2018 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 11.06.2014 034/14 Råd for eldre og funksjonshemmede 20.06.2014 004/14 Kommunestyret 25.06.2014 Rådmannens innstilling Økonomiplan 2015 2018 vedtas på rammenivå som vist i kapittel 6 i økonomiplandokumentet. 11.06.2014 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-034/14 Vedtak: Økonomiplan 2015 2018 vedtas på rammenivå som vist i kapittel 6 i økonomiplandokumentet.
Side 13 av 62 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 30.05.2014 80075 Økonomiplan 2015-2018.doc Oppsummering av saken: Etter tidligere vedtak, legges økonomiplan 2015-2018 fram til politisk behandling. Saksopplysninger: Til og med økonomiplanen for 2013 2017 ble økonomiplanen vedtatt sammen med årsbudsjettet i kommunestyrets desembermøte. Fra og med økonomiplanen for 2014 2018, ble økonomiplanen splittet fra årsbudsjettet etter ønske fra politisk nivå. Økonomiplanen blir nå behandlet på våren, og årsbudsjettet blir behandlet i kommunestyrets desembermøte. I henhold til kommunelovens 44 skal kommunestyret en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. Den skal omfatte minst de fire neste budsjettår. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens virksomhet, og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte, og gå i balanse. Vurdering: 27. Mai ble det arrangert en budsjettkonferanse. Her deltok kommunestyremedlemmene og medlemmene i hovedutvalgene. I tillegg deltok kommunens ledere og tillitsvalgte. Her ble utfordringene for de neste fire årene diskutert. I budsjettkonferansen ble konklusjonen at den prosentvise fordelingen av tilgjengelige midler, skal i økonomiplanperioden være den samme som i budsjettet for 2014. Kommuneproposisjonen for 2015 sier at ordningen med kommunal medfinansiering av utgifter til spesialisthelsetjenesten skal avvikles fra 01.01.2015. Rammetilskuddet justeres ut fra dette. I vårt budsjett og regnskap er det helseavdelingen som har denne utgiftsposten. I 2014 er det budsjettert kr 2.000.000,- til formålet. På grunn av dette justeres utgiftene for helseavdelingen ned med kr 2.000.000,-, og ny prosentvis fordelingsnøkkel beregnes ut fra dette. Administrative og økonomiske konsekvenser: Den vedtatte økonomiplanen legger føringer for utarbeidelse av årsbudsjett for 2015. Kontering: Ingen kontering. Konklusjon/anbefaling: Se rådmannens forslag til innstilling. Lise Bråten økonomikonsulent
Side 14 av 62 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE-153, FE-200 14/259 14/3288 Lise Bråten 23.05.2014 Budsjettregulering/regnskapsrapport 2-2014 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 11.06.2014 035/14 Kommunestyret 25.06.2014 Rådmannens innstilling Budsjettregulering 2 2014 vedtas i henhold til vedlagte tabell datert 22.05.14. Budsjettreguleringen har en total brutto ramme på kr 2.007.200,- for driftsbudsjettet. Regnskapsrapport pr 30.04.14 tas til orientering. 11.06.2014 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-035/14 Vedtak: Budsjettregulering 2 2014 vedtas i henhold til vedlagte tabell datert 22.05.14. Budsjettreguleringen har en total brutto ramme på kr 2.007.200,- for driftsbudsjettet. Regnskapsrapport pr 30.04.14 tas til orientering.
Side 15 av 62 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 23.05.2014 79777 budsjettregulering 2014-2.xls 28.05.2014 79978 Regnskapsrapport 300414.rtf Oppsummering av saken: Budsjettregulering/regnskapsrapport for 1. tertial 2014. Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sak 06/02 den 06.02.02, revidert 20.12.06, Økonomireglement for Hattfjelldal kommune. I kap. 6 er det bestemt at det skal rapporteres til kommunestyret. Til grunn for dette ligger bestemmelser i regnskapsforskriften hvor rådmannen forpliktes til å rapportere til kommunestyret minimum 2 ganger pr. år. Her fremlegges regnskapsrapport pr. 30.04.14 i samme sak som budsjettreguleringer. Med bakgrunn i endringer i budsjettforutsetninger er det behov for å korrigere en del budsjettall for 2014. Vedlagte tabeller viser i detalj de endringer som pr 21.05.14 er nødvendig å foreta. Hvert av punktene i tabellen kommenteres nedenfor. Vurdering: Driftsbudsjett: 1. Det har gjennom flere år vært en praksis på å bruke næringsfond til å dekke forskjellige utgifter i kommunen. Nå gjør vi et forsøk på å rydde i denne praksisen. Vi foreslår å samle dette i færre poster. Vi foreslår å videreføre dekningen av veterinærtjenesten og avdragsutgifter. Vi foreslår nå å bruke kr 200.000,- til å dekke deler av skogbruksstillingen, og kr 500.000,- til å dekke deler av stillingene vi har på jordbruk. I tillegg foreslår vi å dekke inn deler av renter på lån, til vi har inntektsføring på samme nivå som vi tidligere har hatt. Dette vil bli mer ryddig og oversiktlig, lette regnskapsarbeidet og rapporteringsarbeidet. I tillegg til dette kommer selvfølgelig tilskudd til næringstiltak. 2. Når det gjelder undervisning til barn og voksne asylsøkere/flyktninger, vil elevtallet variere. Dette har ført til at vi har vært nødt til å øke undervisningspersonale for en periode. Dette dekkes ved økte tilskudd. 3. I 2. fordeling av skjønnsmidler 2014, har fylkesmannen tildelt Hattfjelldal kommune kr 210.000,-, fordelt på 2 prosjekter. «Bedre skolemiljø» og «utrede søknad om opptak i samisk språkforvaltning». 4. I FS 023/14 og 024/14 er det vedtatt å starte to tiltak på Hattfjelldal oppvekstsenter. I vedtaket står det at dersom tiltaket viser seg å ikke kunne dekkes innenfor årets ramme, fremmes det sak gjennom kommende budsjettreguleringer om mulig ekstra bevilgning. Avdelingsleder har vurdert det slik at tiltakene ikke kan dekkes gjennom avdelingens rammer, og bedt om budsjettregulering.
Side 16 av 62 Utgiftene til kjøp av konsesjonskraft, for videresalg, viser seg å ha vært budsjettert for høyt. Tiltakene i punkt 4 finansieres ved å redusere utgiftene til kjøp av konsesjonskraft med tilsvarende beløp. Regnskapsrapport: Skatteinngangen var ved utgangen av april litt høyere enn i samme periode i fjor. Regnskapsrapporten viser ved utgangen av april en forventet situasjon. Det vises for øvrig til egen sak om Årsregnskap 2013 og disponering av regnskapsmessig overskudd fra 2013. Det er for øvrig fortsatt svært mange usikkerheter knyttet til driften ved noen avdelinger. Politiske styringsorganer. Her har det påløpt en del advokatutgifter i forbindelse med rettssaken mot forsikringsselskapet i Terra-saken. Ankefristen er ikke gått ut, så det er enda uavklart hva evt. kostnader her vil bli. Sentraladministrasjonen. Regnskapsrapporten viser overskridelser pr i dag. Men stillingsreduksjonene som er budsjettert, skal gjennomføres for andre halvår. Personalforsikringer er belastet for hele året. Rammen forventes å gå i balanse ved utgangen av året. PRO-avdelingen. Et nytt tiltak vil medføre merutgifter resten av året. Utenom dette er innsparingstiltakene i rute, og området vil gå i balanse ved utgangen av året. Det nye tiltaket vil det komme egen sak på når man har oversikt over hvilket omfang det vil få. Helseavdelingen forventes å gå i balanse ved utgangen av året. NAV/Sosial/Barnevern forventes å gå i balanse ved utgangen av året. Hattfjelldal oppvekstsenter. Her har det påløpt kostnader på grunn av ekstra tiltak. Se budsjettregulering pkt. 4. Situasjonen på avdelingen følges nøye. Forventes å gå i balanse ved utgangen av året. Susendal oppvekstsenter forventes å gå i balanse ved utgangen av året. Varntresk oppvekstsenter forventes å gå i balanse ved utgangen av året. Voksenopplæring forventes å gå i balanse ved utgangen av året. Næring/Teknisk/Kultur. Situasjonen på avdelingen følges nøye. Forventes å gå i balanse ved utgangen av året. Asylmottak forventes å gå i balanse ved utgangen av året. Administrative og økonomiske konsekvenser: Netto driftsresultat viser hvor store midler kommunen benytter til avsetning (til fond), investeringer (overføring til investeringsregnskap) og dekning av tidligere års regnskapsmessige underskudd. Pr. 23.05.14 er budsjettert netto driftsresultat for 2014 på kr 15.957.900,-. Denne reguleringen fører ikke til noen endring i netto driftsresultat. Kontering: Budsjettreguleringen har kontering i henhold til vedlagte tabell. Konklusjon/anbefaling: Se rådmannens innstilling. Lise Bråten økonomikonsulent
Side 17 av 62 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE-151 14/416 14/3441 Lise Bråten 30.05.2014 Regnskap og årsmelding 2013 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 11.06.2014 036/14 Kommunestyret 25.06.2014 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommunestyre vedtar, i hht Forskrift om årsregnskap og årsberetning, datert 15.12.00, Regnskap 2013 og Årsmelding 2013. Regnskapsmessig overskudd er på kr 5.408.870,44 Overskuddet disponeres til inndekning av tidligere års regnskapsmessig underskudd. Revisors beretning datert 08.05.14 tas til orientering. Uttalelse fra Kontrollutvalget i KU-sak 020/14, datert 26.05.14 tas til orientering. Følgende budsjettendring foretas: 19300.134.880: kr - 5.409.000,- 15300.134.880: kr 5.409.000,- 11.06.2014 Formannskapet Møtebehandling: Protokolltilførsel: Det er ønskelig at det blir laget en oversikt/presentasjon over bruken av Vefsnafondet til kommunestyret den 25.06.14. Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-036/14 Vedtak: Hattfjelldal kommunestyre vedtar, i hht Forskrift om årsregnskap og årsberetning, datert 15.12.00, Regnskap 2013 og Årsmelding 2013. Regnskapsmessig overskudd er på kr 5.408.870,44 Overskuddet disponeres til inndekning av tidligere års regnskapsmessig underskudd. Revisors beretning datert 08.05.14 tas til orientering. Uttalelse fra Kontrollutvalget i KU-sak 020/14, datert 26.05.14 tas til orientering. Følgende budsjettendring foretas: 19300.134.880: kr - 5.409.000,-
15300.134.880: kr 5.409.000,- Side 18 av 62
Side 19 av 62 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 30.05.2014 80082 HATTFJELLDAL KOMMUNE - REGNSKAP 2013.pdf 30.05.2014 80083 Årsmelding 2013.doc 14.05.2014 79422 Revisors beretning til Hattfjelldal kommunes årsregnskap og rådmannens årsberetning for 2013 30.05.2014 79424 Revisjonsrapport over revisjon av Hattfjelldal kommunes årsregnskap og årsberetning for 2013 30.05.2014 80076 Kontrollutvalgets uttalelse om årsregnskapet 2013 for Hattfjelldal kommune.pdf 30.05.2014 78133 09.14.02 Selvkost til kommunene.xlsx 30.05.2014 78135 Konserregnskap, revisjonsberetning og nøkkeltall.pdf 30.05.2014 80084 Notat til revisors beretning for 2013 - presiseringer pkt 6.1.xlsx Oppsummering av saken: Se under saksopplysninger. Saksopplysninger: Årsmelding for 2013 og regnskap for 2013 er avlagt i hht. Kommunelovens 48 nr. 6 og Forskrift om årsregnskap og årsberetning, datert 15.12.2000. Årsmelding og regnskap har i hht. ovennevnte forskrift vært forelagt revisjon med dertil behandling i Kontrollutvalget. Vedlagt følger Revisors beretning datert 08.05.14 og vedtak/uttalelse fra kontrollutvalget i KU-sak 020/14, datert 26.05.14. Årsmelding og regnskap for 2013 fremlegges til politisk behandling ut fra bestemmelser gitt i Kommunelov og forskrifter. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til årsregnskapet før regnskapet vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal forelegges formannskapet før innstilling gis. Revisjonsberetning og uttalelse fra Kontrollutvalget følger saken. Regnskapet for 2013 er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 5.408.870,44. Vurdering: Det vises til vurderinger og kommentarer i årsmeldingen for 2013. I det følgende gis følgende kommentarer og vurderinger av kontrollutvalgets uttale til årsregnskapet: Ad.pkt. 2: Revisors påpekning fra regnskapsrevisjonen er ikke fullt ut imøtekommet av administrasjonen. Det vises til kontrollutvalgets kommentar om manglende rapportering til kommunestyret av grunnlaget for fastsettelse av husholdningsavfallsgebyr. Det er som vedlegg til denne saken innhentet årsregnskap og selvkostkalkyle fra Shmil. Dette ligger altså vedlagt saken som svar på revisjonens merknad. På tidspunktet da vårt regnskap ble avlagt, hadde vi ikke mottatt denne dokumentasjonen. Ved behandling av budsjett 2015 vil administrasjonen be Shmil om å få en forkalkyle av gebyrene for husholdningsavfall, og vedlegge dem budsjettet ved politisk behandling.
Side 20 av 62 Kontrollutvalget kommenterer også revisjonens merknad til at kommunen ikke følger anordningsprinsippet for utgiftsføring av tilskudd fra Vefsna-fondet. Det vises i den anledning til et notat vedlagt denne saken med presiseringer av budsjetterte og regnskapsførte transaksjoner vedr. Vefsna-fondet. For tilskudd til bedrifter, dvs. for den delen av Vefsnafondet som retter seg mot bedriftene, så er det nå praksis at kommunen bokfører budsjetterte tilskudd i regnskapet fra det tidspunkt de er vedtatt. Når det gjelder finansiering av kommunale prosjekter finansiert av Vefsnafondet, så regnskapsføres belastning av fondet fortløpende når utgiftene påløper. For kommunalt regnskap er det anordningsprinsippet som styrer hvilken periode utgifter og inntekter skal bokføres. Den generelle regelen her er at alle kjente utgifter og inntekter vedr. året skal tas med når regnskapet avsluttes. Bruk av bundne fond skal inntektsføres i takt med påløpte utgifter på prosjektet. Det er et unntak fra denne regelen. Det gjelder tilskudd til andres aktiviteter. Dette skal utgiftsføres når kommunen vedtar å yte tilskuddet. Ad.pkt.4 Øvrige forhold: Når det gjelder brevet fra Næring- og Fiskeridepartementet er dette relatert til en pågående undersøkelse som kontrollutvalget har igangsatt. Brevet er en del av den skriftlige kommunikasjonen som foreligger i saken. Rådmannen har registrert departementets svarbrev til revisjonen og har allerede gitt departementet et tilsvar med ytterligere opplysninger enn det som lå til grunn for det svaret som ble gitt. Det er også bedt om at departementet revurderer sitt standpunkt tuftet på tilleggsopplysningene. Revisjonen har heller ikke avlagt noen utredning til kontrollutvalget. Brevet er derfor tatt ut av en sammenheng. Det er svært underlig at man i behandlingen av regnskapet for 2013 tar med deler av en pågående utredning i 2014, hvor det ikke er konkludert. Andre kommentarer til revisjonsberetningen: Det vises videre til revisors beretning hvor det i pkt. 4.2 gis kommenterer til utfallet av «Terra»- kommunenes rettssak mot Citigroup Inc. Revisor påpeker at det ikke nevnes i noter til regnskapet eller i årsmeldingen hva som ble utfallet av saken. Som kommunestyret tidligere er orientert om ble utfallet ble at saken slik at saken ble avvist av retten i New York den 18.02.14. Dvs. etter at fristen for å avlegge regnskapet forelå den 15.02.14. Det er også fra revisor siden i revisjonsrapportens pkt. 7.1 påpekt at en ikke har redegjort for resultatet av rettsaken mot forsikringsselskapet ACE. Dom i denne saken falt den 05.05.14. Her er ankefristen pr. i dag heller ikke gått ut, og det forefinnes derfor ingen rettskraftig dom. En finner det noe underlig at revisjonen mener rådmannen skal spekulere i hva sakens utfall vil bli, og bruke dette som mulig informasjon knyttet til regnskapet for 2013. Administrative og økonomiske konsekvenser: Tidligere års regnskapsmessige underskudd reduseres. Kontering: 19300.134.880: kr - 5.409.000,- 15300.134.880: kr 5.409.000,- Konklusjon/anbefaling: Se forslag til innstilling. Lise Bråten økonomikonsulent
Side 21 av 62 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE-255 11/1175 14/3435 Steinar Lund. 23.05.2014 Eierskapsmelding for Hattfjelldal kommune 2014 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 11.06.2014 037/14 Kommunestyret 25.06.2014 Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar eierskapsmeldingen for Hattfjelldal Kommune 2014-2015, datert 01.06.14. Kommunestyret vedtar Prinsipper og retningslinjer for Hattfjelldal Kommunes eierskap, jfr. kapittel 5 i meldingen, som kommunens eierskapspolitikk. Formannskapet utpekes som kommunens faste eierskapsutvalg og gjennomfører nødvendige prosesser for å utarbeide forslag til strategier for eierstyring, jfr. kapittel 6 i meldingen. Eierskapsmeldingen skal revideres minimum en gang pr. valgperiode. 11.06.2014 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-037/14 Vedtak: Kommunestyret vedtar eierskapsmeldingen for Hattfjelldal Kommune 2014-2015, datert 01.06.14. Kommunestyret vedtar Prinsipper og retningslinjer for Hattfjelldal Kommunes eierskap, jfr. kapittel 5 i meldingen, som kommunens eierskapspolitikk. Formannskapet utpekes som kommunens faste eierskapsutvalg og gjennomfører nødvendige prosesser for å utarbeide forslag til strategier for eierstyring, jfr. kapittel 6 i meldingen. Eierskapsmeldingen skal revideres minimum en gang pr. valgperiode.
Side 22 av 62 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 23.05.2014 79792 eierskapsmelding 2014.doc Saksopplysninger: Kommunestyret har flere ganger, og senest i forbindelse med behandling av Boligpolitisk plan, ytret ønske om få utarbeidet en eierskapsmelding for kommunes eierskap i selskaper. Det er ulik historikk og ulike grunner til at Hattfjelldal Kommune har de eierskap i selskaper vi har i dag. Første versjon av eierskapsmeldingen viser at det er et visst behov for avklaring av eierskap i selskaper. I noen av disse selskapene har kommunen et svært marginalt eierskap hvor det er lite aktuelt å utøve en aktiv eierstyring fra kommunens side. I denne første utgaven av eierskapsmeldingen for kommunen vises oversikten over selskapene uten særlig bearbeiding, for å gi et bilde av historikk og status på kommunens eierskap. Høsten 2013/vinteren 2014 ble det utarbeidet forslag til eierskapsmelding. Forslaget ble framlagt for formannskapet i møte den 29.01.14 til gjennomgang og innspill til hva slags prosess for politisk diskusjon som ønskes. Forslaget til eierskapsmelding ble revidert/kvalitetssikret før det ble sendt på høring til partigrupper. Høringsperioden var fra 27.02.14 til 01.05.14. Det er ikke kommet innspill fra partigruppene innen fristen. Et annet innspill fra formannskapet var at det ønskes vurdert en en årlig rullering på eierskapsmeldingen til kommunestyret. Et relativt lite antall kommuner har så langt utarbeidet eierskapsmeldinger. Det finnes ingen fast mal for hvordan en eierskapsmelding skal se ut, og kommunene har ulike innfalsvinkler til arbeidet. Etter KS sin oppfatning bør en eierskapsmelding som minimum ha tre hovedpunkter: Politiske og juridiske styringsgrunnlag knyttet til de selskaps- og samarbeidsformene Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid med selskapene Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene. Vurdering: En eierskapsmelding vil bidra til å gi oversikt over kommunens samlede virksomhet. Det vil gi de folkevalgte en mulighet til å sette seg inn i de juridiske styringsmulighetene som ligger i de ulike selskapsformene. Det vil også bidra til økt åpenhet overfor omverden i forhold til den samlede kommunale virksomhet. Gjennom eierskapsmeldingen kan kommunen dessuten gi mer overordnede styringssignaler til selskapsstyrene, eksempelvis politiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, etikk osv. Et aktiv eierskap og eierstyring er noe kommunen må utvikle over tid gjennom prosesser som involverer politikerne og hvor erfaringene brukes til stadig å forbedre eierstyringen.
Side 23 av 62 Når det gjelder revisjon av Eierskapsmeldingen er det ikke naturlig at denne revideres årlig. Meldingen skal omfatte kommunestyrets overordnede poltikk og prinsipper for eierskap. Dette skal normalt ikke endres i løpet av valgperioden. Det foreslås derfor at det normale er at meldingen revideres en gang pr valgperiode, men det kan selvsagt når som helst foretas endringer dersom slike behov skulle oppstå. Administrative og økonomiske konsekvenser: Årlig rullering/oppdatering av eierskapsmeldingen Kontering: Ingen Konklusjon/anbefaling: 1. Kommunestyret vedtar eierskapsmeldingen for Hattfjelldal Kommune 2014-2015, datert 01.06.14. 2. Kommunestyret vedtar Prinsipper og retningslinjer for Hattfjelldal Kommunes eierskap, jfr. kapittel 5 i meldingen, som kommunens eierskapspolitikk. 3. Formannskapet utpekes som kommunens faste eierskapsutvalg og gjennomfører nødvendige prosesser for å utarbeide forslag til strategier for eierstyring, jfr. kapittel 6 i meldingen. 4. Eierskapsmeldingen skal revideres minimum en gang pr. valgperiode. Steinar Lund. plan- og prosjektkonsulent
Side 24 av 62 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FA-L12 14/569 14/3802 Steinar Lund. 27.05.2014 Utvidelse av kirkegård Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 11.06.2014 038/14 Rådmannens innstilling Formannskapet vedtar at det med bakgrunn i kommunestyrets bevilgning av midler til utarbeidelse av helhetlig plan for kirkegården, så skal utvidelse av kirkegården prioriteres. Øvrig planlegging av området med evt. nytt bårehus, trafikal utforming mv., bør innarbeides i økonomiplan 2016-2019. 11.06.2014 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-038/14 Vedtak: Formannskapet vedtar at det med bakgrunn i kommunestyrets bevilgning av midler til utarbeidelse av helhetlig plan for kirkegården, så skal utvidelse av kirkegården prioriteres. Øvrig planlegging av området med evt. nytt bårehus, trafikal utforming mv., bør innarbeides i økonomiplan 2016-2019. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 11.06.2014 Mona Vik Larsen Formannskapsekretær
Side 25 av 62 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 02.06.2014 80114 Notat kirkegårdsutvidelse mars- 2012.doc Saksdokumenter i arkivsaken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 2 I 29.01.2014 Ingebrigtsen, Arnstein Notat kirkegårdsutvidelse mars- 2012 Saksopplysninger: Kirkevergen har i flere omganger tatt opp behovet for utvidelse av kirkegården i Hattfjelldal. I budsjett for 2014 er det avsatt kr. 300.000,- til planlegging av et arbeid med opprusting av området rundt kirkegården, utvidelse av kirkegård, samt bygging av nytt kombinasjonsbygg til bl.a. bårehus. I notat fra 2012/2013 har kirkevergen satt opp behov han mener må ses på i forbindelse med kirkegårdsutvidelsen. Disse behovene er: Bårehuset har behov for ny taktekking, forværelse/gang, skjerming mot sentrum, krav om livssynsnøytralt seremonirom. Det er behov for flere parkeringsplasser ved kirken og kirkegården etter at busstopp og containere ble flyttet. Redskapsbod er ikke ferdig innredet. Trangt. Ikke ideell plassering. Dreneringen på nye kirkegården fra 1970/80 er defekt og det er behov for ny. Etter at det i 2009 ble hogget mesteparten av de store trea på kirkegården er det behov for replanting og rådgivning på tresorter og plassering (landskapsarkitekt) Behov for sentral plassering av vannposter på kirkegården. Vannledning må også gjøres frostfri. Behov for å planlegge å ta i bruk nytt gravfelt i løpet av det første året. Berører eventuelt tomt for nytt servicebygg. Må avklares innen 1. år ca. Nytt kombinasjonsbygg (servicebygg) på ny tomt. Bedre isolert kjølerom. Livssynsnøytralt. Bedre beliggenhet. Unngår vedlikeholdsutgifter på eksisterende bygg. Toalett for brukerne. Det er naturlig å se disse behovene i samband med en eventuell omlegging av Kalkviksvei. Jordmasser på sørsiden av rundkjøringen kan benyttes til oppfylling av ny kirkegård. Eventuelt lage en støyskjerm mellom RV 73 og kirkegården. Arealet mellom omsorgsboligen og kirkegården er sentrumsnært og bør stelles bedre enn det som gjøres i dag. Hva er alternativ bruk av dette arealet? I dag er det steingjerde på baksiden og rustet nettinggjerde på framsiden som bør oppgraderes. Gjenbruk av bårehuset som offentlig toalett, turistinformasjon etc? Kirkevergen fikk i 2010 innhentet tilbud fra 4 ulike landskapsarkitekter og det er flere landskapsarkitektfirma som har spesialisert seg på slike oppdrag.
Side 26 av 62 Både i kommunedelplan for Hattfjelldal sentrum vedtatt i 2002 og i reguleringsplan for Nyborg/Svean vedtatt i 1977, er om området for kirkegårdsutvidelse regulert til offentlige formål/kirkegård. Det ble i 1970/80 årene gjennomført drenering av eksiterende kirkegård. I forbindelse med omlegging av Rv 73 ble dreneringen avgravd og det er usikkert om dreneringen ble ført videre gjennom ny vei. Fortsatt er det noe problem med høy grunnvannstand på deler av kirkegården. Vurdering: Det vil være behov for utvidelse av kirkegården i løpet av noen år. I forkant av en slik utvidelse må det avklares hvordan denne utvidelsen skal skje, f.eks. om området skal fylles opp eller ikke. Siden det er store problemer med høy grunnvannstand i området anbefales det sterkt at området oppfylles med jordmasser eller lignende. Overskuddsmasse fra nytt forretningsområde sør for rundkjøringen kan benyttes. Dersom det ved graving av tomter eller annet gravearbeid blir overskuddsmasse kan også disse benyttes til oppfylling. Etter oppfylling må det avklares hvor veier og stier skal gå og det er naturlig å legge drensledninger og vann til vannposter i disse veiene/stiene. Det må også tas stilling til om veiene/stiene skal asfalteres eller ikke. Bårehusets framtid må avklares. Skal det stå der det gjør i dag og eventuelt vedlikeholdes og oppgraderes med nytt forværelse/gang og eventuelt skjermes mot sentrum, eller skal det bygges nytt. Skal det bygges nytt kombinasjonsbygg og hvor skal det plasseres? Gjennom arbeid med trafikksikkerhetsplanen er det sett på muligheter for en ny busstopp for skolebusser ved kryss Kalkviksvei og O.T Olsens vei. Skal dette vurderes i arbeidet med sentrumsplan eller i forbindelse med kirkegårdsutvidelse? Et landskapsarkitektfirma har ofte spesialkompetanse for å detaljplanlegge kirkegårder. Planen vil vise hvor hvert enkelt tre skal stå, hvilket tresort det skal være, hvordan gjerde skal bygges, hvor veier/stier skal være etc. Det vil koste noen hundre tusen kroner å få utarbeidet detaljplanen, men den store kostnaden kommer når en eventuell detaljplan skal gjennomføres. Her må man anta at vi snakker om millionbeløp for å tilrettelegge for utvidelsen av kirkegården. Hvor mange millioner er avhengig om man bevarer bårehuset eller vil bygge nytt kombinasjonsbygg. Alle forslag til løsninger forutsetter at det bevilges midler i økonomiplan/budsjett. Saksbehandler foreslår tre mulige løsninger: 1. Utvidelse av kirkegård. Drenering på eksisterende kirkegård kontrolleres/utskiftes. Det må også sikres at drensvann blir ført videre gjennom Rv 73. Det startes oppfylling på utvidelse av kirkegården. Det planlegges hvor veier/stier skal gå. I forbindelse med opparbeiding av veier/stier foretas drenering og montering av vannposter på den utvidede kirkegården. Det legges veiduk og pukk før veier/stier asfalteres. Kostnadene anslås til ca. kr. 1 500 000,- og innarbeides i økonomiplan/budsjett. Mulig oppstart 2015-2016. 2. Kirkegård og kombinasjonsbygg. Som alt.1, men i tillegg: Det planlegges og bygges et nytt kombinasjonsbygg på ca. 80 m2 som skal inneholde bårehus, seremonirom, toalett og redskapsbod på ny tomt. Eksiterende redskapsbod og bårehus rives. Kostnadene anslås til ca. kr. 4 000 000,- og innarbeides i økonomiplan/budsjett. Mulig oppstart 2016 med ferdigstilling i 2018. 3. Detaljplanlegging av kirkegårdsområde og sentrumsarealer. Det innhentes tilbud på detaljplanlegging av kirkegård fra ulike firma. Tilbudene fra 2010 er for gamle til at de kan brukes. I detaljplanen skal det inngå følgende: Oversiktsplan med veier/stier Landskapsplan med prinsipp for beplantning og materialer Teknisk plan m. nye koter, ledningsanlegg for drenering, overvann og vann Gravplaner
Side 27 av 62 Prinsipp for detaljer evt. støttemurer, vannpost, sitteplasser gjerder og porter, grøftesnitt, kummer med mer. Kostnadsoverslag basert på ferdig kirkegårdsprosjekt Plassering av nytt kombinasjonsbygg Notat basert på ferdig kirkegårdsprosjekt Detaljplanlegging kan da foregå sommer/høst 2014. Kostnaden for å få laget en detaljplan anslås til minimum kr. 300.000,-. Kostnadsoverslaget som skal følge med detaljplanen vil vise hvor mye det anslagsvis vil koste å gjennomføre planlagt kirkegårdsprosjekt. Det må påregnes flere millioner kroner å få det utført. Selve arbeidet med gjennomføring av kirkegårdsprosjektet må innarbeides i økonomiplan/budsjett og kan tidligst starte i 2016. Det må påregnes at prosjektet tidligst kan ferdigstilles i 2018. Administrative og økonomiske konsekvenser: Avhengig av hvilken løsning som velges vil det bli arbeid med å innhente tilbud, gjennomføre kontraktsforhandlinger med landskapsarkitekt, oppfølging/planlegging. Dersom man velger løsning 1 eller 2 må det utarbeides drensplaner og planlegge veier/stier. Gjennomføre anbudskonkurranse for utførelse av drenering, vann, oppfylling, asfaltering, planlegge nytt bygg og utførelse/oppsetting av bygget og riving av eksisterende bygg. Uansett forslag som velges vil det medføre bevilgning av midler fra kommunen til gjennomføring av prosjektet. I tillegg vil utvidelsen av kirkegården kreve mer vedlikeholdsmidler og vil ta mer tid. Dersom man velger å bygge nytt kombinasjonsbygg vil også dette medføre økte drifts- og vedlikeholdskostnader. Det er rådmannens vurdering at det i nærmeste fremtid ikke vil være rom for å gjennomføre et totalprosjekt slik det er skissert i tidligere beskrivelser fra kirkeverge. Det bør derfor legges et løp over flere år hvor man prioriterer hvilke tiltak som skal gjennomføres først og sist. Planmessig er det slik at en utvidelse av kirkegården heller ikke trenger ny reguleringsplan, men skal det gjøres vesentlige endringer som skissert i alt. 2, så må reguleringsplanen omarbeides. Kontering: Ingen Konklusjon/anbefaling: Ut i fra en totalvurdering med hovedvekt på kommunens økonomiske situasjon anbefales det at løsningsforslag 1 velges for utvidelse av kirkegård i Hattfjelldal. Alt 3 bør innarbeides i for gjennomføring senere i øknomiplanperioden. Utvidelse av kirkegård: Drenering på eksisterende kirkegård kontrolleres/utskiftes. Det må også sikres at drensvann blir ført videre gjennom Rv 73. Det startes oppfylling på utvidelse av kirkegården. Det planlegges hvor veier/stier skal gå. I forbindelse med opparbeiding av veier/stier foretas drenering og montering av vannposter på den utvidede kirkegården. Det legges veiduk og pukk før veier/stier asfalteres. Kostnadene anslås til ca. kr. 1 500 000,- og innarbeides i økonomiplan/budsjett. Mulig oppstart 2015-2016. Steinar Lund. plan- og prosjektkonsulent
Side 28 av 62 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE-033 08/33 14/3879 Stian Skjærvik 31.05.2014 Evaluering av Terra-saken - sluttrapport til kommunestyret. Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 11.06.2014 039/14 Kommunestyret 25.06.2014 Rådmannens innstilling Rådmannens redegjørelse om gjennomføring av forbedringstiltak, jfr.k.sak 057/08, pkt.3, tas til orientering. 11.06.2014 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-039/14 Vedtak: Rådmannens redegjørelse om gjennomføring av forbedringstiltak, jfr.k.sak 057/08, pkt.3, tas til orientering.
Side 29 av 62 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Saksdokumenter i arkivsaken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 2 I 15.04.2008 Indre Helgeland Forberedelse til evaluering av Terra-saken komtrollutvalgssekretar iat 5 I 11.11.2008 Indre Helgeland kontrollutvalgssekretari at Rapport om Terra-saken Hattfjelldal kommune Oppsummering av saken: I hht kommunestyrets vedtak i sak 057/08 skulle det rapporteres fra rådmannen når forbedringstiltak har blitt gjennomført som bestilt fra kommunestyret i samme sak. Rapporteringen tilbake til kommunestyret har av flere årsaker ikke blitt gjort. En del av anbefalingene fra rapporter og utredninger ble gjennomført allerede i 2008. I tiden etterpå har diverse reglementer og rutiner blitt revidert gjennom egne særskilte saker til kommunestyret. Det er derfor ikke slik at kommunestyret i noen grad ikke har fått informasjon eller vært orientert om det arbeidet som har pågått, men det har ikke blitt laget en sluttrapport som avslutter k.sak 057/08. Rådmannen fremlegger derfor denne saken som en oversikt over de tiltak som er iverksatt og som svar på nevnte bestilling. Saksopplysninger: Kommunestyret besluttet i forbindelse med evalueringen av «Terra-saken» i 2008 i k.sak 057/08, den 19.11.08 følgende: 1. Kommunestyret ber om unnskyldning ovenfor innbyggerne i Hattfjelldal med tanke på de vanskeligheter kommunen har havnet i som følge av Terrasaken, her sett i forhold til områder hvor det lokalt har sviktet. Kommunestyret gir også en uforbeholden beklagelse til at vi lot oss villede av Terra Securities ASA i denne saken. 2. Kommunestyret vil sørge for at alle rapportene som er fremlagt i denne saken herunder Rapporten fra kontrollutvalget blir tatt til orientering og lagt til grunn i arbeidet med å utvikle bedre rutiner for utarbeidelse av beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av politisk vedtak. 3. Kommunestyret ber rådmannen gjeninnføre de forbedringstiltak og rette opp de feil og svakheter som er avdekket i alle granskninger i saken, og rapportere til kommunestyret når det er gjort. Arbeidet skal prioriteres og søkes gjennomført i 2009. 4. Kontrollutvalget bes følge opp de anbefalinger som fremkommer i rapporten om revisjonsarbeidet. 5. Kommunestyret skal søke og minimere skadevirkningene av Terrasaken i lokalsamfunnet, slik at også innbyggernes tillit til lokalpolitikerne kan gjenreises. I hht pkt 3 i vedtaket har kommunestyret bedt rådmannen gjennomføre de forbedringstiltak og rette opp feil og mangler som er pekt på i granskninger av saken. Tiltakene er anmodet gjennomført i 2009. For å kvittere ut pkt 3 overfor kommunestyret, vil rådmannen i det følgende redegjøre for de tiltakene som er iverksatt. Innledningsvis vil en kort liste opp de punkter som evalueringsrapportene/granskningene har pekt på av forbedringspotensialer.
Side 30 av 62 Indre Helgeland kontrollutvalgssekretariat leverte rapport datert 29.10.08. Her fremkommer følgende anbefalinger: Anbefalinger 1. Rutiner for saksutredning 2. Rutiner for gjennomføring av vedtak Tiltak All saksbehandling skjer i hht gjeldende lovverk, herunder spesielt forvaltningsloven, offentlighetsloven og kommuneloven. I dette ligger at en saksbehandler utreder sak og følger denne saken frem til at vedtak er gjennomført. Rutiner for saksbehandling er beskrevet i egen «Rutinehåndbok for Post-,arkiv- og saksbehandling», vedtatt i f.sak 014/13. Vedtatt Arkivplan inneholder også beskrivelser av hvordan saksbehandlingen skal foregå. Det vises til beskrivelse av tiltak pkt.1. Rådmannen benytter i tillegg eget internsystem (internt notat) for å sikre iverksetting, gjennomføring og oppfølging av vedtak. Det vises også til kommunens økonomireglement, hvor håndtering og gjennomføring av investeringsprosjekter beskrives nærmere. 3. Offentlighet Det vises til beskrivelse av tiltak pkt.1. Det vises også til egen sak til k.styret den 25.06 om Informasjonsplan. 4. Finansreglement Kommunens finansreglement er revidert i flere omganger etter 2007. Det vises til k.sak 059/10 og k.sak 046/12. Det vises også til vedtatt Rutine for finansforvaltning datert 15.06.11, vedtatt av k.styret i sak 048/11. 5. Innledende overordnet saksanalyse Det vises til beskrivelse av tiltak pkt.1. Fylkesmannens lovlighetskontroll av finansreglement og finansplasseringer Hattfjelldal kommune, datert 21.01.2008: Fylkesmannen vil innledningsvis bemerke at det er funnet mangler ved kommunens finansforvaltningsreglement med hensyn til rutiner for rapportering av utviklingen fra forvalter(e) av finansielle transaksjoner, samt rutiner for rapportering fra uavhengig instans som skal vurdere om forvalter(e) følger opp de fastlagte regler for forvaltning. Det vises her til 3 i Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Fylkesmannen har etter den lovlighetskontroll som er foretatt kommet frem til at følgende avgjørelser gjort av Hattfjelldal kommune må oppheves på grunn av ugyldighet: 1. Kommunestyrets vedtak av 30.06.04 om salg av konsesjonsavgift. Vedtaket er i strid med kommuneloven 54. 2. Formannskapets vedtak av 27.06.06 om investering av singel A ratet CDO tranche da investeringen må anses å innebære en vesentlig finansiell risiko, og dermed i strid med kommuneloven 52. 3. Kommunestyrets vedtak av 28.06.07 om kjøp av CDO med binding til kommunefond. Investeringen innebærer vesentlig finansiell risiko og er dermed i strid med kommuneloven 52.
Side 31 av 62 Kommunen må etter dette selge obligasjonene. Dette er en prosess som kommunen bør vurdere i samråd med kompetent økonomisk ekspertise. Fylkesmannen ber om å bli orientert om status og framdriftsplan senest 1. mars 2008. Saken er behandlet av Fylkesmannen i medhold av kommuneloven 59, jf. Kommunal- og regionaldepartementets reviderte rundskriv H-25/92, jf. rundskriv H-6/95. Fylkesmannen ønsker en dialog med kommunen når det gjelder den videre håndtering av saken med tanke på løsninger som i minst mulig grad svekker kommunens tjenestetilbud. Vi vil komme tilbake til dette i egen henvendelse til kommunen Anbefaling/Pålegg Tiltak Ad. Finansreglement. Kommunens finansreglement er revidert i flere omganger etter 2007. Det vises i den forbindelse til k.sak 059/10 og k.sak 46/12 Det vises også til vedtatt Rutine for finansforvaltning datert 15.06.11, vedtatt av k.styret i sak 048/11. Ad. Lovlighetskontroll Oppfølgingen av de nevnte punkter ble gjennomført i 2008. Rådmannen har et ansvar for at administrasjonen og forvaltningen fungerer best mulig og i tråd med lover, regler og krav som stilles. Dette fordrer et kontinuerlig arbeid med å oppdatere, endre, justere forvaltningen slik at den er best mulig rustet for å møte alle kravene. Det er på denne bakgrunn igangsatt og gjennomført over tid arbeid med rutiner og reglement, som går utover det som spesifikk nevnes i granskninger etter Terra-saken oppstod. Det er f.eks. blitt vedtatt Etisk reglement for Hattfjelldal kommune, Rutinehåndboken for post, arkiv og saksbehandling er kommet på plass, det arbeides med anti-korrupsjonstiltak, samtlige reglementer for personaladministrasjonen er revidert og det fremlegges egen plan for informasjonsarbeid for kommunestyret den 25.06.14. Vurdering: Rådmannen legger frem denne orienteringen med bakgrunn i kommunestyrets vedtak i ksak 057/08, pkt.3. Som det fremgår av saksopplysningene er følgende dokumenter behandlet og vedtatt av kommunestyret siden 2008 som del av forbedringsarbeidet etter Terra-saken: Finansreglement, sist revidert 2012. Rutine for finansforvaltning, vedtatt 2011. Rutinehåndbok for post, arkiv og saksbehandling, vedtatt 2013. Etisk reglement, vedtatt 2012. Av pågående arbeider kan nevnes: Retningslinjer for anti-korrupsjonsarbeid (2014) Informasjonsplan (26.06.14). Det er rådmannens vurdering at de arbeidene som er gjort og som fortsatt pågår, vil bidra til å sikre kvaliteten på det arbeidet som skjer i forvaltningen, herunder saksbehandling, gjennomføring og oppfølging av vedtak, samt rapportering. Administrative og økonomiske konsekvenser: Se vurdering. Kontering: Ingen.
Side 32 av 62 Konklusjon/anbefaling: Rådmannens orientering om gjennomføring av forbedringstiltak tas til orientering. Stian Skjærvik rådmann