7.10147/(gsw Fylkesmannen i Sør-Trøndelag ílfllw Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks: 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Gaute Arnekleiv 73 19 92 85 15.11.2016 2016/1508-521.0 Landbruk og bygdeutvikling Deres dato Deres ref. Åfjord kommune 7170 ÅFJORD Rapport etter forvaltningskontroll - Åfjord kommune Vi viser til forvaltnlngskontroll i Åfjord kommune den 5. og 6.10.2016 og oversender rapport over de avvik og merknader som ble registrert. Forvaltningskontrollen ble gjennomført i henhold til planen jf. varsel om kontroll av 25.5.2016. Som det mgår av kontrollrapporten ble det registrert 5 avvik og gitt 9 merknader. Vi ber om en redegjørelse innen 10. desember d.å. for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Det bes om at også merknadene vi har registrert kommenteres. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag oppfordrer administrasjonen i Åfjord kommune å presentere kontrollrapporten for aktuelle politikere. Med hilsen Magnhild Melandsø (e.f.) Gaute Arnekleiv ass. landbruksdirektør fylkesskogmester Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 1 vedlegg Kopi: Orfører og kontrollutvalg i Åfjord kommune E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: www.fyikesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 974764350
2 Vedlegg 1 Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune: Åfjord kommune Dato rapport: 15.11.2016 Kontroll avholdt dato: 5. og 6.10. 2016 Gjennomført av: Kjersti Alne Solberg, Anne Solstad, Sverre Husby og Gaute Arnekleiv. Til stede kommunen: Elin Skorstad, Per Ove Hårstad, Simon Larsen, Hilde Haugdahl Humstad, Evelyn Larsen, Lars Helge Kolmannskog Kontrollert(e) ordning(er): Produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket, Tilskudd til avløsning ved sykdom mv Nærings og miljøtilskudd i skogbruket Skogfond, Bærekraftforskrift og skogbrukslov Sammendrag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte 5. og 6.10.2016 en forvaltningskontroll i Å 'ord kommune på ulike tilskuddsordninger innen jord- og skogbruk. Kontrollen pa skog gikk over begge dager ved at vi foretok kontroll i felt 5.10.2016 av kommunens tilskuddskontroll. Det ble under kontrollen avdekket 5 avvik og 9 merknader. Kommunen fikk i sluttmøtet utlevert foreløpig rapport på de avvik og merknader som ble avdekket. 1 Kontrollområder Tabellen under gir en oversikt over de avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen: Funn og faktiske forhold som ble avdekket under kontrollen, samt frist for å lukke avvik: PRODUKSJONSTILSKUDD 1 Søknad om produksjonstilskudd august 2015 er underskrevet av ektefelle. Søknad skal underskrives av den som forplikter foretaket. Likeså mangler fullmakt for et dødsbo som viser at rette fullmaktshaver har underskrevet søknad. Rundskriv 2015-27 kap. 5.1.2 Endring av praksis mover. 2 Det er ikke for alle tilfeller gjennomført avkorting.
3 Avkorting skal vurderes der det avdekkes avvik mellom søknad og faktiske forhold som kunne gitt en merutbetaling av tilskudd. Selv om 12 sier at tilskuddet kan avkortes, skal avkorting være hovedregelen der det er gitt feilopplysninger som kunne gitt en urettmessig feilutbetaling av tilskudd. Dette gjelder uavhengig av skyldgrad hos søker. Eksempelvis: Redusert avløserutgifter på søknad i kommunens kolonne uten merknad. Avkorting er ikke vurdert. Avkorting i tilskuddsbeløpet, jf. forskriften 11 og 12. Rundskriv 2015-46 kap 10.5 og 2015-41 kap 11 og 12. 3 Endring av praksis mover. Vanlig jordbruksdrift når det bi.a. gjelder saue- og melkeproduksjon er ikke godt nok fulgt opp. For saueproduksjon gir liste PT-1050 - klassifisering av lammeslakt og PT 1001a-c varsel for lammeprosent pr. søye/vanlig jordbruksproduksjon oversikt over aktuelle foretak. For melkeproduksjon vil det gå m av inputkontroll-iistene PT1001a-c hvilke foretak det produseres for lite melk i forhold til kravet. Ut listene de kontrollerte søknadsomgangene, er det stor sannsynlighet for at enkelte foretak burde fått avslag på sin søknad om husdyrproduksjon. Dette må kommunen ta tak i. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd 2 Rundskriv 2015-41 kap 2.3 og kap 4.4 Endring av praksis mover. 4 5 Flere søkere har ikke søkt om tilskudd i rubrikken for avløsertilskudd. Kommunen har ført inn beløp etter liste avløserlaget uten merknad på søknad. Det er søkers ansvar å søke og at søknaden er fullstendig. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd 6 og 8. Rundskriv 2015-46 kap. 5 og 16.2. Endring av praksis mover. Kommunen har for enkelte foretak innvilget tilskudd til beiting uten at det er beitegrunnlag nok for alle dyra som går på beite. Det har i realiteten vært lufting og tilskudd skulle ikke vært innvilget. Dette gjelder melkekyr i store besetninger.
4 Merknad 1 Merknad 2 Merknad 3 Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd, 3c Endre praksis mover. Etter kontroll på driftsfellesskap gjennomført av FM i 2009 har kommunen fortsatt å innvilge tilskudd til begge foretakene til tross for vedtaket som ble fattet av FM om driftsfellesskap. Det foreligger ingen skriftlig dokumentasjon foretakene som tilsier at forholdene nå er rettet opp. Vi oppfordrer kommunen å innhente skriftlig informasjon om hvordan foretakene har innrettet seg og graden av samarbeid. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 7. Rundskriv 2015-41 kap. 7. Kommunen har ikke sjekket økologisk areal mot Debio sine register. Søkere som driver økologisk skal sjekkes om de er godkjent av Debio ved å gå inn på oversikten på www.debio.no før økologisk tilskudd godkjennes. Det er Debios arealtall som skal brukes så lenge disse er under det som er godkjent som tilskuddsberettiget areal av kommunen. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 3 og 4 samt Veiledningshefte aug 2015 kap. 3.8, Rundskriv 2015-27 kap. 6.6.7 og kap. 14. Det skal søkes på søknadsskjema fastsatt av Landbruksdirektoratet og ikke i form av en utskrift Wespa. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd 8 SYKDOMSAVLØSNING Merknad 4 Merknad 5 Opplysninger om næringsinntekt er innhentet, men ikke i den form som kravet stiller. Det skal innhentes «Utskrift av likning>> for de aktuelle årene som skal legges til grunn. Forskrift om tilskudd til avløsing og fødsel mv. 3 Rundskriv 2015-43 kap. 1.3.2 Det er søkers ansvar å legge ved dokumentasjon for utbetalinger NAV i form av «Mine utbetalinger». Åfjord kommune innhenter opplysninger NAV, noe dere kan fortsette med som en kontroll. Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 10 Rundskriv 2015-43 kap. 1.5.3 under Dokumentasjon - generelle vilkår Merknad 6 Det må sjekkes opp om en av søkerne har lønnsinntekt annet arbeid som skal trekkes ved beregning av dagsats. Mulighet for at det er for mye utbetalt. Dette må kommunen sjekke og vurdere krav om tilbakebetaling.
5 Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. 10 Opplysningsplikt og kontroll Rundskriv 2014-10 under 11 Rundskriv 2015-07 kap 2.3.2. Rundskriv 2015-33 kap 2.3.2 Rundskriv 2015-43 kap 2.3.2 FORSKRIFT OM TILSKUDD TIL NÆRINGS OG MILJØTILTAK I SKOGBRUKET (NMSK). BILAGSPERMER 2014 OG 2015. Merknad 7 En utbetaling av tilskudd til mekanisk etterarbeid mangler fakturakopi. FORSKRIFT OM SKOGFOND O.Å. BILAG FRA 2014 OG 2015 Merknad 8 For en virkeskategori <<Rundvirke flis» i 2014, er det ikke trukket skogfond. Kommunen bes å sjekke forholdet og eventuelt bedre rutinene. Forskrift om skogfond o.a. 6. Merknad 9 Refusjon av rentemidler til saksbehandler er anvist av sideordna saksbehandler, refusjonskrav kommunen er anvist av saksbehandler. Tilskuddssaker er behandlet av sideordna pga av at saksbehandler har følt seg inhabil. Kommunen har systematisk sendt tilskuddssaker angående tilskudd til kommuneskog over til Fylkesmannen som da har anvisningsansvaret og kontrollansvar. Vi anbefaler at det i de sakene som er nevnt over enten anvises av overordna i kommunen, settekommune eller Fylkesmannen. Anbefalinger - Vi anbefaler at kommunen bruker et eget skjema, for 10 % kontrollen og dokumenterer den i bilagsperm (ev. opplastet skjema i WEBSKAS) ved siden av avkrysning som dere gjør i WEBSKAS. - Overordna retningslinjerjf. NMSK forskriftene. Det ser ut som om praksis er at denne utarbeides i tilknytning til dialog om tilskuddsrammer høsten før året de skal gjelde for. Anbefaler at disse er interne og er utkast m til endelig tilskuddsramme er gitt og at tilskuddssatser vurderes opp mot tildelt ramme. - Det anbefales å ta utskrift av liste over anvisninger med arkivnummer og legge den forrest i bilagsperm ved årets slutt. 2 Grunnlag for kontrollen Fylkesmennene er gjennom vårt tildelingsbrev Landbruksdírektoratet bedt om å vektlegge kontroll forå sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 /o av kommunene hvert år og at vi skal ha 100 % oppfølging av avvik.
6 Målet med kontrollen erå ivareta at midlene over jordbruksavtalen brukes til det formålet de var tiltenkt. I tillegg skal kontrollen ivareta rettsikkerheten til søker. 3 Gjennomføring av kontrollen Kontrollen ble varslet på e-post 25.5.2016. Kommunen hadde i forkant av kontrolldagen fått utsendt et egenvurderingsskjema som var utfylt og returnert Fylkesmannen innen fristen. Kontrollen startet med et oppstartsmøte hvor hjemmel, informasjon om kommunen, agenda for dagen og andre praktiske forhold ble gjennomgått. Dokumenter for kontroll av sykdomsavløsning mv. ble bedt innsendt på forhånd og ble levert til avtalt frist, den 23.9.2016. Fylkesmannen hadde i forkant av kontrollen også per e-post gitt beskjed om hvilke dokumenter vi måtte ha tilgang til på kontrolldagen. Disse var gjort klar av kommunen. Deltakerne Fylkesmannen hadde en forvaltningsdialog med aktuelle saksbehandlere og gikk også gjennom dokumentasjonen. På slutten av dagen ble det gjennomført sluttmøte hvor avvik og merknader ble gjennomgått og en foreløpig rapport ble levert kommunen. 4 Generelt om kommunen Fylkesmannen gjennomførte en kontroll i Åfjord i 2009. Da kontrollerte vi produksjonstilskudd med spesiell vekt på driftsfelleskap, NMSK og Skogfond. Det ble avdekket 4 avvik og gitt 2 merknader, alle i tilknytning til NMSK og Skogfond. Åfjord kommune er den 13. største landbrukskommunen i fylket i forhold til antall søkere om produksjonstilskudd. Innen skogbruk er kommunen i 2015 den 18. største når det gjelder avvirkning. I 2015 forvaltet Åfjord kommune kr 34 610 385,- gjennom de ordningene som kontrollen omfattet. 5 Avsluttende kommentarer Saksbehandlerne i kommunen følger godt med på hva som skjer i kommunen og har god oversikt over jord- og skogbrukerne i kommunen. Kommunen har vikar på skogsaker. Kommunen som skogbruksmyndighet har tilsynsansvar for en rekke bestemmelser. Med generelt høy aktivitet er det viktig at kommunen som skogbruksmyndighet er synlig og bruker de virkemidler som liggeri lov og forskrifter der det er nødvendig. Kommunen håndterer tilskuddsforvaltningen på en svært ryddig måte (2014 og 2015), har god oversikt over de tiltak som foregår. Det er god håndtering av de lovpålagte kontrollene knyttet til skogkultur. Kommunen har for kontrollårene foretatt kontroll av 19,8 % av tilskuddssakene i 2014 og 21,5 % i 2015. Dette er over minstekravet. Stikkprøvebasert kontroll av kommunens tilskuddskontroll i 2015, viser at kontrollen er gjennomført på en tilfredsstillende måte. Fylkesmannen fikk gjennom forberedelser til kontrollen, inntrykk av at kommunen på skogområdet har en veldig god forvaltningspraksis. Dette ble bekreftet under stedlig kontroll. Åfjord kommune er den 13. største landbrukskommunen i fylket i forhold til antall søkere om produksjonstilskudd. Det er stor grad av ryddighet på
7 ordningen sykdomsavløsning. Åfjord kommune har også god orden i sin tilskuddsforvaltning når det gjelder produksjonstilskudd og gode rutiner for å dokumentere saksbehandlingen. Saksbehandlerne er kunnskapsrike og har mye erfaring. På produksjonstilskudd er det en del forhold det må tas tak i. Vi nevner da spesielt oppfølging av kravet til vanlig jordbruksproduksjon på melkeproduksjon og på sau, avkorting av tilskudd og tilskudd knyttet til hva som er beiting og hva som er lufting