Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: 16.06.2016, kl 13:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Følgende faste medlemmer møtte: Funksjon Representerer Arild Olsen Leder AP Kristin Furu Grøtting Medlem V Helga Bårdsdatter Kristiansen Medlem MDG Kjetil Figenschou Medlem H Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Eirik Berger Nestleder V Følgende varamedlemmer møtte: Møtte for Bente Næverdal Eirik Berger V Andre frammøtte: Lars Ole Saugnes Administrasjonssjef Merknader: Underskrift: Vi bekrefter at det som er ført i møteprotokollen er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet.. Arild Olsen leder. sekretær
Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 34/16 Godkjenning av protokoll fra møte 18.5.2016 PS 35/16 Søknad om støtte fra næringsfondet - Svalbard Science Destination PS 36/16 Regnskap 2015 - Longyearbyen lokalstyre PS 37/16 Årsberetning 2015 - Longyearbyen lokalstyre PS 38/16 Valg av meddommere til Nord-Troms tingrett for perioden 1.1.2017-31.12.2020 PS 39/16 Valg av lagrettemedlemmer/meddommere til Hålogaland lagmannsrett for perioden 1.1.2017-31.12.2020 PS 40/16 Søknad om tilskudd til cruisestrategi for Nord-Norge og Svalbard PS 41/16 Tertialrapport pr. 30.04.2016 - Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi PS 42/16 Forslag om endring av delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre og det administrative delegasjonsreglement PS 43/16 Anskaffelse ny flytekai PS 44/16 Kjøp av tjenesteboliger i prosjekt på Elvesletta PS 45/16 Flytting av bibliotek og ombygging av Næringsbygget PS 46/16 Revidering av retningslinjer for minnesmerker o.l. i Longyearbyen planområde - Orientering ved lokalstyreleder og administrasjonssjef Lokalstyreleder orienterte om deltakelse på 6-dagers forskningstokt. Administrasjonssjefen orienterte om konstituering av to sektorsjefer; Anne Søvold Vikanes som konstituert sektorsjef oppvekst og kultur og Kjersti Olsen Ingerø som konstituert sektorsjef teknisk. Administrasjonssjefen v/ sektorsjef teknisk, Marianne Stokkereit Aasen orienterte om at det blir lagt fram en tilleggssak for lokalstyret 21.6 i sammenheng med at NVEs to tiltaksplaner om sikringstiltak i Longyearelva nå er klar. Tiltaksplanene legger opp til at tiltak skal igangsettes i sommer og delfinansieres av lokalstyret. PS 34/16 Godkjenning av protokoll fra møte 18.5.2016 Protokollen ble enstemmig godkjent. Protokollen fra møte 18.5.2016 godkjennes.
PS 35/16 Søknad om støtte fra næringsfondet - Svalbard Science Destination Med bakgrunn i næringsfondets retningslinjer støttes Svalbard Science Destiantion med et samlet beløp på kr 50000. PS 36/16 Regnskap 2015 - Longyearbyen lokalstyre Årsregnskapet for 2015 godkjennes. Regnskapsmessig mindreforbruk i driftsregnskapet, kr. 3.832.023, avsettes til disposisjonsfond. Driftsbudsjettet for 2016 korrigeres tilsvarende. PS 37/16 Årsberetning 2015 - Longyearbyen lokalstyre Årsberetning for 2015 godkjennes. PS 38/16 Valg av meddommere til Nord-Troms tingrett for perioden 1.1.2017-31.12.2020 Kristin Furu Grøtting (V) satte fram følgende forslag. meddommere til Nord-Troms tingrett for perioden 1.12017 31.12.2020 velges: Kvinner: -Sølvi Jacobsen -Vigdis Jensen -Merete Nordheim
Menn: -John-Einar Lockert -Jan Telstø -Jørgen Haagensli Kristin Furu Grøttings forslag ble enstemmig vedtatt. Som meddommere til Nord-Troms tingrett for perioden 1.12017 31.12.2020 velges: Kvinner: -Sølvi Jacobsen -Vigdis Jensen -Merete Nordheim Menn: -John-Einar Lockert -Jan Telstø -Jørgen Haagensli PS 39/16 Valg av lagrettemedlemmer/meddommere til Hålogaland lagmannsrett for perioden 1.1.2017-31.12.2020 Kjetil Figenschou (H) satte fram følgende forslag: Som lagrettemedlemmer/meddommere til Hålogaland lagmannsrett for perioden 1.1.2017 31.12.2020 velges: Kvinner: -Ragnheid Skogseth -Linn Tove Øyahals Menn: -Jovna Zakharias Dunfjell -Mats Vadum Willmann Figenschous forslag ble enstemmig vedtatt. Som lagrettemedlemmer/meddommere til Hålogaland lagmannsrett for perioden 1.1.2017 31.12.2020 velges:
Kvinner: -Ragnheid Skogseth -Linn Tove Øyahals Menn: -Jovna Zakharias Dunfjell -Mats Vadum Willmann PS 40/16 Søknad om tilskudd til cruisestrategi for Nord-Norge og Svalbard Administrasjonsutvalget avslår søknad om tilskudd, kr 50.000 til utvikling av en Visjon og handlingsplan for CNNS. PS 41/16 Tertialrapport pr. 30.04.2016 - Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi Rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet, nøkkeltall vedrørende personalforvaltning og rapportene som viser driftsregnskapet, driftsprosjekter og investeringsprosjekter pr 30.04.16 tas til orientering. Budsjettkorrigeringer vedtas som foreslått i vedlagte dokument. Lokalstyret vedtar å ta opp kr 650 000 i lån til finansiering av tiltak investeringsprosjekt 6317. Lånet avdras over 20 år. Budsjett 2016 korrigeres tilsvarende. PS 42/16 Forslag om endring av delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre og det administrative delegasjonsreglement
Arild Olsen fremsatte følgende tilleggsforslag: Administrasjonssjefen bes om å presisere punkt 10.6 i det politiske delegasjonsreglement slik at det klarere fremgår når og hvordan nestleder overtar fullmakter til lokalstyreleder. Administrasjonssjefens anbefaling med tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Lokalstyret vedtar forslag til endringer i delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre. Som en konsekvens av endringer i delegasjonsreglementet, oppdateres også det administrative delegasjonsreglementet slik at harmonisering oppnås. Administrasjonssjefen bes om å presisere punkt 10.6 i det politiske delegasjonsreglement slik at det klarere fremgår når og hvordan nestleder overtar fullmakter til lokalstyreleder. PS 43/16 Anskaffelse ny flytekai Kjetil Figenschou (H) satte fram følgende alternative forslag: Administrasjonen bes om å finne en midlertidig løsning for utlegg av privat flytekai, i samråd med søkeren. Ordningen skal evalueres etter utløp av cruisesesongen 2017, og det skal presiseres at dette er en midlertidig løsning, som medfører at tiltakshaver kan måtte påregne å flytte installasjonen som følge av rullering av arealplanen. Det skal i ny arealplan avsettes arealer for mindre private flytekaiinstallasjoner til næringsbruk. Avgjørelsen om utvidelse av turistkaien utsettes til ordningen er evaluert i 2017. Administrasjonssjefens anbefaling ble vedtatt med 4 stemmer mot 1 (H) og forslaget falt dermed. Lokalstyret vedtar å anskaffe en ny modul flytekai innenfor en kostnadsramme på 2 mill. kr, finansiert ved opptak av lån. Lånet avdras over 20 år. Budsjett 2016 korrigeres tilsvarende. PS 44/16 Kjøp av tjenesteboliger i prosjekt på Elvesletta Lokalstyret vedtar at det inngås kontrakt med LNS på kjøp av 5 stk leiligheter i prosjekt på Elvesletta for kr. 15 640 000. Anskaffelsen innarbeides i budsjett 2017. PS 45/16 Flytting av bibliotek og ombygging av Næringsbygget Administrasjonssjefens anbefaling ble vedtatt mot 1 stemme (MDG)
Administrasjonen anbefaler alternativ 1, full ombygging av hele Næringsbygget. 1. Bygge om hele Næringsbygget, som tidligere vedtatt, med følgende kostnad: Entreprisekostnad etter forhandling: 27 500 0000 Tillegg for ny fasade mot gågata: 560 000 Byggeledelse/uavhengig kontroll: 1 000 000 Leie av eksternt lokale i byggetiden for LL ansatte i 9 mnd:1 000 000 Uforutsett (9 %): 2 500 000 Enova-støtte: - 430 000 Påløpt per 01.06: 350 000 Sum: 32 500 000 (avrundet) PS 46/16 Revidering av retningslinjer for minnesmerker o.l. i Longyearbyen planområde Longyearbyen lokalstyre vedtar å endre retningslinjer for behandling av minnesmerker og lignende i Longyearbyen planområde (vedtatt 22.09.2009). Longyearbyen lokalstyre vedtar retningslinjer datert 08.06.2016.