VELKOMMEN TIL FROKOSTSEMINAR 26. september 2014 Prosjekt som arbeidsform. Hva skal til for å lykkes med prosjektet? Trinn 4 Flerprosjektledelse ~ Spesialisering 2 dager 2 dager Hjemmeeksamen Flerprosjektledelse 15 studiepoeng Trinn 3 Flerprosjektledelse ~ i praksis 2 dager Trinn 2 Prosjektledelse ~ spesialisering 3 dager 3 dager Hjemmeeksamen Prosjektledelse 15 studiepoeng Trinn 1 Praktisk prosjektledelse 3 dager Opplæring Rådgivning Prosjektledelse
Prosjektforum AS Program/Tema 08.30 09.30 Når gjør du bruk av prosjekt som arbeidsform? Oppgaven og virksomheten 09.30 09.45 Kaffepause 09.45 10.30 Tre suksesskriterier for å lykkes med prosjektet!
Prosjekter i en virksomhet Driftsoppgavene Engangsoppgavene De «ekte» prosjektene våre «Småtteriet» Alle oppgavene som skal gjøres i år Ulike krav med hensyn til: 1. Kompetanse/erfaring hos prosjektleder 2. Dokumentasjon Planer i forb. med oppstart Underveisplanlegging, rapportering, endringshåndtering, oppfølging Avslutning, overlevering, videreføring 3. Formell prosjektorganisering Er oppgaven et prosjekt? Ny Større Avgrenset Oppgave Eller kanskje noe større? Et hovedprosjekt med delprosjekter? Et (utviklings- eller omstillings-) program? En prosjektportefølje?
«Prosjektoppgaven» Separat (enkeltstående) prosjekt Hovedprosjekt med delprosjekter Program Prosjektportefølje: Fagområder, geografiske områder, kunder, organisasjonsenheter Er virksomheten prosjektklar? Nytenkende Endringsvillig Balanse drift- og utviklingsoppgaver Ressurser Kompetanse Tar resultatet i bruk
Erfaringer fra prosjektrådgivning Planlagte prosjekter blir ofte utsatt, eller ikke startet på opprinnelig vedtatt tidspunkt. Kvaliteten på prosjekt- produktene er gode. Ressursbruken sprekker, til dels vesentlig, eller man vet ikke (!) Tidsfristene sprekker, til dels vesentlig. Samarbeidsforholdene innen prosjektgruppa er bra. Engasjementet fra ledelsen er ikke bra nok. Prosjektleders hovedinntrykk er like ofte negativt som positivt! Prosjektverktøy (milepælplaner og ansvarskart) Oppfattes som svært hensiktsmessige i forberedelsene. Men blir lite brukt til styring og oppfølging. Når bruker vi prosjekt som arbeidsform? Når vi ønsker: Konkrete resultater Presis ansvarsfordeling Eksakte ferdigtidspunkter Styring på bruk av ressurser
Hva er et vellykket prosjekt? Valg av riktig prosjekt Leveranse av prosjektmål Effekten av prosjektet Tre suksesskriterier for å lykkes med prosjektet! 1. Godt definert oppgave. 2. Klar ansvarsfordeling. 3. Styring av prosjektet underveis.
1. Godt definert oppgave Hva skal leveres? Tid Delleveranser Sluttleveranser Kostnad Arbeidstid Innhold Kvalitet Kvantitet Mål i prosjekter Bakgrunn Resultatmål Effektmål Prosjektet Problemet Resultater som realiseres i prosjektet Resultater av prosjektet
Verdien av eget arbeid Beregningseksempel: 1 årsverk = 225 DV = 1700 TV Årslønn = kr 450000 Verdien av eget arbeid blir: Kr 450 000 *2 = kr 900 000 pr. årsverk = kr 4000 pr. dagsverk = kr 530 pr. timeverk Målformuleringer SMARTE mål Spesifisert (veldefinert) Målbart (etterprøvbart- finn måleparametre) Akseptert (ens oppfatning av alle) Realistisk (skal kunne nås) Tidsavgrenset Enkle UNNGÅ; økt, forbedret, maksimalt, redusert FORMULER som oppnådd
2. Klar ansvarsfordeling Fullmakter til prosjektleder / - gruppa Hvem har kunnskap? Hvem beslutter hva? Tid Innhold Økonomi Innhold Tid Økonomi Roller i prosjektet Oppdragsgiver Referansepersoner Prosjektmedarbeidere Prosjekteier Prosjektleder Styringsgruppe Prosjektgruppe Interne bidragsytere Eksterne bidragsytere
3. Prosjektstyring Kontroll i henhold til planer Statusrapportering Avvikshåndtering - tiltak Suksesskriteriene Vet hva vi skal levere (Gode planer) Alle vet hva de skal gjøre (involvering) Vi holder kursen og håndterer nødvendige endringer (styring)
Lykke til med egne prosjekter! www.prosjektforum.no Arild Stavne arild@prosjektforum.no Mobil: 957 35 315 Takk for meg