FORUTV /16 Forretningsutvalget Regnskapsrapport 2015 og forslag til detaljering av budsjett 2016 for bystyrets organer HHAL ESARK-1210-201532119-7 Hva saken gjelder: I saken presenteres regnskapet for 2015. Den viser at bystyrets organer hadde et positivt avvik på 4,7 millioner kroner i 2015. Det pekes på hvor avvikene var store, og årsakene til dette. Rapporten viser avvikene pr. ansvarssted og pr. tjeneste. I forslag til detaljbudsjett 2016 tas det hensyn til positive og negative avvik ved de ulike ansvarssteder i regnskapet for 2015, og det presenteres forslag til hvor det kan flyttes budsjettmidler slik at bystyrets organer kan få mindre avvik ved neste års budsjettavslutning. Bystyredirektøren understreker at det ikke er mulig i følge reglementet å overføre midler fra kontrollutvalgets budsjett til andre tjenester under bystyrets organer, det må i så fall et bystyrevedtak gjøre. Et negativt avvik på andre tjenester under bystyrets organer kan imidlertid korrigeres gjennom et positivt avvik på kontrollutvalgets budsjett, da regnskapet for bystyrets organer ses under ett. Forslag til vedtak: 1. Forretningsutvalget tar saken om regnskap 2015 for bystyrets organer til orientering. 2. Forretningsutvalget slutter seg til forslag til detaljert budsjett 2016 for bystyrets organer. Dato: 03. mars 2016 Helene Halse - saksbehandler Roar Kristiansen - bystyredirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: 1
Saksutredning: Bystyrets organer hadde i 2015 et budsjett på 73,6 millioner kroner eksklusiv valgbudsjett. Budsjett og regnskap til valg omtales i eget kapittel. Midlene var fordelt på 18 ansvarssteder, hvorav tre hører under resultatenhet kontrollutvalget. Tabell 1 viser budsjett og regnskap for kontrollutvalget. Tabell 1: Regnskap og budsjett 2015 for kontrollutvalget: Administrasjon, kontrollutvalg 2 685 588 2 249 259 436 329 Frikjøpte politikere og honorar 1 096 742 706 699 390 043 Kjøp av revisjonstjenester 6 252 527 3 237 029 3 015 498 Totalsum 10 034 857 6 192 986 3 841 871 Som tabellen viser hadde kontrollutvalget et mindreforbruk på 3,8 millioner kroner i 2015. I resten av denne redegjørelsen for regnskap 2015 og budsjett 2016 omtales bystyrets organer utenom kontrollutvalget. Tabell 2: Regnskap og budsjett 2015 utenom valget. (Tabell 4 viser regnskap og budsjett for valget.) Byombudet 2 479 834 2 197 588 282 246 Bystyret 15 597 350 15 217 828 379 522 Bystyrets kontor, drift 1 925 531 1 578 957 346 574 Bystyrets kontor, lokaler 6 005 756 6 003 865 1 891 Bystyrets kontor, lønn 16 194 888 15 233 960 960 928 Bystyrets organer, budsjettjusteringer 0 0 0 Forretningsutvalget 156 019 27 379 128 640 Frikjøpte politikere 12 225 532 13 344 830-1 119 298 Komite for barnehage, skole og idrett 203 575 91 572 112 003 Komite for finans, kultur og næring 203 575 41 131 162 444 Komite for helse og sos. 203 575 92 686 110 889 Komite for kultur, idrett og næring 203 575 41 134 162 441 Komite for miljø og byutvikling 330 200 147 681 182 519 Komiteene 2 774 595 2 334 011 440 584 Representasjon 3 421 793 3 078 981 342 812 Ungdommens bystyre 349 146 440 502-91 356 Valget, Bystyrets kontor 1 339 000 905 311 433 689 Totalsum 63 613 944 60 777 415 2 836 529 Regnskapet for 2015 viser et forbruk på 60,7 millioner, noe som gir et positivt avvik på 2,8 millioner kroner. Årsaker til mindreforbruket er i hovedsak som følger: Ledige stillinger ved Bystyrets kontor. I 2014 gikk en person i halv stilling av med pensjon, denne stillingen ble ikke lyst ut. I 2015 gikk en person fra hel til halv stilling, samt at rådgiverstilling for ordfører stod ledig storparten av året. Lønnsbudsjettet til Bystyrets kontor hadde dermed et mindreforbruk på 0,9 millioner kroner. Aktivitetene i komiteene var lavere enn budsjettert. Mindreforbruket totalt for komiteene var på ca. 730 000 kroner. 2
Tabellen under viser at alle ansvarssteder ved Bystyrets organer hadde mindreforbruk i 2015 med unntak av ansvarsstedene «Frikjøpte politikere» og «Ungdommens bystyre»: Ansvarsstedet «Frikjøpte politikere» har gjennom flere år vært underbudsjettert, i 2015 ble det merutgifter som følge av etterlønn og sykelønn. Ungdommens bystyre fikk betydelige merkostnader til sitt Romania-prosjekt, det var spesielt sammenkomster og utstillinger i forbindelse med at Bergen fikk besøk av en delegasjon romungdommer som ble mer kostnadskrevende enn forventet. Budsjettering skjer pr. ansvarssted og pr. tjeneste, tabellen under viser budsjett, regnskap og avvik pr. tjeneste i 2015 inkludert valget og kontrollutvalget: Tabell 3: Budsjett og regnskap 2015 pr. tjeneste Administrasjon 0 93 173-93 173 Administrasjon av Bystyrets organer 18 120 419 16 752 449 1 367 970 Administrasjonslokaler for Bystyrets organer 6 005 756 6 003 865 1 891 Bystyret 35 319 789 34 284 648 1 035 140 Kontrollutvalg 3 757 967 2 934 792 823 175 Ombud 2 479 835 2 197 588 282 247 Revisjon 6 276 890 3 263 557 3 013 333 Ungdommens bystyre 349 146 420 329-71 183 Valget 13 640 219 15 294 698-1 654 479 Totalsum 85 950 020 81 245 101 4 704 919 Bystyrets organer har siden 2013 budsjettert administrasjon på eget tjenesteområde, men som tabellen viser er det en del kostnader som fremdeles blir ført på Bergen kommunes administrasjon, dette gjelder alle kostnader knyttet til ordførerbil, samt enkelte telefonkostnader og kopimaskinavtaler. Disse feilføringene er meldt inn. Valg 2015, regnskap og budsjett Tabell 4: Budsjett og regnskap for valgavvikling 2015 Radetiketter Justert budsjett 2015 Regnskap 2015 Avvik 2015 Annen bemanning 664 633 1 173 522-508 889 Annet, valg 2 200 000 1 510 477 689 523 Etat for bygg og eiendom 1 600 000 3 139 490-1 539 490 Forhåndsstemmemottakere 2 212 559 2 350 602-138 044 IKT-drift 900 000 523 116 376 884 Informasjon 230 000 279 052-49 052 Materiell og utstyr 884 806 1 922 802-1 037 996 Valget, Bystyrets kontor 1 339 000 905 311 433 689 Valgtingsmedarbeidere 3 609 222 3 375 639 233 583 Totalsum 13 640 219 15 180 010-1 539 791 Som tabellen viser hadde valgavviklingen i 2015 et budsjett på 13, 6 millioner kroner. Regnskapet sluttet på 15,2 mil. kroner, noe som ga et negativt avvik på 1,5 million kroner. Budsjettet var i utgangspunktet styrket med 0,9 millioner kroner på grunn av økt krav til bemanning ved forhåndsstemming på institusjoner og faste forhåndsstemmelokaler, men som tabellen viser var det et lite negativt avvik på forhåndsstemmebudsjettet. 3
De viktigste årsakene til at valgavvikling hadde negativt avvik var: Antall faste forhåndsstemmesteder ble utvidet med 4 stemmemottak som ble bemannet fullt ut med eksternt rekrutterte valgmedarbeidere. Tilbudet om forhåndsstemming på institusjoner ble utvidet, for eksempel ble forhåndsstemmeperioden ved Haukeland sykehus utvidet fra en dag til to uker, og ved Straxhuset fra en dag til fire dager. Dette gav ekstra lønnskostnader. Antall forhåndsstemmemottakere økte generelt som følge av at kommunene er pålagt å ha to stemmemottakere tilstede når stemmer mottas, tilsvarende på valgtinget. Dette følger av at stemmegivningene må godkjennes når de mottas også på forhåndsstemmegivningen. Riggingen av brakken på Danmarksplass ble dyrere enn antatt, og det samme gjaldt for informasjonsbannere på brakkens utside. Tjenestene som ble levert fra Etat for bygg og eiendom, ved rigging og utkjøring av utstyr/materiell til alle typer valglokaler, var mer omfattende enn ved foregående valg, og derved mer kostnadskrevende. Honoraret til valgtingsmedarbeidere økte. Bystyredirektøren peker nok en gang på at valget har en systematisk skjev pris- og lønnskompensasjon: i ikke-valgår år blir valget i realiteten tatt ut av budsjettet når det skal foretas lønns- og priskompensasjon. Dette fordi valget i mellomvalgår har et budsjett på 1,2 millioner kroner som kun er driftsutgifter. I disse årene kompenseres ikke valget for lønnsøkning og svært lite for prisøkning. Forslag til detaljering av budsjett 2016 for bystyrets organer utenom kontrollutvalget: I vedtatt budsjett for 2016 er følgende endringer kommet inn i forhold til budsjett 2015: Pris- og lønnskompensasjon har økt rammen med 1,8 millioner kroner Som et resultat av at komite for kultur, idrett og næring ble avviklet, at samtlige politikere fikk en reduksjon i lønn og at antall partier i bystyret ble redusert fra 10 til 9 ble bystyrets budsjett redusert med 2, 85 millioner kroner. Samtidig fikk alle komiteene nestledere i hele stillinger og det ble opprettet fire nye halve stillinger som AU-medlemmer i komiteene, dette gjorde at budsjettet ble styrket med 2, 8 millioner kroner, resultatet ble en totalreduksjon i budsjettet på 0,05 mill. kroner, eller 50 000 kroner. Rammen er redusert med 12, 5 millioner kroner ettersom 2016 ikke er et valgår. Rammen er redusert med 0,6 millioner kroner som var avsatt i budsjett 2015 til økning i husleien til gamle rådhus. Denne ble ikke øket i 2015. Følgende endringer er foreslått innenfor gjeldende ramme: Budsjettet til ansvarsstedet «Frikjøpte politikere» har vært for lavt gjennom flere år, dette styrkes med en halv million. For 2016 vil det også mest sannsynlig bli merforbruk på denne, dette skyldes blant annet utbetaling av etterlønn. Midlene overføres fra Bystyrets kontors lønnsbudsjett som dermed er redusert med samme sum. Byombudet har fått en styrking på 300 000 kroner. Også dette ansvarsstedet har hatt negativt avvik gjennom en årrekke. I 2015 var avviket til byombudet positivt, dette skyldes at den ene rådgiverstillingen sto ledig gjennom halve året. Fra 2016 er stillingen besatt. Også denne styrkingen reduserer lønnsbudsjettet til Bystyrets kontor. Driftsmidlene til komiteene er økt med 50 000 kroner hver, samtidig som driftsmidlene til bystyret er redusert. 4
Tabell 5: Forslag til budsjett pr. ansvarssted for 2016 Radetiketter Budsjettforslag 2016 Budsjett 2015 Endring i budsjett: Byombudet 2 850 040 2 479 834 370 206 Bystyret 15 561 583 15 597 350-35 767 Bystyrets kontor, drift 1 988 925 1 925 531 63 394 Bystyrets kontor, lokaler 6 143 910 6 005 756 138 154 Bystyrets kontor, lønn 15 607 768 16 194 888-587 120 Forretningsutvalget 156 529 156 019 510 Frikjøpte politikere 12 828 689 12 225 532 603 157 Komite for barnehage, skole og idrett 256 575 203 575 53 000 Komite for finans, kultur og næring 256 575 203 575 53 000 Komite for helse og sos. 256 575 203 575 53 000 Komite for miljø og byutvikling 386 775 330 200 56 575 Komiteene 2 816 254 2 774 595 41 659 Representasjon 3 505 082 3 421 793 83 289 Ungdommens bystyre 356 378 349 146 7 232 Valget, Bystyrets kontor 1 230 279 1 339 000-108 721 Totalsum 64 201 937 63 410 369 791 568 Planlagte aktiviteter i komiteene og bystyret: befaringer, høringer, opplæring og lignende er øket noe i forhold til i fjor, dette gjør at det er behov for å styrke komiteenes budsjett. Dersom alle komiteene vedtar reiser i sine aktivitetsplaner for høsten 2016, kan budsjettet likevel være for lavt. Erfaring viser at alle komiteer ikke reiser samme år, det betyr at det året komiteen reiser får den gjerne et merforbruk som kan dekkes inn ved at de andre komiteene ikke reiser samme året. Det som budsjetteres på «bystyret» er utbetaling av partistøtte til ni partier, samt honorarutbetaling ved bystyremøter og opplæring og befaringer i bystyret. Bystyrets driftsbudsjett har vist mindreforbruk gjennom flere år på rad, aktiviteten i bystyret kan derfor også økes samtidig som budsjettet reduseres noe til fordel for komite-budsjettene. Budsjettet til representasjon er øket i takt med prisstigningen. Det er ikke meldt inn økt aktivitet på dette feltet sammenlignet med 2015. I ikke-valgår løper det kostnader uansett knyttet til valg. Den største kostnaden her er leie av lagerlokaler til utstyr, samt lisenser som løper hvert år. Bystyrets kontor vil for 2016 ha et lønnsbudsjett som er redusert med 800 000 kroner. Kontoret har 0,6 ledig stilling i inneværende år som det ikke er planlagt noen ansettelser for i 2016. Driftsbudsjettet til Bystyrets kontor og Ungdommens bystyre er øket med priskompensasjon. 5