Side: 1 / 5 Håndtering av fristbrudd og kapasitetsplanlegging i SSHF. ENDRINGSLOGG: Versjon Dato Endring Endring utført av Godkjent av REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER (VEDLEGG): Nr. Dokumentnavn Obl. Ja Nei Beskrivelse/Kommentar Fremdriftsplan Strategi/handlingsplan Gevinstrealiseringsplan Budsjett GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato Per Engstrand Prosjekteier Fagdirektør 01.12.2015
Side: 2 / 5 Bakgrunn Fra 1.11.2015 får spesialisthelsetjenesten plikt til å varsle HELFO om fristbrudd. Dette følger av pasient- og brukerrettighetsloven 2-21. Det regnes som fristbrudd dersom tjenesten ikke er i stand til å oppfylle den juridiske fristen for når helsehjelp senest skal gis. Det samme gjelder dersom tidspunkt for oppmøte må endres slik at fristen ikke kan holdes. Et fristbrudd skal varsles så snart det er overveiende sannsynlig at det vil inntreffe. For å varsle fristbrudd til HELFO benyttes Fristbruddportalen. Oppdraget slik det er beskrevet i informasjons og veiledningsskriv fra Helsedirektoratet: Tilgangsstyring 1. Hvem skal ha tilgang til å varsle fristbrudd? 2. Hvem skal ha tilgang til å se varslede fristbrudd? 3. Hvem skal administrere/rekvirere tilgangene for ansatte som skal ha disse? Her må man først legge generelle/prinsipielle føringer for tilgangsstyringen, og deretter plukke ut de konkrete ansatte som skal ha tilgangene. Når man beslutter punkt 1-3 over, er det viktig å vurdere blant annet følgende: Prosjektbeskrivelse 1. Tilgang til å varsle fristbrudd må gjelde ansatte på nivå som er nærme nok pasienten til at den ansatte har opplysninger om henvisning, eventuelle tilbud som er gitt pasienten og annen relevant informasjon. De må kunne formidle slike opplysninger til HELFO ved behov. 2. Fristbruddportalen benytter RESH til å avgjøre hvilke enheter den ansatte har tilgang til å varsle eller se varslede fristbrudd for. Den ansatte vil få tilgang til sin RESH-enhet, og alle underliggende RESH-noder i RESH-treet. (Se eget kapittel ang bruk av RESH i løsningen.) 3. Å varsle fristbrudd til HELFO kan medføre økonomiske forpliktelser for foretaket. De som skal varsle fristbrudd må ha mandat til å inngå denne forpliktelsen på vegne av foretaket. 4. Det må være et tilstrekkelig antall ansatte som har tilganger, slik at fristbruddene kan varsles samme dag som de oppstår. Det betyr at man må ta høyde både for volumet fristbrudd som vil inntreffe, samt avvikling av ferie, sykdom og annet fravær. 5. De som skal ha tilgang til å varsle fristbrudd skal normalt også ha tilgang til å se varslede fristbrudd for samme enhet(er) som de har tilgang til å varsle for. Men det er mulig å gjøre unntak fra dette, da portalen skiller på skrive- og lesetilgang. 6. I tillegg kan det finnes ansatte som ikke skal varsle fristbrudd, men som bare skal ha tilgang til å se varslede fristbrudd for sin(e) enhet(er). Dette må da være med formål å yte helsehjelp. Det vil i dette tilfellet si at de skal være kontaktpersoner for HELFO, og skal følge opp varslede fristbrudd. 7. Det HF som rekvirerer tilganger er juridisk ansvarlig for at tilganger bare gis til autorisert personell.
Side: 3 / 5 Mål Resultatmål: 1. Sikre forankring i foretaksledelsen, og lage en kommunikasjonsplan for prosjektet. 2. Utarbeide nødvendige prosedyrer for hvordan fristbrudd skal meldes og håndteres 3. Gjennomføre opplæring i bruk av Fristbruddportalen i prosjektperioden. 4. Anbefale organisasjonsstruktur formelt ansvar, fullmakter og oppgaver. 5. Anbefale rapporteringsstruktur og verktøy for enkel tilgang til nødvendig styringsinformasjon. 6. Identifisere de 4-5 viktigste indikatorene kvalitet og økonomi. 7. Innføre 6 mnd. planleggingshorisont for timebøker (Utvikle modeller/verktøy for hensiktsmessig planlegging og implementere tre piloter innen 1.april, 2016.) Effektmål: 1. Kontroll på planlegging av kapasitet slik at antall fristbrudd reduseres. 2. Økt andel direktebooking 3. Oppfylle lovkrav m.h.t. riktig registrering av fristbrudd i portalen. Avhengigheter: Arbeidsgruppen må samarbeide tett med Klinikkenes arbeidsutvalg (KA). Spesielt viktig er det å sikre at prosedyrer og arbeidsrutiner er samkjørt på tvers av hele SSHF. Prosjektet har grenseflater mot prosjektet Operasjonspasienten og må koordinere aktiviteter med dette prosjektet fortløpende. Ventetider og fristbrudd er uløselig knyttet til planlegging av kapasitet. Prosjektet må derfor ta opp i seg arbeidet med ressursstyring som ledes av Enhet for resursstyring (GAT-kontoret) Rammebetingelser Tid: Frist for endelig leveranse er 1.april, 2016. Målet om 6 måneders planleggingshorisont for planlagt fravær, skal tilstrebes innført innen 01.01.2016, i henhold til tilleggsoppdraget fra Helse Sør-Øst og oppfølgingen av internrevisjonen på området ressursstyring. Implementering av 6 mnd planleggingshorisont for alle timebøker, vil trolig kreve praktisk bistand fra enkelte nøkkelpersoner og det må påregnes at dette arbeidet vil pågå ut over 1.april, 2016.
Side: 4 / 5 Rammebetingelser forts. Ressurser: Arbeidet utføres innen de stillingsrammene prosjektdeltagerne har. Arbeidsgruppen har møter med aktuelle samarbeidspartnere eksternt og internt, etter behov. Arbeidsgruppen knytter til seg ressurspersoner fortløpende, ved behov. Kostnader ved eventuelle reiser for prosjektdeltagerne dekkes i egen klinikk. Mulighet til å frikjøpe deltagere i arbeidsgruppene under prosjektet. - det er avgjørende at de som har ansvaret for planlegging av timebøkene kan bidra i dette utviklingsarbeidet. Det vil ikke være mulig å få tilstrekkelig fremdrift i arbeidet dersom ikke disse kan tas ut av den daglige rutinen i noen utstrekning. Det lages et estimat over antatt nødvendig ressursbruk. Klinikk for psykisk helse (KPH) har ikke fristbrudd og deltar ikke i prosjektet. Foretaksovergripende prosedyrer skal utformes slik at de også omfatter KPH. Klinikkenes arbeidsutvalg (KA) er høringsinstans for aktuelle prosedyrer. Klinikkledelsen i KPH skal stå som kopimottager av referat fra prosjektgruppemøtene. Gevinstrealisering Bedre forutsigbarhet og færre strykninger for pasienter Bedre forutsigbarhet og mindre ekstraarbeid med planleggingen for ansatte Reduserte kostnader ved kjøp av behandling hos andre aktører som følge av fristbrudd i SSHF Økte inntekter ved at SSHF kan fylle opp eventuell ledig kapasitet. Økonomiavdelingen bes om å gjøre en kost-nytte-beregning SSHFs forpliktelser overfor prosjektet Legge til rette for at prosjektets deltakere kan gjennomføre arbeidet innen ordinær arbeidstid. Vurdere fortløpende behovet for endrede ressurser og kommunikasjon mellom avdelingene. Ansvar for løpende kontakt med prosjektleder
Side: 5 / 5 Prosjekteier: Per Engstrand, Fagdirektør Styringsgruppe: Ledergruppen SSHF Prosjektleder:, Kirurgisk klinikk Organisering Prosjektgruppe: Siri C Rølland, Medisinsk serviceklinikk Jan-Erik Tunnaal- Larsen, Enhet for virksomhetsdata Leif Steinar Brådland, Teknologi og ehelse Lillian N Solberg, Medisinsk klinikk Marit H Nyhus, Merkantil avdeling, Kirurgisk klinikk Bente Melhus, Organisasjonsavdelingen Randi Torjussen, Hovedverneombud Finn Otto Fjellestad, FTV Delta Bjørg Synnøve Nikolaisen, FTV NSF Hilde Wesnes, FTV YLF Egil Hagen, FTV DNLF Andre krav fra organisasjonen/ prosjekteier Ingen. Dato: Underskrift prosjektleder Underskrift prosjekteier