Protokoll fra styremøte i NAL (6/2016) Tid: 01.11.2016 klokken 10.00-16.45 Sted: Arkitektenes Hus, Josefines gate 34, Oslo Styret Alexandria Algard, Marianne Sætre (f.o.m. sak 71/2016), Rose Marie Steinsvik, Michael Lommertz (t.o.m. delvis sak 78/2016), Sissel Arctander, Birgitte Skjerve (t.o.m sak 78/2016) og Katarina Harbækvold Meldt forfall Geir Brendeland og Hallvard Trohaug Kontrollkomiteen Ketil Moe (t.o.m. sak 77/2016) NALs administrasjon Petter N. Haug, Camilla Moneta (sak 71/2016), Vibeke Wessel Finstad (sak 72/2016), Thorstein Dramdal (sak 73/2016, 75/2016, 78/2016), Alf Waage (sak 74/2016) og Ragnhild Ølstad (protokollfører) Del 1 - Godkjenning 70/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen og sakslisten til styrets møte 01.11.2016 godkjennes. I tillegg kommer eventueltsak om rekruttering. Redaktørene stiller ikke til sak 61/2016. Styret er beslutningsdyktig i henhold til punkt 2.16 i NALs vedtekter. Del 2 Orienteringssaker 71/2016 Orienteringer Det ble orientert om følgende saker: - Valg av nytt styremedlem blant ansatte i NALs administrasjon Prosess i administrasjonen med sterkt ønske om å velge fritt blant alle ansatte. Kontrollkomiteen har vurdert vedtektene og konkludert med kun 1
mulighet for valg på representant som er arkitekt MNAL. Administrasjonen ønsker å fremme sak til RS om vedtektsendring for å gi alle ansatte en valgbarhet. Birgitte Skjerve valgt som ny representant fra 13.10.2016 30.06.2018. - NAL medvirkning i PBL prosess med Byggenæringens landsforbund Fagsjefen orienterte. NAL deltar i en bred prosess med 35 aktører om kompetansekrav rundt sentral godkjenning og tiltaksklasser. NAL, RIF og Arkitektbedriftene står i en mulig dissens med de andre aktørene. NAL ønsker at våre synspunkter inngår i en felles rapport og synliggjøres. Store utfordringer knyttet til kompetansekrav. Høring neste år. Svært viktig arbeid for standen som må synliggjøres for medlemmene. - NAL og statsbudsjettet 2017, høringer på Stortinget NAL har deltatt i flere høringer i komiteer og har uttrykt bekymring for bortfall av Husbankens kompetansemidler og muligheter knyttet til kulturmidler til frie søknader (bærekraft, urban boligbygging, kommunene, utviklings-prosjekter). I tillegg høring knyttet til videre drift av bylivsenteret med direkte støtte til kommunene. - NALs husleieavtale i Arkitektenes hus møter med OAF Møtet med OAF utsatt til november med formål å orientere om styrets vedtak om å bli Josefines gate og strategi fremover. NAL er både eier og leietaker. Husleieavtalen må undertegnes snarest, men styret ønsker avtalen kvalitetssikret. Presidenten følger det opp snarest. - Nordisk møte på Færøyene 24. september Presidenten representerte NAL. Ønske om tettere nordisk samarbeid. Sveriges Arkitekter har tatt initiativ til å danne en egen nordisk organisasjon for utvikling av samarbeid. Møte 11.11.2016 i København for alle de nordiske arkitektorganisasjonene. Fra Norge: NAL, NIL, NLA, Arkitektbedriftene, Nasjonalmuseet, DOGA og Afag. President og adm.dir. deltar. - Ansettelsesprosess administrerende direktør Styret har innhentet tilbud fra tre rekrutteringsselskaper og drøftet med styret per skype og e-post. Fremdriftsplan, stillingsprofil og stillingsannonse skal lages. Styret nedsetter et rekrutteringsutvalg med gitt mandat. Se sak 82/2016. - Medlemsstatistikk Liten økning i antall medlemmer totalt. Vervekampanjer på nettsiden og besøk på skolene er gjennomført. Fortsatt satsing på unge medlemmer fremover. 2
- Eventuelle andre saker Ingen saker 72/2016 Administrerende direktørs rapport Administrerende direktør orienterte om saker i henhold til notat som var vedlagt saken. 73/2016 Regnskap per 30.09.2016 Regnskapet per 30.09.2016 vedlå til saken. Økonomisjefen gjennomgikk regnskapet. Det viser et driftsresultat cirka 500 bedre enn budsjett. 74/2016 Bylivsenteret Status og videre utvikling Brosjyre vedlå til saken. Prosjektleder Alf Waage orienterte om status i prosjektet. Ny brosjyre som sendes kommunene, ble omdelt i møtet. Senteret er etablert som et permanent tilbud for tverrfaglig rådgivning til små og mellomstore kommuner. God kontakt etablert med forskningsmiljøer (SINTEF) og fylkeskommunene. Bekymring for reduserte midler i statsbudsjettet til kommunene rettet mot stedsutvikling. Våren 2017 planlegges en nasjonal bylivskonferanse/seminar. I Fagavdelingen arbeider tre personer med prosjektet i dag, men økt kapasitet vurderes fortløpende. Bemanning kan økes med rammeavtaler og timebaserte avtaler. Lokal forankring viktig med medlemmer som pådrivere. Det er avholdt møter i MAF, BAF og AAF. God dialog med flere politiske partier. Parallelloppdrag virker bra for kommuner og politikere. Styret berømmet godt arbeid. Oppfordrer til ambisiøs driftsplan. 75/2016 Handlings- og aktivitetsplaner for 2017 struktur og tidsplan Notat med administrasjonens handlingsplaner vedlå til saken. Administrerende direktør orienterte om prosessen rundt handlingsplanene for 2017. Administrasjonens handlingsplaner med tydelige mål for 2017 fremlegges i neste styremøte. 3
Kommunikasjonssjefen orienterte om strategiplan og fokusområder for 2017. Kommunikasjon er et viktig redskap både i strategisk perspektiv og i synliggjøring av aktiviteter. Del 3 Beslutningssaker 76/2016 NALs fanesak Notat fra administrasjonen vedlå til saken. Administrerende direktør orienterte. Det et behov for større fleksibilitet i organisasjonens arbeid. Faglige mål kan oppnås med gjennomarbeidede handlingsplaner og strategi. Styret vil diskutere dette videre på neste møte. Årets fanesak avsluttes som fanesak ved årsskiftet, men temaet arkitektur og folkehelse videreføres som et satsningsområde i eksisterende og nye aktiviteter. 77/2016 Strategiprosess styrking av egen organisasjon Styret har fått oversendt tre pristilbud til prosessledelse hvorav to er aktuelle. Forhandling gjenstår. Styret var ikke ensstemmig ved valg av prosessledelse. RS skal godkjenne valg av prosessleder og skisse til prosess før strategiprosessen starter 25.11. Styret sender dette ut til godkjenning snarest mulig. Adm.dir og presidenten går i forhandlinger med prioritert firma og eventuelt revurderer tilbyder. 78/2016 Budsjett 2017 Administrasjonens forslag til budsjett vedlå til saken. Administrerende direktør og økonomisjefen orienterte. Styret diskuterte administrasjonens forslag til tiltak for innsparing og økte inntekter. Styret var klare på at vi må jobbe proaktivt for å øke inntektene, og at neste års driftsresultat kan modereres grunnet ekstraordinære utgifter. 4
Administrasjonen arbeider videre med budsjettet med mål om nullresultat (driftsresultat). 79/2016 MAFs vedtekter godkjenning Ref. sak 56/2016. Notat fra administrasjonen vedlå til saken. Styret godkjenner MAFs vedtekter. Styret orienterer medlemmene om det tverrfaglige, lokale samarbeidet i et nyhetsbrev. Lokalforeninger som i dag praktiserer tverrfaglig samarbeid bes formalisere det ved vedtektsendringer. 80/2016 Retningslinjer for søknader for medlemskap etter NALs vedtekter pkt. 3.02 Ref. sak 42/2015. Utvalgets notat vedlå til saken. Administrasjonen kommer med forslag til medlemmer av utvalget i neste møte. Styret nedsetter i neste møte et hurtigarbeidende utvalg, uavhengig av Pris- og stipendkomiteen, som utarbeider et forslag til nye retningslinje for søkere på spesielle vilkår. Forslaget skal ivareta styrets ambisjon om flere medlemmer, samt tilpasse det faglige skjønnet til dagens situasjon og utdanningssystemer, både i Norge og utlandet. 81/2016 Arkitektene Backer, Poulsens og Sverres legat til ark. MNAL vedtekter Notat og brev fra Lotteri- og stiftelsestilsynet vedlå til saken. 3 Forslag til endring: Styret i stiftelsen er sammensatt av minst syv medlemmer og maks ni medlemmer. Styret er medlemmer av NALs styre og velges av NALs representantskap. Styreperioden er tre år. Del 4 Eventuelt 82/2016 Rekrutteringsutvalg for ansettelse av ny direktør Rådgiver har anbefalt utvalget bør bestå av 3-4 personer. 5
Rekrutteringsutvalget skal bestå av presidenten, visepresident Marianne Sætre, styremedlem Geir Brendeland og en av NALs tillitsvalgte. Styret utarbeider mandat for rekrutteringsutvalget. Se vedlegg. Protokollen er godkjennes per e-post innen 15. november 2016. Alexandria Algard President Petter N. Haug Konst. administrerende direktør 6
VEDLEGG Protokoll fra styremøte i NAL 6/2016 Sak 82/2016 Rekrutteringsutvalg for ansettelse av ny direktør Eventuelt-sak: Rekruttering av ny administrerende direktør NAL skal rekruttere ny administrerende direktør. Det opprettes et rekrutteringsutvalg med følgende medlemmer og mandat. Mandat: Rekrutteringsutvalget har i oppgave fra styret å lede prosessen med å tiltrekke og evaluere kandidater, med bistand fra ett rekrutteringsfirma. Dette innebærer å informere og holde dialog med rekrutteringsfirmaet, utforme stillingsannonse, og lage utkast til stillingsbeskrivelse. Styret skal godkjenne stillingsannonsen før den sendes ut. Rekrutteringsutvalget har mandat til å velge og velge fra kandidater, og innstiller 1-3 kandidater til styret. Styret tilsetter ny administrerende direktør i første styremøte i 2017. Rekrutteringsfirmaet skal sikre bred input fra alle nivåer i organisasjonen, og skal snakke med representanter både fra administrasjonen, styret og lokalforeningsledere i de innledende fasene av rekrutteringsprosessen. Medlemmer: Alexandria Algard (President) Marianne Sætre (Visepresident) Geir Brendeland (Styremedlem) + Tillitsvalgt i NAL 7