Protokoll fra styremøte i NAL (4/2013)

Transkript

1 Protokoll fra styremøte i NAL (4/2013) Tid: 26. juni 2013 klokken Sted: Arkitektenes Hus, Josefines gate 34, Oslo Styret Kim Skaara, Magnus Jørgensen, Gudmund Hoel, Maria Molden, Annelise Bjerkan, Per Morten Ekerhovd, Rose Marie Steinsvik, Michael Lommertz og Katrine Wang Høiem NALs administrasjon Pål Stephensen, Tor Inge Hjemdal (sakene 47/2013 og 52/2013), Thorstein Dramdal (sak 48/2013), Kåre Borgen (49/2013), Petter N. Haug (sak 55/2013) og Ragnhild Ølstad (protokollfører) Del 1 - Godkjenning 42/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen og sakslisten til styrets møte 26. juni 2013 godkjennes. Styret er beslutningsdyktig i henhold til punkt 2.16 i NALs vedtekter. 43/2013 Protokoll fra styrets møte 26. april 2013 Protokollen er tidligere utsendt og vedlå til saken. Protokollen fra styrets møte 26. april 2013 godkjennes. Del 2 Orienteringssaker 44/2013 Orienteringer Presidenten orienterte om aktuelle saker, herunder om: Lokalforeningsledermøte og representantskapsmøte oppsummering Møtet var todelt med temaene boligpolitikk og informasjon fra kommunikasjonog markedsavdelingen. Folderen om boligpolitikk ble presentert og utdelt i møtet. Positive tilbakemeldinger og styret mottok noen innspill. RS-møtet ble godt gjennomført med to store saker, samarbeidsprosjektet og overføring av midler til lokalforeningene. Generelt lite diskusjon i møtet, men lokalforeningslederne var godt orientert på forhånd om sakene ved den gjennomførte besøksrunden.

2 Boligpolitikken aktiviteter Folderen er laget og sendt ut til de fleste av landets kommuner, samt vedlagt Arkitektnytt. Administrasjonen har sendt ut en forespørsel til lokalforeningene om hva de kan bidra med. Frist 15. august. Løpende oppfølging med kronikker i Dagbladet, Dagsavisen og DN. NAL har invitert til utbyggermøte i Oslo 22. august med blant annet Bygganalyse, Arkitektbedriftene og noen sentrale medlemmer. Presidenten holder innlegg på OBOS s boligkonferanse 29. august. NAL skal kartlegge de politiske partier i etterkant av valget. FutureBuilt programstyremøte og konferanse Presidenten er med i programstyret. Strategiseminar for programstyret i Berlin Fagavdelingen tar et møte i forkant for å se på rollefordelingen mellom FutureBuilt og fagavdelingen i NAL. Presidenten deltok på konferansen og i paneldebatten. Arkitektbedriftenes næringskonferanse og årsmøte Presidenten deltok på årsmøtet. NAM Ung norsk arkitektur 2013 åpning og debattmøter Givende satsing og bra utstilling med litt lavt besøk. NAL deltok med noen utstillere fra Wildcard-ordningen. Presidenten åpnet utstillingen og deltok i paneldebatten. Speed-datingen var veldig bra. Visepresidenten åpnet samlingen. Statsbygg og flere utbyggere deltok. Arrangementet gjentas til høsten. Møte med Konkurransetilsynet Presidenten og Per Rygh stilte sammen med Arkitektbedriftene i tillegg til fire utbyggere. Møtet omhandlet KoFA og priskonkurranse. Styrets stemme fordeling og frister Presidenten delte ut forslag til høstens tema. Medlemsstatistikk Ingen store bevegelser, men en svak nedgang i medlemstallet siden årsskiftet. Eventuelle andre saker Ingen saker 45/2013 Administrerende direktørs rapport Administrerende direktør avla rapport om status i administrasjonen. Galleri Rom Administrerende direktør deltok på årsmøtet for første gang på mange år. NAL er en av stifterne og representasjon er viktig. Galleriet brant for ett år siden. Det er stor optimisme å spore. Administrasjonen utarbeider forslag til styret om hvordan NAL skal ivareta sin representasjon i Galleri Rom og andre organisasjoner. Styret behandler saken til høsten. AS Arkitektenes Hus 2

3 Generalforsamling ble avholdt 19. juni. Nye vedtekter innført. Det medfører at kun NAL og OAF er representert i styret. NAL s representanter er Annelise Bjerkan og Pål Stephensen. Ny ekstern styreleder, Jan-Erik Næss, ble valgt for to år. Han har god erfaring fra eiendomsdrift og diverse styreverv. Ny daglig leder ansatt, Stein Erik Düring. Han tiltrer Personalsaker Tom Andrésen slutter Magnus Jørgensen er ansatt som ny annonseselger fra Reorganisering av kommunikasjon- og markedsavdelingen. Følgende endringer i fagavdelingen: Øystein Bull-Hansen, prosjektleder, tiltrer , Dagny Marie Bakke, prosjektleder fra Line Kaasine, prosjektmedarbeider, fra Guro Aalrust slutter og starter i Futurebuilt Nordisk styremøte NAL er vertskap og det planlegges et møte i siste kvartal. President og administrerende direktør stilte på presidentmøtet i UIA. Nytt møte september i Lisboa. UIA-konferanse i Durban i 2014 der NAL skal representere den nordiske seksjonen. OAT Nytt styre i OAT ble valgt på generalforsamlingen. Ny styreleder ble Karl Otto Ellefsen. Vi må se på hele organiseringen av triennalen og foreta en bred evaluering og kartlegging. Det kan være behov for en ekstern styreleder. Administrasjonen utarbeider en oversikt over hvilke prosjekter NAL er involvert i til styrets strategiseminar i august. 46/2013 Arkitekturhuset Administrerende direktør og visepresidenten orienterte. Prosessen går sakte fremover og noe er grunnet to likverdige partnere. Dugnadsånden er stor i OAF, men tidsfaktoren er viktig og NAL ser behov for å kjøpe ekstern kompetanse. Tilbud fra DTZ vurderes. Et komplekst prosjekt hvor mange ting, samt styringsmodell skal falle på plass Hvem kjører prosessen videre? Styringsmodellen må raskt på plass. Ny daglig leder i huset har kompetanse og er bedt om å gi tilbakemelding på hva han kan bidra med innen 1.8. Stillingsprosenten kan økes noe. Administrasjonen utarbeider et forslag til prosess til neste styremøte. 47/2013 Arkitekturdagen 2013 Prosjektleder Tor Inge Hjemdal presenterte programmet for Arkitekturdagen Arkitekturdagen 20.9 er hovedkonferansen under Oslo Arkitekturtriennale Stedet er Chateau Neuf (950 sitteplasser) og tittelen The Future of Comfort. Søkelyset er satt på hvordan konsekvensene av bærekraft utfordrer våre ideer om komfort. Hvordan kan arkitektene bidra i denne debatten? Konferansespråket 3

4 er engelsk og i tråd med OATs ambisjon om å bli den viktigste arkitekturkonferansen i Norden. CritiCat er prosjektleder da Rotor trakk seg. Triennalen finner sted Hovedkonferansen og utstillingen er bærebjelkene i arrangementet. NALs egeninnsats gir håp om overskudd. Avtalen med OAT er at inntil kroner av overskuddet tilbakeføres OAT. Styret ga positive tilbakemeldinger på programmet. 48/2013 Regnskap per Regnskapet vedlå til saken. Økonomisjefen orienterte om status. Driftsresultatet viser underskudd på kroner mot et budsjettert underskudd på kroner Medlemstilgangen har vært lavere og færre konkurranser er avholdt. Det har vært økte utgifter på lokaler grunnet omorganiseringer i lokalene og på personalsiden grunnet behov for vikarer. Prosjektene viser et underskudd på 1.5 millioner og mye skyldes periodiseringen i regnskapet. Kurs og annonser viser overskudd. Sykefraværet er nå på 10,5 % og administrasjonen vil iverksette tiltak. 49/2013 Markedsplan NALs interne markedsplan vedlå til saken. Kåre Borgan, ny markedssjef fra 1.7, orienterte. Hovedfokus er satt på medlemmer og etterutdanning. Innhentet faktagrunnlag er grunnlaget for satsingen fremover. Det er tidligere gjennomført medlemsundersøkelse i 2010 og denne gjentas til høsten. Spørsmålene blir spisset i henhold til en forespurt fokusgruppe. Skolebesøk må legges til oppstart ved skolene om høsten. Frafallet av medlemmer er for stort og spørreskjema skal innføres ved utmeldinger for å kartlegge årsakene. Det er laget en tiltaksplan for å balansere inntjeningen på etterutdanningen. Mange arbeidsgivere betaler i dag for kursene til enkeltmedlemmer. NAL har i dag ikke tilbud om foretaksservice eller pakker, men det kan kanskje vente til ny organisasjon er på plass. 50/2013 Møter med styrene i lokalforeningene oppsummering President og administrerende direktør har i løpet av de siste månedene avholdt møter med styrene i tolv av lokalforeningene. Oppsummeringsnotat fra møtene vedlå til saken. Rundreisen var meget vellykket og bør gjentas. Noen grep er gjort for å bedre kommunikasjonen med ny lokalforeningskontakt, facebooksider og nyhetsbrev. Del 3 Beslutningssaker 4

5 51/2013 Prosjektstøtte til lokalforeningene Ref. RS-vedtak 17/2012 I neste styremøte skal styret legge premissene for neste års budsjett og rammen for prosjektstøtte settes. Flere store prosjekter på gang som vil kreve økonomisk styrke. Det er forventninger i lokalforeningene til økning av potten. Styret ser for seg at rammen kan ligge rundt en million. Administrasjonen utarbeider et notat for budsjetteringen med fokus på strategiske valg i august. Tallene legges frem i september. Styret setter kriteriene for søknadene og administrasjonen fremlegger et forslag til fordeling. Styret vedtar endelig tildeling. Rammen for prosjektstøtte for budsjettåret 2014 sees i sammenheng med budsjettforutsetningene for Beløp besluttes på styremøte i september. Administrasjonen utarbeider forslag til endret søknadsinstruks til neste styremøte. Administrasjonen behandler søknadene og innstiller til styret. 52/2013 Fremtidig organisering av etterutdanningsvirksomheten til arkitektorganisasjonene Notat vedlå til saken. Tor Inge Hjemdal orienterte om prosjektet. Tilegning av kunnskap i dag er tilfeldig og prosjektet forsøker å strukturere tilnærmingen. Består av fire hoveddeler med behovsavklaring, tilby kompetanseheving, testing og dokumentasjon (register). Neste fase er digital løsning (nettbrett/telefon) og siste fase implementering. Finansieringen er en utfordring og det er behov for 7-8 millioner. Dialog med Innovasjon Norge, men vi må ha en felles juridisk enhet for å kunne søke midler. Samarbeid mellom AiN, DiBK og NAL. AiN har sagt ja til en slik løsning. Uklokt å lage en ny konstellasjon nå. Etterutdanning en av NALs kjernevirksomheter. I tillegg arbeider vi med prosjektet Norges Arkitekter. Uenighet i styret om virkningen av ordningen for små og store kontorer eller by og land. Masteren står sterkt og det er usikkert om det trengs en tilleggsdimensjon for å kvalifisere seg? Skolene er trukket inn i diskusjonen om behov. Rammene og lovverket påvirker behovet for en strukturering. Prosjektet omfatter også synliggjøring av arkitektens kompetanse. NAL må være på banen og prosessen vil løpe uavhengig av NALs deltagelse. Eierskapsmodell må utredes. Innholdet i prosjektet er ikke bestemt. Prosjektet er viktig, men konsekvensene for enkeltmedlemmer må utredes. Det må finnes andre finansieringsformer. Styret gir sin tilslutning til at prosjektet fortsetter, men ber adminisrtrasjonen vurdere en annen finansieringsløsning. Styret ber om en konsekvensutredning før ny behandling i neste styremøte. 53/2013 Fanesak 2014 Ref. sak 25/2013. Saken ble også diskutert i RS-møtet og den fikk støtte av lokalforeningslederne. Suksesshistoriene rundt i kommunene må frem i lyset. Rammevilkårene er 5

6 viktige. Hvor stor andel av prioriteringene skal fanesaken ha? Mange ressurskrevende tiltak det må balanseres. NAL må synliggjøre både for medlemmer og kommuner at det er faglig attraktivt å jobbe i kommunene. Neste års fanesak er: arkitektfaglig kompetanse i kommunene (arbeidstittel). 54/2013 Prosjektet: Norges Arkitekter Ref. RS-sak 11/2013. Presidenten orienterte. Det ble avholdt et vellykket heldagsseminar i styringsgruppen 18. juni der både politiske og administrative ledere deltok. Ekstern prosessleder ledet møtet. Temaer for videre arbeid ble avklart og temagrupper nedsatt. Arbeidet må avgrenses og høsten blir et kort, arbeidskrevende semester. Dialog med lokalforeningene underveis. Styringsgruppen møter i neste uke og det skal vurderes om en skal benytte ekstern prosjektleder eller en ekstern prosessleder kombinert med prosjektkoordinator. Målsettingen er få laget halvveisrapporten (statusapport) til desember. Etter årsskiftet skal vedtekter og organisasjonsplan på plass. Prosjektorganisasjon skal etableres for å sikre en god prosess. Det skal utarbeides et omforent budsjett med de øvrige organisasjonene. Kostnader fordeles i henhold til medlemstall per Styret gir sin tilslutning til det videre arbeidet. NALs andel av kostnadene hensyntas i forberedelsene til budsjettet for /2013 Strategiske utfordringer Notat vedlå til saken. Avdelingsleder Petter N. Haug orienterte. Avdelingens mål ble nedfelt ved etableringen Han orienterte om erfaringer, status og utfordringer. Mange positive tilbakemeldinger fra medlemmer og samarbeidspartnere. Behov for å styrke prioriteringen da fagavdelingen jobber for bredt i dag. Avdelingen er også avhengig av at styret gir føringer for videre satsing. Utfordring å kommunisere utad hva NAL gjør. Styret ber om en oversikt over avdelingens aktiviteter og prioriteringer, samt en kartlegging av prosjektene. 56/2013 Gjensidig gjestemedlemskap for medlemmer av Sveriges Arkitekter, Akademisk Arkitektforening og NAL Ref. sak 26/2013. Notat fra administrasjonen vedlå til saken. 6

7 NAL takker for tilbudet om felles gjestemedlemskap for de nordiske arkitektorganisasjonene og avventer saken i lys av prosjektet Norges Arkitekter. 57/2013 Møteplan annet halvår 2013 Forslag til møteplan for annet halvår 2013 vedlå til saken. Styret behandler saken postalt. 58/2013 Representantskapets møte 2014 Forslag til møtedatoer fremgikk av sakslisten. Del 4 Eventuelt NALs representantskap avholder ett møte i Valg av sted og dato avgjøres på et senere tidspunkt. 59/2013 Eventuelt Innmeldte saker utsettes til neste møte. Protokollen er utsendt per e-post og vedtas i styremøte 28. august Kim Skaara President Pål Stephensen Administrerende direktør 7