Protokoll fra styremøte i NAL (4/2016) Tid: klokken Sted: Arkitektenes Hus, Josefines gate 34, Oslo

Transkript

1 Protokoll fra styremøte i NAL (4/2016) Tid: klokken Sted: Arkitektenes Hus, Josefines gate 34, Oslo Styret Alexandria Algard, Sissil Gromholt, Rose Marie Steinsvik, Michael Lommertz, Geir Brendeland, Sissel Arctander (delvis sak 47/2016 og f.o.m. sak 53/2016), Anders Selstrøm Moe og Espen Robstad Heggertveit Meldt forfall Per Morten Ekerhovd Kontrollkomiteen Arild Sletten NALs administrasjon Pål Stephensen, Thorstein Dramdal (sak 44/2016), Hanna Denick Petersson, (sak 45/2016), Tor Inge Hjemdal (sak 46/2016) og Ragnhild Ølstad (protokollfører) Del 1 - Godkjenning 41/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen og sakslisten til styrets møte godkjennes. Tre nye saker ble tillagt sakslisten, sakene 55-57/2016. Styret er beslutningsdyktig i henhold til punkt 2.16 i NALs vedtekter. Del 2 Orienteringssaker 42/2016 Orienteringer Presidenten orienterte om aktuelle saker, herunder om: - Veneziabiennalen President, administrerende direktør og leder av Fagavdelingen deltok. Det ble presisert at NAL gjennom deltakelse både formidler info til medlemmene og bruker deltakelse på biennalen til internasjonal nettverksbygging. Ny fest, The Nordic Party, ble avholdt med stor suksess, i samarbeid med de andre nordiske landene. - Møte med Arkitektbedriftene Faste møter innføres med samarbeidsområder som tema, blant annet kursvirksomheten.

2 - Ledermøte med Statsbygg Gjensidig informasjonsmøte. Transformasjon av eksisternede bygg står sentralt i Statsbyggs fokusområder. Økt fokus på kostnader til materialbruk og holdbarhet. NAL ble oppfordret til å bidra til å heve økonomiforståelsen blant medlemmene (PGL-rollen). - Medlemsstatistikk Medlemstall stabile, men nedgang i antallet studenter. Styret understreker viktigheten av å arbeide aktivt med tilbud til og synlighet, særlig blant studentene. NAL Student arrangerer vervekampanjer på skolene i juni og august. 50 nye rekruttert hittil. NAL student tilbyr ArchiCad-kurs til studentmedlemmer og ny Facebook-side for NAL-student er operativ. Kampanjer rettet mot ordinære medlemmer i juli. Det vil arrangeres studiestart-arrangementer til høsten ved de tre skolene, hvor presidenten vil delta. - Tidsskriftsavtale Brev fra NIL om at tidsskriftavtalene ønskes tatt opp til diskusjon. Daglige ledere og presidentene fra NIL, NLA og NAL møtes sammen med redaktørene etter sommerferien. - Oslo Åpne Hus NAL, NIL, NLA og OAF fronter felles syn. Siste runde for diaglog for å få til en reell medinnflytelse gjennom en demokratisk organisasjonsmodell. - Arendalsuken medio august 2016 NAL skal delta for første gang. Viktig arena for politikere og organisasjoner for lobbying og nettverksbygging. Fokus på synliggjøring og lansering av Nasjonalt senter for bærekraftig by- og tettstedsutvikling. - Nasjonalt senter for bærekraftig by- og tettstedsutvikling BAF har fremmet et krav om at senteret skal etableres i Bergen. Styret, ved presidenten, har respondert på henvendelsen i Arkitektnytt og i egen mail til RS. Direktøren har vært i kontakt med BAF og et informasjonsskriv om senteret sendes lokalforeningslederne før sommeren. Styret forstår ønsket om bedre kontakt / fordeling av aktiviteter rundt i landet, og tar dette med inn i strategiarbeidet. Orienteringen tas til etterretning. Medlemskap settes opp som egen sak til styrets møte /2016 Administrerende direktørs rapport Administrerende direktør avla rapport om status i administrasjonen, herunder: 2

3 - Lønnsforhandlinger per Forhandlingene er ferdig med ramme på 3%. Enighet og godt samarbeid mellom ledelse og tillitsvalgte. - OAT Styret skal avholde en strategiprosess til høsten. Her blir blant annet organiseringen av sekretariatet en viktig sak. - Houens Fonds Diplom. KUD vurderer å flytte prisen til Arkitekturmuseet. Administrasjonen deltar i et møte i saken Medarbeiderundersøkelse i administrasjonen Hoff Høstmark gjennomførte undersøkelsen i mai med etterfølgende, avdelingsvise tilbakemeldingsmøter. Undersøkelsen viser at NAL har veldig motiverte medarbeidere med høyt, faglig fokus. Det har fremkommet et ønske om større medvirkning, mer informasjon og tydelighet i forhold til retning og faglig fokus. Hovedrapporten fra Hoff Høstmark peker på at NAL har en stor utfordring i forhold til organisering og en uklar rollefordeling. Kun administrasjonen er intervjuet i undersøkelsen. Orienteringen tas til etterretning. Hoff Høstmark inviteres til styrets møte for å redegjøre for undersøkelsen. 44/2016 Regnskap per Regnskap per vedlå til saken. Notat om annonsesalget ble omdelt i møtet. Økonomisjefen orienterte. Regnskapet viser et driftsunderskudd på cirka 2,3 mill. Dette er en forbedring fra februar på 0,3 mill og omtrent på budsjett (-0,15 mill). Det er 0,45 mill. bedre enn i fjor. Mars og april har isolert sett vært litt bedre enn budsjettert. Kursene har høy deltagelse og prosjektene er i rute, men vi ser en utfordrende utvikling når det gjelder annonsesalget. Det ble orientert om at tapet sannsynligvis ikke kan hentes inn i resten av året. Det ble diskutert om dette kan være på grunn av at markedet har endret seg og vi har et mindre forutsigbart avtaleforhold med annonsørene. Administrasjonen følger utviklingen tett. Kontrollkomiteens representant etterspurte periodifisering av budsjettet. 3

4 Styret understreker viktigheten av at administrasjonen holder budsjettet, og at adm arbeider aktivt med å sikre inntekter og har kontroll på kostnadene. Styret skal heretter ha rapport hver måned i tråd med slik rapporten settes opp for intern bruk. Balansen legges ved rapporten. Styret etterspurte spesifisering av kostnadspostene 'Lokaler', 'Ny organisasjon' og 'Andre kostnader' da disse ligger over budsjett. Styret ber administrasjonen følge annonsesalget tett og evaluere fortløpende om outsourcing er årsaken til endringen, eller om det er markedet som er endret. Tiltak bør gjøres umiddelbart, og flere tiltak må vurderes dersom utviklingen fortsetter. 45/2016 Oslo Arkitekturtriennale 2016 After Belonging Fungerende direktør i Oslo Arkitekturtriennale, Hanna Denick Petersson, presenterte programmet for årets triennale. OAT har nå seks medlemmer og åtte assosiserte medlemmer. OAT har besøkt Venezia, London og New York. Årets tittel: Etter tilhørighet komme til og komme fra. Triennaleperioden er Kurator er After Belonging Agency. Hovedutstillinger i DOGA og i Arkitekturmuseet. Konferansen arrangeres 9.9. Orienteringen tas til etterretning. 46/2016 Systematisk etterutdanning for arkitekter Prosjektleder Tor Inge Hjemdal orienterte om prosjektet. Prosjektet ble startet av NAL, DiBK og Arkitektbedriftene. Nå er kun NAL og Arkitektbedriftene i styringsgruppen. Skolene har deltatt underveis. SEU er et pilotprosjekt for hele byggenæringen, og har fire hovedmål: 1. Synliggjøre og tydeliggjøre arkitektens ulike ansvarsroller 2. utvikle et systematisk etterutdanningsprogram 3. etablere en arena for utveksling av informasjon og erfaringer mellom myndigheter og bransjen. 4. utvikle et dokumentasjonssystem Nye midler må tilføres prosjektet gjennom ekstern finansiering. Dialog med Innovasjon Norge, men det kreves en forretningsplan og etablering av et selskap med NAL og Arkitektbedriftene som eiere. NAL og Arkitektbedriftene er uenige om verdien av det som løftes inn i selskapet. Prosjektet har blant annet av den grunn stoppet opp. 4

5 Del 3 Beslutningssaker Styret vil at saken ses i sammenheng med den forestående strategiprosessen og vedtaket i Representantskapet om tittelbeskyttelse. Orienteringen tas til etterretning. Administrasjonen lager et utkast til brev til Arkitektbedriftene om videre fremdrift i prosjektet. Det ble diskutert ulike modeller for samarbeid, administrasjonen undersøker disse. 47/2016 Styrking av egen organisasjon Notat fra administrasjonen forelå ikke ved saken. Presidenten vil starte dialog med ekstern konsulent om prosessledelse. Gjennom arbeidsmiljøundersøkelsen har det kommet frem at de ansatte ønsker å komme med innspill i prosessen. Styret har etterlyst notatet til saken, med ny frist 29. juni. Notatet skal inneholde skisse til prosess, samt en oversikt over omfang av saker / tematikker / momenter som prosessen skal behandle / innneholde. 48/2016 Godkjenning av endringer i vedtektene til Stavanger Arkitektforening (SAF) SAF har i ekstraordinær generalforsamling endret vedtektene sine. Endringene i vedtektene til SAF godkjennes. 49/2016 Europan Norge representasjon i styret Ref. sak 124/2014. NALs nye fagsjef skal representere NAL i Europan Norges styre. 50/2016 Josefines gate 32 og 34 - visjoner om bruk av eiendommen Daglig leder i Arkitektenes Hus Eiendom AS, Stein Düring, deltok. Stein Düring orienterte. Styret i Arkitektenes Hus Eiendom AS etterlyser eierenes visjon og strategi for eiendommen. Det er til dels motstridende interesser mellom OAF og NAL. Flere mulighetsstudier for eiendommen er gjennomført. Styret får oversendt disse, samt tilstandsrapport og regnskap. 5

6 Styret diskuterer saken i strategiseminaret /2016 Etisk klagesak vedrørende arkitektoppdrag i Frennings vei 9, Oslo Brev av fra Komiteen for etikk og tvister vedlå til saken. Saken er ikke anket innen fristen Styret opprettholder komiteens vedtak. 52/2016 Saker fra Komiteen for etikk og tvister Ref. sak 13/2016 Notat av fra Komiteen for etikk og tvister vedlå til saken. NALs styre opprettholder vedtaket i sakene. Styret ber administrasjonen nedsette et utvalg i samarbeid med Arkitektbedriftene for å se på regelverket for etikk og tvister. Administrasjonen utarbeider svar til de involverte partene. 53/2016 Tiltakspakke Administrasjonens forslag til tiltakspakke vedlå til saken. Administrerende direktør orienterte. De totale kostnadene for å realisere forlslaget, er beregnet til cirka 1,7 millioner inklusive reisekostnader. Det er ikke tatt høyde for dette i årets budsjett. Dessuten vil en realisering kreve at planlagte og påbegynte aktiviteter prioriteres bort. Administrasjonen forutsetter at dersom styret foretar denne prioriteringen dersom tiltakspakken skal iverksettes i det omfanget som er foreslått. Styret kommenterer notatets manglende prioritering i nødvendighet av tiltak, og er kritiske til de foreslåtte tiltakenes økonomibruk. Det understrekes at det ikke handler om å gjøre mange tiltak, men å komme raskt i gang med enkle tiltak som kan gi stor effekt. Dette er et første steg, og dette vil utvikles videre i sammenheng med den forestående strategiprosessen. 6

7 Styret ber administrasjonen utarbeide et forslag med utgangspunkt i notatets tiltak a), men i et mindre omfang enn beskrevet. Administrasjonen sender forslaget til styret i løpet av en uke. 54/2016 Evaluering Styret evaluerte sitt arbeid og diskuterte lønnsendring for administrerende direktør og redaktørene. Administrasjonen fratrådte under saken. Styremedlemmene opplever å ha et godt samarbeid i styret. Informasjonsflyten i styret er god. Styret ser behov for visse justeringer, for å styrke måloppnåelse: Det er behov for 1(-2) ekstra styremøter i året, og det er behov for justering av møtetidspunkter i 2017, slik at disse harmonerer bedre med RS- og lokallagsledermøter og årsplaner. Styret ser behov for å bruke mer tid på de større sakene. Styret mener organisasjonen har særlige utfordringer mht økonomi, fagpolitisk arbeid og generell informasjonsflyt / kommunikasjon, og vil adressere dette. Styret ser behov for et nytt styremøte før det neste planlagte den 20. September, for å klare fremdriften RS har lagt opp til i prosessen for å styrke NAL. Styret beslutter at årets lønnsoppgjør er måteholdent, organisasjonens økonomiske resultat i 2015 tatt i betraktning. Del 5 Eventuelt 55/2016 Styrets stemme Styret diskuterte rutiner. Hvem skriver om hva når? Saker kan kvalitetssikres ved president og/eller kommunikasjonssjefen. Spalten Styrets stemme i Arkitektnytt skal fronte styrets felles syn. Liste over ansvarlige utarbeides i god tid. 56/2016 Godkjenning av vedtektene til Møre og Romsdal Arkitektforening (MAF) MAF har vedtatt nye vedtekter som åpner for at medlemmer av NLA og NIL kan delta i MAFs styre. Dette reiser flere prinsippielle spørsmål. NIL og NLA har signalisert at de er usikre på om dette er OK. Styret mener det er viktig å finne en omforent løsning med NIL og NLA med henblikk på å styrke samarbeidet mellom organisasjonen, også på lokalforeningsnivå. 7

8 Saken tas opp med NIL og NLA Ved enighet med NIL og NLA, godkjennes vedtektene. 57/2016 Ansettelser Administrerende direktør orienterte. Mange, godt kvalifiserte søkere (39) til kommunikasjonssjefsstillingen. Seks søkere til fagsjefstillingen, men få kvalifiserte. Viktige stillinger for NAL. I sluttfasen av ansettelsesprosessene samarbeider vi med rekrutteringsselskapet Visindi. Beslutning i begge prosessene innen Sannsynlig tiltredelse i begge stillingene Styret har uttrykt bekymring for manglende arkitektkompetanse i ledergruppen, og har bedt om å være involvert som en faglig rådgiver i ansettelsesprosessene. Diskusjon om styrets og administrasjonens ansvar i ansettelsessaker. Presidenten deltar på vegne av styret i sluttfasen av begge ansettelsesprosessene. Protokollen godkjennes per e-post innen 1. juli Alexandria Algard President Pål Stephensen Administrerende direktør 8