Protokoll fra styremøte i NAL (7/2012)

Transkript

1 Protokoll fra styremøte i NAL (7/2012) Tid: 24. oktober 2012 klokken Sted: Arkitektenes Hus, Josefines gate 34, Oslo Styret Kim Skaara, Magnus Jørgensen, Gudmund Hoel, Maria Molden, Annelise Bjerkan, Per Morten Ekerhovd og Per Rygh Meldt forfall Geir Haaversen og Helga Feiring NALs administrasjon Pål Stephensen, Thorstein Dramdal (sak 96/2012 og 100/2012) og Ragnhild Ølstad (protokollfører) Del 1 - Godkjenning 92/2012 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen og sakslisten til styrets møte 24. oktober 2012 godkjennes. Styret er beslutningsdyktig i henhold til punkt 2.16 i NALs vedtekter. 93/2012 Protokoll fra styrets møte 25. september 2012 Protokollen vedlå til saken. Protokollen fra styrets møte 25. september 2012 godkjennes med endring i sak 92/2012. Del 2 Orienteringssaker 94/2012 Orienteringer Presidenten orienterte om aktuelle saker, herunder om: Status i dialogen med de øvrige arkitektorganisasjonene Løpende uformell dialog pågår med NIL, NLA, AFAG og Arkitektbedriftene. Diskusjoner rundt det faglige, og eventuell sammenslutning. NIL, NLA og AFAG har signalisert en positiv holdning. Arkitektbedriftene signaliserer at de ivaretar bedriftenes interesser og eventuell sammenslåing kan komme i konflikt 1

2 medlemmenes interesser. Samtaler er gjennomført med Staffan Carenholm, Sveriges Arkitekter. Medlemsstatistikk Administrasjonslederen orienterte. Vervekampanje igangsatt ut året. NAL har store utfordringer med å beholde medlemmer. Vi er flere organisasjoner som konkurrerer om de samme medlemmene. Neste års budsjett tar høyde for kostnader knyttet til mer synliggjøring av hva NAL er og gjør. Fra overtar Kommunikasjons- og markedsavdelingen ansvaret for satsing og markedsføring. Prioriteringsliste Presidenten omdelte et utkast til prioriteringsliste som grunnlag for diskusjon i neste styremøte. Flere viktige organisasjonssaker: samarbeid mellom organisasjonene, Arkitekturhuset, overføringer til lokalforeningene og eventuell desentralisering. Alle sakene henger sammen og lokalforeningens rolle viktig. 95/2012 Administrerende direktørs rapport Administrerende direktør avla en rapport om status i administrasjonen, herunder: Fagpolitisk rådgiver Saken har stoppet opp. Lang prosess med to utlysinger og rekrutteringsfirma er benyttet. Tre personer ble intervjuet. En kandidat gjensto, men vedkommende trakk seg. Det haster med å få på plass egnet person. Styret kan spille inn kandidater. Vi har flere muligheter; ansette vikar, outsourcing eller benytte rekrutteringsbyrå. President og administrerende direktør håndterer saken videre. OAT 2013 Vi har vært i dialog med triennaleorganisasjonen. NAL får ansvar for triennalekonferansen. God dialog og samarbeid. Tor Inge Hjemdal blir prosjektleder for hovedkonferansen. Arrangeres tidlig i september. Lokalisering undersøkes. Geir Haaversen går av som styreleder i OAT-styret 3. desember. NAL må utpeke ny representant som deltar på møtet for overlapping. Forventninger til at NAL beholder styrelederrollen. Personalsituasjonen Per Rygh går over i 80% stilling fra Vikar for redaktøren i Arkitektnytt, Gaute Brochmann, tiltrer Oversikt over Arkitekturdager Oversikten ble omdelt i møtet til orientering. 96/2012 Prognose 2012 Prognosen for 2012 vedlå til saken. Økonomisjefen gjennomgikk denne. Totalt viser den et driftsunderskudd per august rundt kroner Et avvik fra budsjettet på kroner Hovedårsaken er lavere deltagelse på 2

3 Arkitekturdagen i Haugesund, noe dyrere RS-møte og kostnader knyttet til avslutningen av Arkitekturens År. 97/2012 Presseseminar Invitasjon til presseminar 14. november i regi av Arkitektnytt og Arkitektur N vedlå til saken. Hovedhensikten med seminaret er å gi styret bedre forståelse for publikasjonenes arbeid og utfordringer, og styrets ansvar og rolle som utgiver. Grundig prosess i forkant av dagens organisering. Styrets innspill til agendaen kan være journalistisk skjønn i forhold til redaktørplakatens bestemmelser. Presidenten og visepresidenten deltar på presseseminaret sammen med administrerende direktør og kommunikasjonssjefen. 98/2012 Mal for lokalforeningenes vedtekter Ref. sak 65/2012 Administrerende direktør orienterte. Lokalforeningenes vedtekter spriker litt både med hensyn til formål og struktur. Administrasjonens forslag til mal er ikke klar ennå. Den skal utarbeides og presenteres styret før utsendelse innen årsskiftet. Del 3 Beslutningssaker 99/2012 Overføring av midler til drift av lokalforeningene Ref. sak 74 og 88/2012. Administrasjonens betenkning vedlå til saken. Administrerende direktør orienterte. Viktig med store, strategiske grep i stedet for mange små. Saken må settes i et helhetlig perspektiv i forhold til de andre store organisasjonssakene. Bestillingen fra RS er noe uklar, men midler skal benyttes til styrearbeid. Vedtaket lite konkret i forhold til bruk av midlene. Tilbakemelding fra styret er at betenkningen ikke er tolket positivt, men kun vektlagt innsparinger og ikke gevinster. Inntektssiden må også belyses. Viktig å igangsette dialog med lokalforeningene. Målet må være tydeligere og synligere. Høringer i form av besøk i de større lokalforeningene. Vi må stille krav til lokalforeningene om bruken av midlene og legge en eventuell regional strategi for organisasjonen. Lokale aktiviteter må utfordres og er i dag veldig personavhengige. Er NALs nåværende struktur riktig? Styret ønsker å innfri kravene fra RS-vedtaket, men trenger mer tid til å planlegge gjennomføringen. Styret har behov for eget strategiseminar med plan for det videre arbeidet: visjon Planlegges i forbindelse første møte på nyåret. RS-vedtaket må 3

4 være innbakt i visjonen. Visjonen presenteres på høringsrunde/miniseminar ved besøk i lokalforeningene første kvartal President, visepresident og administrerende direktør utarbeider forslag til skisse og strategiplan til styret. Styret ber om å få lagt frem forslag til hvordan lokalforeningene skal involveres i den videre prosessen. Stategiseminar for styret skal arrangeres i januar /2012 Budsjett 2013 Forslag til budsjett for 2013 vedlå til saken. Økonomisjefen orienterte. Fremlagte budsjettforslag viser et driftsresultat på minus kroner mot et budsjettmål på kroner Med finansinntekter gir det cirka kroner i overskudd. Det er i forslaget ikke tatt hensyn til overføring av driftsmidler til lokalforeningene i 2013, jfr. RS-vedtak 17/2012. Budsjettet er ambisiøst og og må ses i et langsiktig perspektiv. Det satses sterkt på å øke medlemstilslutningen. Synliggjøring av NAL er viktig. I denne forbindelse er budsjett for markedsføring økt med kroner Potten for reiser/møter økes med kroner Hensikten er flere besøk og tettere samarbeid med lokalforeningene. Det er lagt inn økte kontingent- og abonnementsinntekter, endringer i årsverk og nødvendige investeringer er hensyntatt. Etableringen av ny fagavdeling fra medfører mer effektiv ressursbruk og -utnyttelse internt. Det er knyttet større usikkerhet til inntektssiden (kurs, annonser, medlemmer, prosjekttilfang) enn til kostnadssiden driftsmessig. Det har ikke vært praktisk mulig å sette av midler i budsjettet for 2013 til drift av lokalforeningene. Styret opprettholder muligheten for lokalforeningene til å søke om midler til arrangementer gjennom handlingsprogrammet. Administrasjonen bearbeider budsjettet og tar hensyn til signaler gitt i styrets diskusjon. Gratis medlemskap for lokalledere innarbeides i budsjettet. Revidert budsjettforslag fremlegges i neste styremøte. 101/2012 Arkitekturhuset Presidenten orienterte. Oppsummeringsrapporten fra Jensen-utvalget mangler ennå. Prosessen må gå videre. To hovedaksjonærer med litt forskjellig ståsted vanskeliggjør fremdriftsplanen. Organisasjonsmodellen er vel viktig så som objektet. Alle nåværende leietakere ønsker å være med. DogA dyrt å drifte med store utstillingslokaler. Mange mulige scenarier og arkitektkonkurranse er en mulighet. På styrets strategiseminar innhenter vi innspill fra Sveriges Arkitekters erfaringer rundt organisering og flytteprosess. 4

5 Cecilie Wille er forespurt om å være NALs representant. Visepresidenten stiller som styrets representant. For å sikre raskere fremdrift i arbeidet etableres det en prosjektgruppe med to til tre faste medlemmer, samt én representant fra OAF-styret og én representant fra NAL-styret. De faste medlemmene gis en avtalt kompensasjon som søkes dekket av AS Arkitektenes Hus. Administrasjonen utformer en avtale mellom OAF, NAL og AS Arkitektenes Hus for det videre arbeidet. 102/2012 Boligpolitikk NALs boligpolitiske plattform vedlå til saken. Arbeidet med videreføring av NALs boligpolitiske plattform prioriteres. Dokumentet skal inneholde konkrete forslag til en bedre boligpolitikk. Målet er ferdigstillelse så raskt som mulig slik at det kan brukes aktivt mot politikerne i deres arbeid med partiprogram frem mot stortingsvalget Boligmeldingen er rett rundt hjørnet. Ketil Moe er forespurt til oppgaven som leder av arbeidsgruppen. Administrasjonen nedsetter i samarbeid med styret en arbeidsgruppe som ferdigstiller arbeidet med konkrete forslag til en bedre boligpolitikk. Styremedlem Maria Molden inngår i gruppen. 103/2012 Prioriteringer interne ressurser Administrerende direktør orienterte og ga uttrykk for at saken bør utsettes. Saken utsettes til neste møte og drøftes i strategiseminaret i januar /2012 Godkjenning av endringer i vedtektene til Stavanger Arkitektforening Ref. sak 65/2012. Revidert forslag til vedtekter for av Stavanger Arkitektforening vedlå til saken. Styret godkjenner endringene i vedtektene til Stavanger Arkitektforening. Del 4 Eventuelt 105/2012 Prioritering av saker Presidenten omdelte sitt forslag prioritering av saker. 5

6 Styret ser på presidentens liste over prioriterte saker og gir tilbakemelding på prioriteringer av liste B. Løpende diskusjon frem til styrets strategiseminar i januar /2012 Styremøter våren 2013 Presidenten foreslo møtedatoer. Følgende møteplan for våren 2013 vedtas: tirsdag 29. januar onsdag 30. januar onsdag 13. mars fredag april torsdag 23. mai onsdag 26. juni styreseminar (utenfor NALs lokaler) styremøte styremøte styremøte/røros-seminar RS-møte styremøte Protokollen godkjent i styremøte 4. desember Kim Skaara President Pål Stephensen Administrerende direktør 6