KONTRAKT OM IT-UTSTYR SAK NR: 13/01690 Unntatt offentlighet, jfr. Offl. 13
1 AVTALE PARTER: Denne avtale er inngått mellom: Sarpsborg kommune (org. nr. 938 801 363) (heretter kalt oppdragsgiver) Postboks 237, 1702 Sarpsborg, Tel: 69 11 60 00 Kontraktuell kontaktperson: Oddveig Åsegg, tel 414 41 232, e-post: oddveig.aasegg@sarpsborg.com Innkjøpssjef og xxx xxxxx AS (org. nr: ttt ttt ttt) (heretter kalt leverandøren) Postadresse: vxxx, tlf xxxcxx, e-post: mgfkmgfæfls Kontaktperson Dgfaødgfsn.dgfsøl Dato: dd. måned år For oppdragsgiver: For leverandøren: Navn Tittel Sarpsborg kommune Navn Tittel Navn på leverandør AS 2 Avtalen gjelder: Innkjøp av IT-klientutstyr til Sarpsborg kommune, med IT-klientutstyr menes her stasjonære og bærbare PCer, tynnklienter/terminaler og skjermer og de produkter som fremgår av prisskjema og vedlegg 5 kravspesifikasjon, og nært beslektede produkter. 3 Avtalens lengde Avtaleperioden er dd.mm.201å dd.mm.20ååå (eksl. opsjon 1 + 1 år) - IT-utstyr - Side 2 av 8 ------/------
4 Kontraktsvilkår De alminnelige betingelser for kjøp av handelsvarer for Sarpsborg kommune er gjeldende for denne kontrakten. Betingelsene er i sin helhet gjengitt i Vedlegg 7. Nedenfor følger enkelte punkter som oppdragsgiver ønsker å presisere i fht. til teksten i de alminnelige betingelsene: 4.1 Fullmaktsforhold Leverandør kan ikke sette ut enkeltoppdrag eller deler av enkeltoppdrag under denne rammeavtalen til tredjepart, uten skriftlig forhåndsgodkjenning fra oppdragsgivers kontraktsansvarlig. 4.2 Bruk av underleverandører Leverandør kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. 4.3 Priser a) Tilbyders svar på prisskjema i vedlegg 6 er nettoprisene i tilbudet.. b) Prisene skal oppgis eks. mva i norske kroner. c) Elementer som er nødvendige for at produktene skal fungere i henhold til normale forutsetninger, og som ikke er priset separat, betrakter oppdragsgiver som inkludert i enhetsprisen. d) Prisene skal være å betrakte som faste i avtaleperiodens første 12 måneder. e) Prisene skal inneholde alle utgifter til egen administrasjon, feriepenger, skatter og avgifter. f) I prisene skal evt opplæring, frakt, nødvendig emballasje og andre omkostninger inkluderes. g) Det forutsettes at øvrig relevant sortiment tilbys til samme kalkyle som de produktene som er opplistet i prisskjema. h) Dersom leverandøren gjennomfører spesielle kampanjer eller har andre tilbud som innebærer lavere pris enn denne avtalen, skal dette automatisk gjelde også for denne avtalen. i) Oppdragsgiver reserverer seg retten til å forhandle priser på ekstraordinære volumkjøp. 4.4 Prisendringer a) Første prisendring kan ikke skje før etter 12 måneder fra kontraktsinngåelse. b) Prisendringer i avtaleperioden skal ikke avvike fra det som kan dokumenteres som kostnadsøkninger for den enkelte vare, dog ikke være høyere enn SSBs konsumprisindeks. c) Prisøkninger skal begrunnes skriftlig minst 2 måneder før ikraftsettelse, og kan ikke settes i kraft før oppdragsgiver skriftlig har godkjent prisendringen. d) Prisøkninger skal normalt ikke skje mer enn en gang årlig. e) Dersom leverandørens produkter får en prisutvikling som avviker betydelig sammenlignet med det øvrige markedet, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. f) Prisøkning skal kun relateres til produktene og ikke overstige tilsvarende økning fra underleverandør. Alle prisøkninger skal dokumenteres. g) Oppdragsgiver vurderer pristrendene i markedet som nedgående og forventer derfor at alle prisreduksjonene tas opp fortløpende inn i avtalen. 4.5 Leveringsbetingelser a) Avtaleproduktene skal leveres kunden på avtalt adresse fraktfritt. (INCOTERMS 2012 DDP) b) Levering anses som gjennomført når oppdragsgiver har mottatt leveransen på anvist plass / lagerrom og akseptert leveransen. c) Oppdragsgiver forventer at levering skal skje innenfor normal åpningstid for det enkelte leveringssted. - IT-utstyr - Side 3 av 8 ------/------
d) Varer som ikke kan leveres ihht ønsket leveringstid, må det gis melding om umiddelbart, og alltid samme dag som bestillingen mottas. Mange delleveranser per bestilling anses som nedsatt leveringsgrad. En leveringsgrad lavere enn 94% over en tre måneders periode, kan bli ansett som mislighold. e) Alle varer i en bestilling skal så langt som mulig leveres samlet. Eventuelle del leveranser skal være avtalt på forhånd med oppdragsgiver. f) Oppdragsgiver skal betraktes som én kunde med flere leveringsadresser. g) Leverandøren forplikter seg til å overholde avtalen, samt leveringstidspunkter, ordne opp i eventuelle feilleveranser uten bryderi og omkostninger for oppdragsgiver. h) En leveringsgrad lavere enn 94 % over en tre måneders periode kan bli ansett som mislighold. Leveringsgrad er et nøkkeltal for leveringspålitelighet og regnes som antall ordrelinjer levert til avtalt tid delt på totalt antall ordrelinjer. 4.6 Betalingsbetingelser a) 30 dager fra fakturamottak. b) Faktureringsgebyr aksepteres ikke. c) Faktura skal være oversiktlig slik at det er lett å kontrollere at oppdragsgiver er godskrevet de avtalte betingelser. Det skal tydelig fremgå av faktura hvilke nettopriser som gjelder for de aktuelle varene. d) Fakturaadresse er; Sarpsborg kommune, v/ bestillende enhet/post/sone, Postboks 505, 1703 Sarpsborg. e) Det skal faktureres pr. levering. f) Fakturaen skal minst inneholde: Leverandørens foretaksnummer Dato og fakturanummer Bestillende enhet og Bestillers navn, samt leveringsadresse Oppdragsgivers ordrenr, Bestilte produkter Antall levert per produkt Nettopriser basert på tilbudets nettopriser Spesifikasjon av mva. 4.7 E-faktura Sarpsborg kommune har etablert mottak av e-faktura, og Visma buyer eco benyttes som meldingssentral. Visma buyer eco er medlem i samtrafikkgruppen, som sikrer at faktura fra leverandører som benytter andre meldingssentraler distribueres til Sarpsborg kommune i en standardisert prosess/format. Sarpsborg kommune stiller ingen krav til hvilken meldingssentral leverandør benytter, forutsatt at leverandørs meldingssentral kan levere faktura i standardisert format. For bruk av meldingssentral gjelder prinsippet om at partene selv bærer sine kostnader på hver side av denne løsningen. (Det vises for øvrig til Stortingsmelding nr. 36 Det Gode Innkjøp, pkt. 9 hvor satsingen på e-faktura i det offentlige er ytterligere beskrevet). Sarpsborg kommune følger satsingen på e-faktura og standardisert EHF-format innen offentlig sektor, det vises til hhttp://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/elektronisk-handelsformat-ehf, for ytterligere informasjon. Sarpsborg kommune setter som krav at fakturaer fra valgt leverandør skal mottas som e-faktura senest 3 måneder etter dato for kontraktsignering. 4.8 Avtalens prøvetid Så lenge ikke annet er avtalt, blir de første 6 måneder å betrakte som prøvetid sett fra oppdragsgivers side. Dette gjelder så vel kvalitet, bruksegenskaper, oppfølging og leveringsforhold. - IT-utstyr - Side 4 av 8 ------/------
4.9 Etiske retningslinjer Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer gjengis i vedlegg 8. Etikkplakaten og reglene for personlige gaver og fordeler gjøres gjeldende for kontrakten og leverandøren forpliktes til å følge disse i sin samhandling med personer forbundet med oppdragsgiver. 4.10 Opsjon Oppdragsgiver har en ensidig rett til å prolongere avtalen med 1+1 år til de samme betingelsene. Utløsning av opsjonen skal skje senest 3 mnd. før avtalens utløp og gjelder for ett år av gangen. 4.11 Kvalitet a) Leverandør er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen. Sarpsborg kommune har for egen regning og etter rimelig varsel anledning til å inspisere og kontrollere at så skjer. b) Hvis en leveranse eller del derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan Sarpsborg kommune tilbakevise den eller deler av leveransen eller den aktuelle del av den anses i så fall som ikke levert. c) Sarpsborg kommunes kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg i henhold til bestilling. d) Manglende kvalitetskontroll fra Sarpsborg kommunes side medfører ingen reduksjon av oppdragsgivers rettigheter. Godkjenning av leveransen omfatter ikke skjulte feil og/eller mangler. 4.12 Dagbøter Ved brudd på leveranser spesifisert i kravspesifikasjonen som gjelder det valgte sortimentet. Satser for kompensasjon/erstatning ved brudd på leveringstid settes til; Tjenestekjøp/leie Forsinkelser kompenseres med kr 1000,- pr kalenderdag, begrenset oppad til 50 % av den enkelte leveranses verdi. (for tjenester se for øvrig Sarpsborg kommunes alminnelige betingelser for kjøp av tjenester pkt 8) Varekjøp Forsinkelser kompenseres med kr 1000,- pr kalenderdag, begrenset oppad til 50 % av den enkelte leveranses verdi. (for varekjøp se for øvrig Sarpsborg kommunes alminnelige innkjøpsvilkår for kjøp av handelsvarer pkt 2.3.) Dagsbøter starter å løpe ved utløp av tilbudt leveringstid. 4.13 Oppdragsgivers tilbakeholdsrett Dersom Oppdragsgiver har økonomiske krav som følge av leverandørens kontraktmislighold, kan Oppdragsgiver holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til dekning av et spesifisert og begrunnet krav. 4.14 Oppsigelse a) Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av den rammede part med øyeblikkelig virkning. b) Oppdragsgiver kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning hvis leverandørens produkter har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. c) Vesentlig mislighold fra leverandørens side gir kommunen rett til å heve kontrakten uten at kommunen pådrar seg noen form for erstatningsansvar. Vesentlig mislighold kan være: I. at produkter presentert i tilbudet/prisskjema ikke holder det forutsatte kvalitetskrav. II. avvik på leveringsbetingelser og leveringsgrad. - IT-utstyr - Side 5 av 8 ------/------
III. at leverandørens prisutvikling sammenlignet med andre tilsvarende aktører i markedet ikke er konkurransedyktig. IV. at leverandørens service-/ opplæringsfunksjon og reklamasjonshåndtering ikke fungerer etter forutsetningene. I tillegg til heving eller prisavslag kan kommunen kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. V. brudd på kontraktens bestemmelser om lønns og arbeidsvilkår VI. leveringsgrad på under 94 % d) Dersom det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det forhandles om revidering eller oppsigelse. I slike tilfeller gjelder en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. e) Dersom det oppdages brudd på Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer i leverandørs samhandling med personer forbundet med oppdragsgiver, betraktes det som brudd på kontrakten og gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten. 4.15 Transport av avtalen Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter i denne avtalen til tredje part uten den andre partens skriftlige godkjenning. Slik godkjennelse kan ikke nektes uten at det foreligger saklig grunn. 4.16 Dokumentrang: Vedlegg 5 Vedlegg 6 Leverandørs svar på vedlegg 5 Ved eventuelle uoverensstemmelser mellom kundens kravspesifikasjon og leverandørs tilbud, gjelder vedlegg 5 foran leverandørs svar på vedlegg 5. Vedlegg: Følgende vedlegg fra konkurransegrunnlaget, kunngjort på www.doffin.no dd.mm.åååå Vedlegg 5: Kundens kravspesifikasjon Vedlegg 7: Sarpsborg kommunes alminnelige betingelser for kjøp av handelsvarer Vedlegg 8: Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer Følgende vedlegg fra Leverandørs tilbud: Leverandørs tilbudsbrev av dd.mm.åååå. Leverandørs svar på vedlegg 5. Vedlegg 6: Utfylt prisskjema Endringer, rettelser etc. som avtales partene mellom i avtaleperioden dokumenteres som egne endringsvedlegg, vedlegg 9, og signeres av begge parter. - IT-utstyr - Side 6 av 8 ------/------
Fra kundens konkurransegrunnlag Vedlegg 5: Kravspesifikasjon Vedlegg 7: Sarpsborg kommunes alminnelige betingelser for kjøp av handelsvarer Vedlegg 8: Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer - IT-utstyr - Side 7 av 8 ------/------
Fra leverandørs tilbud Leverandørs tilbudsbrev Leverandørs svar på vedlegg 5. Vedlegg 6: Utfylt prisskjema - IT-utstyr - Side 8 av 8 ------/------