Protokoll fra ordinært styremøte Sted: Fotball/budbilkontoret Dag/dato: Torsdag 30.juni 2016 Varighet: 17.30 20.30 Tilstede styret: Fra administrasjonen: Forfall: Espen A. Johansen (EJ), Hanne Dahl Molden (HM), Terje Bråthen (TB), Kenneth Brørby (KB), Tom Erik R. Frydenlund (TF) og Espen Hagen (EH) Tor Haug (TH) Ole Martin Lafton (OL) Åpen halvtime Tom Arne Karlsen (TAK) deltok på åpen halvtime for å komme med innspill og stille spørsmål knyttet til sportslig satsing i JIF Fotball. Hvor og hvem skal a-laget til JIF være i årene som kommer, holdninger på a-laget er noe som man bør se nærmere på som et viktig satsingsområde da de er forbilder for de yngre spillerne. TAK ønsket å diskutere hvordan klubben legger til rette for spillere som skal ta steget til junior og senior fotball. Han påpekte viktigheten av at det kommer et tydelig signal fra klubben på at junior og seniorfotballen i JIF satset på slik at de yngre spillerne har noe å strekke seg etter. Han presiserer at han ikke er bekymret for yngres avdeling og at den påstartede prosessen med å endre kurs i klubben er god og fører med seg mye positivt. Styret redegjorde for sine tanker for året og årene som kommer. Det startes et arbeid med å etablere et juniorlag for 2017 tidlig i høst, dette er føringer fra årsmøte. Styret var tydelige på at markedsføringen av a-laget ikke har vært god nok da det fortsatt satses på seniorfotballen på Jevnaker. A-laget skal være flaggskipet på Jevnaker og Hadeland og det skal være hit de beste spillerne vil komme grunnet godt treningsopplegg og utviklingsmuligheter. Det vil i høst jobbes for å synliggjøre viktigheten av seniorfotballen i media og via egne kanaler. Men yngres avdeling vil alltid være i forsete for det klubben ønsker å jobbe for, et bredde tilbud til alle barn i bygda. Dagsorden Sak 038 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret godkjente innkallingen og saksliste. Sak 039 Signering av møteprotokoll fra styremøte 11.05.16 Styreprotokollen ble signert. De som ikke var tilstede signerer ved neste anledning. Sak 040 Kunstgressprosjekt 2016
Fremdrift i arbeidet og finansiering Status for fremdriften ble presentert av KB som opplyste om at dekket er ferdig lagt, frist for Saltex til å ferdigstille anlegget er 01.07.16, KB gjennomfører befaring og overtakelse med Saltex. Bruk av anlegget er ikke tillatt frem til at anlegget offisielt er overlevert JIF Fotball. Etter overtakelse skal det utarbeides gode rutiner for drift av anlegget og det skal opprettes dialog med kommunen om de innkjøpene kommunen må gjøre for å vedlikeholde banen. Det ble påpekt at det ikke er merket for 7er eller 9er bane på det nye dekket. Finansiering av egenkapital jobbes det videre med, Svein Skarmo har sagt seg villig til å ta seg av de store potensielle samarbeidspartnerne. Resten av egenkapitalen JIF Fotball skal bidra med i prosjektet kommer fra Gjensidige Brannkasse Hadeland og et evt. overskytende fra Superinvite, p.t er det solgt 44 andeler. Superinvite skal selges mer aktivt etter den offisielle åpningen av kunstgresset, a-laget skal jobbe dugnad og ha ringekveld. TH skal sammen med TF fremskaffe mailliste til alle medlemmer og sende direkte oppfordring til alle om å kjøpe andel. Styret tok orienteringen til etterretning og at KB oppretter dialog med Saltex om merking av 7er og evt. 9er bane. Sak 041 JIF som kvalitetsklubb TF presenterte NFF kvalitetsklubb. Dette er et større prosjekt som stiler en del krav til JIF som klubb. Mye av de rutiner og organisering som inngår i kvalitetsklubb er allerede på plass, dette vil heve profesjonaliteten til klubben og lette arbeidet med å skape aktivitet. NFF kvalitetsklubb er et omfattende prosjekt som vil løpe over ett til to år og bør ses i sammenheng med revidering av sportsplanen. Styret vedtok at en avgjørelse om å starte dette prosjektet må fattes av årsmøte. AU får i oppgave å jobbe med denne saken og forberede en prosjektbeskrivelse og innstilling til årsmøte i mars 2017. Sak 042 IT/JIF.NO fokus høsten 2016 Webansvarlig Frode Martinsen deltok under denne saken. Styret ønsker å sette fokus på IT løsningen klubben har og med det skape mer oppmerksomhet rundt alt det bra som skjer i klubben. For å få til det er vi avhengig av at trenere og lagledere bruker JIF.NO som en publiseringskanal. Pr. nå er det for liten aktivitet på våre digitale plattformer og det er nok et behov for en organisert innsats for å heve kunnskap og kvalitet om det som gjøres på JIF.NO. Styret og Frode Martinsen diskuterte tiltak som kan bidra til økt aktivitet på våre digitale plattformer.
Styret vedtok at september måned er satsingsmåned for JIF.NO. Det skal utarbeides en bruksanvisning på hvordan og hva som skal publiseres på JIF.NO. Det skal sendes informasjonsmail til alle lagledere og trenere om viktigheten av publiseringer og det skal arrangeres et brukerkurs. Frode Martinsen og BU ser på organiseringen og ansvarsfordelingen knyttet til dette. Sak 043 JIF Budbiler Prosjektstatus TB og TH har jobbet med Budbilene for å se på fremtidig organisering for å sikre videre drift av JIF Budbiler DA. Det er stort behov for rekruttering da Helge Pedersen og Tor M. Bredesen står alene om å kjøre slik det er pr. i dag. TH presenterte forslag til organisering som innebærer en plan for rekruttering av sjåfører, lønn, avsetning til ny bil, markedsføring og budbilene som et sosialt samlingspunkt. Styret vedtok forslag til organisering med virkning fra 01.01.2017 (detaljert beskrivelse er grunnlaget for vedtaket). Sak 044 Status senior TB gjennomgikk status og orienterte om at han og KB sammen med John Menzies har hatt ansvaret for a-laget inn imot siste seriekamp 02.07.16 grunnet at trenerteamet er på avtalt ferie annonsert før kontraktsinngåelse. Dette gir et godt grunnlag for evaluering av første halvår. Det er utarbeidet verdier som skal synliggjøres i garderoben og på klubbhuset for a- laget og andre lag i klubben. Dette er verdier som skal minne spillere, trenere og frivillige på hva vi som klubb skal stå for. Styret tok orientering til etterretning Sak 045 Status yngres TF gjennomgikk status og følgende saker: G15 får inn en ekstra trener, Kjetil Paulsen er aktuell for å bidra 2-3 økter pr. uke. Det er kull med få spillere og høstsesongen må klubben styre lån og flyt av spillere aktivt, det vil organiseres et møte av for å styre dette, ansvarlig er TH. BU har besluttet at det skal arrangeres sesongavslutning i oktober. Det ble orientert om at en G16 spiller har fått to kampers karantene. Det har i lengre tid vært suksess med keepertreninger ledet av John Menzies og Andreas Vassjø. BU ønsker å se på en mulighet for å kopiere dette til å gjelde utespillere gjeldene fra høsten. TH og trenerkoordinator ser på en løsning rundt dette.
Sak 046 Status anlegg Vaskerutiner og kostnader klubbhus HM har fremskaffet et tilbud om vask av klubbhuset. Dette har en kostnad på ca 5000,- pr. måned og 19 000,- for storrengjøring. KB redegjorde for kostnader knyttet til drift av klubbhuset for å se om det er rom for å bruke penger på vask. I 2016 ligger vi an til å bruke budsjett på 100 000,- Det ble diskutert om det skal organiseres en høstdugnad for vask av klubbhuset som skal inkludere senior og yngres. Styret vedtok å ikke inngå en avtale med vaskefirma da det ikke er rom i budsjettet for dette. Det skal organiseres en høstdugnad for senior og yngres for å vaske og rydde klubbhuset. HM og KB har ansvaret for organiseringen. Sak 047 Sponsorsamling august 2016 14.august er offisiell åpning av kunstgressbanen. TH presenterte program for dagen og EJ orienterte om planen for sponsortreff. For å sikre mange mennesker på stadion denne dager er a-kamp flyttet fra 13.08 til denne dagen og det går ut mail til alle lag om at det er pliktig oppmøte. Sak 048 Administrasjonsoppgaver TH gjennomgikk status og fremdrift. Sak 049 Gjennomgang av Trello Online styreverktøy På grunn av at to styremedlemmer måtte forlate møte gjennomføres gjennomgangen pr. epost. EJ presiserte at alle styremedlemmer må gjøre seg kjent med systemet da dette er verktøyet som gjelder for styret fra nå av. Styret tok orienteringen til etterretning vedtok at Trello er verktøyet styret benytter i sitt arbeid.
Sak 050 Status kontingenter og avgifter Avgiftsbeløp nye spillere TF orienterte om status utestående kontingenter og ba om et styrevedtak på avgiftsbeløpet for nye spillere som har kommet til å løpet av våren. Utestående treningsavgifter er 61 000,- for senior og 197 000,- for yngres. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at spillere som har kommet til denne våren skal faktureres halv avgift. Purring til seniorspillere skal overleveres fysisk med varsel om trening og kampnekt. Sak 051 Oppfølging vedtatte styreoppgaver Nytt fast punkt på agendaen som iverksettes når Trello er oppe å gå etter gjennomgang av systemet. Sak 052 Mediestrategi Fokusområder og prioriteringer Styret diskuterte hva som skal være fokus på digitale plattformer høsten og vinteren 2016. Det har siden nytt styret ble valgt vært satt fokus på synliggjøring av satsningen på bredde og yngres avdeling. I denne perioden har seniorfotballen blitt «glemt» og markedsført i liten grad. Det er ikke slik at seniorfotballen ikke satses på og det er viktig at dette kommer frem i arbeidet med å snu kultur og bygge videre inn i mot 2017 sesongen. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at det skal rettes mer fokus på a- lagets rolle i klubben for å synliggjøre at JIF Fotball også jobber for å utvikle seniorfotballen. Dette er på ingen måte i konflikt med klubbens nye retning. Sak 053 Eventuelt Fire saker ble fremsatt til eventuelt: 053-1 Etablering av arbeidsutvalg (AU) 053-2 Evaluering av fotballskolen 2016 053-3 Utleie av klubbhus til motorklubben 053-4 Styremøte i juli Sak 053-1 Etablering av arbeidsutvalg (AU) EJ informerte om at det bør etableres et AU som kan avlaste hovedstyret med mål om at hovedstyret skal bli et mer overordnet styre og ikke så mye arbeidene. AU kan fatte vedtak i styresaker, men kan overprøves av hovedstyret. AU rapporterer til
hovedstyret. Når agendaen til AU møtene lages, involveres hovedstyret som kan beslutte at sakene løftes direkte til hovedstyret. Styret vedtok at AU opprettes med styreleder, nestleder og BU leder som medlemmer. Sak 053-2 Evaluering av fotballskolen 2016 TH presenterte evalueringen av fotballskolen 2016. Fotballskolen var en suksess med 100 barn, økonomisk ble det et godt resultat som gjør at overskuddet dekker inn budsjetterte to fotballskoler. Sak 053-3 Utleie av klubbhus til motorklubben Motorklubben har spurt om mulighetene for å leie klubbhuset til et av sine arrangement. Ca 80 personer og tilgang til to garderober. Saken sendes videre til AU for behandling Sak 053-4 053-4 Styremøte i juli Forslag om at styremøte i juli avlyses grunnet ferie Styret vedtok å avlyse styremøte for juli, neste styremøte er i august. Signering: ------------------------------- ------------------------------- ----------------------------- Espen A. Johansen - leder Hanne Dahl Molden nestleder Tom Erik R. Frydenlund ------------------------------- ------------------------------- ----------------------------- Terje Bråthen Kenneth Brørby Ole M. Lafton (vara) ------------------------------- Espen Hagen (vara)