RISØR KOMMUNE Enhet for plan- og byggesak «MOTTAKERNAVN» «ADRESSE» «POSTNR» «POSTSTED» «KONTAKT» Vår ref: Deres ref: Arkiv: C55 Dato: 2016/889 /HRO «REF» Løpenr.: 7932/2016 04.05.2016 Anbudskonkurranse. Registrering og kvalitetssikring av kommunens hensynssoner for kulturminner. Forenklet anbudsrunde Totalentreprise kr. 100.000,- eks.mva. 1. Invitasjon I henhold til vedtatt planprogram for kulturminneplan for Risør skal det foretas en registrering og gjennomgang av Risør kommunes 57 hensynssoner for kulturminner. Kommunen har søkt om og fått tildelt kr. 100.000,- til dette arbeidet fra Riksantikvaren. Fra Risør kommune bes det om et tilbud. Frist for levering til Risør kommune er 23. mai 2016. Besøksadresse: Postadresse: Dir.tlf.: 37 14 96 13 Org.nr.: 964 977 402 MVA Furumoveien 1 Postboks 158 Tlf.: 37 14 96 00 Bankkonto: 2801.22.04665 4950 RISØR 4952 Risør Fax.: E-post: postmottak@risor.kommune.no www.risor.kommune.no
Side 2 av 7 2. Generell beskrivelse Som en del av første fase av arbeidet med Kulturminneplan for Risør kommune skal alle kommunens 57 hensynssoner for kulturminner gjennomgås, registreres og kvalitetssikres. Arbeidet ønskes gjennomført i løpet av sommermånedene i 2016 med levering av arbeidet 31. august 2016. 3. Nærmere beskrivelse av oppdraget Tilbyder skal: gå gjennom planmateriale i kommunens arkiv vedr. hensynssonene befare hensynssonene vurdere om hensynssonen skal minskes, utvides, fjernes eller opprettholdes basert på en sammenligning av grunnlaget for at sonen ble opprettet og dagens situasjon skrive rapport med anbefaling til kommunen kartfesting av områdene
Side 3 av 7 3.1 Medvirkning Det forutsettes at tilbyder har god kommunikasjon med Risør kommune gjennom hele prosessen. 3.2 Anskaffelsens formål Anskaffelsen har til formål å levere en registrering og vurdering av kommunens 57 hensynssoner ihht punkt 3. Nærmere beskrivelse av oppdraget. 3.3 Kontrakt og organisering Risør kommune er oppdragsgiver, og det vil bli opprettet kontrakt mellom Risør kommune og tilbyder. Kommunens kontaktperson vil være byantikvar Tanja Røskar. E-postadresse er tanja.roskar@risor.kommune.no. Tlf: 95 97 34 93. 3.4 Framdrift og leveranser Oppstart av arbeidet ønskes så snart som mulig og signert tilbud skal være mottatt innen 23. mai 2016. Tilbudet skal være i lukket konvolutt merket med «Tilbud: Registrering av hensynssoner» og adressert til Risør kommune, v/ Tanja Røskar, Postboks 158, 4952 Risør Det er ikke anledning til å sende inn tilbud elektronisk. Prosjektet skal ferdigstilles innen 31. august 2016. 3.5 Helse, miljø og sikkerhet Tilbyder må kunne dokumentere at vedkommende har internkontrollsystem som sikrer overholdelse av gjeldende lover og forskrifter. Konsulenten er forpliktet til å ha rutiner som sikrer personellets arbeidsmiljø. Denne plikten gjelder også eventuelle underkonsulenter. 4. Konkurranseregler 4.1 Generelle regler Anskaffelsen er under nasjonal terskelverdi og skal gjennomføres i henhold til lov om offentlig anskaffelse, forskrift om offentlig anskaffelse og konkurransereglene gitt i dette kapittel. Konkurransen kunngjøres ikke i Doffin, men konkurransegrunnlaget sendes til syv aktuelle tilbydere og offentliggjøres på kommunens hjemmeside. Risør kommune skal sørge for at det ikke finner sted forskjellsbehandling av tilbydere. 4.2 Anskaffelsesprosedyre Oppdragsgivers intensjon er å velge den tilbyder som best kan bistå Risør kommune med en faglig utarbeidet løsning innenfor oppgitt pris. 4.3 Konkurransegrunnlag Språk: Konkurransegrunnlaget er kun utarbeidet på norsk. Eventuell oversettelse besørges/bekostes av tilbyder selv.
Side 4 av 7 Konkurransegrunnlag: Konkurransegrunnlaget består av alle kapitler i dette dokumentet med vedlegg. Tilbyder må selv kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider og vedlegg som er angitt i innholdsfortegnelsen. Tilbyder skal sette seg inn i alle dokumentene. Omkostninger: Konkurransegrunnlaget sendes til tre aktuelle tilbydere. Alle kostnader ved utarbeidelse og fremsendelse av tilbudet, møter, befaringer, avklaring og lignende, skal bæres av tilbyder. Dette gjelder også kostnader knyttet til eventuelle kompletterende bestemmelser eller avlysning av konkurransen. Endringer og opplysninger: Det tas forbehold om endringer, tillegg eller modifikasjoner av tilbudsdokumentet underveis. Slike endringer, tillegg eller modifikasjoner vil bli meddelt alle på e-post senest tre dager før tilbudsfristen. Relevante opplysninger som gis en enkel tilbyder i tilbudsfasen vil også sendes de andre tilbyderne på e-post. 4.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i 30 dager etter tilbudsfristen. Dersom valg av tilbyder påklages, forlenges bindingsfristen til klagen er avgjort. 4.5 Alternativt tilbud Tilbud på alternative løsninger vil ikke bli vurdert. 4.6 Tilbud på deler av oppdraget Det gis ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 4.7 Behandling av tilbud Alle leverandører vil få tilbakemelding om hvilket tilbud som er valgt. 4.8 Avlysning av konkurranse og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel bortfall av planlagt finansiering. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Oppdragsgiver betaler ingen godtgjørelse ved avlysning av konkurransen eller totalforkastelse før kontraktsignering. 4.9 Forbehold I utgangspunktet ønsker oppdragsgiver et tilbud uten forbehold. Eventuelle forbehold skal opplyses om i tilbudet. 4.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og tilbyder skal forhindre at andre enn de som har behov for det får informasjon om tilbudene. 4.11 Tilbudsleveransen Dette konkurransegrunnlaget skal benyttes for å gi tilbud. Vedlegg skal nummereres. Tilbudet skal gis skriftlig, være datert og underskrevet av person med fullmakt til å binde tilbyder. I tilbudets priser skal alle kostnader forbundet med leveransen være inkludert. Det skal være lett å se hvor grensen mellom tilbudt arbeid og eventuelle tilleggsarbeid går.
Side 5 av 7 Følgende skal leveres med tilbudet: Originalt tilbudsbrev fra oppdragsgiver datert, underskrevet og med alle skjemaer, tabeller og poster fylt ut. Prosjektbeskrivelse Forpliktende tilbudssum. 5. Utvelgelse av tilbyder 5.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskravene skal sikre at tilbyder oppfyller minimumskravene satt i forskriften. Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt. Tilbud hvor forespurt dokumentasjon ikke er vedlagt kan bli avvist. Krav Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og momsinnbetaling. Det kreves at leverandøren har et fungerende HMSsystem. Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Skatteattest, 2 stk, en for merverdiavgift og en for skatt. (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244). Maksimum 6 måneder gammel.) Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244). Maksimum 6 måneder gammel. ) HMS egenerklæring Firmaattest (norske firmaer) Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert (utenlandske firmaer) 5.2 Tildelingskriterier Vekting 20 % Økonomi: Tilbudssum skal inkludere alt arbeid i henhold til vedtaket 50 % Faglig kompetanse og erfaring: Det skal vises til tilbyders kompetanse og erfaring fra lignende prosesser.
Side 6 av 7 30 % Oppgaveforståelse: Kravet skal dokumenteres med referanseliste som viser at lignende prosjekter er gjennomført med årstall for gjennomføring samt kontaktperson hos oppdragsgiver med telefonnummer. Det er sterkt ønskelig med kompetanse og forståelse av planer og plantegninger. Tilbyder skal beskrive prosess og leveranse (maks 2 sider), herunder delaktiviteter og fremdriftsplan. Det må redegjøres for tilbyders oppgaveforståelse og angrepsmetode, samt hvilke suksesskriterier og fallgruver som er spesielt viktige for dette oppdraget. 5.3 Evaluering av tilbud Tilbud fra leverandørene som vurderes som kvalifisert (punkt 5.1 og 5.2) vil bli vurdert. Alle tilbydere vil bli informert om valg av leverandør. Avgjørelse tas i uke 21. 6. Sjekkliste innlevert dokumentasjon Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene. 1. Signert tilbudsbrev med tilbyders navn og adresse 2. Attester skatt/mva 3. Erklæring HMS 4. Firmaattest 5. Prosjektbeskrivelse 6. Dokumentasjon faglig kompetanse og erfaring - Referanseprosjekter 7. Tilbudssum for oppdraget 6.1 Underskrift Firmaopplysninger Fyll inn Leverandør Adresse Kontaktperson Telefonnummer Epost-adresse Foretaksnummer
Side 7 av 7..., den...... Leverandørs underskrift ved innlevering av tilbudet Vedlegg 1 Planprogram Kulturminneplan for Risør Med hilsen Tanja Røskar Byantikvar Risør kommune Mottakere: Trafo arkitektur AS Tyholmen arkitektkontor AS Einar Myraker Asplan Viak AS Rambøll Context AS Rådgjevande Arkeologar Intern kopi: Tanja Røskar Rådmannens stab Heidi Rødven Enhet for plan- og byggesak Mottakere: TRAFO ARKITEKTUR AS Tollbodgaten 2 4836 ARENDAL TYHOLMEN ARKITEKTKONTOR AS Nedre Tyholmsvei 8 4836 ARENDAL MYRAKER ARKITEKTER AS Teknologiveien 1 4846 ARENDAL ASPLAN VIAK INTERNET AS Postboks 701 Stoa 4808 ARENDAL CONTEXT AS Villaveien 16A 3660 RJUKAN RÅDGJEVANDE ARKEOLOGAR ANS 6953 LEIRVIK I SOGN RAMBØLL NORGE AS Postboks 427 Skøyen 0213 OSLO