KONKURRANSE for kjøp under NOK 500.000 eks. mva., jf. forskrift del I

KONKURRANSE for kjøp under NOK 500.000 eks. mva., jf. forskrift del I Forvaltningsrevisjonsprosjekt for Sogndal kommune: Kvaliteten på tenestetilbodet til brukarar med store pleie- og omsorgsbehov" Utkast til konkurransegrunnlag For levering til sekretariat for kontrollutvalet

Innhald 1 GENERELL BESKRIVING... 3 1.1 Oppdragsgjevar... 3 1.2 Formål for anskaffinga... 3 1.3 Omfang og kontraktsverdi... 3 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 3 1.5 Kunngjøring... 3 2 REGLER FOR KONKURRANSEN... 4 2.1 Gjennomføring av konkurransen... 4 2.2 Utforming og levering av tilbod... 4 2.3 Innleveringsfrist... 4 2.4 Vedståingsfrist... 4 2.5 Behandling av tilbod... 4 2.6 Atterhald... 4 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.1 Obligatoriske og ufråvikelege krav... 5 3.2 Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjonar... 6 Pris... 6 Samla kostnadsoverslag (inkl eventuelle reisekostnader) for samla arbeid og pris per time... 6 4 KRAVSPESIFIKASJON... 6 4.1 Grunnleggjande krav til tenesta... 6 4.2 Forvaltningsrevisjon... 7 5 TILDELINGSKRITERIUM... 9 6 UNDERSKRIFT... 9 7 LEVERANDØRENS SJEKKLISTE... 10 VEDLEGG I HMS - EIGENERKLÆRING... 11 2

1 GENERELL BESKRIVING 1.1 Oppdragsgjevar Oppdragsgjevar sin kontakt er sekretariatet for kontrollutvalet: Namn: PricewaterhouseCoopers AS* ved Richard Nesheim Postadresse: Pb 75, 6851 Sogndal Besøksadresse: Parkvegen 5, 6856 Sogndal e-post: richard.nesheim@no.pwc.com Telefon: 95 26 13 18 * PricewaterhouseCoopers er på oppdrag frå kommunen sekretariat for kontrollutvalet. For ordens skuld gjer vi merksam på at PricewaterhouseCoopers ikkje er aktuell som leverandør av tenestene nemnt i dette tilbodet. Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr. e-post. 1.2 Formål for anskaffinga Formålet for utlysinga er å inngå avtale med ein tilbydar om gjennomføring av forvaltningsrevisjon av "Kvaliteten på tenestetilbodet til brukarar med store pleie- og omsorgsbehov ". 1.3 Omfang og kontraktsverdi Det økonomiske omfanget av førespurnaden har ei øvre ramme på kr 195 000 eks.mva. 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med tilhøyrande vedlegg I (HMS - eigenerklæring). 1.5 Kunngjøring Førespurnaden er sendt til 3 ulike tilbydarar. 3

2 REGLER FOR KONKURRANSEN 2.1 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er omfatta av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I: Etter at tilbod er mottatt vil det bli vurdert om leverandørane tilfredsstiller kvalifiseringskriteria i konkurransegrunnlaget. Dei leverandørane som ikkje tilfredsstiller kvalifiseringskriteria vil ikkje komme vidare i konkurransen. Det blir deretter gjort ei evaluering av tilboda til dei leverandørane som blir kvalifiserte. Ved denne kjøpsforma, kan det ikkje gjennomførast forhandlingar om tilboda. Det kan berre gjennomførast samtaler for å oppklare eventuelle uklarhetar eller for å få tilleggsinformasjon. 2.2 Utforming og levering av tilbod 1. Tilbodet skal være merka: «Tilbod forvaltningsrevisjon 2015 for Sogndal kommune» 2. Dette konkurransegrunnlaget skal nyttast for å gje tilbod/svar. Leverandørens svar skrives med blå skrift rett under det gjeldande spørsmål eller i tabellar avsett for svar. 3. Vedlegg skal nummererast i den rekkefølgja som vedlegg nemnast i konkurransegrunnlaget. 4. Tilbodet skal innehalde komplett utfylt priser/prisskjema. 5. Tilbodet skal leverast pr e-post 6. Underskrift Dette konkurransegrunnlaget er utforma slik at leverandøren kan fylle inn teksten direkte i konkurransegrunnlaget slik at det samla sett utgjer leverandøren sitt tilbod. 2.3 Innleveringsfrist Innleveringsfrist er satt til 27.03.2015. For seint innlevert tilbod vil bli avvist. 2.4 Vedståingsfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbod 60 kalenderdagar rekna frå innleveringsfristen. 2.5 Behandling av tilbod Alle leverandørar vil få tilbakemelding om kva for tilbod som er valt. 2.6 Atterhald Kommunestyret skal vedta val av leverandør og står fritt til å akseptere eller forkaste alle tilbod. 4

3 KVALIFIKASJONSKRAV Krav til leverandøren for deltaking i konkurransen. Informasjon til leverandør: I kapittel 3, 4 og 6 skal det fylles inn direkte i dette dokumentet. Samla utfylling og vedlegg vil då utgjere leverandørens tilbod. Husk å fylle inn med blå skrift. 3.1 Obligatoriske og ufråvikelege krav Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Det vert kravd at leverandøren har ordna forhold mht. Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserar (skjema RF-1244)) som ikkje er meir enn 6 månadar gamal. skatteinnbetaling og momsinnbetaling. Meirverdiavgiftsattest (Attest for betalt meirverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikkje er meir enn 6 månadar gamal. Det vert kravd at leverandøren har et fungerande HMS-system. 1. HMS eigenerklæring (Sjå vedlegg I til konkurransegrunnlaget) 5

3.2 Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjonar Krav Dokumentasjonskrav Leverandørens svar Vedlegg nr: Pris Samla kostnadsoverslag (inkl eventuelle reisekostnader) for samla arbeid og pris per time Tid for gjennomføring Revisjonsfagleg kompetanse innhaldet i tenesta Forvaltningsrevisjonen må vere ferdig og oversendt kontrollutvalet innan 11. september 2015. Det vert føresett at tilbydar har revisjonsfagleg kompetanse og erfaring frå forvaltningsrevisjon, samt erfaring frå utarbeiding av overordna analyse. I tilbodet ber vi om ei kort vurdering av korleis ein vil løyse oppdraget. 4 KRAVSPESIFIKASJON Følgjande kravspesifikasjon blir lagd til grunn for tilbodet: 4.1 Grunnleggjande krav til tenesta Sogndal kommune skal årleg gjennomføre forvaltningsrevisjon, basert på plan for forvaltningsrevisjon. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner definerar forvaltningsrevisjon i 7, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, 6

e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen skal utførast i samsvar med den til ein kvar tid gjeldande Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommunelova), god kommunal revisjonsskikk og kjente, etablerte standardar på området. Revisor skal fortløpande rapportere til kontrollutvalet om resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon. Revisor skal møte i Kontrollutvalet når forvaltningsprosjekt utarbeidd av revisor vert handsama. Revisor har plikt til å møte i kommunestyret når sak som har tilknyting til Revisor sitt oppdrag skal handsamast. Dette skal inngå som ein del av oppdraget Kommentarar: 4.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet utarbeida i 2012 ein overordna analyse og ny plan for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjonsplanen vart vedteken av kommunestyret i sak 52/12 (18.10.12). Prosjektet Kvaliteten på tenestetilbodet til brukarar med store pleie- og omsorgsbehov" er sett opp som prosjekt nummer 2 i planen. I plan for forvaltningsrevisjon og overordna analyse står mellom anna fylgjande om prosjektet: "Mellom anna med bakgrunn i ei einskildsak er det levert ein interpellasjon frå Sogndal SV til kommunestyret med framlegg om at det vert gjort forvaltningsrevisjon av pleie- og omsorgstilbodet til unge med funksjonshemming og andre unge som treng pleie og omsorgstenester. Gjennom den overordna analysen meiner kontrollutvalet at problemstillinga bør utvidast til å gjelde alle brukarar med store pleie- og omsorgsbehov. Ein slik revisjon kan ha fleire tilnæringar: a. Er kommunen god nok til å koordinere pleie- og omsorgstenester slik at alle brukarane får gode tenester? b. Er kvaliteten på tenestene god nok? c. Har kommunen system som sikrar at alle faglege krav vert etterlevd på ein tilfredstillande måte? d. Har ein individuelle planar for brukarane etter krava i lovverket?" 7

Eit forvaltningsrevisjonsprosjekt bør difor ha som siktemål å gje svar på fylgjande spørsmål: 1. Er kommunen god nok til å koordinere pleie- og omsorgstenester slik at alle brukarane med store pleie- og omsorgsbehov får dei tenestene dei har krav på? 2. Er kvaliteten på tenestene god nok? Som underpunkt under spørsmål 2 er det naturleg at forvaltningsrevisjonen undersøker om kommunen har system som sikrar at alle faglege krav vert etterlevd på ein tilfredstillande måte. Vidare er det og naturleg som eit underpunkt under spørsmål 2 å undersøke om ein har individuelle planar for alle brukarane. Følgjande funksjonar i kommunen vil bli involvert i dette revisjonsoppdraget: Ordførar - kommunestyret - kontrollutvalet Rådmann / ass. rådmann Tenesteleiar etter behov Tilsette i Pleie og Omsorg Kommentarar: 8

5 TILDELINGSKRITERIUM Vekt Pris 40 % Tid for gjennomføring 20 % Innhald i tenesta 40 % 6 UNDERSKRIFT Firmaopplysningar Leverandør: Adresse: Kontaktperson: Telefonnummer: Telefaks: E-postadresse: Føretaksnummer: Fyll inn..., den...... Leverandørs underskrift ved innlevering av tilbodet 9

7 LEVERANDØRENS SJEKKLISTE Følgjande dokumenter skal leverandøren legge ved tilbodet: 1. Skatteattest (Sjå punkt 3.1) 2. Meirverdiavgiftsattest (Sjå punkt 3.1) Følgjande dokumenter kan oppdragsgivar be deg legge ved tilbodet: 3. HMS-eigenerklæring (sjå punkt 3.1) 4. Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjonar (sjå punkt 3.2) 5. Kravspesifikasjonar (sjå punkt 4) Leverandøren besvarar krava til dokumentasjonen på tildelingskriteria så godt det er mulig: 6. Sjå oppdragsgjevar si liste tatt inn i punkt 5 Husk at skal vedleggene som skal med nummererast og at vedleggsnummera tas inn i dette dokumentet. Leverandørens svar fylles inn med blå skrift. 10

VEDLEGG I HMS - EIGENERKLÆRING Eigenerklæring om helse, miljø og sikkerheit (HMS) Denne stadfestinga gjeld: Namn på verksemd: Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststad Eg bekreftar med dette at denne verksemda arbeider systematisk for å oppfylle krava i helse-, miljø- og sikkerheitslovgivningen og ved det tilfredsstiller krava i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid i verksemda (internkontrollforskrifta). Eg bekreftar at verksemda er lovlig organisert i samsvar med gjeldande skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder tilsette sine faglige og sosiale rettigheiter. Eg aksepterer at oppdragsgjevar etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere verksemda sitt system for ivaretaking av helse, miljø og sikkerheit.. Dato Daglig leder Eg bekreftar med dette at det er iverksett systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerheitslovgivning. Ingen tilsette. Dato Representant for de tilsette *For utanlandske oppdragstakarar gjelder følgjande: Eg bekreftar med dette at det ved utarbeiding av tilbodet er tatt omsyn til helse-, miljø- og sikkerheitslovgivningen som følgjer av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid i verksemder (internkontrollforskriften), fastsett ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhald av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Eg aksepterer at oppdragsgjevar etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere verksemda sitt system for ivaretaking av helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid. 11