Felles studentsystem Telefon: 22852738 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-11-044 Innkalling Møte i Studentutvekslingsgruppen 04.04.2011 Til: Espen Kristensen, UiT Ute Vogel, UiT Anna Kolberg Buverud, UiO Pål Erik Megaard, UiO Oddrun Maaø, NTNU Jan Rønning, NTNU Marte Nørve Årvik, UiB Karianne Omdahl, UiB Sara Mauland, UiS Bjarte Hoem, UiS Cathrine Strømø, UMB Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Aune Moe, USIT Tid: Mandag 4. april 2011, kl 10:00 15:00 Møtested: Møterom 5. etg., USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart med veibeskrivelse 1
Saksdokumenter Sak 1 FS-10-160 Referat fra møte 25. oktober 2010 Sak 3 FS-UTV-11- Referat formøte? Sak 4 FS-UTV-11-001-1 Forslag fra UiT for infotekster for mobilitet FS-UTV-11-001-2 Tilbakemeldinger fra institusjonene Sak 7 FS-UTV-11-002 Endringsønske fra HiST vedr. rapport FS208.001 Utvekslingsavtaler Dagsorden 1. Referat fra møte 25.10.2010 2. Orientering om Mobility Project v/geir Vangen 3. Oppsummering fra gruppens formøte? 4. Infotekster for mobilitet, forslag fra UiT og tilbakemeldinger fra institusjonene 5. Gjennomgang av endringer i godkjenningsmodulen FS-versjon 6.8 (Student ekstern studium). Endringsnotat vil bli sendt ut senere. 6. Søknadsweb for utenlandske søkere Ferdigstille kravspesifikasjon for silingsprosessen. Demo av resultatet så langt. 7. Endringsønske rapport FS208.001 Utvekslingsavtaler v/hist 8. Opptak til utveksling 9. Starte arbeidet med Learning Agreement Dersom tid, ev. utsettes til neste møte. 10. Neste møte 11. Eventuelt FS-11-044 Innkalling til møte i Studentutvekslingsgruppen Side 2
0 Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-10-160 Referat Møte i gruppe for studentutveksling 25. oktober 2010 Til stede: Espen Kristensen, UiT Kjell Knudsen, UiT Pål Erik Megaard, UiO Hanne Gerd Nielsen, UiO Jan Sverre Rønning, NTNU Oddrun Maaø, NTNU Marte Nørve Årvik, UiB Sara Mauland, UiS Tonje Nore, UMB Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Anna Kolberg Buverud, UiO Bjarte Hoem, UiS Karianne Omdahl, USIT Møteleder: Referent: Julie Myhre Barkenæs Aune Moe/Geir Vangen Dato: 12. november 2010 Sist endret:
Dagsorden 1. Referat fra møte 10.05.2010 2. Orientering om Mobility Project 3. Oppsummering fra gruppens formøte 18.10.2010 4. Infotekster for mobilitet 5. Gjennomgang av endringer i utvekslingsmodulen 6. Silingsprosessen 7. Starte arbeidet med Learning Agreement 8. Neste møte 9. Eventuelt FS-10-160 Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter 25.10.2010 Side 2
1. Referat fra møte 10. mai 2010 Sak 2 Mobility Project: Svein Hullstein (UiO)skal delta i et nytt prosjekt i regi av EUA, som ser ut til å grense opp mot Mobility Project som USIT deltar i. Han har avtalt et møte med Geir for å utveksle informasjon om disse to prosjektene. 4 institusjoner er med i første del av prosjektet (Universitetet i Oslo, Universitetet i Trento, Philipps Universität Marburg og Universitetet i Swansea). Skal i denne omgang lage verktøy for å måle mobilitet blant studenter og ansatte. Arbeidet er planlagt ferdig til sommeren 2011. Sak 3 Oppsummering fra formøte 3. mai 2010: Forslag til søknad på enkeltemner, der søker kan få opptak på inntil 3 alternativer. Kommentar: Det er ikke alltid nok med 3 alternativer. Sak 5 Silingsprosessen: Noen presiseringer: Opptakskrav for selvfinansierende = pengekrav Opptakskrav for kvotesøker = må komme fra en avtaleinstitusjon Personalia: Adresse = adressen som søkeren ønsker å korrespondere med Telefon = oppgi et nummer Land vgs = også årstall for fullført ønskes Land høyere utdanning = antall år (årstall-årstall) Mellom Velg søknadsalternativ og Beskriv utdanning kommer Siling (= silingskriterier som er avhengige av søknadsalternativ). Kopi av pass = eller en annen identifikasjon Mulighet for at søker skal kunne laste opp dokumenter (finansieringsbevis, motivasjonsbrev, diploma, transcript of records) er ønskelig. Referatet ble godkjent. 2. Orientering om Mobility Project Geir Vangen fortalte om status for arbeidet. Det skal holdes en ukes Code Camp i februar 2011, for å starte programmering av tjenestene (WebService) som gjelder Mobility Project. Til FS6.7 (november 2010) er utvekslingsmodulen endret for å støtte denne utviklingen. I versjonen som kommer mars 2011 leveres endringer for ekstern studium, som er en enklere og mer fleksibel modell for lagring av eksterne resultater. Denne følger ELM-standarden (European Learner Mobility), og legger til rette for innlasting av studieinformasjon basert på MLOstandarden (Metadata for Learning Opportunities). PLOTEUS: PLOTEUS2: Qrossroads: Den europeiske utdanningsportalen. Data registreres manuelt, og ansvaret i Norge for denne ligger hos utdanningsdirektoratet. I pilot fra høsten 2010. Overføring av data fra andre kilder. En håper på at Utdanning.no tar ansvar for overføringen. En database med oversikt over akkrediterte studietilbud, finansiert av EU. Nokut har ansvaret for basen. FS-10-160 Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter 25.10.2010 Side 3
3. Oppsummering fra gruppens formøte 18. oktober 2010 Referat fra formøte var sendt til gruppen. Gruppen gjennomgikk punktene fra forrige møte, forslag til avtalemodell og silingsprosess. Kommentarene fremkommer i referatet, som ligger på hjemmeside for FS med møtedokumenter fra møtet 24.10.10. 4. Infotekster for mobilitet Ny avtalemodell ble implementert til FS6.7. Gruppen ønsker at infotekstene for avtaler skal kunne hentes fra FS på linje med det som gjøres for emner og studieprogram, slik at web-sidene holdes à jour med informasjon registrert i FS. Det bør legges til rette for at infotekster også skal kunne hentes fra tabellen sted, f eks presentasjon av institusjon og informasjon om boligtilbud. Konklusjon: Espen sender ut forslag til koding av infotekster. Dette diskuteres på FS brukerforum, og tilbakemeldinger fra diskusjonen oppsummeres på neste møte i studentutveksling. 5. Gjennomgang av endringer i utvekslingsmodulen Et notat med oversikt over endringer i utvekslingsmodulen var sendt til fs-kontakt@usit.uio.no. Notatet ble gjennomgått. Utvekslingsavtale identifiseres med avtaleid. I søkemodus kan man søke på sted og fag eller kun aktive avtaler. Alle utvekslingspersoner må knyttes til en avtale. Reelle avtaler registreres fra 100, dummy-avtaler fra 1-99 (gjelder utvekslingsprogrammer som ikke baseres på institusjonsavtaler, som individbaserte avtaler). På konsortieavtaler og Erasmus skal det registreres at en institusjon har rolle som koordinator. Dette bør kunne registreres i FS. Kommentarer til Utvekslingsavtale samlebilde: - Feltet Avtalenavn behøver ikke være obligatorisk - Opptakstype må splittes for inn- og utreisende (fanen Betingelser) - Innføre kode for PRAKSIS i Personkategori (fanen Betingelser). Praksis kommer mer og mer i Erasmus-utveksling. Skal praksissted kunne registreres i feltet Eksternt sted? Institusjonene bes ta en gjennomgang av dette slik at det kan diskuteres igjen ved en senere anledning. Endringene forutsetter noe opprydding i utvekslingsavtaler før oppgradering kan skje. Dette skyldes at den nye strukturen er strengere enn den gamle når det gjelder knytning mellom utvekslingsperson og avtale. USIT vil sende ut en oversikt over personer/avtaler som må gjennomgås og rettes opp. FS-10-160 Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter 25.10.2010 Side 4
6. Silingsprosessen For selvfinansierende er det et krav til å dokumentere finansiering. Ved UiB er det slik at når en søker får gå videre i prosessen, sendes kvittering pr. e-post. Korrekt e-postadresse sikres ved at søker får tilsendt en kode som må benyttes for videre registrering. Silingsprosessen må tilrettelegges for ulike typer utdanning fordi det er ulikt studieløp fra land til land. Forslag om at institusjonene lager en liste lokalt med spørsmål som må besvares med ja for å få lov til å gå videre i prosessen. Spørsmålene må være godt formulert for å unngå misforståelser. I silingsprosessen skal det kun være anledning å angi spørsmål som besvares med Ja eller Nei: - Om søknad innenfor kvoteprogram - Om finansiering er i orden - Om språkkrav er ok For det enkelte søknadsalternativ skal søker kunne svare på om vedkommende tilfredsstiller kompetansekravene som gjelder det enkelte opptakstudieprogram. Søker må kunne laste opp dokumenter som understøtter svarene, og øvrig dokumentasjonsgrunnlag for behandling av søknad. Det bør kunne kreves at disse leveres som PDF-dokumenter. - Beskrivelse av utdanning: tekstfelt + årstall + vedlegg. - Anbefalingsbrev - Pass eller annen id (nasjonalt id-kort). I noen land får søker ikke utstedt pass før bekreftelse på opptak er mottatt. USIT lager forslag til løsning for å behandle disse søkerne via søknadsweb. Fiktive FS-nummer må da genereres som del av denne søknadsprosessen. 7. Learning Agreement UiT bruker skjemaet både på Erasmus-studenter og de øvrige utvekslingsprogrammene, etter at nominasjon er foretatt. Utreisende: 1) Nominasjon 2) Learning Agreement (ved UiO fylles dette ut når Erasmus-søker har fått godkjent utveksling) Godkjenning av emnevalg via web? Etter nominasjon, registrerer søker sitt Learning Agreement i Opptaksmodulen. Innreisende: (program som krever Learning Agreement) 1) Søke på emne FS-10-160 Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter 25.10.2010 Side 5
2) Behandle søknad ved avreiseinstitusjon 3) Nominasjon 4) Mottakerinstitusjon må kunne identifisere de som er nominert, for å kunne gi de tillatelse til å søke om opptak 8. Neste møte Neste møte: Mandag 04.04.2011 på USIT 9. Eventuelt Alle oppfordres til å bruke diskusjonsforumet. Link til denne finnes øverst på FSwebsiden. https://miside.uib.no/register/?return_url=%2fdotlrn%2f Kontakt Øystein Ørnegård, UiB for tilgang til forumet, Oystein.Ornegard@ua.uib.no FS-10-160 Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter 25.10.2010 Side 6
Forslag til infotekster for utvekslingsmodulen: Infotekster til utvekslingsavtalen Infotekstnavn Innhold i feltet A-ANTALLPL A-STUDIETIL A-SØKNADSINFO A-UNDSPR A-VARIGHET A-BETALING A-URL A-KONTAKTINFO Informasjon om antall plasser som avtalen omfatter Beskrivelse av studiemuligheter som avtalen omfatter. Det vil si hvilke emner/fag/studieprogram som studentene kan velge innenfor avtalen. Informasjon om hvem som kan søke og informasjon om søknadskrav. Beskrivelse av hvordan man kan søke. Informasjon om undervisningsspråket Informasjon om varigheten på semesteret og uttelling for oppholdet. Informasjon om skolepenger Aktuelle nettsider Kontaktinformasjon A-PRAKSIS Informasjon om praksismuligheter Infotekster til eksternt utdanningssted Infotekstnavn Innhold i feltet S-GENERELL S-BOLIG Generell informasjon om utdanningsstedet. Hvor lærestedet ligger og informasjon om campus. Informasjon om hvordan man kan skaffe seg bolig på stedet. Infotekster til land Infotekstnavn L-GENERELL Innhold i feltet Informasjon om visumregler og helseforsikring. FS-UTV-11-001-1 Forslag til infotekster
<sideskift>
Felles studentsystem Telefon: 22852738 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-UTV-11-001-2 Samlenotat tilbakemeldinger vedr. infotekster for mobilitet NTNU: Hei Det er mye likt på Espens liste i forhold til vår oversikt, men vi har fortsatt noen kommentarer. Vår liste - og som jeg leser Espens dreier dette seg kun om info for utreisende studenter, innreisendes informasjonsbehov er ikke tatt høyde for her. Antall plasser og kontaktinformasjon er informasjon som det finnes plass for i formelle deler av avtaleinformasjonen - evt utdypinger kan gjøres innenfor de andre generelle infotyper. Studietilbud (generell info), praksis og praktisk har vi samlet til en for å unngå at vi får veldig mange snevre informasjonstekster, vi har funnet at det er bedre å ha litt bredere kategorier for å forenkle plassering av informasjon. Beskrivelsen av studiemuligheter lurer jeg litt på hva betyr - fag og studieprogram er avgrensning av avtalen som kan beskrives i matchende felter. Det er uklart for meg om dette er innreisende eller utreisende denne informasjonen skal være til. Vi har i forbindelse med utreisende studenter diskutert hvor informasjon om hvor studieprogrammet ved NTNU anbefaler at studenten har sitt utenlandsopphold og hvilke emner som tidligere er godkjent (interne og eksterne emner) og vi (les jeg) har konkludert med at dette er informasjon som tilhører studieprogrammet og ikke den enkelte avtale som bør være så nær opp til det fysiske avtaledokumentet som mulig. Url-er er alltid gjenstand for debatt - vi har valgt å plassere url på institusjonen, ettersom vi anser dette som en informasjon som tilhører denne og ikke den enkelte avtale. infotypekode infotypenavn AVT_FINANS Finansiering innenfor avtalen AVT_FORM Spesifikke søknadsformaliteter AVT_HVEM Hvem kan søke? AVT_KOMT Kommentar AVT_SPRAK Språkinformasjon om avtalen - inneholder både info om språkkrav og undervisningsspråk FS-UTV-11-001-2 Samlenotat infotekster
UiO: From: Anna Kolberg Buverud a.k.buverud@admin.uio.no Forslag til infotekster for utvekslingsmodulen: Infotekster til utvekslingsavtalen Infotekstnavn A-ANTALLPL A-STUDIETIL A-SØKNADSINFO A-UNDSPR A-VARIGHET A-BETALING A-URL A-KONTAKTINFO Innhold i feltet Informasjon om antall plasser som avtalen omfatter Beskrivelse av studiemuligheter som avtalen omfatter. Det vil si hvilke emner/fag/studieprogram som studentene kan velge innenfor avtalen. Informasjon om hvem som kan søke og informasjon om søknadskrav. Beskrivelse av hvordan man kan søke. Informasjon om undervisningsspråket Informasjon om varigheten på semesteret og uttelling for oppholdet. Informasjon om skolepenger Aktuelle nettsider Kontaktinformasjon Comment [a1]: Varighet og godkjenning (uttelling) er ikke nødvendigvis samme sak. Disse burde kanskje ha to forskjellige tekster (A-VARIGHET og A-GODKJENNING)? A-PRAKSIS Informasjon om praksismuligheter Infotekstnavn S-GENERELL S-SPESIELL S-BOLIG Innhold i feltet Generell informasjon om utdanningsstedet. Hvor lærestedet ligger og informasjon om campus. Dersom det er særskilte ting ved et utdanningssted som skiller seg fra det som er vanlig for institusjoner i dette landet (for eksempel særskilte krav til helseforsikring ved enkelte institusjoner i USA) Informasjon om hvordan man kan skaffe seg bolig på stedet. Infotekstnavn L-GENERELL L-SPESIELL Innhold i feltet Informasjon om visumregler og helseforsikring. Særskilt informasjon om enkelte land, som reiseråd fra UD der dette er nødvendig og lignende. FS-UTV-11-001-2 Samlenotat infotekster
UIB: From: Marte Nørve Årvik <Marte.Arvik@ua.uib.no> Hei Universitetet i Bergen støtter forslaget, det dekker også våre behov i forhold til infotekster knyttet til avtaler. UiS: From: Bjarte Hoem <bjarte.hoem@uis.no> Forslagene kan gå inn i allerede eksisterende infotekster/headinger, men UiS mener det er en fordel at de står alene som egne punkt: - friplasser (0 eller X) - Krav til engelsk kunnskaper - Søkemotor for fag UiT: From: Knudsen Kjell <kjell.k.knudsen@uit.no> Mine raske innspill er at noen felter muligens kan erstattes med eksisterende informasjon i FS. Slik holdes informasjonen oppdatert og vi slipper duplering. Dvs. - a-kontaktinfo (ekstern/intern) - a-antallpl Trenger vi muligens en A-generell - et mer fritekst/oppsummeringsfelt om avtalen? Eller var det merknadsfeltet? Jeg tror merknadsfeltet bør reserveres til saksbehandlerinformasjon om avtalen. -kjell UMB: From: Cathrine Strømø <cathrine.stromo@umb.no> Jeg har diskutert tekstene med de som jobber med utveksling til daglig ved UMB. De hadde ingen spesielle kommentarer og var meget fornøyde med forslaget. FS-UTV-11-001-2 Samlenotat infotekster
<sideskift>
Fylles ut av institusjonen Sendes til fs-support@usit.uio.no, i Word-format eller i odt-format (Open document text) Se notat som beskriver hvordan saksforberedelse skal foregå. Link til notatet [Overskrift: Skriv her hva saken gjelder] Institusjon og navn på innsender. Merk at avsender skal være Fskontaktperson Høgskolen i Sør-Trøndelag Eli Vangen Dato 3. mars 2011 Bilde/Rutine/Rapport/Annet Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har vært behandlet tidligere Begrunnelse F.eks. FS208.001 Utvekslingsavtaler [hjelp.uio.no #704502] En liten justering av rapport ikke behandlet Forenkling av arbeidet med utveksling Til <navn på ekspertgruppe>/ønskeliste/planleggingsgruppe Beskrivelse av problemstilling Vi ønsker oss en mulighet til å få ut en rapport over alle aktive utvekslingsavtaler på et sted i en periode. Rapport FS208.001 Utvekslingsavtaler gir oss nesten en slik oversikt, men tar med alle avtaler i perioden - også de som ikke er aktive lengre. Bakgrunnen for ønsket er at vi har en del utvekslingsavtaler som ble inngått i forrige årtusen som fremdeles gjelder. For å få med disse i rapporten må vi ha en vid periode, f.eks fra 1995-2011 og da får vi med massevis av avtaler som ikke lengre er aktive. Løsningsforslag/ønsket håndtering av saken Hva ønskes gjort Løsningsforslag Vurdering av konsekvenser Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler Begrunnelse Vi ønsker oss ei hake i rapporten for "kun aktive avtaler", evt et datofelt som avtalene kan sjekkes mot for å finne aktive avtaler på et gitt tidspunkt. Meget nyttig for alle som jobber med utveksling, og sannsynligvis meget lite arbeid for de som skal utføre endringen MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 1 OF 2
Fylles ut av USIT Kommentarer Omfang Kostnader Konsekvenser 1 dags jobb Resultat Hva blir gjort Løsningsforslag Begrunnelse MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 2 OF 2