Kvinnheerrad kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 14.12.11 Kl.: 10.30 14.45 Stad: Møterom Samfunnstoppen Saknr.: 24/11 33/11 MØTELEIAR Sølvi Ulvenes (H) DESSE MØTTE Frøydis Fjellhaugen (Ap) Are Traavik (Sp) Sigmund Nordfonn (Frp) Marit Sofie Lea (Ap) møtte i staden for Kristin Tufta Kirknes FORFALL Kristin Tufta Kirknes (V) DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Else Holst Larsen og Tone Mari Dahle. Frå administrasjonen var det ikkje nokon som hadde høve til å møta. Ordførar Synnøve Solbakken var med i starten av møtet, til og med sak 26/11. Tidlegare kontrollutvalsleiar Leiv Guddal møtte i sak 26/11 Presentasjonsrunde og erfaringsoverføring Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 24/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 25/11 Godkjenning av protokoll frå møte 22.09.11 26/11 Presentasjonsrunde - evaluering og erfaringsoverføring for arbeid i kontrollutvalet 27/11 Orienteringssaker 28/11 Meldingar 29/11 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Kvinnherad kommune 30/11 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM- vurdera prosjekt for å sjå på eigarstyringa i konsernet 31/11 Oppstart av arbeid med plan for forvaltingsrevisjon og plan for selskapskontroll for planperioden 2012-2016 32/11 Gjennomgang av informasjonsperm for kontrollutvalet. Kontrollutvalsboka 33/11 Gjennomgang av møteprotokollar fordeling av arbeid i kontrollutvalet Ymse 1
24/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 25/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 22.09.11 Protokoll frå møte 22.09.11 vart gjennomgått og kommentert. Det framkom ikkje merknader, og protokollen vart samrøystes godkjent. Protokollen frå møte 22.09.11 vart samrøystes godkjend. 26/11 PRESENTASJONSRUNDE - EVALUERING OG ERFARINGSOVERFØRING FOR ARBEID I KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL Det vert ikkje lagt fram forslag til vedtak i saka. Medlemane i kontrollutvalet, revisjonen, rådmann, ordførar og sekretariatet presenterte seg for kvarandre. Dei framlagde punkta til evaluering vart drøfta: Korleis kan kontrollutvalsmøta gjennomførast på ein effektiv og engasjerande måte? Kva er passande antal møter i løpet av eit år i utvalet? Klarar kontrollutvalet å fylla funksjonen sin på ein god måte? Korleis blir utvalet oppfatta av andre aktørar slik som kommunestyret og administrasjonen? Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom kontrollutvalet, kommunestyret og administrasjonen? Bør kontrollutvalet gjera meir og / eller mindre av noko? Korleis fungerer samhandlinga med revisor? Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet? Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? Følgjande meiningsytringar kom fram i debatten: Kontrollutvalet (KU) bør fungera som eit kollegium. Det er viktig at KU har tillit i kommunestyret. Samrøystes vedtak er ein styrke, og det er viktig ikkje å vera partipolitisk. Det vart peika på at sak vedr. forvaltning av kraftfondet (forvaltningsrevisjonsrapport) vart endra i kommunestyret, og endringsframlegget kom frå ein av medlemmane i styret for kraftfondet. Det er gode ansvarsforhold og godt samarbeid mellom KU, administrasjonen og kommunestyret. Det er viktig med opplæring også at kommunestyret får innføring i roller og oppgåver som gjeld kontrollutvalet sitt område. Ordførar inviterte til ei slik orientering til kommunestyret over nyttår. Viktig med god kunnskap om saker. Ein bør ta seg tid til å vera tvilar undervegs, stilla spørsmål osv. For å engasjera seg bør ein skaffe seg god forhåndskunnskap. Prosessen med å utarbeida plan for forvaltningsrevisjon vil vera viktig for å finna fram til gode prosjekt som kan bidra til å utvikla tenestetilbodet i kommunen. Dei ulike reglementa skal reviderast over nyttår, desse bør kontrollutvalet få seg førelagt. I komande periode bør KU drøfta om det skal leggast meir vekt på verksemdskontroll. Det har vore godt samarbeid med både revisor og sekretariat i siste valperiode. 2
Kontrollutvalet tek presentasjonane og evaluering av arbeid i kontrollutvalet til orientering. 27/11 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Mandat for revisjonen sitt arbeid Revisjonsplan for 2011 / 2012 2 Sekretariat / økonomikontoret Rekneskapsstoda pr. november 2011 for kontroll- og tilsynsområdet Framlegg til budsjett for 2012 3 Sekretariatet Teieplikt for kontrollutvalet 4 Sekretariatet Kontrollutvalet kontakt med media 5 Sekretariatet Drøfta abonnement på Kommunerevisoren og Kommunal Rapport til kontrollutvalsmedlemmane 6 Sekretariatet Rutinar for innkalling til møte i kontrollutvalet 7 Sekretariatet Første møte 2012 / møteplan for 1. halvår 2012 Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Else Holst Larsen presenterte revisjonsmandat og revisjonsplan. Kontrollutvalet kom med kommentarar og spørsmål som vart svara på. Orienteringa vart teke til orientering 2 Sekretariat / økonomikontoret Rekneskapsstoda pr. november 2011 for kontroll- og tilsynsområdet og framlegg til budsjett for 2012 vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering. Sekretariatet får i oppdrag å undersøke innhaldet i nokre av postane på rekneskapsoversyn 2011 til neste møte. 3 Sekretariatet Sekretariatet orienterte om forskrift om kontrollutvalg 5, der bl.a. dette står: For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. Forvaltningsloven 13 mv. Kontrollutvalet drøfta dette, og meiner det rette vil vera at kontrollutvalsmedlemmane underteiknar erklæring om tausheit. Sekretariatet skaffar taushetserklæringar til å underskriva på neste møte. 4 Sekretariatet Det vart og drøfta korleis kontrollutvalet, sekretariatet og revisjon skal forholda seg til media. Det var semje om at i hovudsak skal det vera leiar i kontrollutvalet som uttaler seg til media. 5 Sekretariatet Abonnement på Kommunerevisoren og Kommunal Rapport til kontrollutvalsmedlemmane vart drøfta. Kommunerevisoren skal bestillast til alle medlemmer og Kommunal Rapport til leiar og nestleiar. Sekretariatet syter for dette. 6 Sekretariatet Rutinar for innkalling til møte i kontrollutvalet vart gjennomgått og drøfta. Kvinnherad skal innføra digital møteinnkalling og nytta dataverktøy for politikarar. Kontrollutvalet ønskjer og å koma med i slik ordning, og sekretariatet sender notat om dette til ordførar / administrasjonen. Inntil vidare vert innkalling og saker sendt ut som før både elektronisk og på papir. 3
7 Sekretariatet Kvinnherad kommune har laga møteplan for heile 2012. Kontrollutvalet tilpassar sine møter til denne møteplanen. Det vert lagt opp til slik møteplan for første halvår av 2012: 24.02, 19.04, 31.05 klokkeslett kl. 09.45 Det skal sendast melding til kommunen om desse datoane, slik at dei kjem med i oversyn kommunale møter / møteplan for kommunen. Ymse ingen orienteringssaker under ymse. : Taushetserklæringar vert skaffa til neste møte og underteikna då. Kommunerevisoren vert tinga til heile kontrollutvalet. Kommunal Rapport vert tinga til utvalsleiar og nestleiar. Det skal sendast notat til ordførar / administrasjon om at kontrollutvalet bør koma med i ordninga med dataverktøy for politikarar. Møteplan for kontrollutvalet vert sendt til kommunen for å bli lagt inn i kommunen sin møteplan. Sekretariatet bør og be om å få reservert kommunestyresalen til møterom. Kontrollutvalet tek dei øvrige orienteringane til orientering. 28/11 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak frå kommunestyret Val av medlemmer til kontrollutval for perioden 2011 2015. 2 Administrasjonen Tilbakemelding om svar til Fylkesmannen på budsjettbrev notat vedlagt 3 Skatteoppkrevjar Brev frå Skatteetaten vedr. oppfylling av målkrav på arbeidsgjevarkontrollar Svar frå skatteoppkrevjar i Kvinnherad vedr. tiltak 4 Kyrkjeleg Fellesråd Tilbakemelding med svar på førespurnad om revisjonstenester 5 Sekretariatet Aktuelle konferansar for kontrollutvalet i 2012: Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin kontrollutvalskonferanse vert i Trondheim 6.-7. juni 2012. Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin kontrollutvalskonferanse er på Gardermoen 1. 2. februar 2012. (invitasjon som vedlegg) 6 Sekretariatet Folkevaldopplæring for kontrollutval på Solstrand 23. 24.01.2012. Program og orientering om påmelding. Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak frå kommunestyret om val av kontrollutval vart gjennomgått og teke til orientering. Vedtak om endring av utvalsstruktur vart kommentert. Saka vil koma opp på nytt i kommunestyret 15.12.11. 2 Administrasjonen Tilbakemelding om svar til Fylkesmannen på budsjettbrev vart teke til orientering 3 Skatteoppkrevjar Brev frå Skatteetaten vedr. oppfylling av målkrav på arbeidsgjevarkontrollar, og svarbrevet tilbake frå skatteoppkrevjar vart drøfta og teke til orientering. 4 Kyrkjeleg Fellesråd Det vart orientert om brev til, og svarbrev frå Kyrkjeleg fellesråd vedr. revisjonstenester. Kontrollutvalet vil at det vert sendt brev tilbake til 4
fellesrådet, der det vert påpeika at det ikkje har vore gjeve gode nok opplysningar om konkurranseutsetting av revisjonstenesta før avtale vart inngått med revisor. Sekretariatet syter for å senda slikt brev. 5 Sekretariatet Aktuelle konferansar for kontrollutvalet i 2012 vart drøfta. Det vart vedteke at Sølvi Ulvenes deltek på NKRF-konferansen i februar 2012. Evt. deltaking på FKT-konferanseen i juni vert å koma attende til. 6 Sekretariatet Kontrollutvalet stadfesta at dei alle vil delta på folkevaldopplæring for kontrollutval på Solstrand 23. 24.01.2012. Ymse ingen meldingar under ymse. : Det vert sendt brev til Kyrkjeleg Fellesråd der det vert stadfesta kva som har skjedd vedr. avtale med revisor. Sølvi Ulvenes deltek på NKRF-konferansen på Gardermoen i februar 2012. Kontrollutvalet tek dei andre meldingane til orientering. 29/11 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE TIL KVINNHERAD KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Kvinnherad kommune, til etterretning. Else Holst Larsen frå Deloitte presenterte erklæring om uavhengighet for revisor for kontrollutvalet. Utvalet tok meldinga til orientering, og forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Kvinnherad kommune, til etterretning. 30/11 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK IKS SIM VURDERA PROSJEKT FOR Å SJÅ PÅ EIGARSTYRINGA I KONSERNET FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet i Kvinnherad vil delta i prosjektet med å gjennomføra selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM-konsernet. 2. Kontrollutvalet godkjenner skisse til prosjektplan som er lagt fram med dei innspel som kom fram i møtet. 3. Leiar i kontrollutvalet i Kvinnherad kommune får fullmakt frå utvalet til å delta på eit telefonmøte saman med leiarane i kontrollutvala i dei andre eigarkommunane. I dette møtet skal endeleg prosjektplan vedtakast slik at Deloitte kan starte opp arbeidet så snart som råd er. 4. Den endelege prosjektplanen vert å leggje fram som orientering for kontrollutvalet i det neste møtet. Sekretariatet orienterte om vedtak som er gjort i kontrollutvalet i dei andre kommunane som har handsama saka sist, Fitjar og Stord. Her er det og gjort positivt vedtak om selskapskontroll av SIM. Kontrollutvalet i Sveio kommune skal ha møte 21.12.11 og ta stilling til saka. Tone Mari Dahle frå Deloitte gjekk gjennom og presenterte utkast til prosjektplan. Kontrollutvalet drøfta saka og det var semje om at dette er eit prosjekt som eigarkommunane bør samarbeida om. Kontrollutvalet påpeika at ein fekk lite tid til å setta seg inn i prosjektplanen, men kunne ikkje sjå at det var nye moment som burde koma med når det gjeld innhald i planen. Framlegg til vedtak vart drøfta og kontrollutvalet gjorde samrøystes vedtak. 5
1. Kontrollutvalet i Kvinnherad vil delta i prosjektet med å gjennomføra selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM-konsernet. 2. Kontrollutvalet godkjenner skisse til prosjektplan som er lagt fram med dei innspel som kom fram i møtet. 3. Leiar i kontrollutvalet i Kvinnherad kommune får fullmakt frå utvalet til å delta på eit telefonmøte saman med leiarane i kontrollutvala i dei andre eigarkommunane. I dette møtet skal endeleg prosjektplan vedtakast slik at Deloitte kan starte opp arbeidet så snart som råd er. 4. Den endelege prosjektplanen vert å leggje fram som orientering for kontrollutvalet i det neste møtet. 31/11 OPPSTART AV ARBEID MED PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PLANPERIODEN 2012-2016 FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeida forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for forvaltningsrevisjon i Kvinnherad kommune. 2. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeida forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapskontroll i Kvinnheradkommune. 3. Basert på ein slik analyse ber kontrollutvalet Deloitte om å utarbeida a. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016 b. Forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016 4. På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet Deloitte innan 10.01.12 utarbeida prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering av planforslaga. 5. Prosjektplanen vert sendt til kontrollutvalet på mail for evt. kommentarar. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariat, fullmakt til å godkjenna prosjektplanen. 6. Kontrollutvalet føreset at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon og forslag til plan for selskapskontroll kan leggast fram for kommunestyret seinast før sommaren 2012. Kort innleiing til saka frå sekretariat og Deloitte der prosessen fram til ferdige planar vart skissert. Framlegg til vedtak vart drøfta og samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeida forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for forvaltningsrevisjon i Kvinnherad kommune. 2. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeida forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapskontroll i Kvinnherad kommune. 3. Basert på ein slik analyse ber kontrollutvalet Deloitte om å utarbeida a. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016 b. Forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016 4. På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet Deloitte innan 10.01.12 utarbeida prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering av planforslaga. 5. Prosjektplanen vert sendt til kontrollutvalet på mail for evt. kommentarar. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariat, fullmakt til å godkjenna prosjektplanen. 6. Kontrollutvalet føreset at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon og forslag til plan for selskapskontroll kan leggast fram for kommunestyret seinast før sommaren 2012. 6
32/11 GJENNOMGANG AV INFORMASJONSPERM FOR KONTROLLUTVALET. KONTROLLUTVALSBOKA FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tar informasjonspermen til orientering. Sekretariatet gjennomgjekk informasjonspermen, og kontrollutvalet drøfta innhaldet, og kom med synspunkt på vidare bruk av permen. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. : Kontrollutvalet tar informasjonspermen til orientering. 33/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORDELING AV ARBEID I KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL Kontrollutvalet ønskjer å ha som fast post på saklista å gjennomgå møteprotokollar frå politiske fora. Gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Helse, omsorg, miljø Oppvekst, kultur og idrett Næring og samferdsel Forvaltningskomiteen Kontrollutvalsmedlem: Kontrollutvalet ønskjer å ha som fast post på saklista å ta gjennomgang av protokollar frå andre politiske møter. Arbeidsfordeling vart drøfta og vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet ønskjer å ha som fast post på saklista å gjennomgå møteprotokollar frå politiske fora. Gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Helse, omsorg, miljø Oppvekst, kultur og idrett Næring og samferdsel Forvaltningskomiteen Kontrollutvalsmedlem: Sølvi Ulvenes Sølvi Ulvenes Kristin Tufta Kirknes Are Traavik Sigmund Norfonn Frøydis Fjellhaugen YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Sølvi Ulvnes Leiar Kari Nygard Sekretær 7