Oslo universitetssykehus HF Styresak Sakframstilling Dato møte: 29. september 2011 Saksbehandler: Viseadministrerende direktør økonomi og finans Vedlegg: SAK 100/2011: 1. Budsjettskriv til klinikker og stabsdirektører 2. Stabenes tiltak budsjett 2012 BESLUTNINGSSAK BUDSJETT 2012 FORSLAG TIL VEDTAK: Styret tar redegjørelsen om arbeidet med budsjett 2012 til etterretning. Oslo, 22. september 2011 Jan Eirik Thoresen
Oslo universitetssykehus HF styresak 100/2011 Side 2 av 5 1. ADMINISTRERENDE DIREKTØRS VURDERING OG ANBEFALING Administrerende direktør har gitt arbeidet med å tilpasse kostnadene i Oslo universitetssykehus HF til de økonomiske rammene både for 2011 og 2012 høyeste prioritet. Hoveddelen av dette arbeidet utføres av linjeorganisasjonen (klinikkene), men stabsenhetene er også trukket inn i budsjettarbeidet mer enn det som har vært tilfelle for tidligere år. En vellykket gjennomføring av budsjett 2012 krever store endringer i driften av Oslo universitetssykehus. Arbeidet er delt inn ulike faser. I denne styresaken rapporteres organiseringen av arbeidet og det gis oversikt over de enkeltoppgavene som er igangsatt. Status for budsjett 2012 er gjennomgått med klinikkene i oppfølgingsmøtene (ledelsens gjennomgang i september). Det er administrerende direktørs vurdering at linjeorganisasjonen er godt i gang med budsjettarbeidet. Utfordringsarbeidet er tydelig kommunisert både til klinikkleder og til klinikkenes ledergrupper. Det er lagt stor vekt på å sikre medvirkning fra tillitsvalgte og verneombud i budsjettprosessen. 2. TIDLIGERE VEDTAK I SAKEN Forutsetningene for budsjett 2012 er gitt i styresak 044-2011 fra Helse Sør-Øst RHF og omtalt i Oslo universitetssykehus styresak 71/2011. Videre er budsjettprosessen omtalt i Oslo universitetssykehus styresak 90/2011. Ved behandling av denne ble følgende vedtatt: Enstemmig vedtak: 1. Styret tar redegjørelsen om arbeidet med budsjett 2012 til etterretning. 2. Styret konstaterer at budsjettrammen for 2012 krever en betydelig bemanningsreduksjon. Styret forutsetter at ny bemanning gjenspeiler de oppgaver som skal utføres samt sikrer forsvarlig pasientbehandling. Styret understreker viktigheten av at administrerende direktør innretter budsjettarbeidet slik at kravet til bemanningsreduksjon blir synliggjort på de enkelte enhetene. 3. Styret ber om å bli løpende oppdatert om arbeidet med budsjett 2012, herunder særlig prosessen med å redusere bemanningen og samtidig gjennomføre de pålagte aktivitetskravene. 4. Styret forutsetter at arbeidet med bemanningsreduksjon og budsjett skjer i tett dialog og samarbeid med de ansattes organisasjoner og på en slik måte at arbeidsmiljø og krav til kvalitet ivaretas.
Oslo universitetssykehus HF styresak 100/2011 Side 3 av 5 3. FAKTABESKRIVELSE Det er ikke mottatt nye inntekts- eller styringsmessige forutsetninger fra Helse Sør-Øst RHF. I planleggingen av budsjett 2012 legges det fremdeles til grunn at endelig budsjett for 2012 må ha som styringsmål et underskudd på 400 mill kroner eller mindre. Etter styremøte i 19. august er det arbeidet videre med planlegging av budsjett 2012 i ledergruppen og stabsapparatet. Det er sendt ut budsjettskriv til alle klinikkene og stabsdirektørene med presiseringer for gjennomføring av budsjettering (vedlegg 1). Nedenfor gjengis noen av hovedmomentene og tidsplan for budsjettarbeidet. Hovedstrategien for utarbeidelse av budsjett Klinikklederne skal, i samsvar med styrets vedtak arbeide etter følgende strategi: Hovedoppgaven i budsjettarbeidet vil for de fleste enheter være å avklare hvilke personellressurser (årsverk) de har plass for innenfor eget budsjett og deretter planlegge hvordan tildelt aktivitetskrav kan gjennomføres med de tilgjengelige ressursene. Sentral økonomistab har laget en foreløpig beregning av det antall årsverk den enkelte klinikk vil ha råd til innenfor budsjettrammen i 2012. Klinikkene må selv foreta sine beregninger før endelig årsverksbudsjett blir etablert. Klinikkene er bedt om å synliggjøre det antall årsverk som virksomheten har råd til innenfor budsjettet i egen ledergruppe og fordele de tilgjengelige årsverk til laveste budsjettnivå i klinikken. I tillegg til reduksjon i årsverk/lønnkostnader gjennomgår klinikkene alle kostnadsposter for mulige reduksjoner i varekostnader og andre driftskostnader. Stabens arbeidsgruppe for budsjett 2012 Administrerende direktør har gitt stabene et tydelig oppdrag: Utarbeide felles regler, standarder og retningslinjer for sykehuset som gjør det lettere for klinikkene å levere tjenestene med færre årsverk i 2012. Reglene skal understøtte effektiv planlegging og gjennomføring av de oppgaver klinikken er satt til å gjennomføre. Reglene skal redusere ulik praksis og uenighet mellom klinikkene For å sikre tilstrekkelig fokus og gjennomføring er det etablert en arbeidsgruppe for budsjett 2012 der stabenes innspill til ledergruppen koordineres og følges opp. Arbeidsgruppen ledes av assisterende økonomidirektør. I vedlegg 2 følger en detaljert liste over de initiativ som er under utarbeidelse og implementering. Listen nedenfor gir en kort oppsummering av de områder som har fokus i den enkelte stab:
Oslo universitetssykehus HF styresak 100/2011 Side 4 av 5 Samhandling Oppgavedeling mellom OUS og fastlegene Bedre arbeidsdeling mellom OUS og andre sykehus Fullstendighet ift inntekter fra utenlandspasienter Fag og pasientsikkerhet Drift av operasjonsstuer Rett kapasitet på poliklinikk og bemanning av sengeposter Henvisninger, ventetider, utredning / diagnostikk Implementering av tidligere utarbeidede retningslinjer Areal flyttinger (organisering av restvirksomhet på Aker) HR Implementering av tidligere definerte retningslinjer Retningslinje for utarbeidelse av tjenesteplaner (i samarbeid med medisinsk direktør) Oppfølging av stillingsutvalget m.m Innkjøp (OSS) Systembruk og avtalelojalitet Felles retningslinjer Medisinsk direktør Gjennomgå bruken av legeressurser Stab for fag og pasientsikkerhet organiserer dette arbeidet under en egen seksjon som innehar viktig kompetanse innen sykehusdrift. De andre stabene gjennomfører dette arbeidet som del av etablert organisasjon, men også med støtte fra stabene i klinikk. Involvering av ansatte, tillitsvalgte og verneombud Den enkelte klinikk må gjennomføre store endringer for å drifte i henhold til budsjett i 2012. Ved store endringer i drift er det nødvendig med god involvering fra ansatte, tillitsvalgte og verneombud. Det er derfor stilt særskilte krav til klinikkene for gjennomføring av denne involveringen ved utarbeidelse av budsjett 2012. Dette innebærer blant annet avholdelse av fellesmøte med alle ansatte som del av budsjettarbeidet og involvering fra tillitsvalgte og verneombud i de saksgrunnlag som skal legges frem fra klinikkene til styremøtene 27. oktober, 24. november og 15. desember. Tidsplan Arbeidet med budsjett 2012 frem til endelig styrevedtak 15. desember er delt inn i fire faser. Dette er beskrevet punktvis med underliggende avklaringer og rapporteringer.
Oslo universitetssykehus HF styresak 100/2011 Side 5 av 5 1. Prosess og strategi med plan og løypemelding for stabens arbeidsgruppe og klinikkene legges frem for styre 29. september i. 14-16 sept. ledelsens gjennomgang (Klinikken leverer egen slide til LGG som benyttes som grunnlag for styresak) ii. Stabsdirektørene melder inn beskrivelse av de områdene de arbeider med for å understøtte klinikkene i gjennomføring av budsjett 2012 og hvordan dette er organisert 2. Foretakets og klinikkenes hovedstrategi for løsing av budsjettutfordringen med overordnet risiko- og konsekvensvurdering legges frem for styret 27. Oktober i. 4. oktober - Budsjettseminar dag 2 ii. 11. oktober Notat fra klinikkene som inneholder hovedstrategien for løsing av budsjettutfordringen og en risiko- og konsekvensvurdering (pasientbehandling, ansatte, forskning m.v. i foretaket). iii. 11. oktober Notat fra stabsdirektørene Status for arbeidet med budsjett 2012 iv. 12-14 okt Møte med hver klinikk (grunnlag styresak 27. okt) for gjennomgang av innhold i mottatt notat v. 18. oktober - Oppdatert notat fra klinikkene og stabsdirektørene 3. De detaljerte planer for budsjett 2012 legges frem for styret 24. november i. 8. November Klinikken leverer notat med detaljerte planer og en risiko- og konsekvensvurdering (pasientbehandling, ansatte, forskning m.v. i foretaket) ii. 8. november Notat fra Stabsdirektørene - status for arbeidet med budsjett 2012 iii. 9-11 november Møte med hver klinikk for gjennomgang av innhold i mottatt notat og forhold knyttet til rammetildeling for 2012 iv. 15. november - Oppdatert notat fra klinikkene og stabsdirektørene 4. Formelt budsjett legges frem for vedtak til styret 15. desember i. Medio november fastsattes klinikkvise rammer ii. 25. november detaljbudsjett levert fra klinikk med risikovurdering og konsekvenser for arbeidsmiljøet iii. 30. november Klinikkvis drøftingsprotokoll iv. 7. desember Drøfting med foretakstillitsvalgte Ut over disse fasene vil budsjett 2012 være oppe på hvert ukentlige ledermøte og i ledermøtene på klinikknivå. Sentral økonomistab vil utarbeide enkle rapporteringsmaler for å følge arbeidet frem til endelig budsjettvedtak.