Konkurransegrunnlag Rammeavtale for layout og produksjon av magasinet Norsk Politi Oppdragsgiver: Politidirektoratet Frist 12. juli 2010
1 Om oppdraget... 3 2 Bakgrunn... 3 3 Produksjon... 3 4 Generelt om konkurransen og avtalen... 5 4.1 Om rammeavtalen... 5 4.2 Anslag over omfang... 5 4.3 Levering av tilbud... 5 4.4 Utforming av tilbudet... 6 4.5 Økonomisk ansvar... 6 4.6 Språkkrav... 6 4.7 Avtalens varighet og opsjon... 6 4.8 Oppsigelse... 6 4.9 Dokumentrang... 6 5 Krav til leverandøren (kvalifikasjonskrav)... 6 5.1 Skatteattester (jf forskriftens del II, 8-7)... 7 5.2 Firmaattest... 7 5.3 Finansiell og økonomisk stilling... 7 5.4 HMS-egenerklæring (jf forskriftens del II, 8-8)... 7 5.5 Taushetsplikt... 7 5.6 Innsyn i tilbud... 7 6 Tidsfrister og innlevering... 8 6.1 Frist for å stille spørsmål til konkurransen... 8 6.2 Endring av konkurransegrunnlaget... 8 6.3 Endre og tilbakekalle tilbud... 8 7 Henvendelse og kommunikasjon... 9
1 Om oppdraget Politidirektoratet utlyser en anbudskonkurranse for layout og produksjon av magasinet Norsk Politi. Direktoratet vil ha en samarbeidspartner som skal være leverandør av både design og produksjon. Tilbydere må levere en helhetlig og samlet løsning. Oppdraget innebærer ikke trykking og distribusjon av magasinet, ettersom Politidirektoratet allerede har en avtale for dette. 2 Bakgrunn Norsk Politi utgis av Politidirektoratet, og den primære målgruppen er alle ansatte i politi- og lensmannsetaten i Norge, distribuert til den enkelte ansatte via tjenestested. I tillegg sendes bladet til politiske partier og miljøer, ulike departement, direktorater, samarbeidende etater og media. I tillegg går noen eksemplarer til dansk og svensk politi. Magasinet er siden oppstarten i 2006 blitt tildelt flere priser, blant annet som årets interne magasin i Norge, i regi av Kommunikasjonsforeningen. Spesifikasjoner 2010 Produkt: Magasinet Norsk Politi Utgivelser: 4 ganger per år Omfang: 48 sider Opplag: Ca 16.000 Papir: G-Print 115 gram eller tilsvarende svanemerket papir/produksjon. Format: 215 x 280 mm Ferdiggjøring: renskåret og dobbelstift i rygg 3 Produksjon Norsk Politi utgis av Politidirektoratet, og har redaktør som arbeider i Kommunikasjonsavdelingen i direktoratet. Det produseres stoff av medarbeiderne i Politidirektoratet, i politidistriktene og særorganene. Samarbeidspartneren for design og produksjon skal forestå leveranser innenfor følgende fire hovedområder: 1. Planlegging 2. Produksjon av tekst og bilder 3. Layout 4. Sideombrekking og ferdiggjøring 5. Løpende produktutvikling Leveranse 1: Planlegging For hver utgave skal det i samarbeid med redaktøren planlegges: Innhold Fremdriftsplan Arbeidsfordeling Sideskjema Minst ett møte må påregnes i forkant av hver utgave. Hver utgave evalueres i samarbeid med redaktøren i eget møte eller som del av planleggingsmøte. Leveranse 2: Layout. Layout i tråd med magasinets konsept og visuelle profil Oppsett av sidespeil med skisse av sidene til hver utgave Leveranse 3: Produksjon av tekst og bilder
Reportasjeledelse Journalistiske reportasjer med tekst og bilder etter bestilling fra Politidirektoratet. Tekst og bilder skal fritt kunne gjenbrukes i politiets egne publikasjoner og kanaler som: Intraog Internett, trykksaker og visuelle presentasjoner. Redaksjonell behandling og desking, med redigering av stoff og utkast til vinklinger Språkvask, korrektur og kvalitetskontroll Oversending av tekst og høyoppløselige bilder for arkivering i Politidirektoratet etter nærmere avtale Leveranse 4: Sideombrekking og ferdiggjøring Ombrekking av sider i henhold til magasinets konsept og profil Ferdiggjøring av elektroniske trykkfiler Oversendelse av trykkfiler til trykkeriet Utarbeidelse av elektroniske filer beregnet for nettpublisering Leveranse 5: Løpende produktutvikling Justering og videreutvikling av konsept og innhold i samarbeid med Politidirektoratet 4. Vurderingskriterier Anbudet er delt inn i fem leveranser. Hver av leveransene vektes slik beskrevet under. Innenfor hver leveranse vektes pris 60 % og kvalitet 40 %. Leveranse 1 (Vektes 10 %) Pris: Per time for planlegging/evaluering uavhengig av antall personer Kvalitet: Dokumentert erfaring med planlegging av magasiner. Leveranse 2 (Vektes 30 %) Pris: Per ferdig side i henhold til beskrivelsen av leveransen, inklusive fri gjenbruk av tekst og bilder som beskrevet. Kvalitet: Arbeidsprøver på én reportasje og en mindre artikkel. Begge med tekst og bilder. Oversikt over journalister og fotografer med kort dokumentasjon av deres bakgrunn. Referanseliste over minst fem sammenlignbare oppdrag. Beskrivelse av kapasitet til effektiv gjennomføring av leveransen Leveranse 3 (Vektes 10 %) Pris: Per utgave (48 sider) i henhold til beskrivelsen av leveransen Kvalitet: Arbeidsprøver layout og sidespeil Leveranse 4 (Vektes 40 %) Pris: Per ferdig ombrukket side, inkludert ferdiggjøring i henhold til beskrivelse. For utarbeidelse av elektroniske fil av magasinet for nettpublisering. For oversendelse av tekst og bilder. Kvalitet: Arbeidsprøver på én enkeltside og én dobbeltside redigert med tekst og bilder. Beskrivelse av kapasitet og fleksibilitet for å sikre effektiv gjennomføring av leveransen.
Leveranse 5 (Vektes 10 %) Pris: Per time for justering og videreutvikling uavhengig av antall personer. Kvalitet: Dokumentert erfaring med justering og videreutvikling av tilsvarende konsepter. 4 Generelt om konkurransen og avtalen Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr.402. Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse utlyst i EØS-området. Det forutsettes at leverandøren har kjennskap til regelverket for offentlige anskaffelser i Norge, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltagelse i noen som helst form med hensyn til dette gir ikke leverandøren rett til ekstrakrav. Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn. 4.1 Om rammeavtalen Det skal inngås en rammeavtale om levering av tjenester på området layout og produksjon på bakgrunn av dette konkurransegrunnlag, samt leverandørens tilbud. Avtaleperioden gjelder fra høst 2010 og 24 måneder fra kontraktssignering med mulighet for oppdragsgiver til å forlenge avtaleperioden (opsjon) med inntil to år (ett år av gangen). Prisene er faste de to første årene. Etter dette kan prisene reguleres iht. Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks. Deretter skjer reguleringen periodisk med ett års mellomrom. 4.2 Anslag over omfang Det er Politidirektoratets behov som er bestemmende for uttak av leveransene. Per 2010 utkommer magasinet med fire utgaver i året. Politidirektoratet forbeholder seg retten til å utgi færre eller flere utgaver i løpet av et år i avtaleperioden. Varsling om eventuelle endringer vil minimum skje to måneder før neste utgivelse. Politidirektoratet opplyser at et anslag over kostnader for layout og produksjon de siste årene har vært på ca 800.000 kroner per år, eks mva. Totalt for anbudsperioden kan det da gis et anslag på ca 3 4 millioner kroner over fire år. 4.3 Levering av tilbud Det skal leveres tilbud på fem leveranser i denne konkurransen, men disse vil bli vurdert som en helhet i den hensikt å velge en samlet leverandør av layout og produksjon. Leverandør har full mulighet for å tilby frilansere og samarbeidspartnere på redaksjonell produksjon. Det skal inngås en bindende og gjensidig forpliktende avtale. Politidirektoratet vil velge en leverandør med bakgrunn i kriteriene oppgitt i konkurransegrunnlaget. Frist for levering av tilbud er satt til 12. juli 2010. Det gjøres spesielt oppmerksom på at det ved åpen anbudskonkurranse ikke er anledning til å føre forhandlinger. De priser og betingelser som er innlevert ved fristens utløp er ikke mulig å endre.
4.4 Utforming av tilbudet Tilbudet skal innleveres (besvares) på følgende måte: Tilbudsbrevet skal være datert og signert av bemyndiget person hos leverandøren. Alle poster anført i konkurransegrunnlaget skal besvares punktvis med henvisning til oppført nummerering. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet skal inneholde en bekreftelse på at man aksepterer betingelsene i konkurransegrunnlaget. Alle etterspurte attester skal være gyldige og følge med tilbudet. Det skal leveres en signert papiroriginal og to papirkopier av tilbudet. Tilbud levert per telefaks eller e-post aksepteres ikke. Manglende informasjon og dokumentasjon vil kunne føre til avvisning. En versjon uten forretningshemmeligheter skal også leveres, se pkt 5.6. 4.5 Økonomisk ansvar Leverandør som inngir tilbud i henhold til denne forespørsel, gjør dette på eget økonomisk ansvar. Enhver utgift eller kostnad leverandøren påtar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbudsdokumenter m.v. dekkes av tilbyder. 4.6 Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter, senere også avtalen, skal utformes på norsk. For all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandør skal kommunikasjonsspråket være norsk. 4.7 Avtalens varighet og opsjon For den leverandør som får sitt tilbud antatt vil det bli opprettet en avtale. Avtalen utarbeides av oppdragsgiver. Kopi av mal for avtale følger vedlagt. Rammeavtalen omfatter leveranser for dekning av behovet i 2 år fra kontraktsinngåelse. Oppdragsgiver har rett til å utløse opsjon med forlenging av avtalen i ytterligere 2 år, herav ett år av gangen. Ønsker oppdragsgiver å benytte retten til å utløse opsjon, skal dette skriftlig meddeles leverandørene senest 3 måneder før utløpet av gjeldende avtaleperiode. 4.8 Oppsigelse Avtalen kan gjensidig sies opp med 3 måneders varsel for hele eller deler av rammeavtalen innenfor de forskjellige kategorier. Oppsigelsen trenger ikke grunngis. Bestilte tjenester skal ikke bli berørt av en eventuell oppsigelse. 4.9 Dokumentrang Følgende dokumenter vil utgjøre en obligatorisk del av avtalen og har rang i den rekkefølge de er oppført: 1. Signert avtale 2. Konkurransegrunnlaget 3. Leverandørens tilbud 5 Krav til leverandøren (kvalifikasjonskrav) Samtlige krav under dette kapittel skal oppfylles av leverandøren i sin helhet for videre deltagelse i konkurransen. Kravene gjelder for den leverandør som inngir tilbud og evt. senere vil være avtalepart mot oppdragsgiver. Manglende gyldige attester og vedlegg under dette punktet vil kunne medføre at tilbudet blir avvist. I tillegg vil følgende være avvisningsgrunner:
For sent innlevert tilbud. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget. 5.1 Attester for merverdiavgift og skatt (jf forskriftens del III, 17-14) Det skal leveres attester utstedt av henholdsvis kemner/kommunekasserer og skattefogd i Norge som bekreftelse på at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Unnlatelse av innlevering av skatteattester medfører avvisning av tilbudet, jfr forskriftens 20-12 (1) b. 5.2 Firmaattest Det skal videre leveres en attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert (attest fra foretaks- bransjeregister el). 5.3 Finansiell og økonomisk stilling Oppdragsgiver stiller krav til leverandørenes finansielle og økonomiske stilling. Den som leverer tilbud skal fremlegge kredittvurdering fra godkjent kredittinstitusjon/selskap. Kredittvurderingen skal basere seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon og inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating. Kredittratingen skal ikke være dårligere enn B (kredittverdig) eller tilsvarende. 5.4 HMS-egenerklæring (jf forskriftens del II, 17-15) Leverandører som inngir tilbud må fremlegge en HMS-egenerklæring. Egenerklæringen skal være underskrevet av daglig leder og en representant for de ansatte. Unnlatelse av innlevering av HMS-egenerklæring medfører avvisning av tilbudet, jf forskriftens 20-12 (1) c. 5.5 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om forretningsmessige forhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Alt personell tilhørende leverandør som har tjeneste i henhold til denne avtale, eller på annen måte får tilgang til opplysninger om oppdragsgiver, skal være pålagt taushetsplikt. Det kan bli aktuelt å undertegne taushetserklæring. 5.6 Innsyn i tilbud Etter ny offentlighetslov vil offentligheten ha rett til innsyn i tilbudene etter at valg av leverandør er gjort, jf. offentleglova 23 tredje ledd. Innsynsretten vil ikke gjelde for opplysninger underlagt taushetsplikt, så som forretningshemmeligheter, jf. forvaltningsloven 13 første ledd nr. 2. Tilbydere bes derfor å markere (eventuelt inngi sladdet versjon av tilbudet) opplysninger som må anses omfattet at taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 første ledd nr. 2 (forretningshemmeligheter), slik at POD vil kunne gi innsyn i tilbudet etter at valg av leverandør er foretatt.
6 Tidsfrister og innlevering 6.1 Frist for å stille spørsmål til konkurransen Dersom der skulle være spørsmål om konkurransegrunnlaget (før søknad er levert), sendes disse skriftlig til Runar Kvernen, e-post: runar.kvernen@politiet.no Frist for å stille spørsmål settes til 1.juli 2010. Spørsmål mottas og svares kun på e-post. Det svares ikke på spørsmål muntlig. Oppdragsgivers svar på spørsmål, samt spørsmålet, blir publisert på www.politi.no/politidirektoratet/anbud. All kommunikasjon skal være på norsk. 6.2 Endring av konkurransegrunnlaget Innen 1. juni 2010 kan oppdragsgiver foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer blir publisert på www.politi.no/politidirektoratet/anbud og Doffin. 6.3 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 6.4 Avlysning av anbudskonkurranser Oppdragsgiver kan velge å ikke benytte noen av tilbudene. 6. 5 Frist for levering av tilbud Tilbud kan sendes pr. post eller leveres direkte. Tilbudene må være Politidirektoratet i hende innen mandag 12. juli 2010 kl. 1200. For sent innkommet tilbud vil bli avvist og returnert uåpnet (dersom tilbudsgiver kan identifiseres). Postadresse: Politidirektoratet Att: Runar Kvernen Kommunikasjonsavdelingen Postboks 8051 Dep 0031 OSLO Leveringsadresse for tilbud som leveres direkte: Politidirektoratet Att: Runar Kvernen Kommunikasjonsavdelingen Hammersborggata 12 (Sentrum politistasjon, henv. informasjonsskranken 1. etg) 0031 Oslo. Merking av konvolutt: Dokumentene sendes/leveres i lukket konvolutt/pakke og tydelig merkes: Layout og produksjon av Norsk Politi v/politidirektoratet. Åpnes kun av adressat. Det gis skriftlig bekreftelse på at tilbudet er mottatt. 6.6 Tilbudsåpning 13. juli 2010 kl 12.00.
Offentlig åpning vil ikke finne sted. 6.7 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i tre måneder etter innleveringsfrist 12. juli 2010. 6.8 Retur av mottatte tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbud som mottas. 7 Henvendelse og kommunikasjon Oppdragsgiver vil meddele eventuelle rettelser, presiseringer, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget til samtlige interessenter samtidig og så raskt som mulig. Henvendelser skal rettes skriftlig (pr. brev, e-post eller faks) til: Politidirektoratet Att: Runar Kvernen Kommunikasjonsavdelingen Postboks 8051 Dep 0031 OSLO E-post: runar.kvernen@politiet.no Telefaks: 23364296 Vedlegg: Kontrakt