Konkurransegrunnlag for Programkoordinator Program Fjernvarme nyetablering 2008 og 2009 etter prosedyre: Konkurranse med forhandling
INNHOLD 1 Innledning... 3 1.1 Overordnet beskrivelse av anskaffelsen... 3 1.2 Enova SF... 3 2 Anskaffelsen... 3 2.1 Krav til utførelse... 3 2.2 Beskrivelse av oppdraget.... 4 2.3 Økonomisk ramme... 5 2.4 Leveransetidspunkt... 6 3 Konkurranseregler... 6 3.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 3.2 Informasjonsformidling / spørsmål... 6 3.3 Tilbudsinnlevering, -merking og -frist... 6 3.4 Aksept av vilkår... 7 3.5 Tilbudets gyldighet og prisformat... 7 3.6 Tilbudsåpning og tilbudshåndtering... 7 3.7 Kvalifikasjonskrav... 7 3.8 Tildelingskriterier... 8 3.9 Språk... 8 3.10 Avvisning, forkasting eller avlysning... 8 3.11 Meddelelse... 8 3.12 Tilbyders kostnader... 8 3.13 Planlagt fremdrift for anskaffelsen... 9 4 Krav til tilbudets utforming... 9 5 Tilbudsskjema... 10 Tilbyder... 13 Forbehold... 13 Andre opplysninger... 14 Underskrift... 14 Side 2
1 Innledning 1.1 Overordnet beskrivelse av anskaffelsen Enova kan engasjere programkoordinatorer til å utføre saksbehandlingsoppgaver knyttet til oppgaver for Energifondet. Bruk av programkoordinatorer skal primært styrke Enovas kapasitet og har bakgrunn i en vurdering av ressursbruk og kompetanse. Enova har etablert et støtteprogram for nyetablering av fjernvarme. Programmet skal gi investeringsstøtte til oppbygging av fjernvarme med utnyttelse av fornybar energi fra bioenergi, avfall, spillvarme og varmepumpe. Resultatene fra programmet skal inngå i Enovas energiresultat.. Utkast til programtekst vil legges ut på Doffin i løpet av uke 46. I forbindelse med gjennomføring av programmet ønsker Enova tilbud på oppdrag som programkoordinator for 2008, med opsjon på forlengelse av oppdraget i 2009. Oppdraget går ut på å levere faglig bistand og kapasitet innen følgende: Søknadsbehandling og innstilling på innkomne søknader til overnevnte program. Veiledning av søkere til programmet Prosjektoppfølging av Enovas prosjektportefølje innen ovennevnte program. Ved utførelsen av oppdraget skal Enovas systemer og prosjektdatabase benyttes. Oppdraget er tidsavgrenset, og avsluttes når sluttrapport for oppdraget er levert og godkjent av Enova SF. 1.2 Enova SF Enova SF eies av Olje- og Energidepartementet og har som formål å fremme miljøvennlig energibruk og energiproduksjon. Enova har ansvaret for forvaltningen av Energifondet. Fondsmidlene skal bidra til at energimålet på totalt 12 TWh knyttet til reduksjon, konvertering og produksjon blir oppnådd innen utgangen av 2010. Resultater skal i hovedsak kontraktsfestes på prosjektnivå før de aggregeres opp og rapporteres til Olje og energidepartementet. Tilskudd fra energifondet skal ha en utløsende effekt i det enkelte prosjekt. Fondsmidlene skal også benyttes til aktivt å fremme innovasjonskjeden gjennom demonstrasjon og introduksjon av teknologi for effektive energiløsninger og miljøvennlig energiproduksjon, som bygger opp under målene for energiomleggingen på lang sikt Enova skal sikre at midlene fra Energifondet blir forvaltet i samsvar med de mål og forutsetninger som ligger til grunn for Stortingets vedtak om opprettelse av fondet og innenfor de øvrige rammer som gjelder for bruken av fondets midler. Enova inngår i kontraktsmessige forhold som representant for Energifondet. For å få tilskudd fra Energifondet må de enkelte prosjekt bidra til å oppfylle Energifondets målsetninger Anskaffelsen 2.1 Krav til utførelse Programkoordinator skal ha forståelse og god kjennskap til Energifondets målsetninger og de rutiner og rammebetingelser som Enova følger. Oppdraget skal utføres på en slik måte at prosjektene bidrar til oppfyllelse av målsetningene for Energifondet. Tilbyder kan kun levere Side 3
tilbud på hele oppdraget. Det vil ikke være mulighet for å bruke underleverandør på deler av oppdraget, og alternative tilbud blir ikke godtatt. Krav til utførelse: Programkoordinator skal styrke Enovas kapasitet og skal alltid representere Enova utad på en saklig, objektiv og etterrettelig måte. Programkoordinator kan ikke være søker på prosjekt inn under det gjeldende programmet, og vi viser for øvrig til habilitetsregelverket. Programkoordinator kan ikke forplikte Energifondet verken muntlig eller skriftlig. Programkoordinator skal opptre som saksbehandler for Enova, motta søknader, vurdere disse og legge fram innstilling. Beslutningen fattes av Enova. Oppdrag som omfatter oppfølging av prosjekter, innebærer løpende kontakt med tilsagnsmottaker i hht tilsagnsbrevene med tilleggsavtaler. Aktivitets- og regnskapsrapporter skal leveres Enova i tråd med avtalene som gjelder for de enkelte prosjektene. Programkoordinator skal motta og kontrollere alle rapporter og utbetalingsanmodninger og signere disse. Programkoordinator plikter å organisere sitt arbeid slik at Enova kan foreta utbetaling senest 30 dager etter at framdrifts- og regnskapsrapport er mottatt. Før siste utbetaling foretas, plikter programkoordinator å foreta etterkontroll av energiresultat og vurdering av alle opplysninger fra tilsagnsmottaker om resultatoppnåelsen sammenlignet med kontraktsfestet resultat. Programkoordinator skal godkjenne sluttrapport og revisorattestert regnskap og utarbeide utkast til sluttskjema. Programkoordinator skal bistå Enova i utarbeidelse av nødvendige rapporter om utviklingen innenfor programmet. Programkoordinator skal benytte Enovas saksbehandlingsverktøy ved utførelse av oppdraget. Programkoordinatoren skal bidra til kunnskapsformidling til ny programkoordinator ved endt oppdrag. 2.2 Beskrivelse av oppdraget. Søknadsbehandling og innstilling på innkomne søknader til overnevnte program: Erfaringsmessig vil søknadsbehandlingen omfatte om lag 50 søknader per år, men det må tas høyde for kapasitet til å behandle inntil 70 søknader per år. Vurdering og innstilling på innkomne søknader innebærer i hovedsak følgende aktiviteter: 1. Søknadsbehandling i Enovas prosjektdatabase i henhold til Enovas rutine for søknadsbehandling. 2. Utarbeide porteføljeoversikt over søknadene etter Enovas mal. 3. Avholde møter med søkere som har prosjekter der det er behov for en bredere presentasjon av prosjektet enn selve søknaden. Det er ikke ønskelig å gjennomføre møter med alle søkere. 4. Utarbeide innstillingsnotat for hver søknad som oppsummerer saken samt søknadsprosessen og tar vare på historikken i prosjektet 5. Utarbeide kortfattede og oppsummerende innstillingsrapporter som skal tjene som grunnlag for vedtak på søknadene, via Enovas saksbehandlingssystem 6. Generere tilsagns- og avslagsbrev i Enovas saksbehandlingssystem Prosjektkoordinator må påregne noe jobbing i Enovas lokaler, tentativt 4 møter per år og to dager per besøk. Møtene koordineres med møter ang. prosjektoppfølging, se under. Side 4
Veiledning ved utforming av søknader: Veiledning til potensielle søkere for utforming av søknader, samt besvarelse av spørsmål om kriterier og prioriteringer som gjelder i programmet. Besvarelse av ulike henvendelser angående program Varme per telefon, E-mail og post, inntil 50 timer per år. Det forutsettes tilstrekkelig kunnskap om Enovas øvrige varmeprogrammer til at søker kan geleides til riktig program. Prosjektoppfølging av Enovas prosjektportefølje: Enova vil til enhver tid ha en stor prosjektportefølje av prosjekter innenfor Fjernvarme nyetablering som krever oppfølging. Oppdraget vil gjelde for ca. 75 prosjekter, men varierer erfaringsmessig mellom 60 90 prosjekter over kalenderåret. Prosjektene som skal oppfølges i 2008 og 2009 er prosjekter som har fått støtte tidligere år og som ikke er avsluttet, samt prosjekter som får tilsagn i perioden. Behovet for oppfølging varierer fra prosjekt til prosjekt. Prosjektoppfølging innebærer i hovedsak følgende aktiviteter: 1. Vedlikeholde og ajourføre programmets porteføljeoversikt over løpende og avsluttede prosjekter. 2. Kontroll av prosjektenes fremdrift i forhold til milepælsplaner. 3. Aktiv oppfølging av prosjekter som avviker fra plan. 4. Besvare henvendelser per telefon og e-post samt klargjøre dokumenter og brev for underskrift av Enova-ansvarlig ved mer formelle utsendelser. 5. Koordinere og avtale eventuelle møter med prosjekteierne. Enova skal orienteres om behov for møter i god tid og skal, såfremt annet ikke er avtalt, delta på disse møtene. 6. Gjennomgå anmodninger om utbetaling av tilskudd og sende innstilling til Enova. Enova mottar innstillingen og anviser og utbetaler tilskuddet. Utbetaling av tilskudd skal skje etter Enovas reglement for framdriftsog regnskapsrapportering. 7. Administrere rapporteringsrutinene, dvs. innrapportering minimum 4 ganger per år per prosjekt til Enovas rapporteringssenter. Dette skal oppfølges gjennom en statusrapport for porteføljen 4 ganger per år. Kritiske prosjekter skal identifiseres spesielt og koordinatoren skal utarbeide en handlingsplan for prosjektoppfølging av disse prosjektene. 8. Bistå Enova med ferdigbefaring og sluttrapportering ved behov. Prosjektkoordinator må påregne noe jobbing i Enovas lokaler, tentativt 4 møter per år og to dager per besøk. Møtene koordineres med møter ang. søknadsbehandling, se over. 2.3 Økonomisk ramme Enova ønsker fast pris per søknad til behandling og per prosjekt for oppfølging, samt oversikt over estimert timeforbruk og timepris. Det ønskes også skissert øvre ramme basert på det maksimale antallet søknader til behandling og prosjekter for oppfølging det skal tas høyde for kapasitetsmessig. Eventuelle reise- og oppholdskostnader i forbindelse med deltagelse på referansegruppemøter og andre møter innkalt av Enova er inkludert i denne rammen. Disse legges inn i tilbudsskjema og vil bli refundert i henhold til statens reiseregulativ. Side 5
2.4 Leveransetidspunkt Oppdraget skal utføres i løpet av 2008. Søknader skal behandles i forbindelse med fire søknadsfrister, mens prosjektoppfølging skal utføres løpende. Kunnskapsformidling til ny programkoordinator eller til Enova skal inngå i avslutning av oppdraget. Sluttrapport for oppdraget skal leveres innen 15.01.2009. Tilsvarende tidsplan vil gjelde for evt. avtale for 2009. 3 Konkurranseregler 3.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen skal gjennomføres som en konkurranse med forhandling for prioriterte anskaffelser under EØS terskelverdi, i henhold til lov om offentlige anskaffelser m.v. av 16. juli 1999 nr 69 med senere endringer og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Tilbudsforespørselen kunngjøres i DOFFIN-databasen samt kunngjøres på Enovas hjemmesider www.enova.no. 3.2 Informasjonsformidling / spørsmål Enova SF forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget inntil 7 dager før tilbudsfristen utløper iht. FOA 8-2. Spørsmål vedrørende tilbudsutformingen, slik som utfylling av skjemaer, kontraktsbetingelser, tekniske spørsmål kan meldes skriftlig. Kontaktperson hos oppdragsgiver er Trude Tokle, e-post-adresse post@enova.no, merket programkoordinator Fjernvarme nyetablering. Spørsmål fra tilbyderne vil bli anonymisert og besvart via e-post til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være framsatt innen 10 dager før tilbudsfristen. 3.3 Tilbudsinnlevering, -merking og -frist Signert og datert tilbud må være levert/sendt i lukket og merket forsendelse og være Enova SF i hende innen mandag 03.12.2007, kl. 13:00 til Enova SF: Enova SF Abelsgt. 5 7030 Trondheim Tilbudet skal leveres/sendes i 2 skriftlige eksemplarer, der den ene er merket original og den andre er merket kopi. I tillegg skal ett eksemplar vedlegges i elektronisk format på cd-rom. Dersom det er avvik mellom papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig, signert papirversjon gjelde foran elektronisk versjon. Konvolutten skal merkes: Programkoordinator Fjernvarme nyetablering Side 6
For sent innkomne tilbud, tilbud som ikke er korrekt merket, samt tilbud levert pr e-post eller telefaks vil bli avvist i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser. 3.4 Aksept av vilkår Tilbyderne har ikke adgang til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget og må videre erklære at samtlige vilkår som oppstilles er akseptert. Dette skal framgå av oversendelsesbrevet. Dersom tilbyder ber om forbehold for noen av vilkårene, må det fremgå ettertrykkelig hvilket vilkår det tas forbehold om og hva forbeholdet går ut på. Alternative tilbud aksepteres ikke, jmf. FOA 11-4. 3.5 Tilbudets gyldighet og prisformat Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på minimum 60 dager fra tilbudsfristens utløp, dvs. 12.01.08. Vedståelsesfrist skal også fremgå av oversendelsesbrevet. Tilbudet må prises i henhold til den vedlagte tilbudsskjema, se vedlegg 1. 3.6 Tilbudsåpning og tilbudshåndtering De innkomne tilbud vil bli åpnet av minst 2 representanter for Enova SF etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. Forhandlinger vil gjennomføres med 3 5 tilbydere, jmf FOA 8-6. Forhandlinger kan skje i møte, per telefon eller elektronisk kommunikasjon. Tilbyder må være tilgjengelig for forhandlinger fra 03.12.2007. Tilbudene vil ikke bli returnert. 3.7 Kvalifikasjonskrav Tilbyderne kvalifiseres på grunnlag av nedenstående krav hvor dokumentasjon skal sendes sammen med tilbudet. I. HMS-egenerklæring jfr FOA 8-8 om at leverandøren oppfyller eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være undertegnet av en med signaturfullmakt. II. III. IV. Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt ikke eldre enn 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristens utløp, jfr FOA 8-7. God finansiell og økonomisk stilling dokumenteres ved fremleggelse av foretakets komplette årsregnskap (inkluderer styrets beretning, revisors beretning, balanse, resultatregnskap og noter) for de siste to regnskapsår. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente kredittopplysninger om tilbyder. Tilbyder skal dokumentere at organisasjonen innehar nødvendig kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag. Erfaring fra relevante oppdrag dokumenteres ved liste over de viktigste leveranser/avtaler de siste tre år, herunder leveransens art, verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere (referanseliste vedlegges inkl. kontaktpersoner, telefonnr.). Side 7
V. Tilbyder skal dokumentere at organisasjonen har tilstrekkelig kapasitet til å utføre oppdraget. 3.8 Tildelingskriterier Oppdraget vil bli tildelt det mest fordelaktige tilbud. Kontrakt vil bli utformet etter Enovas egen mal tilpasset de spesielle elementer som vil inngå i avtalen. Kvalifikasjoner omtalt som tildelingskriterier må være dokumentert skriftlig som en del av tilbudet eller som vedlegg til tilbudet. Enovas vurdering av innkomne tilbud vil skje på bakgrunn av tilbyders besvarelse og avklaringer. Tildelingskriterier med vekting er: Nr. Tildelingskriterier Vekting 1 Faglig relevant seniorkompetanse og erfaring, herunder teknisk kompetanse innenfor aktuelle energiteknologier og markedskompetanse innenfor feltet for tilbudt kandidat. Evne til strukturering og formidling vil vektlegges. Forståelse av oppdraget vil også vurderes. Referanser for tilbudt kompetanse skal inneholde navn og telefonnummer på kontaktperson 50 % 2 Gjennomføringsevne og tilgjengelighet for tilbudt kandidat. 25 % 3 Pris per stykk, herunder timepris og antall timer per aktivitet, samt totalpris inkludert reisekostnader etc. 25 % 3.9 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk. Alle vedlegg og annen dokumentasjon som er nødvendig for å vurdere tilbudet skal være på norsk. All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver skal foregå på norsk inklusive muntlig kommunikasjon i møter mv. Tilsvarende gjelder etter eventuell tildeling av kontrakt i all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandør. 3.10 Avvisning, forkasting eller avlysning I konkurransen vil avvisnings- og forkastingsreglene i FOA 11-10 til 11-13 og 13-1 bli lagt til grunn. Vi anmoder deltagerne om å gjøre seg kjent med disse. 3.11 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt meddeles i henhold til FOA 13-3. 3.12 Tilbyders kostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse og levering samt enhver form for oppfølging av tilbudet før eller etter tilbudsfristen, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Side 8
3.13 Planlagt fremdrift for anskaffelsen Aktivitet Dag Dato Kunngjøring av konkurranse Tirsdag 13.11.2007 Frist spørsmål til konkurransegrunnlaget Tirsdag 27.11.2007 Anbudsfrist Mandag 03.12.2007 Evaluering av anbud / forhandlinger Onsdag 12.12.2007 Tildeling Mandag 17.12.2007 4 Krav til tilbudets utforming Tilbudsdokumentet skal inneholde følgende informasjon og struktureres i følgende rekkefølge: 1. Tilbudsbrev med stykkpris, total økonomisk ramme, angivelse av evt. forbehold, kontaktperson og forpliktende underskrift. 2. Beskrivelse av hvordan oppdraget tenkes løst (bemannings- og tidsplan) og prosjektorganisering. 3. Oversikt over organisasjonens bemanning og CV på de personer tilbyder ønsker å benytte: o Som prosjektleder o Ressurser for øvrig 4. Dokumentasjon på tilfredsstillelse av kvalifikasjonskriterier, se punkt 3.7. 5. Utfylt tilbudsskjema. Side 9
5 Tilbudsskjema Tjenesteoppdrag Programkoordinator Program Fjernvarme Nyetablering 2008 og 2009 Tilbudsskjemaet skal fylles ut på grunnlag av de vilkår og ytelser som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Oppdrag Det ønskes tilbud på følgende: 1. Søknadsbehandling og innstilling på innkomne søknader til overnevnte program. 2. Prosjektoppfølging av Enovas prosjektportefølje innen ovennenvte program. 3. Veiledning for utforming av søknader og besvarelse av spørsmål om kriterier og prioriteringer som gjelder ovennevnte program. Kun tilbud som inkluderer alle overnevnte punkter blir vurdert. Det skal angis en stykkpris, samt en maksimalpris basert på maksimalt antall søknader. I tillegg skal det oppgis enhetspriser pr arbeidstime for utført tjeneste. Prisene skal oppgis inklusiv mva. og evt. andre avgifter. Inkludert i tilbudet: All nødvendig reisevirksomhet. Revisorkostnad Nødvendige møter med Enova pr år Tilbud 1. Vurdering og innstilling på innkomne søknader til program Fjernvarme nyetablering: inntil 70 søknader pr. år. 2008 Hovedaktivitet Timer Timepris Direkte kostnad Søknadsbehandling i Enovas prosjektdatabase ihht. Enovas reglement for søknadsbehandling. Delsum Utarbeidelse av porteføljeoversikt og innstillingsnotat for søknadene etter Enovas mal samt utarbeidelse av Side 10
notat for søknadsporteføljen Møter med søkere Innstilling på søknadene til Enova, inkludert generering av avslags- og tilsagnsbrev Møter med Enova (anbefales 4 møter pr år) Annet: (må spesifiseres) Sum Stykkpris per søknad Opsjon 2009 Hovedaktivitet Timer Timepris Direkte kostnad Søknadsbehandling i Enovas prosjektdatabase ihht. Enovas reglement for søknadsbehandling. Delsum Utarbeidelse av porteføljeoversikt og innstillingsnotat for søknadene etter Enovas mal samt utarbeidelse av notat for søknadsporteføljen Møter med søkere Innstilling på søknadene til Enova, inkludert generering av avslags- og tilsagnsbrev Møter med Enova (anbefales 4 møter pr år) Annet: (må spesifiseres) Sum Stykkpris per søknad 2. Prosjektoppfølging av Enovas prosjektportefølje innen Program Fjernvarme nyetablering (inntil 90 prosjekter) 2008 Hovedaktivitet Timer Timepris Direkte kostnad Delsum Side 11
Kontroll av prosjektenes fremdrift i forhold til milepælsplaner Aktiv oppfølging av prosjekter som avviker fra plan Oppfølgingsmøter med prosjekteiere Behandling og innstilling på utbetalingsanmodninger Administrasjon av rapporteringsrutinene Utarbeidelse av statusrapport 4 ganger pr år. Møter med Enova (anbefales 4 møter pr år, koordinert med søknadsbehandling) Annet: (må spesifiseres) SUM Stykkpris per prosjekt Opsjon 2009 Hovedaktivitet Timer Timepris Direkte kostnad Kontroll av prosjektenes fremdrift i forhold til milepælsplaner Aktiv oppfølging av prosjekter som avviker fra plan Delsum Oppfølgingsmøter med prosjekteiere Behandling og innstilling på utbetalingsanmodninger Administrasjon av rapporteringsrutinene Utarbeidelse av statusrapport 4 ganger pr år. Møter med Enova (anbefales 4 møter pr år, koordinert med Side 12
søknadsbehandling) Annet: (må spesifiseres) SUM Stykkpris per prosjekt 3. Veiledning for utforming av søknader og besvarelse av spørsmål om kriterier og prioriteringer som gjelder for programmet (50 timer pr. år). 2008 Hovedaktivitet Timer Timepris Direkte kostnad Veiledning Opsjon 2009 Hovedaktivitet Timer Timepris Direkte kostnad Veiledning Delsum Delsum Fakturering av oppdraget: Fakturering av oppdraget skjer hver måned, basert på timeforbruk. Tilbyder Selskap: Prosjektansvarlig: Kontaktperson: Organisasjonsnummer: Bankkonto: Adresse: Telefon: Telefaks: E-post: Forbehold (Kryss av) Det tas ingen forbehold Det tas forbehold som er nærmere beskrevet i tilbudsbrevet Hvis det ikke er satt kryss regnes dette som at forbehold ikke er tatt. Side 13
Andre opplysninger Antall vedlegg til søknaden: Underskrift Navn.. Dato. Side 14