Leverandørseminar Medtek Sykehuspartner Forsyningssenter Overgang til OneMed Services 21. Oktober 2016
Agenda Mål Bakgrunn, info og roller og ansvar Status prosjekt Byggeprosjekt Taushetsregime Påvirkning leverandører i 2017 Kommunikasjonsplan fra 2017 Spørsmål og svar
Mål
Mål med frokostmøte Skape en felles forståelse for det som skal skje i overgangen fra FS hos Bring og over til OneMed Services Fellesprosjekt «Prosjekt Sykehuslogistikk» Sikre mulighetene for å stille spørsmål og komme med innspill til plan og løsning
Mål prosjekt Sykehuslogistikk Sikre en god vareforsyning i perioden for overgang mellom Bring og OneMed Services i 2017 Leveringsdyktighet til FS kundene være med minst mulig ulempe for kundene våre Fordrer god og tett dialog mellom Sykehuspartner FS, Bring og OneMed Services og leverandørene Bidra til realisering av målbilde for vareforsyning
Bakgrunn, info, roller og ansvar
Målbilde for felles vareforsyning i Helse Sør Øst Leverandører Regionslager Helseforetak Bestillinger av artikler utenfor FS katalog Behov Bestille varer FS katalog Bestille skaffevarer for leveranse via regionslager Bestille etterfylling av avdelingslager Varestrøm Varestrøm Varestrøm Leverandørlagre Regionslager inkl. sampakking Videredistribusjon til avdeling uten opphold inkl. sampakking Avdelingslagre Varestrøm artikler utenfor FS katalog Forsyningsprinsipper #1 Serviceavtaler skal ligge til grunn for servicegrad fra lager, ledetid for skaffevarer og klargjøring av ansvar og roller #2 Varene skal i prinsippet passere regionslager, som skal håndtere både lagervarer og skaffevarer #3 HSØ I&L skal eie varene og ha kontroll på varestrøm helt ut til avdeling funksjonsdelingen må sikre dette
Oppsummering fra samlingen 25 mai Vareavtaler er uendret Logistikkbetingelser er uendret Nytt leveringssted blir Berger Bedre kapasitet inngående transport Nye kontaktpersoner og prosesser rundt bestilling og oppfølging leverandører og forsyningssenteret Informasjonsplaner skal legges mot leverandører God dialog med alle leverandører fra høsten 2016 og frem mot oppstart om alle forhold som gjensidig påvirker driften
Sykehuspartner Innkjøp og logistikk ansvar Egen Systemutvikling: Innkjøpsportal, artikkelmaster, FS-klient Norkat og kontrollstasjon Kategoristyring: Anskaffelser og prosjekter Avtaleforvaltning Regionalt Forsyningssenter (FS) Masterdata/kataloger Sortimentsstyring og implementering
Legemidler Infusjons- dialyse og skyllevæsker
Logistikkbetingelser http://www.sykehuspartner.no/omoss_/sider/ Leverandørinformasjon.aspx
Ansvar i avtalen Sykehuspartner innkjøp og logistikk har ansvaret for avtalen med logistikkoperatør på forsyningssenteret hos dagens Bring og ny partner OneMed AB gjennom OneMed Services AS. Forsyningssenteret (FS) omfatter: One stop shop sortimentsstrategi Kun produkter på avtale på FS Eier varelageret på FS Levering kun til kunder som er med på avtalene i Helse Sør Øst På FS håndteres i dag kun regionale kunder til Helse Sør Øst
Eierskap til avtaler, sortiment og avrop Sykehuspartner Innkjøp og logistikk: har ansvar for avtaleinngåelse og avtalemaster (innkjøpsportalen) Har ansvar for all håndtering av bytte/dialog med leverandør av avtalen styrer alle valg av substitutter og erstatninger på avtale for FS i dialog med avtaleleverandøren Videreformidler FS avtalesortiment gjennom de regionale ERP-systemene som kun kan velge der dette er valgt på avtale Leverandører på vareavtalene: Har ansvar for å levere avtalesortiment Har ansvar for å følge logistikkbetingelser på rest og erstatninger og må levere substitutter/erstatninger iht. avtale FS logistikkoperatør er utfører av kontrakten: Avroper kun på det FS-sortiment som Sykehuspartner har lagt i avtalemaster og i varekataloger
Ny avtale med Logistikkpartner OneMed Services AS inngår som logistikkpartner sammen med Sykehuspartner med felles tjeneste til sykehusene 10 års kontrakt med opsjoner Komplett avtale om kjøp av tjenester knyttet til: Kontrollstasjon (grunndata) Avrop/Innkjøp/prognose Lager, plukk og pakking Distribusjon Ordre/Kundeservice til sykehusene Økonomi/fakturering 14
Kontrakten og taushetsregime Krav til håndtering av taushetsbelagt informasjon er særskilt behandlet i anskaffelsen og kontrakten Det gjort vurderinger både av intern og ekstern juridisk ansvarlig advokat I kontrakten er det spesifisert at OneMed Sverige AB sitt datterselskap OneMed Services AS vil være et adskilt selvstendig logistikkselskap etablert uavhengig av salgsselskapet OneMed AS i Norge. I kontrakten er det lagt opp til et strengt regime for å sikre taushetsbelagt informasjon både IT teknisk og med tanke på adgangskontroll som ved mislighold kan straffes etter straffelovens 121.
Prosjekt Sykehuslogistikk Perioden 2016 til 1.1.2018 Felles prosjekt: OneMed Services har prosjektledelsen med faglig tett samhandling med Sykehuspartner innkjøp og logistikk og helseforetakene
Prosjekt 2016-2017 17
Tidsplan Prosjekt Sykehuslogistikk July 1 July 1 2016 2017 Oct 1 2018 Pre project Recruitment, various stages Test drive Go live Construction Warehouse solutions Furnish warehouse ICT solutions ICT set up Distribution Master data impl Pharmacy wholesaler authorization Establish SCM services OneMed take over
Status Prosjekt Byggeprosjekt
Adkomst E6
Prosjekt OneMed Berger, Skedsmo
Adkomst og mottak rundt bygg
Dimensjonering nytt bygg Nytt lager bygges på Berger (Nord for Oslo): 1. Fabritius/Skanska som byggherre/utbygger 2. 8000 kvm nytt nøkkelferdig bygg skreddersydd for HSØ 3. Muligheter for ekspansjon hvis behov (+4000 kvm) 4. Siste «State-of-the-art» teknologi innen luft, energi og lageroptimalisering 5. Solid miljøprofil 6. 800 kvm Rent-rom bygges som integrert del av lageret iht. hygienekrav 7. Mesanin over inn og ut områder: 600 kvm kontorer + 600 kvm lager 8. Blir bygget i henhold til GDP (legemidler) og skal godkjennes av SLV (Statens legemiddelverk) 9. 5 lastehus for varer inn fra leverandører 10. 7 lastehus for varer ut kunder 11. 2 avfallscontainere i fasade, 1 port ut på bakkeplan (på siden av bygget) 23
Øvrige krav til bygget Legemiddelgrossist godkjent ved oppstart Sikkerhet Ventilasjon, innemiljø og hygiene Luftfuktighet Temperatur Lys / ikke lys Insekter og skadedyr Overflater (lett å holde rent) Renhold
Konfidensialitet
Konfidensialitet og innsyn OneMed Services og OneMed AS er 2 separate juridiske enheter med rapportering til ulike områder. OneMed Services er en del av Global Supply Chain Alle datasystemer er adskilt, OneMed Services benytter samme software men har egne klienter. Systemene driftes på egne servere helt adskilt fra OneMed for øvrig. Noen Ansatte i OneMed Sverige AB er involvert i etableringsprosjektet og i den forbindelse er det etablert et konfidensialitets- og taushetsregime med personlig signatur Det er ingen overlapp eller rotasjon mellom ansatte i de 2 selskapene og man sitter fysisk adskilt med adgangskontroll og sikkerhet til lokalene
Etablert Taushetsregime Document no: 01.00 Version: Final Process owner: Adm.direktør Date: 01.04.2016 Business procedure: Taushetsplikt Sub-process owner: QA-ansvarlig Page: 1 / 2 Implementert som en del av OneMed Services kvalitetssystem: Egen rutinebeskrivelse Eget taushetserklærings dokument for: Ansatte i OneMed Services AS Ansatte i OneMed Sverige AB Eksterne samarbeidspartnere Liste over alt personell som har signert taushetserklæringer Listene arkiveres også hos Sykehuspartner
Påvirkning leverandørene
Prognoser og kjøp 2017 Sikre oppbygging i 2017-perioden Sikre ekstra lager buffer Beredskap for forsyningssikkerhet Kritikalitetsvurderinger Ordre kommer fra to FS-løsninger Bestillinger/likviditet i tett dialog med leverandørene i overgangsfase
Tentativ tidsplan 2017 Prosjekt Transfer and implementation: Overføring drift mellom Bring og OneMed Services Mottaksprosjekt på hvert helseforetak
Hva påvirker leveransene i 2017?? Skal dere bytte ERP-systemer eller andre IKT-løsninger? Skal dere bytte lager eller nybygg? Endres det noe fra tilvirkerland eller annen produksjon? Skal dere bytte underleverandører: 3 PL, 4 PL? Skal dere bytte transportør? Er det forhold ved lokasjon og lange ledetider som det bør tas hensyn til? Skal dere har feriestengt i sommer? Hvordan bidra? Varsling Involvering av interne fagpersoner innen innkjøp og logistikk Ta videre med underleverandører
Kommunikasjon og spørsmål
Kommunikasjonsplan videre Oppsummering av spm. og svar i etterkant av møte Mulighet for å avtale separate møter der Sykehuspartner Innkjøp og Logistikk og OneMed Services for dialog rundt prognoser og praktiske spørsmål Fast utsendelse av informasjon til leverandørene fra januar 2017
Spørsmål og innspill? Sykehuspartner Innkjøp og Logistikk skal være involvert i alle spørsmål rundt FS Sende mail til logistikk@sykehuspartner.no Marianne Mengkrogen Avdelingsleder Logistikk Forsyningssenteret Mobil: +47 92256818 marmen@sykehuspartner.no Knut Pettersson Daglig Leder OneMed Services AS Mobil: +47 91304586 knut.pettersson@onemedservices.com