Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/04/2015 SAK NR 26-2015 Statusrapportering prosjekt Mine pasientreiser pr 31.mars 2015 Forslag til vedtak: Styret tar statusrapporten pr 31.mars 2015 til etterretning. Skien, 16. april 2015 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 5
Administrerende direktørs anbefalinger Rapporteringen omfatter mars måned og er spesielt rettet mot selskapets ansvarsområder som systemeier sikre nødvendig teknologiutvikling bidra med interne ressurser i den øvrige prosjektgjennomføringen økonomirapportering på utvikling og drift mot budsjett Leveransene i delprosjekt teknologi og utvikling for utvikling av PRO og PRIMO vurderes å være i henhold til plan. Hovedmilepæl 3 (15.9.2015), hvor utvikling skal være ferdig, vurderes fremdeles å være realistisk, til tross for et stramt tidsskjema og behov for mange avklaringer knyttet til prosess og regelverk. Det er imidlertid fortsatt usikkerhet knyttet til fremdrift på nødvendig registerutvikling som kan påvirke fremdriften på utviklingen av PRO og PRIMO. Pr 31.03. er det et merforbruk knyttet til utvikling på 3,5%, se pkt 4. Prosjektet har i mars fokusert på å fullføre planlegging og detaljplanlegging av gjennomføringsfasen. Ansvarlige for delprosjekter og leveranser er definert, og det utarbeides milepælsplaner og aktivitetsplaner, samt at interne og eksterne avhengigheter dokumenteres. Ressursbidraget fra Pasientreiser ANS har, som følge av tiltak, vært høyere enn budsjett i mars og har bidratt til at milepæl1 er nådd til tiden. Planlagte aktiviteter i perioden er også gjennomført iht. plan. Samlet sett er ressursbidraget fra selskapet til prosjektet ca 6 % lavere enn budsjett, se pkt 6. 1 Overordnet status for Mine pasientreiser mot milepæl 2 Nr. Milepæl Dato Status 0 Når gjennomføringsfasen er startet 1.1.2015 MP1 Når regelverksproposisjonen er lagt frem DMP1: Forslag til regelverksendring er lagt frem DMP2: Prosjekt- og milepælsplan er utarbeidet DMP3: Prosjektets ressurser for gjennomføringsfasen er avklart 27.3.2015 MP2 Når regelverksendring er vedtatt 30.6.2015 MP3 Når utvikling er avsluttet og ny løsning er klar for test 15.9.2015 MP4 Når opplæring er gjennomført 1.12.2015 MP5 Når ny løsning er ferdig testet og klar for idriftsettelse 15.12.2015 MP6 Når ny løsning er implementert 1.1.2016 MP7 Når prosjektrapport er godkjent og prosjektet er overlevert til linjen 31.3.2016 Prosjektet rapporteres å være i henhold til plan, på overordnet milepælsplan nivå. Regelverksproposisjonen ble lagt fram for Stortinget 27. mars og planleggingsarbeidet er utført. 2 Nærmere status på delprosjekt 1 teknologi og utvikling Rapporteringen omfatter teknologiutviklingen i regi av Pasientreiser ANS og er en status per 31.3.2015 i henhold til etablerte planer. Avhengigheten til registerutvikling i regi av Helsedirektoratet omtales også. Utviklingsløpene går så langt som planlagt, med unntak av en liten forsinkelse på etablering av PRIMO-test. Det er fremdeles usikkerhet knyttet til registerutvikling, se punkt D under om registerutvikling og integrasjon. Side 2 av 5
Sammendrag: Leveranser Status per 31.3.2015 Fremdrift Kvalitet Kost MP 3 september A. PRO Sprint 11 av 18 pågår B. PRIMO Sprint 7 av 14 pågår C. Helsenorge.no Designsprint pågår D. Registerutvikling Sprint 1 starter i uke 16 Særskilte kommentarer til utvikling: PRIMO: Det har i sprint 6 dukket opp en utfordring knyttet til meldingsutveksling mellom helsenorgeplattformen og PRIMO. Utfordringen består i ulike standarder for meldingsutveksling mellom innebygd arkitektur på Sonic, og valgt standard på helsenorge-plattformen. Dette påvirker ikke fremdriften i utviklingsarbeidet på dette tidspunktet, men kan ha økonomiske konsekvenser avhengig av valg av løsning. Det foregår dialog mellom prosjektet og Helsedirektoratet for å se på alternative løsninger. Prosessen er i en startfase, og kostnadsestimater eller teknisk løsning er foreløpig ikke utarbeidet. Registerutvikling og integrasjon: Helsedirektoratets interne styringsgruppe følger opp arbeidet med registerutvikling og integrasjon gjennom månedlige møter. Oppdaterte risikovurderinger og handlingsplan ligger til grunn for dette arbeidet. Arbeidet vurderes i hovedsak å være i rute, men det er en viss usikkerhet knyttet til ressursallokering (og dermed fremdrift), spesielt når det gjelder NPR. Det er også usikkerhet knyttet til kvaliteten i registerdata. Risiko for forsinkelser i eksterne delleveranser er også adressert. Dette gjelder i første omgang leveranser fra NHN (integrasjonsadapter), NAV (KUHR) og Tieto (PHA). Helsedirektoratets interne styringsgruppe vil følge opp med aktuelle tiltak for å redusere sannsynligheten for at usikkerhetene inntreffer. 3 Risikovurdering per 31.3.2015 Siden forrige rapportering per 13. mars, er det ikke registrert noen endring i risikobildet. Det er fremdeles IKT-utviklingen og registeravhengigheten som defineres som de mest kritiske risikofaktorene, som vist på figuren nedenfor. For å unngå forsinkelser for å nå milepæl 3 (utvikling er avsluttet og ny løsning klar for test 15.9.2015), blir det viktig at aktuelle tiltak identifisert av Helsedirektoratets interne styringsgruppe blir implementert, slik at sannsynligheten for forsinkelser reduserer i nødvendig grad. Side 3 av 5
4 Økonomirapportering delprosjekt utvikling Pasientreiser ANS utviklingskostnader med kommentarer AD- møtet godkjente den 23.2.15 budsjett for gjennomføringsfasen. Etter fullmakt fra AD-møtet, godkjente styret i Pasientreiser ANS den 25.3.2015 ny budsjettramme for hele utviklingsfasen på 44, 050 millioner kroner. I tillegg ble det godkjent 2,9 millioner kroner knyttet til integrasjons- og datakvalitetstiltak i regi av Helsedirektoratet. Sistnevnte budsjettpost er ikke benyttet pr 31.3. Budsjett totalt Forbruk pr 31.03.15 * % av total Sum utviklingskostnad 44 050 20 728 41 % *Tall oppgitt i tusen NOK eksklusiv merverdiavgift Delprosjekt teknologi og utvikling har per 31.03.15 et merforbruk på ca. 3,5 prosent ift. budsjett tilsvarende ca 0,7 millioner kroner. Påløpte utviklingskostnader i perioden fra og med august 2014 til og med mars 2015, utgjør 41 prosent av totalbudsjettet. Av det samlede utviklingsløpet gjenstår ca. 4,5 måneder med utvikling frem til milepæl 3 medio september, før man går over i test- og implementeringsfase. For å sikre enda bedre styring, jobbes det nå med å revidere utviklingsbudsjettet for PRIMO, PRO og NHN ut året. Dette gjøres på bakgrunn av nye planer og aktiviteter i prosjektet for øvrig. Plan- og budsjettmøte med leverandørene er planlagt gjennomført i uke 17. S-kurve er under etablering for delprosjektet. Det jobbes med å få etablert en metodikk for hyppige målinger av faktisk realisert verdi versus planlagt realisert verdi i det smidige utviklingsarbeidet. Rapportering på dette antas å kunne starte opp i uke 18. Side 4 av 5
5 Økonomirapportering drift av prosjektet eksterne ressurser AD- møtet godkjente den 23.2.15 budsjett for gjennomføringsfasen. Etter fullmakt fra AD-møtet, godkjente styret i Pasientreiser ANS den 25.3.2015 ny budsjettramme for hele gjennomføringsfasen på 8 millioner kroner for ekstern støtte. Etter tre måneder i 2015 er det et positivt avvik på 7,7 prosent ift. budsjett. Ekstern prosjektstøtte Budsjett 31.3.15 Forbruk per 31.03.15 * % av budsjett Sum kostnad 1 300 1 209 92,3 % 6 Økonomirapportering drift av prosjektet interne ressurser Ressurser fra Pasientreiser ANS Det er i direktivet for gjennomføringsfasen estimert et ressursbidrag fra Pasientreiser ANS på i snitt 6,4 månedsverk pr måned. Budsjettet for gjennomføringsfasen er periodisert iht. forventet aktivitet. Ved utgangen av februar var det interne ressursbidraget til prosjektet 15 prosent lavere enn budsjett og det var rapportert forsinkelse i planleggingen. I mars er tiltak iverksatt og resursbidraget til prosjektet økt. Ved utgangen av mars er det rapportert et ressursbidrag på 1830 timer, mot et totalt budsjett i perioden på 1944 timer. Det innebærer at milepæl 2 er nådd med ca 6 prosent lavere ressursbidrag enn periodisert budsjett. Administrerende direktørs vurdering Prosjekt Mine pasientreiser er inne i en fase med høy aktivitet, noe som bl.a. medfører stor ressursinnsats fra en rekke ansatte i Pasientreiser ANS, i tillegg til de eksterne ressursbidragene. De fleste prosesser er i rute og det er god kontroll på ressursbruken. Styret vil bli holdt orientert om videre utvikling i prosjektet og involvert ved behov, f eks i tilknytning til kommende milepæler med betydning for selskapet. Side 5 av 5