VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 09.06.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Siri Berthinussen tlf 975 34 622 Horten kommune v/rådmannen Postboks 10 3191 Horten TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til tilsynsbesøk den 17.04.2009 hos Holtan ungdomsskole, Horten. Til stede fra virksomheten: Til stede fra Arbeidstilsynet: Henrik Støldal, rektor Marianne Westergaard, undervisningsinspektør Anstein S. Skarre, lærer, verneombud og tillitsvalgt Skolenes Landsforbund (SL) Jon Eriksen, adjunkt med opprykk og tillitsvalgt Utdanningsforbundet 7 ansatte deltok på 1,5 gruppesamtale Frode Osvoll, inspektør Jannicke Winge Larsen, rådgiver Siri Berthinussen, rådgiver Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på vel 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale med 5 arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Gjerpensgt. 20 sor-norge@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771721 3708 Skien INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 35 52 50 03
VÅR REFERANSE 2 I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 26.05.2009. I dette to timers møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Horten kommune, samt det som fremkom av den innsendte skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima. I dette møtet var Torbjørg Høystad (VO), Anne Aunøien (inspektør), Ole Mossestad (rektor), Anstein S. Skarre (VO), Henrik Støldal (rektor), Trine Hammer (HVO), Frode Andersen (eiendomssjef), Birgitte Baksaas (VO) og Magnus Andersen (virksomhetsleder Horten kommune) til stede. Fra Arbeidstilsynet møtte Bente Rød-Karlsen, Frode Osvoll og Siri Berthinussen. Beskrivelse av tilsynsbesøket Holtan ungdomsskole har 45 ansatte og 420 elever. Skolen er en fem parallell sentrumsskole, og har elever fra Granly, Sentrum og Nordskogen barneskole. Skolen var ferdig renovert i januar 2008. Skolens visjon er: På Holtan ungdomsskole skal alle oppleve mestring og trygghet gjennom læring. Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Verneombud og sikring av arbeidsmiljøkompetanse Skolen har ett verneombud og vedkommende har gjennomført lovpålagt opplæring. Verneombudet har hatt vervet i fire år. Skolens verneombud er også tillitsvalgt for SL, og både han og de ansatte mener de klarer å skille mellom de ulike rollene. Verneombudet mener at han har tilstrekkelig tid til å utføre verneombudsarbeid, og det har ikke vært så mange saker opp gjennom årene. Rektor har også gjennomført flere HMS-kurs, og kjenner godt til de nye lovkravene angående oppfølging av sykemeldte arbeidstakere. Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer Når Arbeidstilsynet ber skolen (både ledere og ansatte) nevne de største arbeidsmiljøutfordringene er det følgende forhold som blir beskrevet: Burde vært flinkere på risikovurdering generelt. Ubalanse mellom oppgaver som skal gjøres og ressurser som stilles til rådighet. Kommunen gir en viss sum, og de ansatte mener at summen er for begrenset og gir dem lite handlingsrom. Det gjør at de ansatte mener at de må være selektive og ikke har tid til å gjøre alt som forventes. Mange elever krever ekstra oppfølging, men det er ikke ressurser til å sette inn ekstra bemanning. I tillegg er klassene store og det er aldri to lærere i en klasse. Videre kreves det mye dokumentasjon som skal skrives på hver elev. Skolen sliter med høyt sykefravær og det settes ikke alltid inn vikar. I tillegg kan det være utfordrende å ha nok tilgang på vikarer. De ansatte bruker mye tid på dokumentasjon generelt og flere sier at den delen av jobben gjør det ekstra utfordrende og gir dem en følelse av å ikke strekke til.
VÅR REFERANSE 3 I løpet av de to siste årene har det vært mange nytilsatte ved skolen og det kan være en utfordring i forhold til å integrere samtlige ansatte. Det har nærmest vært et generasjonsskifte ved skolen. Etter renoveringen av skolen er det i tillegg flere av de ansatte som ikke prioriteter felleslunsjen, men blir værende igjen på enhetene sine. Faren er at det kan oppstå såkalt brakkesyke som på sikt kan skape subkulturer blant personalet. Flere kommenterte at det er viktig å tenke nytt når en skal jobbe med den sosiale biten på skolen, samt at en setter av tid til å skape positive holdninger blant alle for det er mye bra som skjer på skolen. Samtlige av nevnte arbeidsmiljøutfordringer ber vi skolen og kommunen være oppmerksom på i sitt videre HMS-arbeid. Når det gjelder ubalansen mellom arbeidsoppgaver og ressurser så vil det nok gjelde flere skoler i kommunen. En kan også se nærmere på hvordan ressursene som tildeles er organisert, samt hvilken innvirkning dette har i forhold til gjennomføringen av HMS-rutiner som finnes, men som ikke er implementert og internalisert av de ansatte og ledelse. Skolen gjennomfører årlige vernerunder der de tar opp både fysiske og psykiske arbeidsmiljøfaktorer. Sjekklisten er standardisert og er inndelt i 14 ulike temaer som lokaler, belysning, ergonomi, organisatorisk- og psykososialt arbeidsmiljø, elektriske anlegg med mer. Det gjennomføres også årlige HKI-målinger (Human kapital indeks), samt medarbeidersamtaler. I etterkant av f. eks medarbeidersamtalene kommer rektor, inspektør og verneombud sammen for å diskutere innspill fra medarbeidersamtalene. Skolen har også gjennomført en egen risikovurdering på sløyden. Skolen bruker risikoanalyse som er utarbeidet av kommunen, men den er ikke godt nok implementert og de ansatte har ikke gjort den helt til sin egen. Det er viktig at HMS-systemet er et levende system og at de ansatte kjenner til de ulike rutinene som finnes. Enten de er utarbeidet av skolen eller av kommunen. Tiltakssiden av kartleggingssystemer og risikovurderinger bærer preg av visjoner og fokusområder, men de er lite konkretisert i forhold til HMS-tiltak. Det samme kan sies om årskalenderen og utviklingsarbeidet ved skolen som primært dreier seg om pedagogikk og fag. Dog har skolen utarbeidet et dokument som heter Følgende tiltak planlegges gjennomført i 2009 hvor ulike HMS tiltak er satt på agendaen. Det skal blant annet være personalseminar der arbeidsmiljø og engasjement er målet, det skal være fokus på å legge til rette for gode rutiner som ivaretar inne- og utemiljø, fokus på sykefravær, følge opp vedtatte regler og rutiner, samt fokus på at de blir fulgt av samtlige ansatte og gjennomføring av medarbeidersamtale etter mal fra kommunen med mer. Nevnte dokument er delt inn i aktivitet, resultatmål, risikofaktorer for manglende måloppnåelse, ansvarlig og frist, men når det kommer til punktet frist er det kun ett av 13 punkter det faktisk er satt inn en frist, og det bør være frist på samtlige punkter. Det gjør det lettere å følge med, bevisstgjøre samtlige, samt ansvarliggjøre den eller de som skal stå for gjennomføringen. Arbeidstilsynet finner ingen dokumentasjon på hva som skjer etter at HKI-målingen er gjort annet enn at det skulle være HKI-verksted 22.04.2009. Hva var agendaen på HKI-verkstedet? Hva gjøres i regi av skolen og hva krever kommunen i forbindelse med HKI-målingene? Jfr. Påleggspunkt 1. Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet Fora for kommunikasjon er personalmøter som avholdes en gang i uka, teammøter som er på trinnet man underviser i, tilbakemelding fra HKI-målingene to ganger i året, den årlige medarbeidersamtalen og lignende. Ikke alle ansatte var klar over at HKI-målingene er to ganger i året. Det presiseres at de ansatte på teamene er flinke til å se og høre på hverandre.
VÅR REFERANSE 4 Det er flere rutiner som er tilgjengelig både på Intranettet, i permer som man får utlevert en gang i året og som er blitt gjennomgått for de ansatte. Flere av disse er laget av kommunen. Vi fikk et inntrykk av at mange av rutinene, til tross for at de finnes, ikke brukes slik de er ment. Det ble påpekt at rektor og ledelsen har en åpen dør politikk der det er mulig for alle å komme og ta opp problemstillinger, samt få hjelp. Og vi fikk inntrykk av at mange av de ansatte benyttet seg av dette. Ansatte gir uttrykk for at de søker hjelp hos primært ledelsen eller noen ganger av teamleder når det er behov for det, og slik Arbeidstilsynet ser det bør det være en større bevisstgjøring og ansvarliggjøring i forhold til de systemene og rutinene som faktisk finnes. Mye løses ad hoc, og de ansatte har i praksis laget seg sitt eget system ved at de henvender seg til rektor og ledelsen i stedet for å bruke rutiner som finnes på papiret. Skolen har utarbeidet en plan for utviklingsarbeid for høsten 08/våren 09 der de ansatte kan medvirke. Den er inndelt etter dato, hvem som skal delta (det være seg alle, kun team, kontaktlærere, trinnlærere og lignende), tema og hvem som er avsvarlig (f. eks administrasjon, faggrupper, kjernegrupper, kontaktlærer, rektor, tillitsvalgt med flere). Rapportering av avvik (uheldige forhold) Når det gjelder avvik så går flesteparten til rektor og ledelsen og melder fra om dette, samt at det blir sendt kopi til verneombud. De ansatte er litt usikker på avvikshåndteringen, både hva en kan skrive avvik på og hvordan avviksmeldinger håndteres i etterkant. Flere av de ansatte har laget sitt eget system der de skriver meldinger på en lapp, som følges opp i etterkant av primært rektor/ledelsen, men av og til også av teamleder. Kommunen har utarbeidet et system for rapportering av avvik som er inndelt i avvik HMS (farlig forhold, nesten ulykke, personskade, psykososiale forhold/org., fysiske forhold, vold/trusler, tidspress og andre avvik) og avvik tjeneste (saksbehandling, dokumentasjon, personlig service bruker, samhandling med samarbeidspartner og andre avvik). Skolen har også sendt inn rutinen/avviksskjemaet til oss, men det virker ikke som skjemaet er kjent eller blir brukt av de ansatte slik intensjonen er. Jfr påleggspunkt 2. Under oppsummeringsmøtet 26.04.2009 kom det også frem at kommunen ikke hadde hatt tid til å implementere avvikssystemet i samtlige skoler i kommunen. Dette må også gjøres innenfor nevnte frist. Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler Vold og trusler er en arbeidsmiljøutfordring, og arbeidsmiljølovens 1-1 formål er å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger. Enkelte av personalet ved skolen har vært utsatt for vold og trusler fra elever. Det er uklart for flere av de ansatte om beredskapsplanen sikrer oppfølging av arbeidstakere som er utsatt for vold og trusler, og om det eventuelt finnes en rutine for slikt arbeid. Det sies at det ikke er kollegaveiledning på skolen, men at rektor bryr seg og følger opp slike saker. Dog har kommunen utarbeidet en beredskapsplan for skolens personale mot vold og annen grov uakseptabel atferd fra elever. Kommunen og skolen må i sterkere grad ansvarliggjøre den enkelte i bruk av systemer som finnes, samt at den enkelte må medvirke til å sette seg inn i de systemene som faktisk finnes. Jfr. Påleggspunkt 3 og 4. Når det gjelder behandling av elev/foreldreklager så henvender de ansatte seg til rektor og ledelsen, og saken håndteres derfra. I tillegg har skolen et ressursteam hvor vanskelige elever og håndtering av slike elever diskuteres. Når skolen ble renovert ble det gitt god informasjon om prosessen, både skriftlig og muntlig, i forkant av prosessen. Når det gjelder skriftlige rutiner for å sikre vurdering av negative
VÅR REFERANSE 5 arbeidsmiljøkonsekvenser ved endringer og omstiller så har skolen en praksis på at en håndterer det muntlig der og da også skriftliggjøres det eventuelt i etterkant. Organisering og tilrettelegging av arbeidet Skolen følger kommunens retningslinjer for oppfølging av ansatte med helseplager, og flere har i løpet av de siste 12 månedene fått tilrettelagt arbeidet. Det være seg i form av å ha en lettere arbeidsdag, slippe inspeksjon, endring i arbeidsoppgaver, reduksjon i stillingsprosent og lignende. Det har også vært i verksatt tilretteleggingstiltak for gravide og seniorer. Seniorer er ofte mentor for nye medarbeidere, og erfaring blir verdsatt på skolen. Dog kommer mentoroppgavene i tillegg til andre arbeidsoppgaver og det tar som kjent tid å lære opp folk. En bevisstgjøring i forhold til hva arbeidet med opplæring krever bør vurderes, likeledes at det settes av tid til arbeidet. Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging og oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Det blir laget oppfølgingsplaner og gjennomført dialogmøter der det er aktuelt, og disse er i tråd med lovendringen 1. mars 2007, tettere oppfølging av sykemeldte. En er også bevisst på å tilrettelegge for den enkelte arbeidstaker så langt det er mulig. De ansatte mener at skolen er flink i dette arbeidet, og de ansatte opplever at en er fleksibel og prøver å finne løsninger. Begrunnelse for varsel om pålegg 1. Se begrunnelse side 3. 2. Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) e og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7, noe kommunen/skolen har. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. Det fremkom i tilsynet at rutinen ikke er implementert og bevisstgjort nok hos verken ledelsen eller de ansatte, og de har i praksis laget seg et system på siden av rutinen som er sendt inn til Arbeidstilsynet. Rutinen skal ihht. Internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte, og de ansatte har en medvirkningsplikt i forhold til å følge opp virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jfr. Arbeidsmiljølovens 2-3. 3. Det har vært ansatte som har vært utsatt for vold og trusler ved skolen. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av Arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge Arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at kommunen har utarbeidet en skriftlig beredskapsplan for skolens personale mot vold og annen grov uakseptabel atferd fra elever, men denne rutinen må gjennomgås og implementeres blant skolens personale. 4. Gjelder generelt punkt om å informere arbeidstakerne om deres medvirkningsplikt i forhold til utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jfr. Arbeidsmiljølovens 2-3.
VÅR REFERANSE 6 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: 1. Arbeidstilsynet ønsker informasjon om hva som skjer på skolen i etterkant av HKI-målingene, samt hva som var agendaen på HKI-verkstedet 22.04.2009. Hva gjøres i regi av skolen og hva krever kommunen i forbindelse med HKI-målingene som gjennomføres på samtlige skoler i kommunen? Hjemmel er Arbeidsmiljølovens 18-5. 2. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere gjøres kjent med avvikshåndteringssystemet, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. I dette påleggspunktet vil vi ha tilsendt informasjon fra både skolen og kommunen. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak og bevisstgjøringsprosessen er gjennomført. 3. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere gjøres kjent med den skriftlig beredskapsplan for skolens personale mot vold og annen grov uakseptabel atferd fra elever som finnes og som er sendt inn til Arbeidstilsynet, jfr. Arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og 4-3 (4), samt Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak og bevisstgjøringsprosessen er gjennomført. 4. Virksomheten må informere de ansatte om deres generelle medvirkningsplikt i forhold til utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jfr. Arbeidsmiljølovens 2-3. Det å anvende de systemer virksomheten har, og gjøre HMS-systemene levende. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak og bevisstgjøringsprosessen er gjennomført. Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 20.08.2009. Det er blitt innvilget ekstra lang uttalelsesfrist siden skolen får ny rektor. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten.
VÅR REFERANSE 7 Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Mona Bondevik tilsynsleder (sign.) Siri Berthinussen rådgiver (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Holtan ungdomsskole v/rektor Henrik Støldal Grønligata 23 3188 Horten Holtan ungdomsskole v/ HVO/HTV Grønligata 23 3188 Horten Nordskogen skole v/rektor Ole Mossestad Kongeveien 39 3188 Horten Nordskogen skole v/hvo/htv Kongeveien 39 3188 Horten Horten kommune v/hvo Trine Hammer Postboks 10 3191 Horten Horten kommune v/vedlikeholdsleder Magnus Postboks 10 3191 Horten Andersen Horten kommune v/eiendomssjef Frode Andersen Postboks 10 3191 Horten