SAKSFREMLEGG Saksnr.: 14/4105-1 Arkiv: 440 Sakbeh.: Grethe Hansen Sakstittel: MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN - HELSE OG SOSIAL Planlagt behandling: Hovedutvalg for helse- og sosial Administrasjonens innstilling: Resultatene fra medarbeiderundersøkelsen 2014 tas til orientering. Saksutredning: Bakgrunn, målsettinger og tidsplan for årets undersøkelse: Alta kommune har siden 2006 gjennomført medarbeiderundersøkelse i hele eller deler av virksomheten. De første årene benyttet man et verktøy som heter Humankapitalindeks (HKI). I 2010 ble det besluttet å gå over til Kommuneforlagets verktøy for kartlegging av medarbeidertilfredshet, www.bedrekommune.no. Dette verktøyet gir en mer detaljert tilbakemelding enn HKI-undersøkelsen. Undersøkelsen har 50 spørsmål i 12 ulike dimensjoner (tema) som besvares elektronisk av den enkelte ansatte. Svaralternativene er på en skal fra 0-6, hvor 0 er dårligst og 6 er best. Resultatet sammenlignes med de andre kommunene som benytter dette verktøyet. Resultatene fra de kommunene som benytter verktøyet oppdateres fortløpende, dette betyr at preferansene vi konkurrerer mot er dynamiske og gjenstand for stadig endring. En arbeidsgruppe bestående av personalsjef, samt representanter for de ulike tjenesteområdene laget et drøftingsnotat til rådmannens lederteam. Rådmannens lederteam vedtok 11. februar 2014 både tidsplan og målsettinger. AMU ble orientert i møte 13. februar. Tidsplan: Orientering i utvidet ledermøte - 12.mars. Forberedelser, gjennomføring Uke 8 til 12. Infoskriv til alle ansatte uke 11. Åpning av undersøkelsen 24.mars og stenges 11.april. Uttak av rapporter, formidling av resultater Uke 16 18. Målsettinger: Arbeid med oppfølging i virksomheten Uke 19 til 1.juli. Rapportering til AMU om resultatene i møte før sommerferien. Alta kommune skal oppnå en total svarprosent på over 80
Alta kommune skal oppnå et statistisk resultat totalt sett som er over landsgjennomsnittet Undersøkelsen skal gjennomføres før påske Alle virksomheter skal ha fulgt opp resultatene med kvalitative prosesser innen 1. juli. Resultater i forhold til målsettingene: Svarprosenter: Målet i 2014 var å oppnå en svarprosent på 80 slik man gjorde i 2012. På bakgrunn av lav svarprosent innenfor enkelte avdelinger/virksomheter ble undersøkelsen derfor holdt åpen til 25. april. Resultatene ble derfor ikke formidlet før tidligst i uke 18, kontra opprinnelig plan for uke 16-18). Totalt sett oppnådde kommunen en svarprosent på 83. Tjenesteområdet for Helse og sosial (HS) oppnådde hele 89 %. En svarprosent på 70 er ansett som valid og tilfredsstillende faglig sett. Respondenter Svar Svarprosent Alta kommune 1744 1445 83 Administrasjon 96 93 97 Drift- og utbyggingstjenesten 165 150 91 Helse og sosialsektoren 642 574 89 Oppvekst og kultur 841 628 75 Ved gjennomgang av de ulike tjenesteområdene ser man at flere avdelinger/virksomheter hadde svært god svarprosent, og flere hadde en langt høyere svarprosent enn i 2012. Totalt i kommunen hadde 19 avdelinger/virksomheter en svarprosent på 100 av disse tilhørte 17 avdelinger HS. Dette er en stor forbedring fra 2010 da det kun var 8 avdelinger med en så høy svarprosent. Imidlertid var det et par avdelinger som ikke nådde målsetningen om 80 %, disse hadde en svarprosent på under 70 %. På bakgrunn av lav svarprosent vil resultatene her framstå som mindre valide, og kommunal - og virksomhetsleder vil følge opp disse spesielt. Kommunalledelsen vil på generelt grunnlag drøftes hva som bør/kan gjøres for å få tilstrekkelig oppslutning om deltakelse i framtiden, slik at det i alle virksomheter foreligger valide resultater.
Som følge av utvidet svarfrist ble målsettingen oppnådd ift total svarprosent. Gjennomføringstidsrom: Målet var gjennomføring før påske. Pga. lav svarprosent i flere avdelinger/virksomheter utvidet man svarfristen til like over påske. Målsettingen om å gjennomføre undersøkelsen før påske ble ikke oppnådd. Statistiske tallresultat: Nedenstående oversikt viser utviklingen i både Alta kommune og landsgjennomsnittet for de andre kommunene, de siste tre målingene. Resultatene for Alta kommune i 2014 viser en bedring totalt sett i forhold til 2010 med ett snitt på 4,6 i 2014 (og 2012) mot 4,4 i 2010. Alle hovedområdene viser en forbedring i forhold til 2010. Imidlertid er det en viss nedgang i forhold til fysiske arbeidsforhold fra 2012 til 2014. Selv om Alta kommune ser en statistisk forbedring fra 2012, ligger kommunen likevel under landsgjennomsnittet på tre områder; Fysiske arbeidsforhold, Faglig og personlig utvikling og Mobbing/diskriminering/varsling. Et funn som med fordel kan drøftes, er at vi på alle enkeltspørsmålene i kategoriene «Fysiske arbeidsforhold» samt «Faglig og personlig utvikling», ligger under landsgjennomsnittet. Ett dypdykk i de enkelte virksomhetene viser også at enkelte avdelinger/virksomheter har statistisk relativt svake resultater innenfor enkelte områder selv om resultatet totalt sett er tilfredsstillende. Tabellen nedenfor viser Tjenesteområdet for Helse og sosial sammen med resultatene for kommunen som helhet siden 2010. 2014 2012 2010 HS Alta k. Landet HS Alta k. Landet HS Alta k. Lande t Organisering arbeid 4,6 4,6 4,6 4,6 4,5 4,5 4,4 4,4 4,4 Innhold i jobben 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 4,8 4,8 4,9 Fysiske arb.forhold 4,0 4,0 4,2 4,1 4,1 4,2 3,8 3,9 4,1 Samarb og trivsel 5,0 5,1 5,1 5,1 5,1 5,0 4,9 4,9 5,0 Mobbing,diskr,varsl 4,9 5,0 5,1 5,0 5,0 5,0 4,6 4,7 4,8 Nærmeste leder 4,7 4,7 4,7 4,8 4,6 4,6 4,4 4,4 4,5 Medarbeidersamt 5,1 4,9 4,9 4,9 4,9 4,8 4,5 4,7 4,7 Overordnet ledelse 4,0 4,1 4,1 4,0 4,0 3,9 3,7 3,9 3,8 Faglig/pers utvikl. 4,2 4,3 4,5 4,2 4,2 4,3 3,9 4,1 4,2 Lønn og arb.tid 3,9 4,1 4,1 3,8 3,9 4,0 3,5 3,8 3,8 Stolthet egen arbpl 4,9 4,9 4,8 4,9 4,8 4,8 4,6 4,6 4,7 Helhetsvurdering 4,5 4,6 4,6 4,6 4,6 4,6 4,3 4,4 4,5 Snitt totalt 4,6 4,6 4,6 4,6 4,6 4,6 4,3 4,4 4,4 Målsettingen om å oppnå et statistisk resultat totalt sett som er over landsgjennomsnittet ble ikke oppnådd.
Tjenesteområdet helse og sosial: Resultatene for 2012 var bedre enn i 2010 både for HS, kommunen og landet. HS kom da opp på samme nivå som kommunen og resten av kommunene som var med i undersøkelsen. Størst forbedring så man på områdene: Mobbing/diskriminering/varsling, nærmeste leder og medarbeidersamtaler. I 2012 så vi også forbedring på områder som vi i 2010 skåret svært lavt på slik som: Systemer for lønn og arbeidstid, Faglig og personlig utvikling og Fysiske arbeidsforhold. I tiden fra 2012 til 2014 ser det ut til at det har skjedd få forbedringer. På det positive siden kan vi se at vi i forhold til organisering av arbeidet, lønn og arbeidstid har gått noe opp. På den annen side er resultatene i forhold til fysiske arbeidsforhold, samarbeid og trivsel, mobbing, diskriminering og varsling, nærmeste leder og helhetsvurderingen gått noe ned. Basert på funnene er det enkelte avdelinger som må følges opp særskilt av virksomhets og kommunalleder. Det vil arbeides med å avdekke hvilke fysiske og psykososiale forhold som ikke er gode nok, samt hva de ansatte eksempelvis savner i forhold til nærmeste leder. Fra kommunalleders side er det uttalt at tjenesteområdet vil arbeide for at ingen avdelinger skal ha lavere score enn 5 på området som gjelder mobbing, diskriminering og varsling. Oppfølging innenfor HS Overordnet ledelse har gjennomgått totalrapporten for tjenesteområdet og rapportene for de enkelte virksomhet og avdelinger. Deretter har det vært møte med de enkelte virksomhetslederne med fokus på avvikende resultater i positiv eller negativ retning. Virksomhetslederne har hatt som oppgave å gå gjennom resultatene med sine ledere som igjen skal informere om resultatene til de ansatte. Hver virksomhet skal sammen med de ansatte lage en handlingsplan for forbedringer. Større og kostnadskrevende tiltak skal meldes inn tjenestevei i forbindelse med tjenesteområdets HMS-plan og evt. kommunens økonomiplan. Handlingsplanene skal i motsetning til tidligere ikke sendes videre i organisasjonen, men beholdes på hver enhet/virksomhet. Tjenesteområdets kontaktperson for undersøkelsen har hatt en kort gjennomgang av resultatene med vår representant for HEMIS. Videre involvering av dem vil avhenge av behov ved den enkelte virksomhet/avdeling. Oppfølging: I henhold til tidsplanen hadde virksomhetene frist til 1. juli med å følge opp resultatene med kvalitative prosesser. Kommunalleder vil følge opp de videre prosessene med handlingsplaner og gjennomføring av disse gjennom høsten. Her vil man vurdere konkrete behov for oppfølging og tiltak, samt om/hvordan bedriftshelsetjenesten skal involveres.
Avdelingene arbeider med å kommunisere ut resultatene fra undersøkelsen og arbeidene med å lage handlingsplaner er godt i gang mange steder. Omfanget av planen og eventuelle kostnader vil avhenge av de utfordringene den enkelte avdeling/ virksomhet har. Per Prebensen Kommunaleder Grethe Hansen Juridisk rådgiver