ETABLERING AV SENTRALT TJENESTESENTER HOS NORSK HELSENETT

ETABLERING AV SENTRALT TJENESTESENTER HOS NORSK HELSENETT Prosjektmandat 26.02.2016 Norsk Helsenett SF

2 DOKUMENTINFORMASJON Saksnummer i 360: DATO VERSJON UTARBEIDET AV: GODKJENT AV: 26.02.16 1.0 Norsk Helsenett

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGSBESKRIVELSE 4 2 INTERESSENTER 5 3 ORGANISERING OG ANSVAR 5 4 TIDSPLAN OG RESSURSBEHOV 6 5 FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER 7 6 LEVERANSER 7

4 1 OPPDRAGSBESKRIVELSE Foretaksmøtet ba Norsk Helsenett den 19.02.2016 om å planlegge for etablering av et sentralt tjenestesenter for administrative tjenester til den sentrale helse- og omsorgsforvaltningen. Tjenestesenteret vil få ansvar for sentrale funksjoner knyttet til anskaffelser, IKT og arkiv/dokumentforvaltning. Hovedmålet med etableringen er effektivisering og tilrettelegging for større og mer robuste kompetansemiljøer, og gjennom dette få en kvalitets- og kompetanseheving i administrative tjenesteledd. Følgende resultatmål er satt for planleggingsfasen: Tallene i utredningen som ligger til grunn er kvalitetssikret. Det er utarbeidet detaljplan for videre arbeid i prosjektfasen fram til 1.1.2018. Alle arbeidsrettslige og avtalerettslige forhold er avklart i hver etat og med tanke på framtidig virksomhetsoverdragelse. Følgende effektmål er satt: Prosjektplanen som utarbeides innen 1.juni 2016 godkjennes av Helse- og omsorgsdepartementet Prosjektet kan startes og gjennomføres på bakgrunn av prosjektplanen som er utarbeidet. Det er identifisert realistiske og målsatte forventinger til gevinstrealisering. Risiko i prosjektet er kartlagt, og det er identifisert risikoreduserende tiltak. Dette mandatet beskriver planleggingsfasen fram til 1.juni 2016. Tjenestesenteret skal etableres gjennom overføring av oppgaver og årsverk fra etatene under departementet. Reglene for virksomhetsoverdragelse legges til grunn. Som en del av oppdraget til Norsk Helsenett skal det i tett dialog med berørte parter utarbeides forslag til hvilke funksjoner som skal overføres til det nye tjenestesenteret og hvilke funksjoner som bør videreføres etatsvis. Dette skal gjøres i form av virksomhetsoverdragelse hvor alle berørte ansatte overføres til Norsk Helsenett. Det er forutsatt at tjenestesenteret skal etableres i Oslo-området. På et senere tidspunkt kan det bli aktuelt med en redistribusjon av enkelte tjenester til virksomhetens øvrige lokasjoner i Trondheim og Tromsø, eller til Svalbard. Etableringen forutsetter tilgang på nødvendige investerings- og omstillingsmidler. Det er i Helsedirektoratets utredning gjort anslag for investeringsbehov og innsparingspotensial 1. Foretaksmøtet la til grunn at Norsk Helsenett i sitt forslag til oppdragsløsning inkluderer kvalitetssikrede anslag for innsparingspotensial og inndekning av beregnede drift- og investeringskostnader. Relevante deltjenester for IKT kan anskaffes i det private markedet der dette gir den mest kostnadseffektive løsningen. Oppdraget innebærer at Norsk Helsenett skal fastsette fremdrift og plan for arbeidet med etablering av tjenestesenteret senest 1. juni 2016. Budsjettmessige implikasjoner vil bli lagt fram for Stortinget i sammenheng med budsjettet for 2017. Det kan være aktuelt med en trinnvis etablering. Første fase bør omfatte etablering av enhet for anskaffelser. Det skal planlegges for at alle relevante tjenester for IKT og arkiv er overdratt til det nye tjenestesenteret senest 1. januar 2018. Norsk Helsenett skal invitere alle etater til tett dialog om gjennomføring av oppdraget. I forbindelse med oppdraget er det større og mindre risikoområder. Dette gjelder spesielt ivaretakelse av eksisterende drift av Norsk Helsenetts nåværende virksomhet versus etablering av det nye tjenestesenteret, men også ivaretakelse av eksisterende drift i de berørte etatene. I tillegg er det usikkerhet knyttet til realisering av gevinster, risiko for tap av nøkkelpersonell, kompetanse og kultur, risiko rundt stabilitet i drift i overgangsfasen og en rekke andre mulige risikoelementer. Disse er vurdert i rapporten "Konsernmodell for administrative tjenester. Vurdering av konsernmodell i sentral helseforvaltning. Versjon 1.0 sendt Helse- og omsorgsdepartementet 1 Det er i utredningen kun gjort anslag for investeringsbehov og innsparingspotensial for tjenestene knyttet til anskaffelser og IKT, og ikke for arkiv/dokumentbehandling. Dette vil bli håndtert i det videre arbeidet.

5 3.11.15" 2, og vil bli nærmere vurdert i planleggingen. Tilhørende risikoreduserende tiltak skal identifiseres. Prosessen aktualiserer ivaretakelse av tilsvarende risikokartlegging og håndtering hos samtlige berørte aktører. I tråd med bestillingen fra Helse- og omsorgsdepartementet vil Norsk Helsenett gjennomføre oppdraget i tett samarbeid med etatene, tillitsvalgte og berørte ansatte i henhold til lov- og avtaleverk. 2 INTERESSENTER Oppdraget involverer elleve etater, og berører mange ansatte direkte og indirekte. Involvering, dialog og kommunikasjon blir sentralt for å løse oppdraget på en god måte. Etatene som omfattes av oppdraget er, i alfabetisk rekkefølge: Bioteknologrådet Direktoratet for e-helse Folkehelseinstituttet Helsedirektoratet Helsetilsynet Helseøkonomiforvaltningen (Helfo) Helseklage Norsk Pasientskadeerstatning Pasient- og brukerombudene Statens legemiddelverk Statens strålevern Hos hver av etatene vil vi involvere disse gruppene i planleggingen: Berørte ansatte Etatsledelsen Ledere for funksjonsområdene anskaffelser, IKT og arkiv/dokumentforvaltning Tillitsvalgte Andre viktige interessenter i planleggingen er: Helse- og omsorgsdepartementet Norsk Helsenett SF o Styret o Ledelsen o Tillitsvalgte o Berørte ansatte Helsedirektoratet (leverandør av tjenester for personal og HR i konsernmodellen) Eksisterende leverandører DFØ (leverandør av tjenester for lønn, regnskap og reiseadministrasjon i konsernmodellen) 3 ORGANISERING OG ANSVAR Helse- og omsorgsdepartementet skal godkjenne dette mandatet. Norsk Helsenett er et statsforetak og vår eier, Helse- og omsorgsdepartementet, oppnevner styre i henhold til lov om statsforetak. Som juridisk subjekt rapporterer Norsk Helsenett til departementet i dette prosjektet. Norsk Helsenett er ansvarlig for å lede planleggingen, inkludert prosess, organisering, involvering og fremdrift. 2 https://www.regjeringen.no/no/aktuelt/etablering-av-konsernmodell-for-administrative-tjenester-i-helseforvaltningen/id2473926/

6 Norsk Helsenett skal etablere og lede en gruppe med representanter fra alle etater, og det forventes at hver av etatene utpeker én representant til denne gruppen. Pasient- og brukerombudene foreslås representert via Helsedirektoratet på området arkiv/dokumentforvaltning. Norsk Helsenett vil opprette nødvendige og hensiktsmessige grupper for samarbeid og innspill, så langt som mulig med representasjon fra de berørte hovedområdene. Norsk Helsenett skal legge til rette for god koordinering av prosessene, slik at berørte ansatte i størst mulig grad blir ivaretatt på en god og likeverdig måte. Lokale tillitsvalgte skal gjennom hele prosessen bli informert og involvert i tråd med gjeldende lov- og avtaleverk og Kommunal- og moderniseringsdepartementets veileder for Personalpolitikk for omstillingsprosesser (2015) 3. Helse- og omsorgsdepartementet vil holde sentrale tillitsvalgte orientert om prosessen, foretaksprotokollen fra møtet den 19.02.16. Det vil være virksomhetene selv som er ansvarlige for gjennomføring av de personalmessige endringene som vedtak om etablering av et tjenestesenter vil innebære. Norsk Helsenett er ansvarlig for å håndtere de personalmessige endringene som følger av å være ny arbeidsgiver. I samarbeid med etatene, skal Norsk Helsenett sikre at overgangen og grensesnittet ivaretas. Reglene for virksomhetsoverdragelse legges til grunn. I skissen under er en foreløpig beskrivelse av organisering. Oppdragsgiver: Helse og Omsorgsdepartementet Prosjekteier Norsk Helsenett Prosjektleder Lars Einar Steinsli Referansegruppe Etatslederne Prosjektstøtte Ekstern konsulent Referansegruppe IKT Arbeidsgruppe(r) Referansegruppe Anskaffelser Referansegruppe Arkiv/dok.forv. 4 TIDSPLAN OG RESSURSBEHOV Fremdrift og plan for arbeidet med etablering av tjenestesenteret skal være ferdig innen 1. juni 2016. Den vil inneholde detaljert gjennomførings- og fremdriftsplan med milepeler. Innen 1.januar 2018 skal alle relevante tjenester være overdratt til det nye tjenestesenteret. 3 https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/personalpolitikk-ved-omstillingsprosesse/id713133/

7 Det stilles ikke særskilte finansielle midler til rådighet. Norsk Helsenett dekker egne kostnader i forbindelse med arbeidet samt eventuelle eksterne konsulenter. Hver av etatene dekker egne kostnader (timer, reisekostnader mm.) i forbindelse med deltagelse i arbeidet. Videre er hver av etatene ansvarlig for å stille ressurser med riktig kompetanse tilgjengelig for planleggingen. Norsk Helsenett avgjør til enhver tid hvilke av disse ressursene det er hensiktsmessig å benytte direkte i arbeidet. 5 FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER Norsk Helsenett skal levere forslag til plan for etablering av tjenestesenteret til Helse- og omsorgsdepartementet innen 1. juni 2016. Lokalisering av tjenestesenteret skal være Oslo-området, med mulighet for lokalisering av enkelte funksjoner i Trondheim, Tromsø eller Svalbard på et senere tidspunkt. Definisjoner av tjenestene som legges til grunn for overføring til tjenestesenteret er som beskrevet i kapittel 9.2. i rapporten "Konsernmodell for administrative tjenester. Vurdering av konsernmodell i sentral helseforvaltning. Versjon 1.0 sendt Helse- og omsorgsdepartementet 3.11.15" 4. Kapittel 9.2 i rapporten omhandler funksjonene anskaffelser, IKT og arkiv/dokumentforvaltning, pluss øvrige administrative funksjoner. Planleggingen skal resultere i et forslag til hvilke funksjoner og tjenester som skal overføres til tjenestesenteret, og hvilke som skal bli igjen i etatene, innenfor de tre funksjonsområdene. Alle tjenester som skal overføres til tjenestesenteret skal være på plass senest 1.1.2018. 6 LEVERANSER Norsk Helsenett skal innen 1.juni 2016 levere en rapport for fremdrift og plan for arbeidet med etablering av tjenestesenter. Rapporten skal utarbeides i samarbeid med berørte etater, og skal inneholde: Norsk Helsenett skal levere en rapport som inneholder: 1. Risikovurdering av oppdraget, med tilhørende forslag til risikoreduserende tiltak Starter umiddelbart og oppdateres løpende i tråd med ny kunnskap i prosjektet. 2. Beskrivelse av prosessen for overføring av ansatte fra etatene til Norsk Helsenett Starter umiddelbart. Ingen avhengighet. 3. Oppdatert kartlegging av nåsituasjonen i hver av etatene for funksjonene anskaffelser, IKT og arkiv/dokumentforvaltning Starter umiddelbart. Ingen avhengighet. 4. Kvalitetssikrede anslag for innsparingspotensial og inndekning av beregnede drifts- og investeringskostnader, og beskrivelse av tjenestene som skal inngå i tjenestesenteret Starter umiddelbart. Avhengig av at punkt 3 er ferdig før avslutning. 5. Forslag til finansieringsmodeller og økonomiske konsekvenser for tjenestesenteret Kan starte umiddelbart. Avhengig av at punkt 4 er ferdig før avslutning. 6. Plan for organisering, roller og funksjoner i det nye tjenestesenteret, og hvem som har ansvar for hva. Starter tidligst mulig. Avhengig av at punkt 4 er ferdig før avslutning. 4 https://www.regjeringen.no/no/aktuelt/etablering-av-konsernmodell-for-administrative-tjenester-i-helseforvaltningen/id2473926/

8 7. Forslag til hvilke funksjoner og ansatte som skal overføres gjennom en virksomhetsoverdragelse, og hvilke funksjoner og ansatte som videreføres etatsvis Starter på basis av og i parallell med punkt 6, men avhengig av at punkt 6 er avsluttet før avslutning. 8. Beskrivelse av anbefalt etableringsstrategi for tjenestesenteret, plan for avtaler og avtalestruktur mellom etatene og Norsk Helsenett, og plan for lokalisering av tjenestesenteret. Starter på basis av punktene 6 og 7, men avhengig av at punkt 7 er avsluttet før avslutning. 9. Beskrivelse av fremdriftsplan og faseinndeling for etablering av tjenestesenteret. Starter på basis av og i parallell med punktene 6,7 og 8, men avhengig av at punkt 8 er avsluttet før endelig avslutning.