LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Onsdag 19. september 2012 Tid: Kl 10.30 (Mrk. nytt tidspunkt) Sted: Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Leka kontrollutvalg har vedtatt at utvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 015/12 Referatsaker 016/12 Gjennomgang av møteprotokoller 1.halvår 2012 017/12 Rapport Eierskapskontroll Namdal Rehabilitering IKS 018/12 Forslag til driftsbudsjett for kontroll og tilsyn 2013 019/12 Revisjonsstrategi 2012 020/12 Revisors uavhengighetserklæring Steinkjer, 12.09.2012 Thor Erling Knædal leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mobil 41 68 99 12
SAK 015/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 19.09.2012 Per Helge Genberg 015/12 432-1755-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Kopi av brev til Leka kommune om tilbakeføring av mindreforbruk 2011 2 KomRev Trøndelag IKS Kopi av brev til Leka kommune om endring av revisor 3 Leka kommune Melding om vedtak: Gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2011 4 Leka kommune Melding om vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport 2011 5 Leka kommune Melding om vedtak: Skatteoppkreverfunksjonen 2011 Vedlagt Vedlagt SAK 016/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2012 Kontrollutvalget 19.09.2012 Per Helge Genberg 016/12 432-1755-5.3 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2012 til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2012. Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter 1. halvår 2012 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å se til at vedtak er fattet av riktig organ og at saker av vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Det skal ikke vurderes om politiske vedtak er hensiktsmessige. Rapporten viser til at henvisning til delegasjonsreglementet nå stort sett er på plass i saker der formannskapet har gjort vedtak. Ellers påpekes et-par mangler knyttet til protokollering av habilitetsvurdring og møtende varamedlem.
Vurdering I forhold til tidligere har revisjonen denne gangen funnet få feil, og rapporten oversendes kommunestyret til orientering. SAK 017/12 RAPPORT EIERSKAPSKONTROLL NAMDAL REHABILITERING IKS Kontrollutvalget 19.09.2012 Per Helge Genberg 017/12 432-1755-5.3 1. Rapporten Eierskapskontroll Namdal Rehabilitering IKS inneholder ingen reell vurdering av hvordan Leka kommune har utøvd eierskapet. Kontrollutvalget finner likevel å kunne oversende rapporten til kommunestyret, med denne innstillingen: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber administrasjonen utarbeide eiermelding som grunnlag for å drøfte eierstrategi for hvert enkelt selskap. 3. Kommunestyret viser til KS anbefalinger for eierstyring, og understreker at kommunens eierrepresentanter aktivt må følge opp sin rolle i selskap kommunen har eierinteresser i. Vedlegg Rapport Eierskapskontroll Namdal Rehabilitering IKS Plan for selskapskontroll 2008 2011 ble vedtatt av kontrollutvalget 05.06.2008 og av kommunestyret 27.08.2008. Prioritet nr 1 og 2 i planen var IKS Namdal Rehabilitering Høylandet/Drift og IKS Namdal rehabilitering/eiendom. Kontrollutvalget har senere uttalt seg om selskapskontrollplanen i sak 19/09 (16.11.2009), der utvalget bekreftet IKS Namdal Rehabilitering Høylandet/Drift og Eiendom som 1. og 2. prioritet. Fra 01.01.2010 er drifts- og eiendomsselskapet slått sammen til ett; Namdal Rehabilitering IKS. Leka kommune er én av 9 eierkommuner og har 1 av 26 eierandeler. KomRev Trøndelag IKS oversendte eierskapskontroll-rapporten 03.09.2012, og dokumentet er utarbeidet av Telemark kommunerevisjon IKS. Hovedformålet med denne selskapskontrollen er å vurdere hvordan Leka kommune som eier (og tilsvarende for de andre eierkommunene) følger opp eierskapet. Rapporten bygger på informasjon fra eiere, styret, administrasjonen og åpne kilder. Om Leka kommune sier rapporten (s.3):
Leka kommune har, som en av to kommuner, ikke svart på våre henvendelser og vi kan derfor ikke uttale oss om disse. I rapporten heter det videre (s.7) at Vår samlede vurdering er at kildetilfang i denne selskapskontrollen ikke har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennomføre kontrollen for alle eierkommuner i tråd med de problemstillinger kontrollutvalgene har vedtatt. Rapporten gir likevel følgende anbefaling (s.23): at Leka kommune som eierkommune - har en politisk behandling i forkant av representantskapsmøte - i samråd med selskapet avklarer både innhold og tidspunkt for rapportering/ informasjon fra selskapet til eierkommunene - Leka kommune sitt kontrollutvalg følger opp kommunens eieroppfølging av sine selskaper Vurdering Eierskapskontroll Namdal Rehabilitering IKS er et oversiktlig dokument som gir lett tilgjengelig informasjon om selskapet og vurderer selskapet og eierkommunene generelt, men inneholder ingen vurdering av Leka kommunes eierrolle. At kommunen ikke har besvart skriftlige henvendelser fra den som utførte kontrollen, gir et signal om sviktende interesse og kan kritiseres i seg sjøl. Samtidig mangler grunnlaget for å definere konkret hvor utfordringene/problemene ved eierskapet ligger. Kontrollen er metodisk sett gjort i samsvar med gjeldende retningslinjer og praksis. Likevel må det være legitimt å etterlyse en annen type innsats for å skaffe fram opplysninger, f.eks. ved å be om et møte/intervju med kommunens eierrepresentant. Slik rapporten foreligger, blir den dessverre tilnærmet verdiløs for Leka kommune, ettersom den ikke svarer på hvordan kommunen har utøvd eierskapet sitt. SAK 018/12 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2013 Kontrollutvalget 19.09.2012 Per Helge Genberg 018/12 432-1755-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2013 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Leka kommune med en total ramme på kr. 474.000. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg.
Vedlegg Forslag til spesifisert driftsbudsjett for 2013 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen : Saksbehandling og saksgang for budsjettet for kontroll og tilsyn går fram av 18 i forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Forskriften pålegger kontrollutvalget å fremme forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter og kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Kommunens kostnader til kontroll og tilsyn skal framgå av både budsjett og regnskap. Kommunestyret har valgt kontrollutvalget til å ha løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på kommunestyrets vegne, og skal sørge for kompetent sekretariatsbistand til utvalget. Det er kontrollutvalgets ansvar å se til at revisjonen tilfredsstiller kommunens behov, jfr. kommunelovens bestemmelser. Målet for kontroll- og tilsynsarbeidet må alltid være å sikre den enkelte innbyggers rettigheter og skape grunnlag for tillit til det administrative og politiske apparatet. Utvalget skal se til at kommunens økonomi forvaltes i samsvar med lover og regelverk, at politiske vedtak følges opp og at saksutredning og beslutningsprosess gjennomføres korrekt i administrasjon og politiske organer. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag 1) 2012-2016 2012 2013 2014 2015 2016 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 53 000 60 000 60 000 60 000 60 000 Kjøp av sekretariatstjenester 2) 76 910 104 000 104 000 104 000 104 000 Kjøp av revisjonstjenester 295 000 310 000 310 000 310 000 310 000 Total ramme kontrollutvalget 424 910 474 000 474 000 474 000 474 000 1) Under forutsetning om en kostnadsvekst på ca 3 % i 2012 er alle tall i 2013-kr. 1) Korrigert for tilbakeføring av mindreforbruk (årsoverskudd) 2011 Budsjettene for 2013 og økonomiplanene for 2013 2016 for KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter 14.mai 2012. Forslaget til budsjett er i 2013-kroner, og det er i hovedsak lagt til grunn en gjennomsnittlig kostnadsøkning på ca 3 % fra 2012 til 2013. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110.
Kontrollutvalget legger fram et forslag til spesifisert budsjett for kontroll og tilsyn, og kommunestyret fastsetter den totale rammen. Som følge av at kontrollutvalget ble utvidet fra 3 til 5 medlemmer, er noen av postene til utvalgets drift økt. Utvidelsen var ikke kjent da det forrige kontrollutvalget vedtok budsjettforslaget for 2012. Vurdering I kontroll- og tilsynssammenheng er de største postene kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester; ellers inneholder budsjettet poster for kontrollutvalgets egen drift. Faglig oppdatering i form av å delta på enkelte kurs og konferanser vil være viktig. Forslaget til budsjett for kontroll og tilsyn i 2013 legger ikke opp til endret aktivitetsnivå for kontrollutvalget, men det ligger i utvalgets formål at antallet møter og ev. besøk ved kommunale avdelinger/institusjoner kan øke hvis konkrete saker eller problemstillinger oppstår. Sak 018/12 - vedlegg Spesifisert forslag til driftsbudsjett for 2013 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen: Post: Tekst: Beløp: (Budsjett 2012) 1082 Ledergodtgjørelse 4.000 (4.000) 1083 Møtegodtgjørelse 6.000 (5.000) 1084 Godtgjøring tapt arbeidsfortjeneste 9.500 (9.500) 1099 Arbeidsgiveravgift 1.000 (1.000) 11001 Faglitteratur/tidsskrifter 2.500 (1.500) (5 abonnement på tidsskriftet Kommunerevisoren) 1115 Bevertning ved møter 2.000 (1.000) 1153 Kursavgifter og oppholdsutgifter 30.000 (25.000) 1160 Kjøregodtgjørelse 5.000 (6.000) (Kjøregodtgjørelse til møter og ved deltakelse på kurs/samlinger) 13751 Kjøp av sekretariatstjenester (KomSek Trøndelag IKS) 104.000 (101.000) 13752 Kjøp av revisjonstjenester (KomRev Trøndelag IKS) 310.000 (295.000) Sum 474.000 (449.000)
SAK 019/12 REVISJONSSTRATEGI 2012 Kontrollutvalget 19.09.2012 Per Helge Genberg 019/12 432-1755-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategi for 2012 til orientering. I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag, og vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2012 i møtet. Dette dokumentet er ikke offentlig, og møtet lukkes i denne saken. Revisjonsstrategien utarbeides på faglig grunnlag, og formålet er primært å avdekke risiko for feilrapportering, pluss å definere hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for å kunne avgi beretning. SAK 020/12 REVISORS UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollutvalget 19.09.2012 Per Helge Genberg 020/12 432-1755-5.3 Kontrollutvalget tar revisors vurdering av uavhengighet til orientering. Vedlegg KomRev Trøndelag IKS: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet deles ut i møtet. Den som foretar revisjon må kontinuerlig vurdere sin egen uavhengighet. Hvert år, og ellers ved behov, avgir oppdragsansvarlig revisor en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. Revisjonsforskriftens 15. Dette blir lagt fram i møtet. Videre vil det bli lagt fram vandelsattest for oppdragsansvarlig revisor, jfr. krav i Revisjonsforskriftens 15. Fom. sommeren 2012 har KomRev Trøndelag IKS gjort noen interne endringer slik at Leka får ny oppdragsansvarlig revisor/hovedrevisor.