Bilag 1 KRAVSPESIFIKASJON Referanse: KOMM-010-2012 Årsrapport og samfunnsrapport for årene 2012-2014 med opsjon om forlengelse i ett år.
Innhold BILAG 1... 1 INNHOLD... 2 1. INNLEDNING... 3 MÅLSETTING FOR NORSK TIPPINGS ÅRS- OG SAMFUNNSRAPPORT... 3 2. KRAV TIL TILBYDERE... 4 3. KRAV TIL LEVERANSEN... 4 3.1 WEBVERSJONEN... 5 3.2 PAPIRVERSJONEN... 6 3.3 MINIVERSJONEN... 7 3.4 PROFIL/DESIGN... 7 3.5 BILDER... 7 3.6 ENGELSK VERSJON... 7 3.7 TEKNISK IMPLEMENTERING OG INTEGRERING... 7 VEDLEGG... 7 1. BESKRIVELSE AV PLATTFORM FOR NORSK TIPPINGS MORMERKESTRATEGI... 7 2. KRAV TIL TEKNISK IMPLEMENTERING OG INTEGRERING... 7
1. INNLEDNING Målsetting for Norsk Tippings års- og samfunnsrapport Norsk Tipping ønsker tilbud på produksjon av selskapets årsrapport for årene 2012-2014, med opsjon om forlengelse i ytterligere ett år. Selskapets målsetting med rapporten er å dokumentere måloppnåelse og å gi et bilde av virksomheten; visjon, ambisjoner, målsettinger og økonomiske resultater, samt gi et innblikk i selskapets rammebetingelser, konkurranseforhold, eierstyring og fremtidsutsikter. I samfunnsrapporten følger Norsk Tipping det globale rapporteringsinitiativet Global Reporting Initiative (GRI). Det innebærer at vi rapporterer på en tredelt bunnlinje hvor økonomi, miljø og sosialt ansvar blir beskrevet. Merkevareplattform Norsk Tippings merkevareplattform sier noe om hvilke funksjonelle og emosjonelle behov Norsk Tipping skal dekke bedre enn konkurrentene. Den beskriver hvordan selskapet må fremstå for å sikre at sentrale målgrupper kan identifisere seg med Norsk Tipping, og på hvilken måte selskapet ønsker å bli oppfattet mht. omdømme og hvordan skape tillit. Se selskapets merkevareplattform i vedlegg 1.
2. KRAV TIL TILBYDERE De som gir tilbud på å bidra til produksjon av Norsk Tippings årsrapport må ha erfaring fra produksjon med tilsvarende rapporter for selskaper med omsetning over 500 millioner. Tilbyderne må vise evne til å forstå og beskrive Norsk Tippings rolle, virksomhet og omverden. Det er nødvendig å ha kompetanse og erfaring på områdene strategisk rådgivning, prosjektledelse, konsept og design. I tillegg må tilbyderne kunne teknisk utforming og integrering av års- og samfunnsrapporter både på papir og på web. Webrapport skal utformes i tråd med tekniske spesifikasjoner i vedlegg 2, og tilbyder må ha kompetanse på programvare og løsninger skissert i vedlegget. Som dokumentasjon av erfaring med tilsvarende prosjekter må tilbyderne gi en oversikt over de viktigste relevante oppdragene de siste 3 årene. De må gi en fyldig beskrivelse av arbeidet de har bidratt med i de konkrete produksjonene. Tilbyderne må beskrive selskapets totale gjennomsnittlige arbeidsstyrke de siste 3 årene i tillegg til spesifikk kompetanse på området produksjon av års- og samfunnsrapporter. Tilbudt prosjektleder og kjerneteamets kompetanse skal dokumenteres med CV-er. Det er viktig at tilbyder har rutiner for kvalitetssikring, avvikshåndtering og informasjonssikkerhet. Dette må dokumenteres med rutinebeskrivelse eller ved sertifikat fra et godkjent sertifiseringsorgan. Valg av underleverandører og ev. endringer skal godkjennes av Norsk Tipping. Bytte av underleverandør skal ikke påvirke de avtalte prisene. 3. KRAV TIL LEVERANSEN Norsk Tipping ønsker et helhetlig konsept for års- og samfunnsrapport hvor hovedproduktet skal være enten en webversjon eller en papirversjon. I tillegg kan det være aktuelt å produsere en miniversjon, enten digitalt eller på papir. Hovedversjonen av Norsk Tippings årsrapport for 2011 er en webrapport. Tidligere har hovedproduktet vært papirversjon. Norsk Tipping vil vurdere hva slags versjon som vil være mest aktuelt fra år til år, og om det skal lages en miniversjon. Tilbyderen skal bidra med strategisk rådgivning om hvordan års- og samfunnsrapporten kan fungere som kommunikasjonskanal.
Det er også viktig at tilbyderen i sin rådgivning er oppdatert på trender innen årsog samfunnsrapportering og at selskapet samtidig har fokus på kontinuerlig videreutvikling og optimalisering av Norsk Tippings rapport. Tilbyder skal bidra med utvikling av konsept og design for rapporten, i tillegg til teknisk utforming og integrering og implementering av ferdig produkt, enten det er på papir, web eller begge deler. Tilbyder skal også bidra med prosjektledelse og oppfølging igjennom alle faser av prosjektløpet. Som svar på tildelingskriteriet kvalitet, oppgaveforståelse og kreativitet skal tilbyderen legge ved to ulike rapporter i trykt versjon og vise til webversjon av to ulike rapporter de har vært ansvarlig for. Tilbyderen skal i tillegg utarbeide et forslag til konseptbeskrivelse og designmessig uttrykk, både på web og papir. Dette skal bygge på forståelse for Norsk Tippings rolle og gjenspeile Norsk Tippings merkevareplattform, (vedlegg 3), og designmanual: https://www.norsktipping.no/selskapet/presserom/designmanual. Norsk Tippings tidligere årsrapporter er tilgjengelig på https://www.norsktipping.no/selskapet/om_norsk_tipping/aarsrapporter. Det er ikke meningen og ingen betingelse at fremtidige årsrapporter skal likne på tidligere utgaver. Det endelige produktet (websider og trykkeklare pdf-er) må være klart til 1. april. Tilbyder bes presentere framdrifts- og ressursbruksplan for gjennomføring av leveranse med sikte på denne datoen. Norsk Tipping ønsker forslag til et kjerneteam som har god erfaring med tilsvarende oppdrag. Dette må dokumenteres med CV-er for prosjektledere og ressurspersoner. Norsk Tipping ber om bekreftelse på at vi til enhver har tilgang til en fast kontaktperson med nødvendige fullmakter. Kompetansen som er beskrevet i forslaget til kjerneteam skal være disponibel for Norsk Tipping i hele produksjonsprosessen. 3.1 Webversjonen Webversjonen skal være en totalløsning på web der alle elementer skal være med; årsrapport med regnskap, noter og styrets årsberetning, i tillegg til samfunnsrapportering. Samfunnsrapporteringen skal blant annet svare på kravene som stilles ved rapportering i henhold til GRI. Tilbyderen skal vise hvordan dette kan løses med tanke på den konseptuelle, designmessige og tekniske framstillingen av totalproduktet.
Pristilbudet skal omfatte idé, utvikling og utarbeidelse av rapporten fram til og med implementering og publisering. All prosjektledelse, møter og dokumentasjon skal være inkludert i tilbudet. Prisene skal oppgis i konkurransegrunnlagets bilag 4, Pris og prisbestemmelser, etter følgende faseinndeling: Fase 1: Analyse og strategi rådgivning, strategiarbeid Fase 2: Konseptutvikling - Utvikling og ferdigstillelse av konsept, konseptbeskrivelse, wireframes, maler og skisser Fase 3: Design, utvikling og implementering Videreutvikling og ferdigstillelse av design, herunder bildeinnhold og utarbeidelse av illustrasjoner og grafer, 3 runder korrektur, ferdiggjøring, tilrettelegging, integrasjon, testing og implementering iht. vedlegg 2 3.2 Papirversjonen Papirutgaven skal være en totalløsning for hele rapporten på papir der alle innholdselementer skal være med; årsrapport med regnskap, noter og styrets årsberetning, samt samfunnsrapporteringen. Samfunnsrapporteringen skal blant annet svare på kravene som stilles ved rapportering i henhold til GRI. Tilbyderen skal vise hvordan dette er tenkt løst med tanke på den konseptuelle, designmessige og printtekniske framstillingen av totalproduktet. Pristilbudet skal omfatte idé, utvikling og utarbeidelse av rapporten fram til og med trykkeklart dokument på 64 sider (pdf), og all prosjektledelse, møter og dokumentasjon skal være inkludert i tilbudet. Prisene skal oppgis i konkurransegrunnlagets bilag 4, Pris og prisbestemmelser, etter følgende faseinndeling: Fase 1: Analyse og strategi rådgivning, strategiarbeid Fase 2: Konseptutvikling Utvikling av konsept, konseptbeskrivelse, skisseutvikling Fase 3: Design, utvikling og produksjon Videreutvikling og ferdigstillelse av design og layout, herunder fotoregi og bildebehandling og utarbeidelse av illustrasjoner og grafer, 3 runder korrektur, ferdiggjøring og tilrettelegging for trykk Det presiseres også at tilbyder skal levere tilbud på trykk-klare PDF-filer.
3.3 Miniversjonen Miniversjonen skal være en populærversjon der viktig, interessant og nyttig informasjon og tall trekkes ut fra hovedrapporten. Ønsket omfang, format og konsept for miniversjon kan variere fra år til år, men tilbyder bes om å gi pristilbud på idé, utvikling og produksjon (tilrettelegging for trykk) av miniversjon størrelse A5 (falset A4) med 16 sider (4 ark). (Pris gis i Bilag 4, Pris og prisbestemmelser). 3.4 Profil/Design Det er utviklet et eget design- og logoprogram for Norsk Tipping. Programmet skal danne grunnlag for utforming av rapporten. https://www.norsk-tipping.no/selskapet/presserom/designmanual 3.5 Bilder Norsk Tipping ivaretar bilder av adm. dir. og styret. Bilder utover dette skal leveres av leverandøren. Tilbyderne skal spesifisere pris per bilde. Prisen skal inkludere timepris for fotograf + etterbehandling av bildet og rettigheter til bruk i 10 år på nett og i egne kanaler. (gis i Bilag 4, Pris og prisbestemmelser). 3.6 Engelsk versjon Deler av, eller hele rapporten skal oversettes til engelsk. Norsk Tipping har egen leverandør for engelsk oversettelse, men tilbyder bes om å gi pristilbud på prosjektoppfølging og to runder korrektur. (gis i Bilag 4, Pris og prisbestemmelser). 3.7 Teknisk implementering og integrering Tekniske spesifikasjoner er beskrevet i vedlegg 2. Vedlegg 1. Beskrivelse av plattform for Norsk Tippings mormerkestrategi 2. Krav til teknisk implementering og integrering