ERP-prosjekter Forsvarets erfaringer SAP konferansen 27. oktober 2016 Brigader Arild Dregelid Sjef LOS-programmet i Forsvaret
Innhold Målsettingen med felles, integrert forvaltningssystem Hovedleveranser 2003-2016 Erfaringer Veien videre
Hvorfor et felles, integrert forvaltningssystem? Nedskalering og omstilling av forsvarsstrukturen etter den kalde krigen Uforutsigbart sikkerhetspolitisk landskap Behov for robuste innsatsstyrker for bruk ute og hjemme Stor portefølje av ulike datasystemer som ikke hang sammen Manglende evne til konsolidering av regnskap Behov for effektivisering av forvaltningen Beslutning om et felles, integrert forvaltningssystem: FIF
Målsetting for FIF i Forsvaret «Forsvaret skal innføre et felles system for styring og kontroll av personell-, materiell-, og økonomifunksjoner. Forsvarets organisasjon og prosesser innen disse områdene skal tilpasses, slik at det oppnås betydelige innsparinger og effektiviseringer som resultat av investeringene. Innføring av ny informasjonsteknologi skal tilpasses eksisterende systemer og kompetanse der dette er regningssvarende, og ut fra forutsetningen om at det skal konvergeres mot et felles styringssystem for Forsvaret.» [Forsvarets Overkommando, 29. mars 2000] LOS-programmet i Forsvaret 27.10.16
Logistikkprosjektet FIF er innført trinnvis Forsvaret skal innføre et felles system for styring og kontroll av personell-, materiell- og økonomifunksjoner... 2000 2003 2006 2008 2014 R1 2016-17
FIF 2003-04 (LP 1) Lønn Regnskap Økonomi 2016 (LogP) Økonomi Logistikk FIF 2008 (ØP) Økonomi Forsyning Innkjøp 2014 (HRM) HR FIF er levert av Program Golf/LOS-programmet
FIF 3.0 NY LOGISTIKKLØSNING
TEMPO Med materiell, personell og økonomi i samme system kan vi respondere raskere.
OVERBLIKK Materiell, personell og økonomi i ett felles system. Med bedre verktøy for å løse oppgavene våre.
PRESISJON Ett felles system for vedlikehold og forsyning. Riktig materiell, på riktig sted, til riktig tid.
Framdrift i Logistikkprosjektet 2010 Utlysning av konkurranse om bistand til Logistikkprosjektet 2011 Kontrakt med Accenture 2013 Logistikkprosjektet inndelt i tre delleveranser 2016 Driftssetting av all felles funksjonalitet i delleveranse 1 2016 -> Trinnvis innlegging av data for alle materiellsystemene 2016 Beslutning om å avvente videre arbeid med delleveranse 2 og 3
FAGOMRÅDENE VIRKSOMHETSPLAN STRUKTURELEMENT EIERSKAPSFORVALTNING VEDLIKEHOLDSPLANLEGGING FORSYNING PERSONELLFORVALTNING ØKONOMI OG STYRING ANSKAFFELSE VEDLIKEHOLD OPERATIVT MATERIELL
Fagområder Styring og økonomi forvaltning Strukturforvaltning Eierskaps- Vedlikehold Forsyning DEPLOYERT LØSNING Risiko og hendelseshåndtering De som arbeider med styring og økonomi skal i økt grad spesialisere seg på emnet. Sammen med innføring av periodisert virksomhetsregnskap og anleggsregnskap gir det bedre økonomisk styring. Opprettelse av en Sentral Strukturforvaltningsenhet og ny funksjonalitet i FIF 3.0 gir raskere og mer enhetlig strukturforvaltning og operasjonsplanlegging. Alle ansatte får en enkel måte å registrere risiko og melde inn hendelser på. Håndtering av garanti og dokumentasjon for alt av Forsvarets materiell skal skje i FIF. Konfigurasjonsstrying av materiell skal administreres i FIF. Alle som arbeider med vedlikehold skal ta i bruk SAP, med mye ny funksjonalitet for å gjøre planlegging og utførelse av vedlikehold mer effektivt. De som arbeider med forsyning skal samarbeide tettere med de som planlegger vedlikehold, slik at forsyning av materiell stemmer bedre med faktisk forbruk. Masterdataforvaltning De som arbeider med masterdata får formaliserte roller og en ny støtteorganisasjon for å bedre masterdata på tvers av alle avdelinger i Forsvaret. Anskaffelse Forsvaret får en mer effektiv behandling av standardiserte innkjøp. Forsvaret får bedre kontroll over behovet for innkjøp, og raskere innkjøp av standardmateriell. Logistikkprosjektet
FIF 3.0 i Forsvaret Integrerer struktur, personell, materiell og økonomi i samme system En av de største gevinstene med FIF 3.0 er integrasjonen mellom fagområdene i logistikk-kjeden, for eksempel mellom forsyning og vedlikehold. Det blir enklere å samarbeide og planlegge på tvers. Prosessforståelse og datakvalitet er viktig for å få effekt Øker presisjonsnivå og gir helhetlig oversikt raskere Gir grunnlag for styring og prioritering i daglig drift, kriser og i operasjoner Effektiviserer forvaltningen og øker operativ evne
FIF bidrar til økt operativ evne Status i sann tid oversiktlig og detaljert Felles arbeidsprosesser Forbedret planlegging og analyse av informasjon Status og rapportering på tvers av organisasjon og fag Beslutninger basert på korrekt informasjon Forbedret responstid Effektivisering av forvaltningen Raskere respons og økt effekt LOS Program Norwegian Defence
INDEKS FIF bidrar til at Forsvaret kan være til stede med rett styrke, på rett sted og til rett tid Ja - vi vil bidra i operasjonen Forsyningene er bestilt! Lokalt lager er under etablering! Vi klargjør materiellet! Personell og materiell er på plass. Klare i morgen tidlig. Klar til strid!
Erfaringer og tiltak Store, langvarige prosjekter er krevende Fokus på kvalitet har økt tid og kostnad Forholdet prosjekt og linjeorganisasjon Betydningen av engasjement fra ledelsen Motstand mot endring Motstand mot å fase ut gamle systemer Evne og vilje til å ta i bruk nye systemer Kritisk å forstå nye prosesser Svært krevende å få akseptabel datakvalitet Mindre, raskere og mer dynamiske prosjekt Bevissthet om hva som har prioritet. Ta valg. Kommunikasjon, forankring og samhandling Tydelige «fanebærere» i toppledelsen Endringsledelse Holde fast ved målet. Skru av gammelt system Forståelse av formål og sammenhenger Kompetanse/opplæring Analyser og systematisk, hardt arbeid
Veien videre Økte krav til operativitet Økte krav til effektivitet Organisasjonsendringer Nye samarbeidsformer med eksterne Tjenesteorientering Teknologisprang Effekt av implementert FIF Felles ERP innen sektoren Forbedret understøttelse av operasjoner Muligheter for «shared services» Proaktiv tilnærming til endringer «Agile prosjekter»
Veien videre skisse til vegkart Prosjekt Mer effektivt ERP-system Prosjekt Prosjekt Prosjekt Teknologisk analyse: - S/4 Hana - Andre alternativ? Analysere: - Hva innebærer sektorløsning? - Identifiserte brukerbehov Optimalisering av driftsatt løsning - Smarte forbedringer Plattformvalg, metode, tidspunkt Fastsette prioriterte krav Realisere effektmålene 2016 2018 2025
Spørsmål?