OPTIMA Delprosjekt personal M3 - Forslag til fremtidig situasjon Ledermøte HiST 11.03.09
Tematisk inndeling personal- og lønnsadministrasjon ved HiST 1. Rekruttering/avvikling av arbeidsforhold 2. Arbeidsforhold/arbeidstid 3. Kompetanseutvikling/kompetanseheving 4. Avtaleverk og medbestemmelse 5. Arbeidsmiljø/HMS 6. Personalpolitikk 7. Intern rådgivning og veiledning 8. Lønnsfastsettelse 9. Registrering av lønn og personaldata 10. Behandle refusjoner 11. Utbetaling av lønn og godtgjørelser 12. Rapportering 13. Andre personal- og lønnsadministrative aktiviteter
Tilsettingsprosesser ved HiST - Sentrale utfordringer Spredt kompetanse Sårbarhet Ressursbruk Tidsaspektet ved tilsettinger
VURDERINGER- TILSETTINGSORGAN A. Vitenskapelige stillinger: Anbefaling: Avdelingsvise tilsetingsorgan videreføres, pga Sammensetning av tilsettingsorgan Fleksibilitet Faglig innsikt Lokal medbestemmelse B. Øvrige stillinger: Anbefaling: Ett sentralt tilsettingsorgan for teknisk administrative stillinger og ett for faglige toppstillinger videreføres, pga krav til sammensetning reguleres av lovverket (tj m l, UHL)
VURDERINGER - SAKSBEHANDLING Anbefaling: Desentral saksbehandling opprettholdes, pga Viktigheten av fysisk nærhet. Effektivitet i prosessen. Tilknytning til andre oppgaver innen ansvarsområdet.
Overordnet anbefaling Videreføre dagens løsning med tilpasninger. Iverksette tiltak for å bedre: dokumentasjon av prosessene kompetanse bruk av IKT-systemer
Overordnede kost/nytte vurderinger Kostnader Formidle og oppdatere prosessbeskrivelser Tid og utgifter brukt til utarbeiding, arrangement og deltakelse på kurs og seminarer Utarbeiding av maler Tildeling av tilganger og opplæring i bruk av ephorte Nytte Tydeliggjøring av rutiner, roller og ansvar (ref prosesskart) Økt leder- og saksbehandlerkompetanse Økt kvalitet og mindre feil i tilsettingsprosessen Støtter NOKUT pålegg om dokumenterte og ensartede prosesser for hele HiST Redusert risiko for brudd på lovverk (f eks feilaktige midlertidige tilsettinger)
Konsekvenser av anbefaling Ingen endringer av organisering, ansvar, tilsettingsmyndighet osv. Dagens prosesskart kan anvendes uavhengig av avdelingenes fremtidige størrelse og lokalisering.
Vedlegg OPTIMA s målsetning OPTIMA s mandat Foreslåtte tiltak
OPTIMA OPTIMA = Optimal service og ressursutnyttelse Prosjektets målsetting: OPTIMA skal tilpasse de administrative tjenestene, slik at høgskolens administrasjon i framtiden tilbyr de rette tjenester til riktig kvalitet. Målet er at administrasjonen på best mulig måte skal understøtte høgskolens primæroppgaver tilpasset reduserte ressursrammer.
Prosjektets mandat : (revidert per 06.10.08) Avklare hovedelementene i det tjenestetilbudet administrasjonen i HA og dekanens stab skal gi. I fase 1 gjennomgås bibliotek, bygningers drift, IKT og utvalgte arbeidsprosesser innen studie og personal. I fase 2 gjennomgås forskningsadministrasjon, utvalgte prosesser innen økonomi og eventuelt gjenstående prosesser innen personaladministrasjon, studieadministrasjon og bibliotek. For IKT (høgskolens totale IKT-drift og IKT-støtte) skal det foretas en helhetlig gjennomgang og evaluering. For bygningers drift vil det skje en gjennomgang med sikte på harmonisering av tjenestetilbudet ved de ulike studiestedene. Beskrive hvordan disse tjenestene i første omgang skal leveres Identifisere omfanget av ressurser og kompetansenivå som kreves for å levere tjenestene. Definere kvalitetsstandarder og servicenivå. Foreslå tiltak for å optimalisere bruken av teknologi i arbeidsprosessene Identifisere gevinstområder knyttet til effektivitet, riktig servicenivå og kvalitet. Følge opp iverksettelse av vedtatte endringer og tiltak.
Foreslåtte tiltak 1. Prosessdokumentasjon 2. Årlige kurs/samlinger 3. Grunnkurs ved oppstart 4. Individuell opplæringspakke 5. Videreføre personalforum 6. Utarbeide maler i ephorte 7. Elektronisk saksbehandling og kommunikasjon 8. Felles rutiner for mottak av nytilsatte.