«God start» Erfaringer fra en strategiprosess i ei nystartet samdrift.
Strategiprosess Påbegynt juli 2012. Planlagt gjennomført innen april (våronn 2013) Ble case for å prøve ut samarbeid i rådgivingen og hente erfaringer fra kompleks rådgivingssituasjon i september 2012.
Plan, prosess og flere rådgivere Månedlige styremøter har vært kjernen i arbeidet, med ekstern styremøteleder/ koordinator fra Tine, og andre rådgivere med på styremøtene etter tur. Prosjektleder i Økonominettverket har ikke deltatt, men lagd utkast til framdriftsplan, avtale mellom samdrifta og rådgivingsaktører, og diskutert framdrift med koordinator og planterådgiver. Først planlagt med rådgivere fra NLR, Tine (økonomi og fôring) og regnskapskontor. I praksis flere fra Tine (helse og hygiene) og Steinkjer kommune i tillegg.
Samdriftsrådgiver oppsummerte følgende utfordringer å jobbe med (juli 2012): Klare omforente mål og strategi for samdrifta. Gode rutinebeskrivelser. Rutiner som sikrer at «stafettpinnen går», og at man når samdrifta sine mål. Grovfôrproduksjon som harmonerer med målene som settes i fjøset og som utnytter arealressursene godt. Samordna dyrkings- og gjødslingsplan Budsjett-/Regnskapsoppfølging gjennom året. Driftsplan som et grovbudsjett og styringsredskap i drifta Rettferdig rente og nedbetaling av lån som samdrifta har til deltakerne System for utbetaling av arbeidsgodtgjørelse og betaling for grovfor gjennom året. Faste arbeidsmøter kvar veke for at alt arbeidet blir gjort til rett tid og for å sikre oppfølging av uønska hendinger i drifta.
Hva oppnådd pr mai 2013? Driftsplan oppdatert, finansiering fra IN på plass, men litt igjen om finansiering fra deltakerne. Ekstern regnskapsfører engasjert og rutiner for bedre felles økonomioversikt etablert. Arbeid med rutinebeskrivelser i gang Samlet grovfôrplan påbegynt, men grunnlagsdata fra brukerne mangler for fullføring. Regler for foreløpig utbetaling til arbeid og grovfôr vedtatt. Ukentlige arbeidsmøter påbegynt Sanering av smittsom bakterie i fjøset godt igang.
Rådgiversamarbeid Noen rådgivere har forberedt tema til styremøter Mest individuelle avtaler mellom rådgiver og samdrift Noen diskusjoner mellom rådgivere om anbefalt framdrift. Kontakt og formidling av info mellom rådgivere
Avtale Avtale skrevet mellom samdrifta og tre rådgivingsaktører. Om informasjonsdeling, prosjektdeltakelse og hva som skal betales. Gjennomgått og akseptert, men ikke undertegnet..
Evaluering Intervju med 7 samdriftsmedlemmer og familie etter årsmøtet. Intervju med 5 rådgivere Flere diskusjoner med planterådgiver og koordinator
Evaluering fra bøndene Alle rådgivere kan være flinkere til å markedsføre tilbudene sine med synliggjøring av utbytte. Merket ikke noe spesielt om samarbeid mellom rådgivere, bare at ting gikk greit. Avtal innledningsvis om rådgiver skal mase på manglende info fra bruker. Ser etter hvert flere rådgivingsbehov som de egentlig har hatt, og skulle vært oppmerksom på tilbudet. Pakker?
Evaluering fra bøndene Om samdriftsrådgiving: Viktig at samdrifta har rett info om tilskuddsregelverk, når driftsopplegg for jorda avtales, samt at fordeler og ulemper ved alternativene kommer fram. Viktig å stille spm ved utarbeiding av samdriftsavtale: Hva skjer hvis noen blir syk? Hva skjer hvis noen slutter som aktiv deltaker? Må samdriftsavtalen da skrives om? Er avtalen fortsatt rettferdig nok for alle?
Hva kan vi lære? Samdrifta har fortsatt utfordringer med å bli en samkjørt bedrift. Kommunikasjonsproblemer forekommer. Viktig for samdrifta: Skriftlighet referat, vedtak lett tilgjengelig Framdriftsplaner - må ajourføres og kommuniseres Frister overholdes eller nye settes Mål så alle vet at alle er enige om felles mål Forventningsavklaring i forhold til rådgivere (mase)
Hva kan vi lære? Viktig ved flere rådgivere involvert: Mål for bedriften, som gjøres kjent for involverte rådgivere Avtale om informasjonsdeling tillatelse til å sende over, be om eller snakke med (Forventningsavklaring) Framdriftsplan (og prosjektbeskrivelse?) Hvis det er en avgrenset prosess hvor flere «fag» avhenger av hverandre.
Mål «Klare og omforente mål»? Finnes ikke skriftlig fra styremøtene Bøndene hadde ikke klart svar til grovfôrrådgiver om produksjonsmål Fôringsrådgiver hadde ikke tenkt på at mål satt i fôrplanprosessen, var relevant å formidle til grovfôrrådgiver (heller ikke etterspurt?)
Hva kan vi lære? Oppsummering Forventningsavklaring mellom kunden og rådgiver. Hvor aktiv rolle skal rådgiveren ha? Vurder felles oppstartmøte med bøndene og alle involverte rådgivere forventningsavklaring gjøres da til en del av dette møtet. Mål! På flere nivå (overordna, produksjonsmål) Som bonden/ samdrifta utfordres på å formulere som formidles mellom rådgivingsaktørene
Hva kan vi lære? Oppsummering Skriftlige planer ikke nødvendigvis lange dokument. Framdriftsplaner med (tema), milepeler, ansvarlige og frister. Skriftlige vedtak Klar rollefordeling i en strategiprosess. En koordinator? kunden kan være sin egen koordinator? bør også en rådgiver ha oversikt over det som foregår på andre fagområder? Viktige avgjørelser som tas på ett fagområde hvordan formidles det slik at det blir kjent hos andre rådgivere før rådgiving på andre fagområder?