1 av 8 Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk Notat Til: Kopi til: Fra: Rektor Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk Høringssvar til Børresen-utvalgets tredje rapport fra IME-fakultetet Viktigste hovedpunkter Kompetent administrasjon/støtteapparat må være i nært samvirke med kjernevirksomheten Verdiskapningen ved NTNU skjer ved instituttene. Det er av avgjørende betydning at kompetente administrative og tekniske tjenester er tett integrert med den faglige aktiviteten. Instituttene er forskjellige både med hensyn på fagområder, laboratorier, studentantall, andel BOA-virksomhet, antall vitenskapelige ansatte og antall teknisk-administrativt ansatte. Prosessene her krever samhandling mellom vitenskapelige, administrative og teknisk personale i arbeid for felles mål: Kunnskap for en bedre verden (se fusjonsplattformen pkt 2.7). Standardisering og gode dataverktøy gir effektiviseringsgevinst Det som bør kjennetegne en god administrasjon er at den gjør kjernevirksomheten effektiv. Ved å ta utgangspunkt i brukerbehovet til de vitenskapelige ansatte vil standardisering kombinert med gode verktøy gi effektiviseringsgevinst. Standardisering nødvendiggjør ikke sentralisering, heller tvert imot innen kjernevirksomhetens funksjonsområder. Det må gis autonomi for lokale forhold som behøves for best å utnytte de vitenskapeliges tid til forskning og utdanning. Ennå gjenstår mye for at NTNU skal være i front med hensyn til brukervennlige og effektive støttesystemer, og at organisasjonen skal benytte IT-systemer som best realiserer kvalitet i utdanning, forskning og administrative gjøremål (se fusjonsplattformen pkt 2.7). Innledning En fagnær administrasjon bør være det klart mest sentrale kriteriet for administrativ organisering. Dette gjelder både fysisk nærhet til de vitenskapelig tilsatte, men innebærer også en administrasjon med god forståelse og kjennskap til instituttets kjernevirksomhet. Spesielt på instituttnivå er det et Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Saksbehandler E-post: Elektrobygget E2 +47 73 59 42 02 Cathrine Haugan 7491 Trondheim postmottak@ime.ntnu.no Telefaks Grønvik http://www.ntnu.no +47 73 59 36 28 Tlf: +47 73 59 14 84 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 8 ønske og behov for økt teknisk-administrativ støttetjenester som kan understøtte kjernevirksomheten og lette arbeidet for vitenskapelige ansatte som allerede har for mange oppgaver knyttet til administrasjon i sitt daglige arbeid. De endringer som vil komme i forbindelse med ny administrativ organisering må ikke være til hinder for, men heller være en pådriver for bedre administrative rutiner og systemer. IME-fakultetet har tatt utgangspunkt i Børresen-rapportens Funksjoner og arbeidsdeling mellom nivå 1 og 2/3 og kommenterer disse punkt for punkt. Saken har vært diskutert i IME-fakultetets ledergruppe 1. juni. (Strategisk) lederstøtte Fakultet og institutt er generelt ikke bestykket med rendyrkete spesialister, men har ansatte med ett spesialfelt og samtidig gode ferdigheter på andre felt, en breddekompetanse. Denne «kryssferdigheten» og breddekompetansen er hensiktsmessig på grunn av relativt slank administrativ bemanning på institutt- og fakultetsnivå. De fungerer som lederstøtte for fakultets- og instituttledelse fordi de kjenner funksjonene på disse nivåene. Man må være ansatt ved operativt nivå for best å yte service her og for å kunne være fagnær lederstøtte. Det vil være rasjonelt og «besparende» å videreføre arbeidsdelingen med rendyrkete spesialister på nivå 1 og de med lokale kryssferdigheter og breddekompetanse på nivå 2 og 3. Lederstøtte til dekanatet og instituttlederne (økonomi, utredninger, kommunikasjon/visualisering, HR, HMS og beredskap) bør styrkes.
3 av 8 Ledelsen ved fakultetet og instituttene må ha tilstrekkelig med egne administrative ressurser som kan gi lederstøtte for lederne, bidra til utvikling av strategiske planer og til koordinering mellom institutt, fakultet og fellesadministrasjon. I tillegg kommer behov for prosjektstøtte og eventuelt studiestøtte. Utdanning og utdanningsstøtte Oppgaver som er fellestjenester bør legges til nivå 1. Oppgaver tillagt nivå 2/3 bør være oppgaver som spesifikt skal understøtte utdannings- og forskningsvirksomheten på fakultets- og instituttnivå. Med dette som bakgrunn mener vi at beste løsning er en kombinasjon de to alternativene. Mye av det som gjøres i dag er bra og må videreføres og videreutvikles. På andre områder gjøres det i dag mye dobbeltarbeid med tungvinte prosesser. Her må det ryddes opp og forenkles, og det må følge ressurser med der oppgaver flyttes mellom nivåer. Det bør bli et økt fokus på FS (Felles studentsystem), systemet bør bli mer brukerstyrt og generelt må brukerne av systemet inkluderes i spørsmål om systemutvikling. Klage- og begrunnelsessaker Prosessen rundt klage- og begrunnelsessaker er nevnt flere ganger i rapporten som et eksempel på prosesstilnærming som bør standardiseres for hele NTNU. Dette ansvaret må ligge på nivå 1. På grunn av den store mengden med slike saker, er dette en prosess med stort potensiale for ressursbesparelser. Dette arbeidet bør gis høy og snarlig prioritet på nivå 1. Eksamen Det er nevnt i rapporten av det må legges til rette for at sensur kan meldes inn digitalt. Dette støttes fullt ut da det på NTNU i dag må meldes inn på papir via internpost. Videre bør den faglige verdien av kontinuasjonseksamens vurderes opp imot ressursene som kreves for gjennomføring. Studieplanlegging og studiekvalitet Det er også nevnt viktigheten av digitalisering av studieplanlegging som i dag preges av for mye manuelt arbeid. Dette er tidkrevende og er en stor kilde for feil. E-rom-løsningen som er valgt for lagring av emne-, referansegruppe- og program-rapporter, må også oppgraderes til å bli mer effektiv. Time- og eksamensplanlegging en så komplisert prosess at den må håndteres av sentralnivået som har totaloversikten over, for vår del, hele bachelor-, master- og realfagsområdet. Det har ofte vært slik at det har kommet mindre oppgaver i små drypp fra sentralnivået ned til fakultetet og institutter uten at det har fulgt med ressurser. Her kan eksempelvis nevnes tilrettelegging for studenter med funksjonsnedsettelser og kontroll av eksamensoppgaver. Vi anbefaler at disse oppgavene samt vitnemålsutskrift betraktes som fellesoppgaver og legges til fellesadministrasjonen. Organisering av fellesadministrasjonen Studiesjefordningen: Under punktet om utdanning stiller rapporten spørsmål om ordningen med Studiesjef bør videreføres. IME-fakultetets svar på dette er ja. Seksjonsleder for utdanningsadministrasjonen på fakultet har god nytte av å ha en studiesjef å «spille ball med». Gjennom Fakultetsforum møter man
4 av 8 studiesjefen hver måned, og kan ta opp saker som berører flere enn en enhet. Det uttrykkes bekymring for at dette forum forvitrer dersom studiesjefrollen ikke videreføres. Hvis koordineringen blir avhengig av at initiativ fra seksjonslederne kan det fort bli slik at ingen kan ta avgjørelser ved uenighet. Internasjonal seksjon: IME-fakultetet mener at rollen til Internasjonal Seksjon også burde vært nevnt i rapporten. Så vidt vi kan se, er dette ikke tatt med bortsett fra at man signaliserer at det kan være mulig å legge oppgavene rundt utveksling på nivå 2. Fakultetet mener at kompetansen som i dag finnes på Internasjonal Seksjon fortsatt bør ligge der. De har spesialister innen de ulike delene av verden, og dette kan ikke administrasjonene på nivå 2 og 3 legge opp til å ha. Vi vil også nevne dette med verifisering av vitnemål, som vil bli mer og mer aktuelt ved NTNU. Vi får stadig flere internasjonale studieprogram og får flere internasjonale søkere fra hele verden. Det er derfor ekstremt viktig å kunne ha god kunnskap om å avdekke forfalskede vitnemål før opptak. Denne kompetansen bør innehas av nivå 1. Studentombud: Studentene har i lengre tid ønsket å få på plass et studentombud som kan bistå i vanskelige saker, som for eksempel klagesaker, utestengelser og opphør av studierett. Det var allerede utarbeidet et mandat for stillingen da det ble vedtatt ansettelsesstopp på NTNU. Vi mener at dette igjen må tas opp til vurdering, og ser ikke noen grunn til at det ikke skal være et slikt ombud ved NTNU. I dag bruker NTNU studentombudet i Oslo i vanskelige saker, og IME-fakultetet anbefaler at vi får en slik ordning med studentombud på linje med de øvrige større norske universitetene. HR Støtter Alt 2. Oppgavene gitt som eksempler i tabellen bør ligge på fakultetsnivå. Ved å styrke HR på fakultetet innen konflikthåndtering vil man kunne løse eventuelle konflikter på lavest mulig nivå, noe som er i tråd med NTNUs policy på området. Det er likevel viktig at man har gode gjennomgående og felles prosesser for dette ved hele NTNU slik at man sikrer likebehandling på tvers av fakultet. Det samme gjelder for leder- og personalutvikling. HR har mye å hente på å standardisere og effektivisere prosesser, og det er viktig å ha spesialistkompetanse innen ulike områder på nivå 1 (juridisk kompetanse, konflikthåndtering osv) som er tilgjengelig for nivå 2 og 3 ved behov. Det er videre viktig at fakultetet styrkes med HR-tilsatte med rekrutteringskompetanse, en kompetanse som bør ligge nært kjernevirksomheten. Standardisering/tjenestesenter IME-fakultetet er enig med utvalget om å opprette et tjenestesenter for transaksjonelle HR-tjenester. Dette er et område som har vært utredet i to omganger og som er klart til å opprettes. Bakgrunnen for at man ønsker et felles tjenestesenter for transaksjonelle HR-tjenester er at det er et komplisert område, med mange vurderinger som må gjøres og beslutninger som gjøres basert på både regelverk og skjønn. Vi har opplevd at vanskelige saker blir sendt frem og tilbake mellom sentral lønnsseksjon og Personalavdelingen fordi prosesseierskapet er manglende. Dette oppleves som veldig uheldig og fakultetene må finne adhoc-løsninger i stedet. Slik det fungerer i dag, har ikke NTNU god nok lederstøtte på dette området. Brukerne av tjenesten/prosessen må settes i fokus, slik at den oppleves som en god tjeneste og god lederstøtte. Senteret må ha stor nok kapasitet til å ta hele
5 av 8 jobben både ved oppstart og frem i tid. Man må unngå at oppgaver blir ført tilbake til instituttene ved dårlig kapasitet sentralt slik erfaringen er i dag. Nivå 2/3 vil verken ha kapasitet eller kompetanse på området når/dersom det blir sentralisert. Når det gjelder plassering av et slikt tjenestesenter er det fakultetets mening at dette bør ligge i en sentral HR-avdeling. Bakgrunnen for dette er at vurderingene og arbeidet som ligger bak utbetaling av variabel lønn og reiseregninger er HR-relatert og at kvaliteten på arbeidet som gjøres heves dersom det er tett samarbeid med HR. Selve utbetalingen og posteringen av kostnadene utgjør en liten del av prosessen, og det er forarbeidet som ofte er komplisert. Ved tidligere HiST erfarte man at kvaliteten på tjenestene økte da man flyttet lønnsavdelingen fra økonomi til HR, noe som ga utslag i mer korrekte regnskap og mindre korrigeringer i etterkant. Dette er erfaringer NTNU bør ta med seg i det videre arbeidet med organisatorisk plassering av et tjenestesenter. HR/HMS HR-funksjonen ved IME-fakultetet jobber med mange saker i skjæringspunktet mellom HR og HMS, og HMS-oppgaver er lagt til HR. Det oppleves i dag som utfordrende å få lederstøtte særlig i saker innenfor psykososialt arbeidsmiljø, da dette er organisert i to forskjellige avdelinger i Fellesadministrasjonen som ikke har god nok synkronisering. Videre opplever fakultetet at HMS som lederstøtte ikke har sterk nok linjeforankring, da HMS-avdelingen forholder seg til HMSkoordinatorer som ikke har linjeansvar. Her burde det vært en tydeligere forankring til linja. Vi ønsker derfor en sammenslåing av, HMS- og Personalavdelingen i fellesadministrasjonen. Bedriftshelsetjenesten (BHT) bør skilles ut som egen enhet med begrunnelse i at dagens løsning ikke er optimal. Vi ønsker en tydeliggjøring av BHTs selvstendige og uavhengige rolle. For å oppnå dette bør BHT etableres som en selvstendig enhet i nær tilknytning til NTNUs øverste ledelse. IT Støtter Alt 1. Lokalt tilsatte IT-personer er viktig for å understøtte behovet for faglig-it ved enhetene, på laboratorier og ellers. Lokale IT-personer jobber tett med den faglige staben og gir den spesialisert og generell støtte. Alternativ 2 er mindre egnet, da de faglige behov vil variere fra enhet til enhet, og enhetene trenger styringsmulighet over sine IT-tilsatte for å sikre at behovene til kjernevirksomheten ivaretas innenfor enhetens prioriteringer. Standardisering av administrative IT-tjenester og verktøy vil gi effektiviseringsgevinst. Dette må gjøres uten sentralisering av personell da det fremdeles er behov for fysisk nær førstelinjetjeneste ved fakultet og institutter. Lokalt IT-ansatte ved instituttene jobber ikke bare med administrativt-relatert drift og brukerstøtte, men også fagnær IT, drift og brukerstøtte for verksteder, laboratorier, ansatte og studenter. Her spiller de en veldig viktig rolle med sin lokalkunnskap, smidighet og tette samarbeid. De spiller også en viktig rolle ifm. opplæring av IKTlærlinger. Økonomi Støtter Alt 2. Forutsatt at man med dette mener at controllere og andre med sentrale økonomioppgaver fortsatt skal være ansatt på fakultet og institutt. Dette er viktig både for strategisk lederstøtte og for å ha noen som faktisk kjenner detaljene godt nok til å drifte fakultet og institutt på en effektiv og ansvarlig måte. Økte krav til god budsjettoppfølging, større enheter både på nivå 2 og 3 som følge av fusjonen, medfører at det blir økt behov for dyktige controllere og prosjektøkonomer,
6 av 8 både på nivå 2 og 3, som kan bistå ledere med budsjettering og økonomioppfølging på en profesjonell og effektiv måte. Dette er viktige lederstøtteoppgaver på nivå 2 og nivå 3. Funksjonen Bestilling til Betaling (BtB) bør også ligge på instituttnivå da bestiller samarbeider tett med både teknisk personale og vitenskapelig personale gjennom hele prosessen. Kommunikasjon Støtter Alt 2. Forskningsformidling og lederstøtte er fagnære prosesser som utøves best på nivå 2/3, og det trengs en generell styrking av ressursene på disse nivåene. Det formelle samarbeidet mellom nivå 1 og 2 bør også styrkes, for eksempel ved hjelp av formaliserte fagforum eller utvalg. Dersom studentrekruttering skal inngå som en del av kommunikasjonsarbeidet ved nivå 1, bør en tilsvarende omorganisering på nivå 2/3 vurderes. Når det gjelder forslaget om å legge Grafisk senter og Multimedieavdelingen til kommunikasjonsavdelingen, er det en viss skepsis til hvordan dette vil fungere i praksis. Det er i så fall viktig å påse at disse ressursene ikke «spises opp» av nivå 1, men forblir en tjeneste som er lett tilgjengelig for alle nivåer i organisasjonen. Dokumentasjon(arkiv) Støtter Alt 2. IME-fakultetet har ikke en seksjon med et helhetlig perspektiv eller ansvar for fakultetets dokumentasjonsforvaltning. Dette er en funksjon som ligger til HR-seksjonen. Vi ser det som en nødvendighet at denne funksjonen blir mer lik på hele NTNU for å sikre at dokumentasjonsforvaltningen i nye NTNU er av like høy kvalitet og forsvarlighet uavhengig av hvilket arbeidsverktøy som benyttes eller enhet man tilhører. Dokumenthåndtering handler ikke utelukkende om arkivering, det handler om å etablere digitale arbeidsflytprosesser på tvers av enheter, områder og nivåer, som et bidrag til å effektivisere arbeidshverdagen. IME-fakultetet er enige med Børresen-utvalget om at NTNU må finne en mer samlet organisatorisk løsning for dokumentasjonsforvaltningen. Vi mener at slikt utviklingsarbeid må være ens for hele NTNU, uavhengig om hvordan fakultetene er organisert. De gode hodene, ideene og utviklingsarbeidet som gjøres må komme hele NTNU til gode, slik at vi ikke trenger å gjøre det samme på alle fakultet slik som i dag. Det bør være lokale driftspersoner/superbrukere knyttet til den sentrale funksjonen (dokumentsenteret). Den lokale funksjonen skal utføre lokale driftsoppgaver og gi rask brukerstøtte, bidra til implementering og videreføring av standardiserte rutiner på nivå 2 og 3.
7 av 8 Andre vurderinger/kommentarer Driftstjenester (s 22 i B3) I sammenheng med arbeidet rundt administrativ organisering er vi orientert om at Eiendom og drift vurderer:! Etablering av en felles servicefunksjon «single point of contact» - for både ansatte og studenter. Dette vil dekke både e-vaktmester, henvendelser fra besøkende, studentfunksjoner, etc.! Driftsavdelingen ønsker å overta teknisk drift for flere av NTNUs tekniske anlegg, inkl. laboratorie- og AV-utstyr.! Det er ønskelig at fagmiljøene i større grad bruker NTNUs areal som en «living lab». Driftsavdelingen ønsker å bidra til at både areal og tekniske anlegg brukes til undervisning og forskning. IME-fakultetets kommentarer: Når det gjelder punktet om at "Driftsavdelingen ønsker å overta teknisk drift for flere av NTNUs tekniske anlegg, inkludert laboratorie- og AV-utstyr" har det kommet spørsmål om hva dette konkret innebærer. Ønsker Driftsavdelingen å ta over teknisk drift av laboratorier? Både verksteder og laboratorier er faglig fundert, henger tett sammen og lever i tett samspill med de fremste forskerne, noe som innebærer at dette er ikke noe en sentral enhet kan drifte. Instituttene må selv å ha styringsmulighet over både teknisk ansatte og lab/verksted. Det er instituttenes forskere som vet hva som trengs dersom man skal ligge i front innen de ulike fagområdene og deres behov skifter stadig. Det betyr at man trenger en teknisk stab og infrastruktur som er tett på og som raskt og kompetent kan følge opp utviklingen. Kort sagt: Effektiv forskning og utdanning krever kort vei til de nødvendige støttefunksjoner som bidrar til at kjernevirksomheten oppnår sine mål. En sentralisert drift av verksteder og laboratorier ses på som meningsløst og praktisk umulig. Forskning og innovasjon (s 28 i B3) Angående funksjoner som må styrkes, mener IME at administrativ støtte til eksternfinansiert virksomhet er noe som må styrkes også ut over støtte-apparat til EU prosjekter. Generelt er det et økende krav om eksternfinansiert forskningsvirksomhet. Konkurransen om slike midler hardner. NTNU må bli dyktigere på dette og vi trenger bedre verktøy, prosesser/rutiner og støttefunksjoner. Dette gjelder hele livsløpet til prosjekter: prosjektformulering, konsortiebygging, planlegging, kvalitetssikring, IPR, kontraktsforhandlinger, prosjektledelse med resultat og økonomioppfølging, samt debrifing etter gjennomførte prosjekter. Også god (fleksibel) ressursstyring er nødvendig.
8 av 8 Vi kan komme bedre ut med et godt organisatorisk maskineri i bunnen, både for EU-prosjekter og i større initiativ som SFI, FME og til dels også SFF. Vi behøver økt kapasitet og kompetanse (prosjektstøtte og juridisk kompetanse) på alle organisasjonsnivå i slike prosesser. Det bør vurderes om alt av administrativ kontroll i Cristin kan flyttes til en sentral enhet, gjerne biblioteket. Stedlig administrasjon NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund (s 38 i B3) IME-fakultetet vil ha fagmiljø både i Ålesund og på Gjøvik. Det er derfor viktig å ta hensyn til følgende vedrørende administrativ ledelse på campus Gjøvik og Ålesund:! NTNU har enhetlig ledelse, også på campus utenfor Trondheim! Administrasjonen må organiseres i henhold til behovene til instituttene og faggruppene på campus og den relasjonen disse har til sine respektive fakultet.! Tjenestetilbud og opplevd kvalitet, responstid og robusthet på administrative tjenester uavhengig av geografi! Gode, stedlige og fagnære studie- og forskningsadministrative tjenester! Grensesnittene må ikke være for mange og for kompliserte Figur 15 (s 41 B3) bryter med NTNUs enhetlige ledelse, det samme gjør en rendyrket modell 2A. IME-fakultetet ser en hybrid av 1A, 1B og 2B som en mulig løsning. Hvilke funksjoner som skal løses hvordan avhenger av funksjonens natur, på hvilket nivå i organisasjonen det er behov for funksjonen og hvilket omfang det er på dette behovet.