Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Gunnar Kvitsand Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/600-3 Prosess for utarbeidelse av ny strategisk plan for domstolene og DA Saksfremlegg Direktørens sakssammendrag: Direktøren legger i denne saken frem til drøfting med styret et forslag om hvordan de ulike interessentene skal involveres, samt organisering og fremdrift for å utarbeide en ny strategisk plan. Saksopplysninger Innledning Oppfølging av DAs Strategiske plan 2014 2020 ble behandlet 6.6.2016 i orienteringssak 16/051. Saken ga en kort status for gjennomføring av den nåværende strategiplanen, og en vurdering av behovet for å revidere planen. Det ble konkludert med at det skal foretas en revisjon, det vil si at det skal utarbeides en ny strategiplan. Direktøren legger i denne saken frem til drøfting med styret et forslag om hvordan de ulike interessentene skal involveres, samt organisering og fremdrift for å utarbeide en ny strategisk plan. Involvering av ulike interessenter organisering Det er behov for en god forankring i domstolene. Tidligere strategiplaner har hovedsakelig blitt utarbeidet internt i DA. Derfor legges det nå opp til en annen prosess, hvor det tas et skritt for å øke deltagelse og involvering fra domstolene i hele strategiutviklingsprosessen. Arbeidet vil kreve en mer grundig og detaljert tilnærming, med tilstrekkelige ressurser både fra DA og domstolene. Det er vurdert at domstollederne er de viktigste interessentene i arbeidet, og derfor må delta aktivt i hele prosessen. Arbeidstakerorganisasjonene inviteres til å delta i arbeidet, og det legges opp til en dialog med de ulike eksterne brukergruppene i domstolene. Interessentene vil i løpet av prosessen også bli gitt anledning til å komme med skriftlige innspill på planutkast mv.
Med dette som utgangspunkt foreslås det at domstolledere og arbeidstakerorganisasjonen involveres gjennom representasjon i en styringsgruppe, kombinert med en bred prosess hvor det strategisk planarbeidet behandles på de årlige møtearenaene for domstolledere og Samarbeidsrådet for domstolene, samt egne møter med eksterne brukergruppene, nærmere beskrevet nedenfor. Arbeidet organiseres som et prosjekt, med en styringsgruppe og en prosjektgruppe, som "rapporterer" til styret. Dette gir grunnlag for løpende involvering av styret. Hvor styret gir strategisk retning og føringer. Prosjektet Styringsgruppe Prosjektgruppe Interessenter Domstolledere Samarbeidsrådet Domstol- og DA medarbeidere Repr. fra esterne brukergrupper involveres i ordinære styremøter. Det tilrettelegges prosesser/diskusjoner om strategisk retning og føringer med styremedlemmene i de ulike delene av strategiutviklingsprosessen. Det vil være aktuelt at styringsgruppen for prosjektet deltar på de aktuelle styremøtene. Anslagsvis 3-4 styrebehandlinger i løpet av strategiutviklingsprosessen. Styringsgruppe Det etableres en styringsgruppe for arbeidet, med representasjon fra Høyesterett (1), lagmannsrettene (1), tingrettene (1-2), jordskifterettene (1), arbeidstakerorganisasjonene og DA. Deltagelsens omfang for de to sistnevnte avklares i løpet av høsten. En representant fra DA leder styringsgruppa. Styringsgruppe vil ha stor innflytelse på den nye strategiske planen, gjennom forberedelser til de ulike fasene av prosessen, samt å utarbeide innhold i saksdokumenter, forslag/utkast, mv. Prosjektgruppe Prosjektgruppen bemannes med ressurser fra DA; direktørens stab, ØKE, KOMM og RETT. Prosjektgruppen fungerer som et sekretariat som fasiliterer prosessen og innhold på de ulike møtearenaene, samt utarbeider saksdokumenter, utkast mv. for styringsgruppen og styret. 2
Domstolledere Det er nødvendig at domstollederne får en aktiv rolle i arbeidet, for å sikre at domstolenes interesser blir ivaretatt i strategiplanen. Det er derfor avgjørende at domstollederne blir sentrale i prosessen, ved deltagelse i styringsgruppen. Representantene skal ha interesse for- og kunnskap om strategiprosesser, og ha et særskilt ønske om å kunne påvirke. Øvrige domstolledere engasjeres og involveres i prosessen i de ordinære lederforummøtene i 2017. I lederfora behandles de temaene som er relevant på det aktuelle stadiet i strategiutviklingsprosessen. I møtene legges det eksempelvis opp til sekvenser i plenum, eller workshops for å få en aktiv deltagelse. Samarbeidsrådet for domstolene Arbeidstakerorganisasjonene inviteres til å delta med representanter i styringsgruppen, for å ivareta arbeidstakernes interesser. Gjennom deltagelse (medbestemmelse) sikres nødvendig forankring og legitimitet i arbeidet for medarbeiderne i domstolene. De øvrige arbeidstakerorganisasjonene involveres i ordinære Samarbeidsrådsmøter, og eventuelt ved at de arbeidstakerorganisasjonene som deltar i styringsgruppen har egne prosesser i løpet av prosessen med Samarbeidsrådet og deres medlemmer. Eksterne brukergrupper Styrings- og prosjektgruppen avholder egne møter med representanter fra relevante eksterne brukergrupper. De viktigste er eksempelvis Advokatforeningen, Riksadvokaten, Regjeringsadvokaten og Politidirektoratet. Skriftlige innspill Det legges i tillegg opp til at det i løpet av prosessen kan gis skriftlige innspill fra alle interessenter, før styret tar de endelige beslutningene. Fremdrift strategiutviklingsprosessen Informasjon om prosjektet til interessentene, utvelgelse av representanter i- og konstitusjon av styringsgruppen gjennomføres høsten 2016. Selve prosessen for revisjon av strategisk plan gjennomføres i løpet av 2017, og ny strategiplan planlegges vedtatt i februarmøtet 2018. 2016 Hvem Igangsetting forankring - konstitusjon 14.9 Samarbeidsrådet Informasjon om igangsetting av arbeidet 26-27.9 Styremøte Drøfting, organisering av arbeidet og prosessplan Oktober Lederforum, L1 L5 Informasjon om igangsetting, og involvering 16.11 Samarbeidsrådet Involvering og utvelgelse 12.12 Styremøte Vedtak, organisering av arbeidet og prosessplan Status for gjennomføring av gjeldende strategiplan 2017 Hvem Strategiutvikling Jan juni Ulike møtearena Kartlegging Styremøte februar Juni sept Styremøte juni Analyse vurderinger 3
Oktober Lederforum, L1 L5 Forslag Drøfting November Samarbeidsrådet Forslag Drøfting Nov/des Styremøte Drøfting 2018 Hvem Vedtak Februar Styremøte Ny Strategisk plan for DA vedtas Til styremøte 12.12.2016 Direktøren vil i styremøte gi en status for gjennomføring av gjeldende strategiplan. Statusen gir grunnlag for å se fremover i oppstarten av strategiutviklingsprosessen. Kort om metode, arbeidsform og fremdrift Det legges til grunn at prosjektet støtter seg på anerkjente faglige teoretiske analysemetoder og - verktøy innen strategiutvikling, og eventuelt bringer inn eksterne bidragsytere for å "løfte" arbeidet. Følgende prinsippskisse for fremdrift i strategiutviklingsprosessen legges til grunn. Prosjektet detaljplanlegger alle faser, elementer, møter mv. i prosessen. Milepæler Ledelsesforankring og konstitusjon av prosjektet Prosjektets planlegging er sluttført Kartlegging Analyse Vurdering Forslag Drøfting/beslutning Vedtak Implementering 2016 Jan Feb Mars Apr mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des 2018 Forutsetninger for strategiutviklingsprosessen Samfunnsutviklingen Norge står fortsatt overfor økt befolkningsvekst, og ytterligere internasjonalisering av næringslivet. Dette vil gi mer komplekse og ressurskrevende saker, og økende saksmengde for domstolene. Digitalisering Det er forventninger til økende bruke av digitale løsninger på alle samfunnsområder inklusive domstolene og hos deres brukere. Det vil også i den kommende planperioden være viktig at DA er en pådriver for endringer i lovgivning for å legge til rette for digital samhandling både internt og med eksterne aktører. Økonomiske rammebetingelser Det må forventes at de økonomiske konjunkturene også i neste periode vil påvirke domstolenes ressurssituasjon, mest sannsynlig i negativ retning. Det er derfor behov for omstillingstiltak som kan gir reelle endringer i ressursbruken. Dvs. en frigjøring av ressurser som i dag anvendes til bemanning, som kan tildeles andre prioriterte formål. 4
Behov for omstilling En ny strategiplan for domstolene må derfor i langt større grad reflektere behovet for å effektivisere og omstille innenfor gjeldende rammer, og i mindre grad basere strategier på forventinger som innebærer/krever økte bevilgninger. Planens varighet Målsettingen med en ny strategiplan er å gjøre planen mer tidsaktuell, fokusert, prioriterende og tydeligere. Den skal gi legitimitet både i domstolene og utad for DAs beslutninger i de kommende årene. Samtidig skifter styringsforutsetningene hurtigere enn tidligere, derfor må planens varighet også i denne omgang vurderes. Tidligere strategiplaner har hatt følgende planperioder; 2004-2008, 2009-2013, 2014-2020. Budsjettramme for prosjektet Prosjektet har behov for en budsjettramme på kr. 200.000. Utgiftene vil i hovedsak påløpe i 2017. Det vil påløpe utgifter til prosjektets møter, og eventuelt innleie av eksterne bidragsytere. Direktørens innstilling: Direktøren ber styret drøfte forslaget om hvordan de ulike interessentene skal involveres, samt organisering og fremdrift for å utarbeide en ny strategisk plan. 09.09.2016 Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 5