US 47/2016 Ubrukte midler 2015 Universitetsledelsen Saksansvarlig: økonomi- og eiendomsdirektør Saksbehandler(e): Hans Chr Sundby Arkiv nr: 16/00285 Forslag til vedtak: Universitetsstyret tar redegjørelsen om ubrukte midler 2015 til orientering 20. april 2016 Mari Sundli Tveit Rektor
Ubrukte midler 2015 I forbindelse med behandlingen av US-sak 28/2016 «Rapport for 3. tertial» vedtok Universitetsstyret; «.. 4. Universitetsstyret ber om en redegjørelse for de ubrukte midler på 231 mill. kr. til neste styremøte. Det må redegjøres for hvordan midlene er sammensatt, hva de er avsatt til og hvilke planer man har for bruk av midlene...» Rektor legger i denne saken frem en oversikt over hvordan de 231 mill. kronene i ubrukte midler knyttet til tildelte midler fra Kunnskapsdepartementet er avsatt. Begrepet ubrukte midler er i denne sammenheng noe upresist, da det i realiteten dreier seg om midler som knytter seg til ulike avsetninger for å finansiere fremtidig aktivitet. Rektor redegjør også kort for hvordan de ulike midlene er tenkt brukt. Rektor har også valgt å informere Universitetsstyret om nivået på de ubrukte midler ved de øvrige universitetene og gitt noen eksempler på hvordan enkelte universiteter har satt disse i arbeid. Ubrukte midler per 1.1.2016 Ubrukte midler utgjorde ved utgangen av 2015 231,3 mill. kroner. I tabell 1 under fremkommer hvordan disse midlene fordeler seg på ulike tiltak og avsetninger. Tabell 1 Fordeling av ubrukte midler per 1.1.2016 2 Formål Disponert mot virksomhetskapitalen Omdisponert til andre tiltak i USsak 28/2016 Styrets reserve Overdisponeringer tidligere år Beløp (mill. kroner) Kommentar 1,2 Instituttene ved Adamstuen brukte 1,2 mill. kr. av den virksomhetskapital de disponerte (9,6 mill. kr.) ved utgangen av 2015. -7,0 0,647 mill. kr. dekket økt effektiviserings- og avbyråkratiseringskutt 0,578 mill. kr. dekket inndragning av midler i forbindelse med overføring av professorat til Samisk høgskole. 5,815 mill. kr. avsatt til rektors strategiske reserve 5,3 Disponert og planlagt overført i forbindelse med budsjettvedtaket for 2016, inngår i finansieringen av budsjett 2016-15,0 Overdisponeringer i tidligere år for å gjennomføre bygningsmessige tiltak; - 2013 Overdisponering i forbindelse med etablering av erstatningslokaler pga. regabiliteringen av Urbygningen - 2006/2007 Overdisponering i forbindelse med behov for erstaningslokaler ved rehabiliteringen av Sørhellinga
3 Formål Bygg og anleggsrelaterte tiltak fordelt; Utstyr og inventar Urbygningen Campus Ås prosjektet Vedlikehold og bygningsmessige investeringer Midler fra salg av Sem avsatt til vedlikehold Sum bygg og anleggsrelaterte tiltak Beløp (mill. kroner) Kommentar 45,1 Pga. forsinkelser i ferdigstillelsen av Urbygningen vil midlene først benyttes i 2016. 9,3 Er disponert for bruk i 2016, inkludert midler avsatt fra Sem-salget 23,6 Knytter seg til midler tildelt i 2015, prosjektene er igangsatt i 2015 og vil ferdigstilles i løpet av 2016. 28,6 Midlene skal benyttes til rehabiltering av 3. etasje Jordfagbygget. Arbeidet startet opp i 2015, men størstedelen gjennomføres og avsluttes i 2016. 106,5 Satsningsmidler fordelt på; FFU-satsningen Utstyrsmidler Rekruttering av fremragende forskere Øvrige satsninger Sum satsningsmidler 12,2 1,4 Resterende midler avsatt til FFU-satsningen i 2015, vil først benyttes i 2016 3,6 Utstyrsmidler som er tildelt enhetene i 2015, men hvor anskaffelsen av utstyret ikke blir gjennomført før i 2016. 3,7 Særskilte midler tildelt av KD i 2015. Arbeidet med å få på plass retningslinjer for bruken av midlene har trukket ut, og midlene vil først fordeles i 2016. 3,5 Tidsforskyvninger pga. av senere tilsettinger enn forutsatt, gjelder blant annet Matsatsningen Ubrukte midler ved enhetene fordelt på; Fakulteter og institutter: Fakultetene Strategiske avsetninger knyttet til forskningsformål Strategiske avsetninger knyttet til utdanningsformål Avsetninger til 4. år for stipendiater mm 4,8 Strategimidler som er øremerket aktivitet på instituttene, men som ikke er fordelt ut på instituttene ennå. 35,2 Instituttenes ulike avsetninger til forskergrupper, risiko for mindre prosjekttilgang mm 7,1 Ulike interne avsetninger ved instituttene knyttet til undervisning 31,3 Avsetninger for tidsforskyvning grunnet permisjoner. Posten inkluderer også å finansiering av ett fjerde stipendiatår da både KD/NFR kun tildeler midler for tre år.
Formål Avsetninger til investeringer i utstyr Beløp (mill. kroner) Kommentar 10,2 Instituttenes egne avsetninger til finansiering av vitenskapelig utstyr. Enkelte av enhetene som er avhengig av tungt vitenskapelig utstyr sørger for å sette av noe midler for å kunne foreta nødvendige reinvesteringer. Andre avsetninger 3,9 Frie midler 11,7 Midler ved instituttene uten spesiell øremerking Sum fakulteter og institutter 104,3 Sentrene -8,7 Brorparten av merforbruket knytter seg til SKP og investering i ny fytotron. Universitetsadministrasjonen 20,9 Midler knyttet til gjennomføring av tiltak for felleskapet eksempelvis etablering av Læringssenter, evaluering av styringsmodellen, avlevering av arkiv til Riksarkivet, etablering av nytt intranett, tidsforskyvninger ved Teknisk avd. Det vises for øvrig til US-sak 28/2016 for nærmere detaljer Totalt 231,3 Som tabell 1 viser er nærmere halvparten av de ubrukte midlene knyttet opp til ulike tiltak relatert til bygningsmessige forhold og investeringer (nærmere 107 mill. kroner). Etter planen skal disse midlene benyttes i løpet av 2016. NMBU vil være nede på rundt 119 mill. kroner i ubrukte midler. På bakgrunn av de risikovurderinger som instituttene gjør, og som må ses i lys av en omfattende bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, har instituttene foretatt avsetninger av en viss størrelse for å ta høyde for svingninger i tildeling av slike forskningsmidler. Plan for bruk av midler Når det gjelder avsetningene knyttet til bygg og anleggsrelaterte tiltak (106,5 mill. kroner), så dreier dette seg om midler som er satt av til spesifikke formål. Tiltakene er igangsatt i 2015, men av ulike årsaker er de planlagt ferdigstilt først i 2016. Midlene ved universitetsadministrasjonen (20,9 mill. kroner) knytter seg til utsatt aktivitet knyttet til ulike poster som disponeres på vegne av fellesskapet. Den utsatte aktiviteten er planlagt gjennomført i 2016. Når det gjelder midler avsatt ved instituttene (104,3 mill. kroner) foreligger det detaljerte planer for bruken av disse midlene ved de enkelte enheter. Erfaringsmessig vil instituttene bruke og akkumulere midler rimelig stabilt fra år til annet slik at nivået på avsetningene vil variere lite. 4
Ubrukte midler ved de øvrige universitetene I tabell 2 under fremkommer hvor store avsetninger av ubrukte midler universitetene hadde per 31.12.2015. For sammenligningens skyld er også det enkelte universitets tildeling for 2015 tatt med i tabellen. Tabell 2 Ubrukte midler per 31.12.15 ved universitetene A B C D E Ubrukte Overdisponeringer midler i Overdisponeringer i Ubrukte midler Tildeling 2015 forhold til forhold til (mill. kroner) (mill. kroner) tildeling (mill. kroner) tildeling Universitetet i Agder 332,6 1.118,3 30 % 0,0 0 % Universitetet i Bergen 218,2 3.022,4 7 % 70,2 2 % Universitetet i Nordland 95,2 614,1 15 % 0,0 0 % Universitetet i Oslo 158,7 5.080,3 3 % 745,1 15 % Universitetet i Stavanger 111,4 1.187,1 9 % 0,0 0 % Universitetet i Tromsø 210,5 2.458,3 9 % 133,8 5 % NTNU 346,2 4.201,8 8 % 133,3 3 % NMBU 231,3 1.112,4 21 % 15,0 1 % Sum/snitt 1.704,2 18.794,8 13 % 1.097,4 6 % Forklaring til tabellen: A. Ubrukte midler knyttet til tildelinger fra Kunnskapsdepartementet per 31.12.2015. Kilde DBH, styrebehandlet årsregnskap 2015 B. Tildeling fra Kunnskapsdepartementet i 2015. Kilde DBH, styrebehandlet årsregnskap 2015 C. Kolonnen viser forholdet mellom ubrukte midler (kolonne A) og tildeling i 2015 (kolonne B) D. Enkelte av universitetene har overdisponert sin budsjetter for å redusere ubrukte midler og/eller for å iverksette spesielle tiltak. Kilde DBH, styrebehandlet årsregnskap 2015 E. Overdisponeringen (kolonne D) i prosent av tildelingen (kolonne B) i 2015. Som tabell 2 viser utgjør de ubrukte midlene ved universitetene 13 % i gjennomsnitt. Når NMBU korrigerer for midlene avsatt til bygg og anleggsrelaterte tiltak (jfr. tabell 1) er NMBUs andel ubrukte midler nede på under 11 %. Ved enkelte av universitetene har det vært en utfordring at de ubrukte midlene ved enhetene har vokst til et for høyt nivå. For å kompensere for dette har de gjennomført betydelige overdisponeringer på styrets hånd for å redusere de samlede ubrukte midler. Disse overdisponeringene fremkommer av kolonne D i tabell 2 over. De overdisponeringer som er gjort er i all hovedsak knyttet til iverksetting av ulike større byggeprosjekter ved universitetene. Om NMBU skulle gjøre en tilsvarende overdisponering som Universitet i Tromsø dvs. tilsvarende 5 % av tildelingen, vil dette bety en ytterligere overdisponering på rundt 40 mill. kroner i tillegg til dagens overdisponering. 5 Rektors vurdering I utgangspunktet anser rektor nivået på de ubrukte midler til å være for høyt. Rektor registrer også at utover midlene som knytter seg til bygningsmessige forhold, er det meste
av ubrukte midler knyttet opp i fremtidige forpliktelser og planer og at det er lite frie midler ved enhetene. I tråd med det risikobildet og risikovurderinger institutter og enheter har gjort ser rektor behovet for at enhetene har ubrukte midler av en viss størrelse. Rektor vil understreke viktigheten av at de enheter som har midler som ikke er bundet opp i fremtidige planer sørger for å få satt disse i arbeid i tråd med NMBUs strategier. 6 All erfaring viser at nivået på avsetningene ved instituttene over tid er relativt stabilt. Ubrukte midler av en viss størrelse på enhetene gir derfor Universitetsstyret frihetsgrader gjennom å være en permanent likviditetsreserve. Disse midlene kan om ønskelig brukes til å iverksette engangstiltak gjennom å overdisponere budsjettene jfr. eksempelvis Universitet i Oslo. Rektor viser også til tidligere fremlagt US-sak 97/2015 «Bruk av NMBUs kapitalreserver» hvor det ble redegjort for mulig bruk av ubrukte midler og etablering av en «NMBU-bank».