Kalender Hurtigstartveiledning Planlegge et Lync-møte Møt ansikt-til-ansikt eller spar deg selv for en reise ved å holde et møte via Internett med Lync 2013. Bytte visninger Bruk kalendervisningen som passer arbeidsflyten din best. Bytt så ofte du vil. Dele kalenderen Gjør kalenderen tilgjengelig for kolleger slik at de kan vise avtaler og status. Gjeldende tidsindikator Linjen på midten angir gjeldende tid, slik at du kan se hva som kommer senere. Planlegge etter været Ta en titt på værmeldingen for byen din og opptil fire andre. Når du planlegger et møte i en annen by, vet du hva du bør pakke. Opprette andre kalendere Finn raskt ut hvilket tidspunkt som er det beste å planlegge et forretningsmøte eller en familieferie på. Status for møteinvitasjon Hvis du ennå ikke har svart på en møteinvitasjon, vises avtalen i en lysere farge.
Planlegge en avtale Planlegge et møte med andre personer 2. Klikk Opprett nytt møte. 3. Fyll ut Emne og Sted-boksene, og velg deretter start- og sluttidspunkt. 2. Klikk Ny avtale på båndet. 4. Skriv inn informasjon du vil dele med mottakerne, i møteinnkallelsen. Du kan også legge ved filer. 5. Klikk Planleggingsassistenten for å hjelpe deg med å finne det beste tidspunktet for møtet ved å analysere når mottakerne og ressurser (for eksempel møterom) er tilgjengelig. 3. Fyll ut boksene Emne og Sted. 4. Skriv inn start- og sluttidspunkt. 5. I Vis som-boksen velger du en status som viser tilgjengeligheten for andre. 6. For å gjøre avtale regelmessig klikker du Regelmessighet 7. Velg hyppigheten (for eksempel daglig eller månedlig) og eventuelle alternativer for hyppigheten (for eksempel hver annenhver dag eller hver tredje måned) 8. Hvis du vil endre påminnelsesvarselet fra standard 15 minutter, klikker du Påminnelse-boksen og velger et nytt påminnelsestidspunkt. 6. Klikk Legg til deltakere, og skriv deretter inn mottakernavnene, e- postadressene eller ressursnavnene (atskilt med semikolon) i boksene Obligatorisk, Valgfri eller Ressurser. 7. Når det gjelder Exchange-kontoer, inneholder Romsøker-ruten forslag til det beste tidspunktet for møtet (når flest deltakere er tilgjengelige). Du velger et møtetidspunkt ved å klikke et forslag i Romsøker-ruten under Foreslåtte tidspunkter eller velge et tidspunkt i rutenettet for ledige/opptatte tidspunkter. 8. Klikk Send med mindre du vil gjøre dette til et regelmessig møte.
Endre arbeidsdagene i kalenderen og første dag i uken 1. Klikk Fil > Alternativer >Kalender. 2. Under Arbeidstid gjør du ett av følgende: Hvis du vil endre arbeidstiden, velger du starttidspunkt og sluttidspunkt for arbeidsdagen fra listene Starttidspunkt og Sluttidspunkt. Hvis du vil angi arbeidsuke, krysser du av i boksene som er del av arbeidsuken. Fjern merket for boksene som ikke er del av arbeidsuken. Hvis du vil angi den første dagen i uken, klikker du en dag i listen Den første dagen i uken. Du kan endre første uke i året ved å velge et alternativ i listen Første uke i året. Endre en avtale, et møte eller en hendelse Slik endrer du en avtale eller et møte 1. Åpne det i kalenderen. 2. Hvis det er en del av en regelmessig serie og du bare vil endre en forekomst, klikker du Bare en gang i dialogboksen Åpne regelmessig element, og klikker deretter OK. 3. Hvis det er en del av en regelmessig serie og du vil endre alle forekomstene, klikker du Hele serien i dialogboksen Åpne regelmessig element, og klikker deretter OK. 4. Gjør endringene du ønsker, og klikk Lagre og lukk. For et møte klikker du Send oppdatering. Slik endrer du en hendelse 1. Åpne den i kalenderen og klikk deretter Hendelse. 2. Endre Vis som til Opptatt, Arbeider et annet sted, Foreløpig, eller Fraværende. 3. Klikk Lagre og lukk. Vise en kalender, avtalene og møtene hele tiden Beveg musen over Kalender på navigasjonsfeltet, og klikk Forankre -knappen i det øvre høyre hjørnet av oversikten. Kalenderen vil vises i en rute til høyre, sammen med den gjeldende dagens avtaler og møter. Foreslå, godta eller avslå et nytt møtetidspunkt I stedet for avslå en forespørsel om et møte du ikke kan delta på, kan du foreslå et nytt møte. Møtearrangøren kan godta eller avslå forslaget. Slik foreslår du et nytt tidspunkt 1. i den åpne møteinvitasjonen, klikker du Møte. 2. I Svar-gruppen klikker du Foreslå nytt tidspunkt. 3. Klikk et tidspunkt når alle (eller flesteparten) av de inviterte er ledige. 4. Klikk Foreslå tidspunkt, og derettersend. Hvis du er møtearrangøren, sendes forslag til endring av møtetidspunkt til deg. Du bestemmer om det planlagte møtetidspunktet skal endres. Dette gjør du hvis du vil godta et forslag til nytt møtetidspunkt 1. Åpne møteinvitasjonen. 2. Klikk Aksepter forslag. 3. Klikk Send oppdatering. Slik avviser du et nytt tidspunkt 1. Åpne møteinvitasjonen. 2. Klikk Svar på møteinvitasjon. 3. I Svar-gruppen klikker du Svar, skriver inn meldingen og klikker deretter Send. 4. I møteinvitasjonen under Svar på møteinvitasjon i Slett-gruppen klikker duslett.
Dele kalenderen Slik deler du kalenderen med personene i organisasjonen som bruker e-post med en Exchange-server 1. Klikk Kalender i navigasjonsfeltet, og klikk deretter Hjem > Del kalender. 2. Angi personene som du vil dele med, i Til-boksen i den nye e-postmeldingen som vises. 3. Klikk Send og deretter OK. Mottakeren får et e-postvarsel om at du har delt kalenderen, og kalenderen legges til i deres liste over delte kalendere. Slik deler du kalenderen med personer utenfor bedriften i en e-postmelding 1. Klikk Kalender i navigasjonsfeltet, og klikk deretter Hjem > Send kalender via e- post. 2. Velg kalenderen og tidsperioden du vil dele, i boksene Kalender og Datointervall. Velg for eksempel I dag eller Neste 7 dager. 3. Klikk OK for å sende. Mottakerne kan nå se kalenderen i meldingen, og kan åpne den vedlagte icalendar-filen i Outlook Dele en kalender ved å publisere den på Internett 1. Klikk Kalender i navigasjonsfeltet, og klikk deretter Hjem > Publiser på Internett. 2. Klikk Konfigurer denne publiserte kalenderen. En ny nettleserside vises med tittelen Kalenderpublisering Kalender. 3. Velg publiseringsdetaljer, start- og sluttidspunkt og tilgangsbegrensning. 4. Klikk Kopier koblinger til utklippstavlen for å kopiere koblingene for å abonnere på kalenderen (via en konto koblet til en Exchange-server) eller for å vise kalenderen i en nettleser. Lim inn koblingene i et tekstredigeringsprogram, for eksempel Notisblokk. 5. Klikk Lagre for å fullføre publiseringsoperasjonen. 6. Send en e-post med koblingene til de brukerne du vil, avhengig av om de kan abonnere på kalenderen gjennom Exchange-e-postkontoen eller bare vise den i nettleseren. Tilpasse og navigere i kalendere Du kan gå direkte til den gjeldende dagen eller vis de neste 7 dagene. Hvis du vil se den gjeldende dagen, går du til Gå til-gruppen og klikker I dag. Hvis du vil vise kalenderen for de neste 7 dager, går du til Gå til-gruppen og klikker Neste 7 dager. Du kan sette kalendervisning til å vise en enkelt dag, arbeidsuken, den 7-dagers uken, eller måneden. Klikk Dag, Arbeidsuke, Uke, eller Måned i Ordne-gruppen Planleggingsvisningen inneholder kalenderen i loddrett retning. Denne visningen er praktisk når du velger flere kalendere. Kalenderne stables fra topp til bunn. Hvis du vil bytte mellom dager, uker eller måneder, klikker du venstre og høyre pil ved siden av tidsintervallet på toppen av kalenderen.
Opprette ekstra kalendere 2. Klikk Mappe-fanen og deretter Ny kalender. 3. Skriv inn navnet du vil bruke for den nye kalenderen, i Navn-boksen. 4. I Velg hvor mappen skal plasseres-listen klikker du Kalender, og klikker deretter OK. Den nye kalenderen vises i mapperuten i Kalender. Hvis du vil vise en kalender, velger du avmerkingboksen ved siden av kalenderen. Behandle e-post- og kalenderelementene til en annen person Legge til den andre personens postkasse til din Outlook-profil slik at den kan åpnes hver gang du starter Outlook. Slik legger du en annen persons postboks til i profilen din 1. Klikk Fil > Kontoinnstillinger > Kontoinnstillinger. 2. Klikk Exchange-kontotypen i listen i fanen E-post, og klikk deretter Endre og Flere innstillinger. 3. Klikk Legg til under Åpne disse ekstra postboksene i fanen Avansert, og skriv deretter inn postboksnavnet til personen som har postboksen du vil legge til i brukerprofilen din. Slik åpner du en annen persons mapper 1. Klikk Fil > Åpne og eksporter > Annen brukers mappe. 2. Skriv inn navnet på personen som ga deg tillatelse til delt tilgang eller representanttilgang, i boksen Navn, eller klikk Navn hvis du vil velge fra en liste. 3. Velg mappen du vil åpne fra Mappetype-listen. Svare på møteinvitasjoner 1. Åpne den andre personens Innboks hvis møtet ble ikke sendt til deg direkte, og åpne møte møteforespørsel. 2. Klikk Godta, Foreløpig eller Avslå. Slik oppretter eller svarer du på en e-postmelding på vegne av en annen person 1. Opprett eller åpne en eksisterende e-postmelding i E-post 2. Klikk Fra under Vis felt i Alternativer-fanen. 3. Skriv inn navnet på personen du sender meldingen på vegne av, i Fra-boksen. Hvis du vil velge navnet fra en liste i adresseboken, klikker du Fra. Hvis Fraknappen ikke vises, klikker du Alternativer > Fra.