TJENESTENIVÅAVTALE (SLA) VEDLEGG 1.4_SLA FOR DRIFT OG VEDLIKEHOLD Innholdsfortegnelse 1. FORMÅLET MED TJENESTEN... 2 2. TJENESTENS PÅVIRKNING PÅ KJERNEVIRKSOMHETEN... 2 3. SPESIFIKASJON AV TJENESTEN... 2 3.1. Drift... 3 3.2. Vedlikehold... 4 4. GENERELLE KRAV TIL D&V... 4 4.1. Krav til energioptimal drift... 4 4.2. Samsvar med Norsk Standard... 4 4.3. Verktøy og forbruksmateriell... 5 4.4. Brannverntjenester... 5 4.5. Dokumentasjon og rapportering... 5 5. SÆRSKILTE GRENSESNITT FOR DRIFT OG VEDLIKEHOLD... 6 6. VEDLEGG... 6 7. DOKUMENTASJON... 6 File: Vedlegg 1.4_SLA Drift og vedlikehold Side 1 av 6
1. Formålet med tjenesten Sikre Eiers samlede verdier, og yte service på en måte som reflekterer de kvaliteter Eier står for. 2. Tjenestens påvirkning på kjernevirksomheten Tjenesten er forretningskristisk for den operative virksomhet, og de indirekte konsekvenser (ift HMS, sikkerhet og omdømme) ved mangelfull eller feil leveranse er meget høye. 3. Spesifikasjon av tjenesten Ansvar og oppgaver er beskrevet som følger: Driftsansvarlig har ansvar for og bærer kostnadene ved gjennomføring av all drift, vedlikehold og vedlikeholdsplanlegging knyttet til torgflaten, Mathallen og tilknyttede funksjoner. Oppgavene er beskrevet under. Driftsansvarlig er således ansvarlig for å iverksette løpende vedlikeholdsoppgaver som er del av driftskostnader iht NS3454, samt også generelt vedlikehold, herunder planlagt og utskiftninger iht NS 3454. Kostnader knyttet til Vedlikehold som vanligvis inngår i Eiers ansvarsområde iht NS3454 skal utføres av Driftsansvarlig. Driftsansvarlig plikter å legge til rette for klargjøring av grensesnitt og økonomiske forutsetninger for fordeling av ansvarsområder mellom Eiers plikter og egne oppgaver. Det skal etableres et databasebasert FDVUA system som skal inneholde følgende: Plan, systemtegninger, skjemaer Systembeskrivelser Drift- og vedlikeholdsinformasjon Planlagt vedlikehold HMS-krav Brannverntjenester og branndokumentasjon Følgende definisjoner er hentet fra NS 3454 og dokumentet Ord og utrykk innen eiendomsforvaltning- Fasilitetsstyring : Løpende vedlikehold (skal budsjetteres under Drift: 31 Løpende Drift): Det som tidligere har blitt kalt løpende vedlikehold er arbeider som ikke er planlagt, men som må utføres for å rette opp uforutsette (akutte) skader eller mangler ( brannslokking ) Blir også kalt tilfeldig vedlikehold. Føres som driftskostnader etter NS 3454. Skal konteres som Løpende Drift (31) iht NS 3454. 41 Planlagt vedlikehold: Arbeider som må utføres for å hindre forfall som følge av jevn og normal slitasje. Blir også kalt forebyggende eller periodisk vedlikehold. Føres som Vedlikeholdskostnader etter NS 3454. Forebyggende vedlikehold kan deles i følgende: Intervallbundet vedlikehold; som utføres regelmessig etter faste vedlikeholdsinstrukser gitt av planleggere, entreprenører eller leverandører. Enkelte komponenter vil da bli skiftet ut før det er teknisk File: Vedlegg 1.4_SLA Drift og vedlikehold Side 2 av 6
nødvendig. Arbeider med intervaller kortere enn et år kostnadsføres på konto Løpende Drift (31), mens intervaller lengre enn et år føres på Periodisk Vedlikehold (41). (kfr NS 3454) Tilstandsbasert vedlikehold; som er planlagte arbeider basert på regelmessige tilstandsanalyser, f.eks. hvert år. Hovedformålet er å iverksette nødvendige tiltak til rett tid og slik oppnå et mer optimalt vedlikehold. 42 Utskifting Utskiftinger av bygningsdeler og tekniske installasjoner som har kortere levetid enn selve byggverket. 3.1. Drift 3.1.1 Samlet plan for drift Plan for drift, herunder Tilsyn og Skjøtsel, skal utarbeides for å forebygge/hindre driftsstans. Driftsansvarlig skal i sin bevarelse foreslå minimumskrav til frekvenser for tilsyn/befaringer som er i samsvar med tilbudt kvalitetsnivå for vedlikehold, og etter Driftsansvarlig sin anbefaling (se punkt 4.2 nedenfor): Daglig/ukentlig/månedlig 3.1.2 Tilsyn (Ettersyn) Tilsyn omfatter følgende oppgaver: Inspeksjon av eiendommen og leietakeroppfølging ved fysisk tilstedeværelse Kontroll av eiendommens funksjonsdyktighet i forhold til: o Avvik fra offentlige krav og retningslinjer o Avvik fra Eiers spesifikke krav o Andre avvik fra forventet og/eller tilfredsstillende tilstand Rapportering: o Tilsyn gjennomført o Identifiserte avvik o Forslag til akutte tiltak med tilhørende kostnadsbudsjett o Innspill til utarbeidelse av vedlikeholdsplan 3.1.3 Skjøtsel Skjøtsel omfatter løpende driftsoppgaver som gir en funksjonelt, teknisk og økonomisk riktig forvaltning og bruk av bygget, og som utføres med et optimalt eller forventet intervall (etter anbefaling fra Driftsansvarlig og etter avtale med Eier, før det blir en vedlikeholdsoppgave.) Driftsansvarlig skal benytte tilsynsoppgaven og påfølgende skjøtsel til å sørge for at mindre mangler ikke blir en akutt vedlikeholdsoppgave. Eksempler på skjøtselsoppgaver kan være: Rense takrenne, spjeld og avløpsrør Fjerne papir og annet diverse søppel Innfesting av løse bygningsdeler, skruer, mm Smøring av bevegelige bygningsdeler (for eksempel dører, låser, kroker, vindusfelt,) Justere og reparere dører, vinduer og beslag, kjøkkenskap, garderobeskap og lignende. File: Vedlegg 1.4_SLA Drift og vedlikehold Side 3 av 6
Påfylling av eventuelt forbruksmateriell Fjerning av returemballasje, utskiftet forbruksmateriell og annet avfall som er naturlig relatert til Driftsansvarliges egne drifts- og vedlikeholdsaktiviteter Renhold av de overflater som finnes på anlegget iht de prosedyrer, frekvenser og kvalitetskrav som er definert for det enkelte anlegg Utføre andre, enkle reparasjoner i forbindelse med tilsynet Brøyting og strøing / salting av leieobjektet. Listen med eksempler på skjøtselsoppgaver er ikke å regne som uttømmende. Det er et overordnet krav at kvalitet og tilstand av den etablerte byggarkitektur og utvendige og innvendige installasjoner skal videreføres. Tilbydere vil før en eventuell avtaleinngåelse bli bedt om å foreslå skjøtselsoppgaver som naturlig hører inn under denne kategorien. 3.2. Vedlikehold 3.2.1 Samlet vedlikeholdsplan Driftsansvarlig har ansvar for årlig å utarbeide en samlet budsjett- og vedlikeholdsplan for bygget. For fastprisformatet forutsettes her at budsjettering er godkjent av Eier, og at endelig utarbeidelse skjer i samråd med Eier. 3.2.2 Annet løpende vedlikehold Driftsansvarlig har ansvar for ikke-kritisk løpende vedlikehold, og dette er lagt inn under driftsoppgaven skjøtsel (se pkt. 3.1.3). Dette omfatter mindre, enkle reparasjoner. Andre større og/eller kompliserte ikkekritiske vedlikeholdsoppgaver er å regne som planlagt vedlikehold. 3.2.3 Planlagt vedlikehold Med planlagt vedlikehold menes følgende: Forebyggende vedlikehold som utføres med den hensikt å bevare byggets tekniske standard og øke byggets robusthet mot feil og avvik for dermed å redusere sannsynligheten for at uforutsette avvik oppstår. Reaktivt vedlikehold som utføres for å utbedre ikke-kritiske avvik. Driftsansvarlig har ansvar for at Eier blir informert om forhold som krever iverksettelse av tiltak. 4. Generelle krav til D&V 4.1. Krav til energioptimal drift Bygg og arealer skal driftes energioptimalt med hensyn på: - Temperatur - Ventilasjon - Energiforbruk - Driftstider - Kundetilfredshet (KTI) 4.2. Samsvar med Norsk Standard File: Vedlegg 1.4_SLA Drift og vedlikehold Side 4 av 6
Tilsyn, skjøtsel og vedlikehold skal utføres slik at bygget får en levetid som er i samsvar med relevante retningslinjer fra Norsk Standard. 4.3. Verktøy og forbruksmateriell Driftsansvarlig benytter eget verktøy til arbeidet. Driftsansvarlig holder selv alt forbruksmateriell ifm skjøtsel. 4.4. Brannverntjenester Bygget er oppført, utstyrt og skal vedlikeholdes i samsvar med gjeldende forskriftskrav. Driftsansvarlig skal bl.a. utføre følgende arbeidsoppgaver (ikke uttømmende liste): Utøve brannvernledelse i bygget på vegne av Eier Etablere brannvernorganisasjon i herunder organisasjonsplan, stillingsinstrukser og systembeskrivelser. Opplæring av brannvernorganisasjon Planlegge og avholde brannøvelser med etterfølgende evalueringer Iverksettelse av ekstern kontroll og service på bygg- og branntekniske installasjoner Overordnet intern kontroll av bygg- og branntekniske installasjoner Utarbeidelse av Operasjonell Risiko og Sårbarhetsanalyse (OROS) i henhold til lover og forskrifter Utarbeidelse av - og oppdatering av brannvernmappe for eiendommen Bistå eier med representant ved brannsyn av eiendommen av offentlig myndighet Utarbeide personalorienteringer, oppslag av branninstruks/rømningsplaner, ordensregler mm 4.5. Dokumentasjon og rapportering Utført tilsyn, skjøtsel og vedlikehold skal dokumenteres i henhold til avtalte krav til utførelse. Egne rapporteringsskjema vil bli utformet for formålet. Driftsansvarlig sine interne kontrollaktiviteter skal dokumenteres og rapporteres, herunder for Brannvern, HMS, IKT, mv. Driftsansvarlig skal gi Eier en oversikt over sine interne rutiner knyttet til dokumentasjon, samt rapportering knyttet til D&V. Driftsansvarlig gis for øvrig anledning til å komme med innspill når det gjelder felles rutiner/prosesser for dokumentasjon og rapportering. Forespørselens Generelle del inneholder krav til dokumentasjon og rapportering, det henvises også til Vedlegg 1.1. File: Vedlegg 1.4_SLA Drift og vedlikehold Side 5 av 6
5. Særskilte grensesnitt for drift og vedlikehold Driftsansvarlig har ikke ansvar for: Gjennomføring av service og vedlikehold på anlegg og installasjoner som er omfattet av tidsbegrenset garantiansvar fra leverandør av anlegget. Unntaket er her avgrenset til garantiperiodens varighet. Driftsansvarlig har ansvar for: Etablering og oppfølging av service- og vedlikeholdsavtaler, samt garantiansvarsavtaler med 3. parts leverandør(er) som gjelder for løpende avtalers garantiperiode. Sørge for årlig planlegging, bestilling, oppfølging og rapportering av leveranser fra tredjepart knyttet til oppdraget. Gjennomføring av alle innkjøp knyttet til utførelse av oppgavene, uttak av materiell, klargjøring av utstyr og materiell, samt håndtering av emballasje og avfall. Dersom Eier har etablert eller etablerer særskilte leveringsavtaler med underleverandører, skal Driftsansvarlig tiltre disse avtaler på anmodning. 6. Vedlegg Det henvises til Vedlegg 5_Tegninger og beskrivelser for utdypende informasjon om Mathallen og torgflaten, samt til Vedlegg 6_Prismatriser for opplisting av ytelser som inngår i tjenesteomfanget. 7. Dokumentasjon Det henvises til forespørselens Vedlegg 1.1_SLA generelle ytelseskrav, for ytterligere informasjon om tjenesteomfang og ytelseskrav generelt. File: Vedlegg 1.4_SLA Drift og vedlikehold Side 6 av 6