KVALIFIKASJONS- GRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV Anskaffelse 3/2014 Tjenesteavtale for service, vedlikehold og utskiftning av UPS
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 4 1.4 Kontraktsperiode... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Tilleggsopplysninger... 4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Prosedyre... 5 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse... 5 2.3 Innlevering av forespørsel... 5 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører... 6 2.5 Opplysningsplikt... 6 2.6 Taushetsplikt... 6 2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 6 2.8 Frist for begjæring av midlertidig forføyning... 6 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 6 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 6 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 7 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 7 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE... 8 4.1 Registrering og åpning av forespørsler... 8 4.2 Avvisning... 8 VEDLEGG: HMS-egenerklæring... 9 Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Vann- og avløpsetaaten (VAV), heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i to trinn i forbindelse med anskaffelse av 3/2014 Tjenesteavtale for service, vedlikehold og utskiftning av UPS. Vann- og avløpsetaten forsyner Oslos befolkning med drikkevann og håndterer avløpsvannet. Virksomheten finansieres gjennom vann- og avløpsgebyrer. VAV har ansvar for drift, vedlikehold og fornyelse av byens renseanlegg, ledningsnett og pumpestasjoner for både drikkevann og avløpsvann. Andre viktige oppgaver er forvaltning av vannkildeområder, tilsyn med vassdragene i byen, veiledning og informasjon til kunder, abonnenter og samfunnet for øvrig. Les mer om VAV på http://www.vann-og-avlopsetaten.oslo.kommune.no/ Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Benedicte Kjørsvik E-postadresse : postmottak@vav.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Det er behov for sikker og avbruddsfri strømforsyning ved vannbehandlingsanleggene på Oset og Skullerud. Det er derfor viktig at VAV har UPSer som fungerer godt og som har riktig forebyggende vedlikehold og at det kan kontaktes eksperter som ved behov kan møte opp på anlegget ved eventuelle feil. VAV har behov for en tjenesteavtale for service, vedlikehold og utskiftning av UPSene på Oset og Skullerud vannbehandlingsanlegg. Det er per i dag flere UPSer ved anleggene fra ulike produsenter noe som gjør det vanskelig for en enkelt leverandør å levere tilfredsstillende vedlikehold på alt. Vi ønsker derfor at leverandørene som deltar i denne anskaffelsen setter opp den mest kostnadseffektive livssyklusplanen (LCC) for UPS parken. Det er ønskelig med en vurdering av LCC kostnader tilknyttet evt utskiftning av samtlige UPSer på Oset da vi vet at noen av UPSene vil ha behov for å byttes ut eller det må forventes å bytte batterier i løpet av avtaleperioden. Vi har bl.a. følgende fabrikat og modeller av UPS i våre anlegg i dag: MGE/Galaxy 5000, APC/SURT 10000 XLI + SURT 192 XLBP, Riello UPS/PRP 300 ER, Riello UPS/SPT 6500 A3, MGE/EX 11 RT + Comet EXB 11 RT, Socomec/NRT-OP-MBP. Vann- og avløpsetaten skal inngå tjenesteavtale for service, vedlikehold og utskiftning av våre UPSer ved Oset og Skullerud vannbehandlingsanlegg. Avtalen gjelder for 6 år med mulighet for forlengelse i 2 +2 år. Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 3
1.3 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 8/9 Evaluering av kvalifikasjon og utvelgelse av leverandører 9 Utsendelse av invitasjon til å innlevere tilbud 10 Tilbudskonferanse/befaring 13 Tilbudsfrist 13/14 Tilbudsevaluering 14/15 Forhandlinger 16 Valg av tilbud og utsendelse av tildelingsbrev 17 Karensperiode 18 Kontraktsinngåelse 18 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontraktsperiode Tjenesten skal utføres i 6 år fra kontraktsignering For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for inntil ytterligere 2+2 år på uendrede vilkår. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse 3/2014 Tjenesteavtale for service, vedlikehold og utskiftning av UPS, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 4
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling i to trinn. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter til de som er kvalifisert og som inviteres til å delta i konkurransen. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse Siste frist for innlevering av forespørsel er 14.02.14, kl. 12:00 Forespørsel skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av fristen. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 2.3 Innlevering av forespørsel Forespørselen skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Forespørselen skal avgis i lukket forsendelse og være merket Forespørsel 3/2013 Tjenesteavtale for service, vedlikehold og utskiftning av UPS. Forespørselen skal være på norsk. Forespørselsbrev bes levert på papir, øvrige dokumenter leveres elektronisk (cd eller minnepinne) i Adobe rkiv format. I tillegg bes leverandøren levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Det er ikke adgang til å levere tilbud på e-post. Forespørselen skal leveres til: Ved oppmøte: Ved postsending: Vann- og avløpsetaten v/resepsjonen 1. etasje Herslebs gate 5, 0561 Oslo Vann- og avløpsetaten v/resepsjonen PB 7404 Sofienberg, 0506 Oslo Leverandøren bærer selv risikoen for at tilbud blir levert før utløp av tilbudsfristen. Følgende skal vedlegges forespørsel om deltakelse: Dokumentasjon Jf. Pkt. Format 1. Skatteattest Jf. Pkt. 3.2 Papir 2. Merverdiavgiftsattest Jf. Pkt. 3.2 Adobe 3. HMS-egenerklæring (se vedlegg) Jf. Pkt. 3.2 Adobe 4. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Jf. Pkt. 3.3.1 Adobe Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 5
Dokumentasjon Jf. Pkt. Format 5. Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling Jf. Pkt. 3.3.2 Adobe 6. Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Jf. Pkt. 3.3.3 Adobe Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifiseringsgrunnlaget besvares/belyses. Manglende eller mangelfull innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører Oppdragsgiver vil av de mottatte forespørsler om deltakelse i konkurransen, invitere de 3-5 leverandørene som best oppfyller kvalifikasjonskravene til å inngi tilbud. 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørsel om deltakelse avvises, forkastes eller konkurransen avlyses. 2.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-8. 2.8 Frist for begjæring av midlertidig forføyning Ønsker leverandøren å begjære midlertidig forføyning mot en eventuell avvisning av leverandøren eller forkastelse av forespørsel om deltakelse i konkurransen, må det skje innen 15 dager, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 19-7. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 6
3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Vedlagte HMS-egenerklæring i utfylt og signert stand. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets økonomisk kapasitet til å årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere gjennomføre opplysninger som har relevans for foretakets oppdraget/kontrakten regnskapstall. OG Kredittvurdering/rating, fra offentlig godkjent kredittinstitusjon, som ikke er eldre enn 3 måneder og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 7
Eventuelle samarbeidspartnere for oppdraget skal angis. Hvis samarbeidspartnerne er nødvendige for å oppfylle kvalifikasjonskravet skal det leveres forpliktelseserklæring, jf. FOA 17-8. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves god erfaring fra Referanseliste som viser de viktigste og mest tilsvarende oppdrag. relevante leveranser av service, vedlikehold og utskiftning av UPSer utført de siste tre år. Det skal fremgå hvem som var oppdragsgiver, hvilket arbeid som ble utført, verdien av arbeidet, tidspunkt for utførelse samt navn/telefonnummer på kontaktperson hos oppdragsgiver. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å ta kontakt med referanser. Det kreves god gjennomføringsevne Angivelse av leverandørens totale bemanning og relevante ressurser for dette oppdraget. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem og internkontrollsystem for tjenestene som skal leveres. Redegjørelse og dokumentasjon av leverandørens kvalitetssikringssystem og internkontrollsystem. Leverandøren skal gi en kort redegjørelse for kvalitetssikrings- og internkontrollsystemet som benyttes for angjeldende kontraktsarbeid. Eventuelle samarbeidspartnere for oppdraget skal angis. Hvis samarbeidspartnerne er nødvendige for å oppfylle kvalifikasjonskravet skal det leveres forpliktelseserklæring, jf. FOA 17-9 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE 4.1 Registrering og åpning av forespørsler Innleveringstidspunkt skal påføres forespørslene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at forespørsel er innlevert. Åpningen vil ikke være offentlig. 4.2 Avvisning Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS-egenerklæring, eventuelt etter fastsatt tilleggsfrist for ettersending, og de leverandører som ikke oppfyller fastsatte kvalifikasjonskrav. For øvrig gjelder bestemmelsene om avvisning i forskriften 20-12 fullt ut. Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 8
* * * VEDLEGG: HMS-EGENERKLÆRING Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 9