Opplæring i 10-faktor Innføring i medarbeiderundersøkelsen 10-faktor! Mandal kommune 11. januar 2017 Ved Marianne Hauan Molstad leder/forfatter/foredrags- og kursholder Lysark 1
Innføring i 10-faktor agenda for dagen 1. Introduksjon - kort om medarbeiderundersøkelser 2. Informasjon om 10-faktor som medarbeiderundersøkelse 3. Presentasjon og gjennomgang av de ti faktorene 4. Hvordan følge opp 10-faktor og hva er viktig i oppfølgingsarbeidet 5. Forventninger til leder, tips til forberedelser på veien videre og avrunding av dagen Lysark 2
Til refleksjon. Medarbeiderundersøkelse Hva betyr det for deg? Hvilke erfaringer har du med oppfølging av resultatet? Lysark 3
Del 1 Introduksjon - kort om medarbeiderundersøkelser Lysark 4
Medarbeiderundersøkelser - i medias søkelys.. Spillet rundt medarbeiderundersøkelser (Dagens Næringsliv, april 2013) Medarbeiderundersøkelser; en institusjon moden for revisjon Alle gjør det, få (Johan Velten, Dagsavisa Ledelse 2014) forstår dem! (Christer Mortensen HR Norge 2012) «Jeg lærte en gang at medarbeiderundersøkelser fungerer litt som en håndgranat; når du har dratt ut splinten bør du vite hva du skal gjøre med den» (Christer Mortensen, organisasjonspsykolog, Dagens Næringsliv 2013 Medarbeiderundersøkelser en uutnyttet «skattekiste» (Christina Høyer Glahn, HR Norge 2014) Dyrt og farlig advarer mot feil bruk av medarbeiderundersøkelser (Even Bolstad, HR Norge 2014) Fra tall til tiltak Psykologene, Personal & Ledelse 2012 Lysark 5
Arbeidsmiljølovens kapittel 4 Krav til arbeidsmiljøet Belastning forebygge skader og sykdommer unngå uheldige fysiske belastninger unngå uheldige psykiske belastninger ta hensyn til arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger Kompetanse faglig og personlig utvikling tilstrekkelig informasjon og opplæring integritet og verdighet AML Medvirkning medvirke ved planleggings- og styringssystemer selvbestemmelse, innflytelse, faglig ansvar Jobbinnhold varierte arbeidsoppgaver sammenheng mellom enkeltoppgaver kontakt / kommunikasjon med andre Lysark 6
Hvorfor gjennomfører vi medarbeiderundersøkelser?... fordi det står i Arbeidsmiljøloven?... fordi det forventes? fordi andre gjør det? fordi vi vil vise at vi er gode? fordi det gir bedre måloppnåelse? fordi det bidrar til utvikling? Lysark 7 1
Ulike former for medarbeiderundersøkelser Dialogverktøy Tilstandsrapport Faktaundersøkelse Lysark 8 1
Medarbeiderundersøkelsen en helhetlig prosess Forberedelser Felles handling og oppfølging Gjennomføre måling Felles tolkning og forståelse Lysark 9
Del 2 Informasjon om 10-faktor som medarbeiderundersøkelse Lysark 10
10-FAKTOR Et måle- og utviklingsverktøy Forskningsbasert: bygger på forskning om hva som er viktige innsatsfaktorer for å oppnå gode resultater. Konkret og avgrenset: ti faktorer som er dokumentert viktige og som vi kan gjøre noe med. Medarbeiderskaps- og ledelsesorientert: fanger opp viktige faktorer på medarbeider-, gruppe-, organisasjons- og ledernivå. Utviklingsorientert: måler faktorer som ledere og medarbeidere kan påvirke, og som skal danne grunnlag for medarbeider-, organisasjons- og lederutvikling. Spesielt tilpasset norske kommuner og fylkeskommuner med konkrete spørsmål (utsagn) hvor mestring, motivasjon og bruk av kompetanse står sentralt. Lysark 11
10-FAKTOR Generelle tilbakemeldinger så langt Lett å forstå Rask å besvare Spørsmål/påstand gir mening De ti faktorene - et godt utgangspunkt for dialog; mellom ledere/i ledergrupper mellom ledere og medarbeidere mellom arbeidsgiver og vernetjenesten på individ, gruppe og organisasjonsnivå Gir et felles språk og en felles grunnmur i utviklingsarbeidet Lysark 12
Vi gjør det sammen! Ledere er ansvarlige som pådrivere og tilretteleggere i prosessene Medarbeidere skal inviteres til å reflektere over utviklingsområder og egne bidrag og gjøres medansvarlige for mål og tiltak Hva er viktig å ta tak i og forbedre? Hva er viktig å vedlikeholde og bevare? Lysark 13 1
10-faktor er et måle- og utviklingsverktøy Mestringsorientert ledelse i fokus! Gi retning definere roller, krav og mål Den gode styringsdialogen Oppgaveorientering Relasjonsorientering Endringsorientering - omgivelsene som utgangspunkt! Gi mening motivere og inspirere til måloppnåelse Gi individuell oppmerksomhet og støtte Ledelse med vekt på å gjøre medarbeidere best mulig ut i fra egne forutsetninger! Lysark 14
Før vi går videre.. Hva tenker du så langt? - noe som er uklart? Lysark 15
Lysark 16 Pause 15 minutter
Del 3 Presentasjon og gjennomgang av de ti faktorene Lysark 17
1: Oppgavemotivasjon (mellomliggende driver/faktor) Motivasjon for selve oppgaven/oppgavene i seg selv. Lysark 18 Også kalt indre jobbmotivasjon. Oppgavene oppleves som en drivkraft og som spennende og stimulerende i seg selv. Ekte jobbglede og genuin interesse for det som skal gjøres. Regnes ofte som den viktigste formen for motivasjon! Påvirker innsats, kvalitet, lojalitet og stolthet Påvirkes av mestringsledelse og mestringsklima Bruk av kompetanse, mestringstro og opplevd selvstendighet viktig For å sikre høyest mulig indre motivasjon: Opplevd selvstendighet Prososial motivasjon Mestringsledelse Mestringsklima Eksempel på måleindikator: - Mine arbeidsoppgaver er i seg selv en viktig drivkraft for meg.
2: Mestringstro (mellomliggende driver/faktor) Mestringstroen gjenspeiler hver enkelt medarbeiders tiltro til egen kompetanse og mulighet til å mestre utfordringer i jobbsammenheng. o Også kalt subjektiv mestringsevne. o Avgjørende for motivasjon, innsats og ytelse stor betydning for faktisk mestring. o Reflekterer i hvilken grad medarbeider selv opplever seg selv som kompetent. o Mestringsopplevelse, rollemodeller, tilbakemelding og stressmestring er viktig. Hvordan beholde og styrke mestringstroen? Høy bruk av relevant kompetanse Høy rolleklarhet Høy opplevd selvstendighet Eksempel på måleindikator: - Samme hva som skjer i jobben min, er jeg vanligvis i stand til å takle det. Lysark 19
3: Opplevd selvstendighet (innsatsfaktor) Opplevd tillit og mulighet til å jobbe selvstendig (også kalt jobbautonomi). o Opplevelse av å jobbe selvstendig og gjøre egne vurderinger i jobben sin, basert på egen kompetanse, og innen en definert jobbrolle. o Ha handlingsrom og valgfrihet! Medarbeidere som får jobbe selvstendig, opplever det som tillit og positive forventninger fra leder. Ny forskning tyder på at når medarbeider opplever høy selvstendighet, blir også tjenesten til sluttbruker bedre. Opplevd selvstendighet enkeltfaktor med størst betydning: opplevelse av å få brukt egen kompetanse (pilotstudien). Opplevd autonomi er helt avgjørende for: Indre motivasjon og bruk av egen kompetanse. Lysark 20 Eksempel på måleindikator: - Jeg har mulighet til å tenke og handle selvstendig i jobben min.
4: Bruk av kompetanse (effektfaktor) Medarbeideres opplevelse av bruk av egen kompetanse. o Kompetansemobilisering o Opplevelse av å få brukt egen jobbrelevante kompetanse på en god måte i sin nåværende jobb. o Mulighet til å bruke egen kompetanse = grunnleggende behov for mestring! De faktorene som er viktigst for å oppnå høy bruk av kompetanse er: Opplevd selvstendighet (jobbautonomi) Oppgavemotivasjon (indre motivasjon) Mestringsorientert ledelse Rolleklarhet Mestringstro Mestringsklima For å bedre bruk av kompetanse: Opplevd selvstendighet Indre motivasjon Rolleklarhet Mestringstro Eksempel på måleindikator: - Jeg får brukt det jeg kan (dvs. mine kunnskaper, ferdigheter og evner) slik jeg forventet da jeg tok denne jobben. Lysark 21
Til refleksjon Hva betyr mestringsorientert ledelse for deg? Lysark 22
5: Mestringsorientert ledelse (innsatsfaktor) Ledelse med vekt på at den enkelte skal få utvikle seg og bli best mulig ut i fra egne forutsetninger slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste. Gi retning hvor skal vi definere roller, krav og mål Gi mening hva er grunnen til at vi skal dit motivere og inspirere til måloppnåelse Gi individuell oppmerksomhet og støtte Legger vekt på å bygge høy rolleklarhet, høy oppgavemotivasjon, høy mestringstro og et godt mestringsklima samt å gi medarbeidere høy grad av selvstendighet. Stor betydning på opplevd bruk av egen kompetanse Eksempel på måleindikator - Min nærmeste leder gir meg nyttige råd og støtte slik at jeg kan forbedre meg. Lysark 23
6: Rolleklarhet (innsatsfaktor) Høy rolleklarhet innebærer at forventningene til den jobben medarbeideren skal gjøre er tydelig definert og kommunisert. o Høy rolleklarhet innebærer at medarbeider ikke er i tvil om hvilke oppgaver han eller hun har ansvaret for og hva som forventes for å gjøre en god jobb. o Tydelig kommuniserte forventninger. Høy rolleklarhet har stor betydning for: mulighet til å bruke egen kompetanse viljen til å være fleksibel Tydelige roller reduserer stress, frustrasjon og konfliktnivå blant medarbeidere. Eksempel på måleindikator: - Jeg vet når jeg har prioritert tiden min på jobb riktig. Lysark 24
7. Relevant kompetanseutvikling (mellomliggende driver/faktor) Medarbeiderens opplevelse av mulighet for utvikling av relevant formal- og realkompetanse. Relevant kompetanseutvikling er avgjørende for at medarbeider til enhver tid er best mulig rustet til å utføre sine oppgaver med høy kvalitet. Er avgjørende for de tjenestene som leveres. Faktorene vi måler i 10-faktor er avgjørende kompetansemessige holdninger og oppfatninger som kan utvikles. Kompetanseutvikling er investering i medarbeiderens potensial til å mestre, lære og utvikle seg basert på kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger. Eksempel på måleindikator: - Opplæringen/kompetanseutviklingen jeg får muligheter til å delta ved er tilpasset mine oppgaver. Lysark 25
8: Fleksibilitetsvilje (effektfaktor) Medarbeideres villighet til å være fleksibel på jobb, spesielt i måten å arbeide på. Det å være villig til å tilpasse seg endrede krav og behov. Medarbeidere som er fleksible har et bedre grunnlag for å bruke kompetansen sin og bidra til virksomhetens måloppnåelse ved å levere gode tjenester til hver enkelt bruker. Lederen en viktig premissgiver gjennom kommuniserte forventninger og egen lederstil. Viktig for viljen til å være fleksibel: Mestringstro Nytteorientert motivasjon Eksempel på måleindikator: - Jeg er villig til å gjøre ting på en annen måte enn jeg pleier, hvis min leder ønsker det. Lysark 26
9: Mestringsklima (innsatsfaktor) I et mestringsklima motiveres medarbeidere av å lære, utvikle seg og gjøre hverandre gode fremfor å rivalisere om å bli best. Lysark 27 Kultur for å samarbeide og gjøre hverandre. Omfattende, ny forskning viser at resultater nesten alltid blir bedre i et mestringsklima, spesielt for komplekse, kompetansekrevende oppgaver pga. bedre deling av verdifull kompetanse. Et godt mestringsklima kjennetegnes ved: vekt på læring og samarbeid vekt på å bli god, dvs. best mulig ut fra egne forutsetninger fokus på læring og utvikling gjøre hverandre gode og dele kompetanse Eksempel på måleindikator: - I min avdeling/arbeidsgruppe blir medarbeidere oppmuntret til å samarbeide og utveksle tanker og ideer.
10: Nytteorientert motivasjon (mellomliggende driver/faktor) Motivasjon for å gjøre noe nyttig og verdifullt for andre, også kalt prososial motivasjon. Ønske om å bidra til andres måloppnåelse. Har betydning for: o Innsats for å gi brukere gode tjenester. o Organisasjonens måloppnåelse. o Fleksibilitetsvilje. o Indre motivasjon o Og en rekke andre positive effekter, herunder ressursutnyttelse og måloppnåelse. Styrkes gjennom: Økt mestringstro Godt mestringsklima Lysark 28 Eksempel på måleindikator: - Det er viktig for meg å kunne jobbe med noe som er til nytte for andre.
10-faktor: Innhold og sammenhenger Faktorene i 10-FAKTOR = variabler som er avgjørende for å oppnå gode resultater NB! Måler oppfatninger og til dels også holdninger hos den enkelte medarbeider Aktuell faktor Litt mer om faktoren 1 - Oppgavemotivasjon Motivasjon for selve oppgaven (fagbegrep: indre motivasjon) 2 - Mestringstro Tiltro til egen jobbkompetanse 3 - Opplevd selvstendighet Opplevd tillit og mulighet til å jobbe selvstendig (fagbegrep: autonomi) 4 - Bruk av kompetanse Opplevd bruk av egen kompetanse (fagbegrep: kompetansemobilisering) 5 - Mestringsorientert ledelse Ledelse med vekt på å gjøre medarbeidere best mulig ut fra egne forutsetninger 6 - Rolleklarhet Tydelig kommuniserte forventninger 7 - Relevant kompetanseutvikling Opplevd mulighet for utvikling av relevant formal- og realkompetanse 8 - Fleksibilitetsvilje Villighet til å være fleksibel på jobb 9 - Mestringsklima Kultur for å samarbeide og gjøre hverandre gode 10 - Nytteorientert motivasjon Ønske om å bidra til andres måloppnåelse (fagbegrep: prososial motivasjon) Lysark 29
Lysark 30 LUNSJ Tilbake kl. 1215
10-FAKTOR og sammenhenger De ulike faktorene henger sammen og påvirker hverandre! Medvirkning Involvering Utvikling Avgjørende effekter for måloppnåelse Oppgavemotivasjon Mestringstro Relevant kompetanseutvikling Nytteorientert motivasjon Primære innsatsfaktorer Mestringsorientert ledelse Mestringsklima Opplevd selvstendighet Rolleklarhet Viktige mellomeffekter Bruk av kompetanse Fleksibilitetsvilje Nytt verktøy med mange muligheter! Lysark 31
10-faktor= bevaring og eller forbedring! Faktorene i 10-FAKTOR er sentrale variabler som er avgjørende for å oppnå gode resultater. Faktorene måler oppfatninger og til dels også holdninger hos den enkelte medarbeider. Faktorene kan påvirkes og bidra til endring og utvikling! Lysark 32
Resultat (rapport) fra 10-FAKTOR del 1 10-FAKTOR samlet resultat - eksempel Faktor Navn Enhet xx Norge Beskrivelse Faktor 1 Oppgavemotivasjon 4,8 4,3 Motivasjonen for oppgavene i seg selv, det vil si om oppgavene oppleves som en drivkraft og som spennende og stimulerende. (Også kalt indre jobbmotivasjon) Faktor 2 Mestringstro 4,3 4,3 Mestringstroen gjenspeiler hver enkelt medarbeiders tiltro til egen kompetanse og mulighet til å mestre utfordringer i jobbsammenheng. Faktor 3 Opplevd selvstendighet 4,4 4,2 Medarbeidernes opplevelse av å ha mulighet til å jobbe selvstendig og gjøre egne vurderinger i jobben sin, basert på egen kompetanse, og innen en definert jobbrolle. Faktor 4 Bruk av kompetanse 4,4 4,2 Medarbeidernes opplevelse av å få brukt egen jobbrelevante kompetanse på en god måte i sin nåværende jobb. Faktor 5 Mestringsorientert ledelse 4,2 3,9 Ledelse som vektlegger at den enkelte medarbeider skal få utvikle seg og bli best mulig ut fra sine egne forutsetninger, slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste. Faktor 6 Rolleklarhet 4,3 4,3 Høy rolleklarhet innebærer at forventningene til den jobben medarbeideren skal gjøre er tydelig definert og kommunisert. Faktor 7 Relevant kompetanseutvikling 4,7 3,6 Relevant kompetanseutvikling er avgjørende for at medarbeiderne til enhver tid er best mulig rustet til å utføre sine oppgaver med høy kvalitet, og er avgjørende for kvaliteten på de tjeneste som leveres, uansett hvilken type tjeneste vi snakker om. Faktor 8 Fleksibilitetsvilje 4,9 4,5 Medarbeiderens villighet til å være fleksibel på jobb og tilpasse sin måte å jobbe på til nye behov og krav. Faktor 9 Mestringsklima 4,1 4,0 I et mestringsklima motiveres medarbeiderne av å lære, utvikle seg og gjøre hverandre gode, fremfor å rivalisere om å bli best. Faktor 10 Nytteorientert motivasjon 4,5 4,6 Motivasjon for å gjøre noe nyttig og verdifullt for andre, også kalt prososial motivasjon, er en viktig drivkraft for mange og har en rekke godt dokumenterte, positive effekter. Lysark 33 1
Resultat (rapport) fra 10-FAKTOR del 2 En oversikt for hver faktor. Lysark 34
Til refleksjon Nytt og spennende eller nytt og forvirrende? Hva ser du frem til? Lysark 35
Grunnlag for endring og utvikling Hvor starter vi? Hva er viktig? Gjøre Ville Akseptere Forstå Lysark 36 2
Vi minner om! Ledere er ansvarlige som pådrivere og tilretteleggere i prosessene Medarbeidere skal inviteres til å reflektere over utviklingsområder og egne bidrag og gjøres medansvarlige for mål og tiltak Hva er viktig å ta tak i og forbedre? Hva er viktig å vedlikeholde og bevare? Lysark 37 1
10-FAKTOR = viktig verktøy for god HR og for organisasjonsutvikling Helt i takt med tiden; helsefremmende perspektiv fokus på nærvær mestringsorientert motivasjonsfokusert kompetansemobiliserende Lysark 38
pause 15 minutter Lysark 39
Del 4 Hvordan følge opp 10-faktor og hva er viktig i oppfølgingsarbeidet Lysark 40
Det å skape forpliktelse, eierskap og engasjement! Lysark 41
Oppfølgingsarbeid satt i system Dialogmodellen Målrettet, systematisk og over tid for å oppnå endring og utvikling Tiltaksmøtet Metoder/verktøy Lysark 42
Dialogmodellen Fremtidsfokus det du kan gjøre noe med! Hva ønsker du å bidra med? Lysark 43
Hva ønsker du å bidra med? Oppfølgingsarbeidet skjer ved dialog i gruppen Det finnes ingen fasitsvar som er definert på forhånd Det kommer ingen konsulent som sier hva som er bra eller dårlig Det er gruppen selv som finner svarene på hva som bør gjøres Godt arbeidsmiljø er felles ansvar som skapes sammen! Lysark 44 1
Fokuser på det du kan gjøre noe med fremtiden! Hvis vi tar utgangspunkt i resultatet fra 10-faktor: Hvorforspørsmål: Bidrar til å fokusere på fortid. Gjort er gjort og spist er spist Hvordan-spørsmål og hva-spørsmål: Svarene peker på muligheter og skaper handlingsrom! Fortid Her og nå Fremtid Lysark 45 1
Gjennomføring av tiltaksmøter 1. Åpning av tiltaksmøtet: Dagsorden, spilleregler og modell 2. Presentasjon av resultater: Gjennomgang av resultatet i fellesskap 3. Diskusjon og forankring: Bearbeiding, forståelse og eierskap 4. Velge fokusområder: Område for bevaring og område for forbedring 5. Utarbeide målbilde: Avklare fremtidsbildet (hvor skal vi og hva skal vi oppnå?) 6. Konkretisere tiltak: Konkrete aktiviteter (SMARTE-tiltak) med ansvar og frist 7. Oppsummering og avslutning: Evaluering og videre oppfølging Lysark 46 1
Aktuelle metoder - prosess Metoder Hvordan få til en god dialog Åpne spørsmål Rundeprinsippet Summegrupper IGP (individ-gruppe-plenum) Coachende spørsmål Omvendt tenkning Geografiprinsippet Avstemning Lysark 47
Aktuelle verktøy - prosess Verktøy Hvilke hjelpemidler kan brukes Aktiv bruk av lapper Pedagogisk sol Prosesstre Parkeringsplassen Tavle/ark/whiteboard SØT-modellen Prioriteringsmatrisen Analysekrysset Lysark 48
Viktige støttespillere underveis Hva kan verneombud og eller tillitsvalgt bidra med? Oppmuntre til deltakelse Samarbeide med leder/ledelsen Delta aktivt i personalmøte/oppfølgingsmøte (tiltaksmøte) Være samtalepartner for medarbeidere underveis Arrangere «eget» erfaringsmøte etter gjennomført prosess Lysark 49 2
Til refleksjon Noe du tror kan bli spesielt utfordrende for deg med oppfølging av 10-faktor? Lysark 50
pause 15 minutter Lysark 51
Del 5 Forventninger til leder, tips til forberedelser på veien videre og avrunding av dagen Lysark 52
Ledelse gjør en forskjell! Kunnskap - hva vi kan Handling - hva vi gjør Kommunikasjon - hva vi sier Holdning - hva vi aksepterer Din påvirkningskraft som leder er stor større enn du tro! Lysark 53
Når leder skal være prosessveileder.. Avklare og oppsummere Dra sammen resultatet Få alle med i dialogen Lysark 54
Tilbakemeldinger og dialogkultur Medarbeidere ønsker og forventer noe annet enn deg som leder Medarbeidere utfordrer din egen innsats og prioritering som leder Lysark 55
Hvordan få til ønsket endring og utvikling? Det handler om oppfølgingsarbeidet! Det handler om hva hver og en av oss kan forplikte oss til og ville bidra med Forpliktelse, eierskap, ansvarliggjøring og engasjement! Lysark 56
Hvordan komme i gang? 1. Bli kjent med de ti faktorene og hvordan oppfølgingen skal gjennomføres. 2. Sett deg inn i fremdriftsplanen med aktiviteter og frister. 3. Avklar rammen for oppfølgingsarbeidet du er ansvarlig for Møtetidspunkt når og hvor? Tidsramme hvor lang tid skal vi bruke? 4. Informasjon til medarbeidere I forkant skal rapporten deles ut på forhånd? Er de kjent med hva som skjer når? 5. Gjennomgangen av resultatet planlegg prosessen! Agenda for oppfølgingsmøtet - struktur, innhold og tidsplan Metoder og verktøy hvilke metoder og verktøy vil jeg bruke? Praktiske hjelpemidler hva trenger jeg av utstyr i rommet? 6. Forberedelser noe jeg bør være spesielt oppmerksom på? Se nærmere på dialogmodellen og mulige fallgruvene Tenkt gjennom din rolle som leder, hvordan du vil reagere underveis, hva du eventuelt bør øve på og hvordan du kan involvere verneombudet Lysark 57
Før vi avrunder dagen i dag.. Alt ok eller noe du lurer på? Hva bør du forberede deg på? Lysark 58
Ny opplæringsdag i mars 2. mars 2017: Oppfølging av 10-faktor Oppfølgingsarbeidet i praksis ved gjennomgang av rapporter, dialogmodell, rollen som prosessveileder, trening på ulike metoder og verktøy, hvordan lage smarte-tiltak, utarbeide en realistisk handlingsplan samt bruk av 10-faktor i videre utviklingsarbeid. Lysark 59
Hvor finner jeg mer informasjon? Nettsiden www.10-faktor.no Generell informasjon Presentasjoner Arbeidshefte om 10 faktor Boka Medarbeiderundersøkelsen gjennomført hva nå? Boka «10-faktor» Kurspresentasjoner Kontaktpersoner Lysark 60
Lykke til! Takk for meg vi ses i mars. Lysark 61