Oslo kommune Bydel Grorud Bestillerenheten KVALIFIKASJONS- GRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV Helgeavlastningstilbud i bolig Saksnr: 201300159 Postadresse: Telefon: 02180 Bankkonto: 1315 01 00814 Ammerudveien 22 Telefaks: 23 42 19 01 Org.nr. 974 778 866 0958 Oslo E-post: postmottak@bgr.oslo.kommune.no
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OPPDRAGET...3 1.1 Oppdragsgiver...3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang...3 1.3 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen...3 1.4 Kontraktsperiode...4 1.5 Kunngjøring...4 1.6 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune...4 1.7 Tilleggsopplysninger...4 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget...4 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN...4 2.1 Prosedyre...4 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse...5 2.3 Innlevering av forespørsel...5 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører...5 2.5 Opplysningsplikt...6 2.6 Taushetsplikt...6 2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver...6 2.8 Internbud...6 2.9 Frist for begjæring av midlertidig forføyning...6 3. KRAV TIL LEVERANDØRENE...6 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav...6 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav...6 3.3 Andre kvalifikasjonskrav...7 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling...7 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling...7 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner...7 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE...8 4.1 Registrering og åpning av forespørsler...8 4.2 Avvisning...8 VEDLEGG...8 2
1. OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Bydel Grorud, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av et helgeavlastningstilbud i bolig for et barn på fire år med cerebral parese, epilepsi og funksjonshemming. Bydel Grorud ligger nordøst i Oslo, ved markagrensen. Bydelen har 26.000 innbyggere og vi administrerer 50 kommunale tjenestesteder med 800 årsverk. Vårt mål er at alle bydelens brukere av helsetjenester skal oppleve å være godt ivaretatt både faglig og menneskelig. Vi vektlegger brukermedvirkning. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Linda Røgeberg E-postadresse : linda.rogeberg@bgr.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Formålet med konkurransen er å fremskaffe et kvalitativt godt og kostnadseffektivt avlastningstilbud, med nødvendig oppfølging for et barn på fire år med cerebral parese, epilepsi og funksjonshemming Bydel Grorud ønsker å prekvalifisere leverandører som kan levere et helgavlastningstilbud hver tredje helg, fra fredag ettermiddag til mandag morgen. Avlastningsstedet skal ligge maksimalt 60 minutter fra Ammerudveien 22, Oslo - målt med reiserute på http://visveg.vegvesen.no. Transport til og fra barnehage/skole/sfo skal være inkludert i tilbudet. 1.3 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen Planlagt dato/uke Aktivitet 11.03.2013 Frist for å stille spørsmål om kvalifikasjonsgrunnlaget 18.03.2013 Frist for forespørsel om deltakelse Uke 12 Evaluering av kvalifikasjon og utvelgelse av leverandører 26.03.2013 Utsendelse av invitasjon til å innlevere tilbud 08.04.2013 Frist for å stille spørsmål om konkurransegrunnlaget 22.04.2013 Frist for å levere tilbud 22.04.2013 Tilbudsåpning Uke 17 Tilbudsevaluering og eventuelle avklaringer Uke 18 Befaringer Uke 19 Forhandlinger 3
Uke 20 Valg av tilbud 15.05.2013 Utsendelse av tildelingsbrev 29.05.2013 Klagefrist 30.05.2013 Kontraktsinngåelse 20.06.2013 Oppstart av kontrakt 1.4 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er 2 år med opsjon på ytterligere 1+1+1+1. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.6 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune Konkurransen er også kunngjort på Oslo kommunes anskaffelsesportal. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via portalen. Unntak er innsendelse av leverandørenes spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget eller konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. 1.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse helgeavlastning i bolig, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres i Oslo kommunes anskaffelsesportal. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter til de som er kvalifisert og som inviteres til å delta i konkurransen. Forhandlinger er tillatt. 4
2.2 Frist for forespørsel om deltakelse Siste frist for innlevering av forespørsel er 18.03.2012 kl 10.00. Forespørsel skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av fristen. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 2.3 Innlevering av forespørsel Forespørselen skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Forespørselen skal avgis i lukket forsendelse og være merket Forespørsel helgeavlastning i bolig. Forespørselen skal være på norsk og leveres i to eksemplarer, samt en sladdet versjon. Forespørselen skal i tillegg leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Forespørselen skal leveres til: Navn: Bydel Grorud v/linda Røgeberg Adresse: Ammerudveien 22 0958 Oslo Forespørselen leveres på Servicetorget. Forespørselen skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Følgende skal vedlegges forespørsel om deltakelse: Dokumentasjon Skilleark Skatteattest, jf. punkt 3.2 1 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 2 HMS-egenerklæring (se vedlegg), jf. punkt 3.2 3 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. 4 punkt 3.3.1 Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. punkt 5 3.3.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 6 punkt 3.3.3 Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifiseringsgrunnlaget besvares/belyses. Manglende eller mangelfull innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører Oppdragsgiver vil av de mottatte forespørsler om deltakelse i konkurransen, invitere de fire til seks leverandørene som best oppfyller kravene knyttet til leverandørens faglige kvalifikasjoner jfr. pkt. 3.3.3 til å inngi tilbud. 5
2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørsel om deltakelse avvises eller konkurransen avlyses. 2.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta. 2.8 Internbud I denne konkurransen åpnes det for at Oslo kommunes øvrige virksomheter kan forespørre om å delta i konkurransen. 2.9 Frist for begjæring av midlertidig forføyning Ønsker leverandøren å begjære midlertidig forføyning mot en eventuell avvisning av leverandøren eller forkastelse av tilbudet, må det skje innen 15 dager, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 10-3. 3. KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede Skatteattest for henholdsvis skatt og forhold med hensyn til skatte- merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder og merverdiavgiftsinnbetaling gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal levere HMSegenerklæring (Se vedlegg) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt og signert HMS-egenerklæring (Vedlegg 1) Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte- /merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 6
3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som økonomisk kapasitet til å baserer seg på siste kjente regnskapstall. gjennomføre oppdraget/kontrakten Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves at Beskrivelse av hvordan Leverandøren sikrer tilgang på Leverandøren har en kvalifisert personell og eventuelt skal bygge opp organisasjon som har god organisasjonen for å kunne utføre tjenesten. gjennomføringsevne. Minimum 3 utfylte og signerte referanseskjemaer, jfr. Det kreves at Leverandøren har erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres. Vedlegg 2. Liste over de viktigste relevante leveranser eller utførte tjenester, herunder opplysninger om verdi, varighet og navn på oppdragsgiver og beskrivelse av hvorfor leveransen er relevant for oppdraget her, jfr. vedlegg 3. Med tilsvarende oppdrag menes avlastningstilbud i bolig. Redegjørelse for Leverandørens kvalitetssystem, eventuelt kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon. Redegjørelsen skal minimum inneholde kopi av innholdsfortegnelse, en kort beskrivelse av systemet(-ene) mht. oppbygging, arbeidet med revisjoner, implementering og informasjon til og opplæring av ansatte. Leverandørens faglig ansvarlige skal ha relevant treårig helsefaglig høgskoleutdanning og kompetanse i forhold til Autorisasjonsbevis, eksamensbevis og dokumentert arbeidserfaring med kvalifikasjoner fra relevant arbeid for faglig ansvarlig hos Leverandør. 7
Krav barn med cerebral parese, epilepsi og funksjonshemming. 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE 4.1 Registrering og åpning av forespørsler Innleveringstidspunkt skal påføres forespørslene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at forespørsel er innlevert. Åpningen vil ikke være offentlig. 4.2 Avvisning Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMSegenerklæring og de leverandører som ikke oppfyller fastsatte kvalifikasjonskrav. For øvrig gjelder bestemmelsene om avvisning i forskriften 11-10 fullt ut. * * * Dato: Oslo, 28.02.2013 Marit Jansen bydelsdirektør VEDLEGG 1. HMS-egenerklæring 2. Referanseskjema 3. Leveranseliste 8