Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: 11.12.2013, Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 18:30 Møtested: Rådhuset, møterom «Møterom 1» (gamle rådhus) Fra til saksnr.: 13/63-13/68 Frammøte: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Leder (ikke foretatt nyvalg) Aasmund Sjøberg (Ap) Jan Moen (H), fung. leder x Inger Haugene (Sp) x Espen Glomsrød (MDG) 2. vara Odd Riise (Ap) x Egil Lund Pettersen (Frp) x Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon: Anders Svarholt fra Østfold kommunerevisjon Møtende fra administrasjonen: Ingen Merknader Til dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Gjennomgang av saksliste og debatt om lukking: se protokoll sak 13/63.
Kontrollutvalget Haldens møte 11.12.2013 Sakliste PS 13/63 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 13/64 Godkjenning av protokoll fra møtet den 20.11 2013 PS 13/65 PS 13/66 Forvaltningsrevisjon av Rokke avfallsanlegg - status for prosjektet Oppdrag fra kommunestyret - gjennomgang av pensjon - presisering av bestilling PS 13/67 Møteplan for 1. halvår 2014 PS 13/68 Eventuelt PS 13/63 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte, holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpen under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. I åpent møte ble vedtatt at dørene skulle være lukket under behandling av sak 13/65 Hjemmel: Kl. 31. pkt 5: Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte (.), og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Jf. Offl. 14 og 16: 14: Eit organ kan gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing. 16: 14 gjeld likevel for dokument som blir utveksla mellom kommunale og fylkeskommunale kontrollutval og sekretariatet til utvalet. Altså: orienteringen gis som et ledd i kontrollutvalget interne saksforberedelse. Det ble meldt om fire saker under Eventuelt Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 11.12.2013: 1. Innkalling og saksliste godkjennes 2. Sak 13/65 behandles for lukkede dører
PS 13/64 Godkjenning av protokoll fra møtet den 20.11 2013 1. Protokoll fra møtet 20.11 2013, godkjennes Sekretariatet informerte kontrollutvalget om at en kopieringsfeil i protokollen fra 6.11 er rettet opp (sak 13/59) og rettet versjon er publisert på nettsiden og arkivert. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 11.12.2013: 1. Korrigert protokoll fra møtet 20.11 2013, godkjennes PS 13/65 Forvaltningsrevisjon av Rokke avfallsanlegg - status for prosjektet 1. Informasjon om status for prosjektet «Anskaffelser Rokke avfallsanlegg» tas til foreløpig orientering 2. Endelig rapport, med rådmannens høringsuttalelse, behandles i kontrollutvalget i første møtet i 2014 Revisor redegjorde for status for prosjektet. På bakgrunn av informasjonen som kom fram i redegjørelsen, bestemte kontrollutvalget å justere på problemstillinger, å utvide mandatet noe og utvide fristen for levering av ferdig rapport. Opprinnelige problemstillinger er basert på bestemte fakta. I møtet framkom blant annet at dette faktagrunnlaget er usikkert og det vil være mest hensiktsmessig å omformulere problemstillingene i forhold til dette. F. eks vil revisor endre fra å spørre «Hva er årsaken til at overordnet ledelsesnivå i kommunen ikke involveres..» til å spørre «Er det slik at overordnet ledelsesnivå i kommunen ikke involveres..» Revisor informerte også om at det vil være behov for å foreta flere intervjuer for å få kartlagt fakta. Revisjonen har også avdekket det som kan være kritikkverdige forhold, men som ikke inngår i revisjonens opprinnelig mandat. Kontrollutvalget ønsker å få dette belyst nærmere. Kontrollutvalget vil også sende et brev til ordfører for å informere ham om mangelfull oppfølging og respons fra administrasjonen som har ført til hindringer og forsinkelser i revisjonens arbeid med dette prosjektet.
Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 11.12.2013: 1. Informasjon om status for prosjektet «Anskaffelser Rokke avfallsanlegg» tas til etterretning 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om sende et brev til ordfører på vegne av kontrollutvalget, der ordfører informeres om mangelfull oppfølging og respons fra administrasjonen som har ført til hindringer og forsinkelser i revisjonens arbeid med dette prosjektet. 3. Problemstillingene justeres og mandatet utvides i henhold til de behov og signaler som er gitt i møtet. 4. Ressursrammen utvides i forhold til det som framkommer i pkt. 3. Revisjonen bes om å levere et estimat til neste møte. 5. Endelig rapport, med rådmannens høringsuttalelse, behandles i kontrollutvalget i løpet av våren 2014 PS 13/66 Oppdrag fra kommunestyret - gjennomgang av pensjon - presisering av bestilling Saken legges fram uten forslag til vedtak Kontrollutvalget Haldens behandling 20.11.2013: Sak 13/58 ble utsatt pga. utsatt møte med rådmann og ordfører Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 20.11.2013: Saken utsettes Sekretariatet og leder informerte kontrollutvalget om møtet med kommuneledelsen 20.11. På dette møtet ble kommunestyrets vedtak fra 17.10, tolket. «Pensjonskostnader. Kommunestyret gir kontrollutvalget i oppdrag å iverksette tiltak for kontroll/revidering av kommunens pensjonskostnader. Kostnader til ekstern bistand legges følges opp i budsjett for 2014.» Bestemmelsene i Forskrift om offentlige anskaffelser legges til grunn for oppdraget: 3-1. Grunnleggende krav for alle anskaffelser Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse uansett hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes. Kjøpet kan defineres som enkeltkjøp/kjøp med lav terskelverdi (kr 100.000,- til 500.000,-) som ikke er inkludert i forpliktende rammeavtaler. I møtet med kommuneledelsen var det enighet om å spørre minst tre selskaper om å komme med tilbud på dette oppdraget. Deloitte, BDO og Østfold kommunerevisjon IKS, ble nevnt. På grunnlag av dette, la sekretariatet fram for kontrollutvalget et forslag til bestillingstekst og et forslag til vedtak som utvalget sluttet seg til.
Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 11.12.2013: 1 Kontrollutvalget foretar et enkeltkjøp og gjennomfører konkurranse i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 3-1. Tre selskaper inviteres til å komme med tilbud: Deloitte, BDO og Østfold kommunerevisjon IKS 2 Prosjektet finansieres over budsjettet for kontroll- og tilsyn for 2014, innenfor en ramme på 200 timer. Dette under forutsetning av budsjettforslaget blir vedtatt i kommunestyret 19.12. 3 Formålet med undersøkelsen er å øke kommunens kunnskap om hva som påvirker variasjon i kommunens pensjonsutgifter. 4 Kontrollutvalget ønsker å få belyst følgende problemstillinger: 1 Hvordan er sammenhengen mellom kommunens pensjonskostnader og de løpende GKRS/aktuarberegningene? Hvordan er kommunens økonomiske forpliktelser i HKP i tidsperspektivet 2009-2013 sett i forhold til aktuarberegninger i samme periode. Hvordan vil revisjonsselskapet vurdere GKRS-beregningene* sett i forhold til gjeldende regelverk *(grunnlagsdata om medlemmene: kjønn, alder tjenestetid, forventet levealder, lønnsvekst og avkastning på pensjonsmidler etc.) Hvordan er utviklingen i HKP opp mot utviklingen i Statens pensjonskasse (lærere) og KLP (sykepleiere) i perioden 2009-2013. En statistisk sammenligning. Hvordan kan evt. avvik forklares? 2 Hvordan er sammenhengen mellom den økonomiske utviklingen i HKP og kommunens pensjonskostnader: Hvordan påvirkes Halden kommunes pensjonskostnader av kapitalkravet til HKP? Hvordan påvirkes Halden kommunes pensjonskostnader ved over/underskudd i HKP? PS 13/67 Møteplan for 1. halvår 2014 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 1. halvår 2014: 22. januar 19. mars 21. mai Møtene starter kl. 17.00 Vedtaket ble som innstillingen
Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 11.12.2013: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 1. halvår 2014: 22. januar 19. mars 21. mai Møtene starter kl. 17.00 PS 13/68 Eventuelt Fire saker ble tatt opp under «Eventuelt»: 1. Sekretariatet informerte om kontrollutvalgskonferanser i 2014 kontrollutvalget bestemmer hvem som drar. 2. Kommunens tilskudd til prosjektet «Allsang» med Grensearena som arrangør. Egil Lund Pettersen har stilt spørsmål til om dette er i henhold til Lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget ble underrettet om ordførerens svar til kontrollutvalget leder. 3. Saker fra kontrollutvalget til kommunestyret hva er status for saken om «likviditetssituasjonen» som ble sendt til kommunestyret 7.11? 4. Møtegodtgjørelse til fast møtende varamedlem skal ikke han også han ha den faste delen av møtegodtgjørelsen? Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 11.12.2013: 1. Kontrollutvalget avventer med å bestemme hvem som drar på kontrollutvalgskonferanse i 2014 til nytt kontrollutvalg er valgt. Fortrinnsvis bør leder og nestleder dra. 2. Kontrollutvalget har vurdert ordførers tilsvar til leder, og kommet til at utvalget ikke vil gå videre med saken. 3. Sekretariatet sender en forespørsel til ordfører om når saken vil bli behandlet i kommunestyret. Sekretariatet gir da samtidig et estimat for hvor mange timer som vil medgå til oppdraget. 4. Sekretariatet sender en henvendelse til politisk sekretariat om fast møtegodtgjørelse til fast møtende varamedlem.