Flatås Idrettslag Innkalling til Ekstraordinært Årsmøte 9. desember 2013 kl 18.00 Sted: Flatåsen skole, Nedre bygg Formidlingsrom 1 Saksliste: 1. Åpning godkjenne de stemmeberettigede 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Valg av dirigent, sekretær, tellekorps, redaksjonskomite og 2 personer til å underskrive protokollen. 4. Kommunalråd Geir Waage fra Trondheim Kommune. Orienterer om: Reguleringsplan Muligheter for investerings- og senere driftstilskudd. 5. Sak til behandling Flatåshallen Utredning, bygging av en kombinert flerbruks- og fotballhall der Flatås Idrettslag er byggherre. Styret
1 Styret Flatås idrettslag Sted/dato: Flatåsen, 23/11 2013 Utarbeidet av: Helge Harsvik Sak nr: Videre utredning av Flatåshallen Antall vedlegg: 0 Flatåshallen Utredning om bygging av en kombinert flerbruks- og fotballhall der Flatås IL er byggherre. Sammendrag om saken: Hovedstyret har lojalt arbeidet med planene om en flerbrukshall slik årsmøte har vedtatt. Framdriften har ikke vært slik vi har ønsket det. Tross både politisk og administrativt påtrykk mot kommunen, har saken ikke gitt noen akseptabel fremdrift. Lovnader om å få igangsatt reguleringsprosessen, har til nå smuldret bort. Etter politisk påtrykk fra idrettslaget mot Posisjonen i kommunen den siste tiden, ser det nå imidlertid ut til at reguleringsarbeide kommer i gang. Flatåsen Arbeiderlag har også engasjert seg sterkt i denne prosessen. Vi håper nå at reguleringsarbeidet i kommunens regi, kan starte innen kort tid. Uavhengig av halltyper er dette noe som må avklares først. Kostnaden til reguleringen må dekkes av kommunen. Vi har nå på høgt politisk- og administrativt nivå i kommunen, fått klare signaler på at kommunen ikke har investeringsmidler til å igangsette bygging av en flerbrukshall i løpet av de 2 første år som er vår tidshorisont for en hall. Dette betyr at skal vi få en hall innen vår tidshorisont, må vi stå som byggherre. Fotball- og håndballavdelingen ønsker at nåværende plan om en flerbrukshall bygd i kommunal regi stoppes. I stedet utredes bygging av en kombinert flerbruks- og fotballhall. Hovedstyret støtter at Flatås IL står som byggherre. Videre er det nå fornuftig å utrede muligheten av å få bygd en kombinert hall. En slik halltype vil desidert gi det beste sportslig tilbud til idrettslagets medlemmer, dersom dette er økonomisk realiserbart. Finansiering må utredes, men vil hovedsaklig baseres på et engangs- og årlige driftstilskudd fra kommunen, tilskudd tippemidler, banklån, egenkapital samt private sponsorer og tegning av andelsbrev fra medlemmene i idrettslaget. Til dekning av avdrag, renter og driftskostnader vil vi være avhengig av årlige driftstilskudd fra kommunen. Inntekter i form av ekstern og intern leie må også utredes. Hva har skjedd i hallsaken til nå: Arbeidet med Flatåshallen har mer eller mindre pågått siden 2008. Årsmeldingene fra og med 2008 beskriver prosessen som har pågått med utredninger, engasjering av arkitekt, kostnader med fremming av reguleringsplan, og om optimisme og skuffelser etter møter med kommunen. Dette har tæret på tillitsvalgte som gjør en stor innsats for barn og ungdom på Flatåsen.
2 Punktvis kan historien beskrives slik: 1. Årsmøter i Flatås IL. Arbeidet omtalt i årsmeldingen fom 2008. Årsmøte gjorde følgende vedtak i 2012: «Årsmøtet gir styret fullmakt til å arbeide videre med Flatåshallen som skissert. Skjer det i løpet av 2012 vesentlige endringer i planene innkalles til ekstraordinært årsmøte.» I 2013 ble det fra årsmøte protokollert: «Det vises til omtale i årsmeldingen. Selv om framdriften har vært mindre enn forventet, ønsker Styret å fortsette arbeidet med Flatåshallen. Det ble i 2012 budsjettert med kr 125.000, men det ble bare brukt kr 53.111. Oppfølgingen mot kommunen vil fortsette i 2013. Styret har derfor i 2013 budsjettert med kr 50.000 til å utarbeide reviderte tegninger, samt kostnadsoverslag på bygget og finansieringsplan. Vedtak: Årsmøtet gir Styret fullmakt til å arbeide videre med Flatåshallen ut fra saksredegjørelsen og budsjettrammen på kr 50.000.» 2. Idrettsrådet. Trondheim Idrettsråd har satt Idrettshall, Flatåsen på plass nr. 12, på idrettens prioriteringsliste datert 20.11.2012. Dette gjelder forslag inn mot kommunal finansiering/delfinansiering av større idrettsanlegg i Trondheim, i perioden 2013 2016. Idrettsrådet har så langt gjort det de lovte i møter sommeren 2012. Idrettens prioriteringsliste er gjort kjent i politisk miljø i Rådhuset (alle partier) og Trondheim Kommune v/enhet Idrett og friluftsliv. 3. Reguleringsplan. Trondheim, kommune. Avholdt flere møter med Idrett og Fritid og Byplankontoret. Dette har vært en særdeles «tung» sak for Styret. Det er sendt et privat reguleringsforslag, datert 07.02.2012. Forslag om plassering er på nåværende grusbane mellom Flatåsen skole (nedre bygg) og Kunstgressbanen. Dette er i dag regulert som friområde og må reguleres til idrettsformål. Svarbrev fra Byplankontoret i mars 2012 var at regulering ikke kan skje før: idrettshall på Flatåsen blir satt opp på Idrettsrådets prioriteringsliste. Idrettsrådets prioriteringsliste datert 11.11.2011 viser at Idrettshall/flerbrukshall på Flatåsen, ikke er blant de prioriterte idrettsanlegg for kommunal finansiering/delfinansiering av større idrettsanlegg i Trondheim. Idrettslagets styre har i brev november 2012 til Byplankontoret skrevet at «Det kan vel ikke være en oppgave for et idrettslag og regulere kommunal grunn til en idrettshall?» Byplankontoret sier i sitt svar i desember 2012 at dette er en sak som Enhet for Idrett og Friluftsliv i kommunen må svare på. Og der står saken. Som ett innspill til prosessen med bl.a. hall på Flatåsen har Idrettsrådet skrevet følgende:
3 Idrettsrådet i Trondheim har kommentert forslag til kommuneplanens arealdel for perioden 2012 2024 med følgende: område nr. 79: Flatåsen Flatås IL arbeider med planer om etablering av en flerbrukshall ved skolen på Flatåsen. Dette må det tas hensyn til i det videre arbeidet med arealdisponeringen i området 4. Arkitekt Grimstad og Tønsager AS Utarbeidet tegninger, kostnadsestimat og søknad om privat reguleringsforslag. Hallen vil ha en universell utforming. Det legges til rette for flere typer aktiviteter og fasiliteter. Kravene fra departementet for godkjenning av spillemiddelsøknad skal oppfylles. 5. Flatåsen Arbeiderlag har vært en pådriver fått til flere møter med den politiske ledelse i kommunen. Kulturkomiteen har bla deltatt på et av møtene. Det var våren/sommeren 2012 flere møter med bl.a Flatåsen Arbeiderlag, Idrettsrådet i Trondheim og avdeling for Næring og kultur, Idrett og friluftsliv (IF), for å få en raskere prosess med reguleringen. Tross en rekke møter på høyt politisk plan, har vi ikke fått endelig klarsignal verken for reguleringsplanen eller byggingen. 6. Flatåsen skole har kommet med behovsvurdering for skolens bruk. 7. Fotball- og Håndballavdelingen har avholdt møte med Trondheim kommune avd Idrett og Friluftsliv og fremmet eget prosjekt 27/6 2013. Halltype Den opprinnelige planen var basert på en flerbrukshall der kommunen skulle stå som byggherre. Denne er mht rombehov ferdig utredet. Det er tatt hensyn til at andre idretter, mindre idretter skal inn samt at skolens behov er ivaretatt. Uansett om det blir valgt en kombinert løsning med en fotballhall, vil dette rombehovet for flerbrukshallen fortsatt stort sett være det samme. Flerbrukshallen er på det nærmeste ferdig utredet. Videre utredning vil derfor bli konsentrert om det er mulig få bygd en kombinert flerbruks- og fotballhall. Utfordringen vil være: 1. Reguleringsplanen. Er arealene stor nok for en slik hall? 2. Finansiering og drift. Hva kan kommunen bidra med? Den videre utredning må avklare dette. Entreprenør- kontra arkitekt-tegnet hall. Til nå har vi engasjert arkitekt til plantegningene. Styret vil vurdere om en fra nå av skal gå direkte mot entreprenører som leverer slike haller. I og med at Flatås IL ikke har noen bred byggherre-kompetanse, bør en nok gå for totalentreprise. Valgt entreprenør vil da være ansvarlig for å levere en «nøkkelferdig» hall. Her kan vi søke råd hos både kommunen og andre idrettslag som har bygd tilsvarende haller.
4 Organisering av det videre arbeidet Dette er den største økonomiske satsingen i idrettslagets historie. Det er derfor vikltig at dette prosjektet har en bred forankring i hele idrettslaget. Utredningsprosjektet må forankres i Styret som har det juridiske og økonomiske ansvaret. Forslaget er at styret utgjør Styringsgruppen. Styret oppnevner en Prosjekteringsgruppe med representanter fra Styret, Fotball, Håndball og eventuelt andre avdelinger. Styringsgruppen (Hovedstyret) er beslutningstaker ut fra Årsmøtets vedtak i saken. Styringsgruppen gir nødvendige instrukser og avklaringer til Prosjektgruppen. Prosjektgruppen rapporterer til Styringsgruppen. Det skrives referat fra møtene. Strategiske forutsetninger: Planer om en flerbrukshall ble av Styret vurdert allerede i 2002. Imidlertid ble byggingen av Kunstgressbanen gjennomført i 2004 og hallplanene i idrettslagets regi ble stilt i bero. Håpet var at kommunen ville bygge en hall når skolen ble rehabilitert. Det skjedde ikke. Styret har nå i 5 år arbeidet for å få kommunen til å prioritere bygging av en hall på Flatåsen. Som det går fram av redegjørelsen, er dette ikke mulig i overskuelig framtid. Derimot kan det være større muligheter til å få kommunen med på investerings- og driftstilskudd dersom Flatås IL står som byggherre. Styrets vurdering er derfor at skal det være realistisk med en hall i nær framtid, må byggingen skje i idrettslagets regi. Imidlertid vil vi være avhengig av betydelig økonomisk støtte fra kommunen. I tillegg vil en være behov for private sponsorer, samt eksterne og interne leieinntekter. Beslutning om bygging er et svært stort løft for Flatås IL og må baseres på grundige utredninger. Styret vil komme tilbake til årsmøte når utredningsarbeidet er utført. Budsjettkonsekvenser Styret legger opp til at utredningsarbeide utføres av egne tillitsvalgte. Vurdere rombehov, skaffe seg erfaring hos andre idrettslag, kontakt med kommunen og innhenting av tilbud/løsningsforslag fra leverandører av slike haller. Den mest kompliserte halldelen, flerbrukshallen er allerede utredet. Utredningen forutsetter ikke å pådra seg kostnader i 2013. Det var budsjettert kr 65.000 til Flatåshallen og det er brukt opp. Så lenge prosjektet ikke er vedtatt gjennomført, er god regnskapsskikk at utredningskostnadene blir kostnadsført og ikke aktivert.. Eventuelle utredningskostnader i 2014 må innarbeides i Hovedlagets budsjett. Styret mener at det foreslåtte arbeidet, ikke vil pådra seg større kostnader enn det som kan innarbeides i budsjettet for 2014. Anslagsvis et beløp på ca kr 50.000 for 2014.
5 Hovedstyret foreslår ut fra ovenstående redegjørelse at det ekstraordinære årsmøtet i Flatås IL 9/12 13 gjør følgende vedtak: 1. Årsmøtet gir Hovedstyret fullmakt til at den videre utredning gjøres ut fra at Flatås IL står som byggherre. 2. Årsmøtet gir Hovedstyret fullmakt til å utrede planer for en kombinert flerbruks- og fotballhall. I dette ligger arealbehov, kostnadsoverslag, finansisering, og plan for inntekter til betaling av driftskostnader, renter og avdrag. Avklaring av reguleringsplan og økonomisk støtte fra kommunen er viktig i utredningsarbeidet. Årsmøte ber Hovedstyret oppnevne en bred sammensatt Prosjekteringsgruppe. Minst ett medlem må komme fra Hovedstyret. Hovedsstyret utgjør Styringsgruppen og har det økonomiske og juridiske ansvaret for prosjektet. 3. Årsmøtet ber Hovedstyret komme tilbake med en statusrapport på det ordinære Årsmøtet i mars 2014.