EKSTRA ORDINÆRT ÅRSMØTE 2014

Transkript

1 EKSTRA ORDINÆRT ÅRSMØTE KL.18:00, RUSTAD KAFE SAKSDOKUMENTER SOKNEDALEN IDRETTSLAG 2014

2 INNHOLD Saksdokumenter til ekstraordinært årsmøte i Soknedalen Idrettslag 27. november 2014 AGENDA EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE: Følgende saker skal behandles, og stemmes over av årsmøtet: VEDLEGG 1. Kopi av styreprotokoll Kopi av begjæring om av hjemmel. Sak 1 - Godkjenningssak: Godkjenning av styrevedtak fattet av hovedstyret , jfr. vedtak , 1c Kopi av uttalelse fra Idrettsrådet. 4. Kopi av uttalelse fra Barnekontakten i Ringerike Kommune. 5. Saksliste for ekstraordinært årsmøte. Sak 2: Gi hovedstyret tilslutning til å iverksette salgsforbredende tiltak for Veme Klubbhus & Stadion i form av nabovarsler, søknad om dispensasjon fra byggeforbud, og å legge ut bygg og eiendom for salg? Ytterligere relevante dokumenter for sakene kan oversendes på forespørsel. Henvendelse til styreleder via il@soknedalen.org.

3 STYREPROSESS I SAKEN ( ) SU / SIL stopper salget av kirkemotomta. Idrettslaget må utrede ønskede funksjoner ( ) SU har forespurt Ringerike Kommune om bistand til detaljplanlegning av området. SIL må definere ønskede behov ( ) Forslag til funksjoner og behov legges frem i styremøte ( ) Tidligere definerte behov og funksjoner implementeres i videre detaljplanlegning ( d) Prosjektgruppen etableres, og et enstemmig styre stemmer for videre arbeid ( f) Styret gir styreleder mandat til å bringe eierforhold over anlegget på veme i orden ( ) Styret orienteres om begjæring for grunnbokshjemmel, anlegg på veme ( ) Status oppdatering gis til styret om utviklingen ( ) Behovsanalyser bes utarbeidet av gruppeledere ( ) Begjæring og grunnbokshjemmel tas til følge. SIL er offisiell eier. SIL vedtar utredning av byggetrinn 1, kunstgress ( , 1c-1) Styret vedtar enstemmig salg av Veme Klubbhus & Stadion, og nedsetter arbeidsgruppe for kunstgress ( , 6e) Styreleder avklarer krav til årsmøtebehandling av vedtak fattet om salg

4 STYREPROSESS I SAKEN FORTS ( ) Styret er orientert om takst på eiendom og bygg, og det jobbes videre med dispensasjon for salg. Styrevedtaket anses som gyldig frem til årsmøte behandling ( ) Styret beslutter å innkalle til ekstraordinært årsmøte. Årsmøte skal ta stilling til om styret kan få gis dispensasjon til å iverksette forberedende tiltak for salg.

5 PROSJEKTGRUPPENS ARBEID Møte med Ringerike Kommune Prosjektmøte # Oppfølgingsmøte, Ringerike Kommune Oppfølgingsmøte, Ringerike Kommune Møte med kulturtjenesten, Ringerike Kommune Prosjektmøte # Arbeidsmøte (ikke referatført) Prosjektmøte # Arbeidsmøte (ikke referatført) FEBRUAR 2014 SKISSE PROSJEKT FERDIGSTILLES PRESENTERES FOR SU / SIL

6 ETABLERING AV ARBEIDSGRUPPE Hovedstyret vedtok på styremøte å nedsette en arbeidsgruppe for bygging av kunstgressbane. Vedtak , 1c-2: Sette arbeidsgruppe; bygging av kunstgressbane - Enstemmig Mandat; Arbeidsgruppen skal utrede byggetrinn 1 (kunstgressbane) og konkludere med en innstilling til årsmøtet i Soknedalen Idrettslag. Utredningen skal ta for seg økonomi, finansiering, prosjektgjennomføring, og tidsperspektiv. Dersom arbeidsgruppen ikke har en innstilling klar til årsmøtet 2014 kan det innkalles til ekstra ordinært årsmøte gitt sakens omfang.

7 ARBEIDSGRUPPENS ARBEID Arbeidsgruppemøte # Møte med Norges Fotballforbund (NFF) Arbeidsgruppemøte # Møte med Ringerike Kommune, Areal Avklaring av reguleringsplan for området (SU deltar) Arbeidsgruppemøte # Møte med Ringerike Kommune, Byggesaksavdelingen Avklaring på potensiell bruksendring for Veme Klubbhus Møte med Ringerike Kommune, teknisk avdeling Gjennomgang av situasjonsplan skisse / plassering av kunstgressbane i terrenget Arbeidsgruppemøte #4 NOVEMBER 2014 ARBEIDSGRUPPEN LEVERER INNSTILLING TIL HOVEDSTYRET, SOM PRESENTERES PÅ EKSTRA ORDINÆRT ÅRSMØTE

8 GRUNNLAG FOR STYRETS VEDTAK Soknedalen Idrettslag er en liten forening med begrensede ressurser. Som følge av dette har styret i forbindelse med arbeidet med utviklingen av Soknedalen Idrettspark foretatt en helhetlig vurdering av foreningens anleggssituasjon, målt opp mot utnyttelse og det tilbudet som fremmes til lokalbefolkningen. Styret anser Sokna som Idrettslagets sentrale lokasjon, og base. Hovedvekten av Idrettslagets medlemmer holder til innenfor primærområdet. Styret opplever fotballbane og fasiliteter tilknyttet Veme Stadion som lite i bruk målt i Idretts- og barnefremmende aktivitet. Banen ble oppført med den hensikt å være en arena for slik type aktivitet, tilbake i Siden da er Veme Sportsklubb og Soknedalen Idrettslag sammenslått, og skolen i nærområdet (les. Heggen) er nedlagt. Redusert bruk og aktivitet anses som en direkte konsekvens. Styret ønsker å utnytte foreningens ressurser til det beste for lokalbefolkningen i primærområdet. Med grunnlag i dårlig standard på eksisterende anlegg lokalisert på Sokna ønsker styret å etablere en kunstgressbane i tilknytning til dagens fotballbane. Etablering av banen er byggetrinn 1 i en helhetlig og langsiktig utvikling av idrettsarealer på Sokna. Banen er helhetlig planlagt for at skolen skal få positive synergieffekter. I denne sammenheng ser styret det som naturlig at foreningen ikke bruker verken økonomiske midler, eller ressurser på et område som ikke er i bruk.

9 GRUNNLAG FOR STYRETS VEDTAK Styret ser også situasjonen i lys av kommunens økonomi, hvor andre lag og foreninger som Heradsbygda og Haugsbygd nå har fått kommunal støtte til etablering av kunstgressbaner. Med bakgrunn i dette er hovedstyret seg bevisst sitt ansvar for å frembringe en så stor andel egenkapital som mulig, for å underbygge realisering av prosjektet. Det er også en vesentlig faktor at styret ikke opplever lokalt engasjement fra husstyret på Veme. I hovedstyret har husstyret en representant, og de har ikke vært representert på styremøter de siste to årene. Hovedkonklusjon til hovedstyret er at som forening skal vi ikke finansiere drift som utleier av lokaler og fasiliteter som i utgangspunktet er forbeholdt til aktivitetsfremmende tiltak for barn og unge. Hovedstyret ønsker å realisere bygg og eiendom i form av ett salg i det åpne marked, for å sikre tilstrekkelig gode fasiliteter i foreningens nærområde. Midler fra ett eventuelt salg skal gå uavkortet til etablering av kunstgressbane på Sokna.

10 EIERFORHOLD VEME - Soknedalen Idrettslag fremmer begjæring av hjemmel til Statens Kartverk etter tinglysingsloven 38a i brev datert 18. februar Statens Kartverk orienterer om iverksatt prosess etter bestemmelsene i tinglysingsloven 38 a i brev datert 05. mars Anmodning om innrykk av annonse om grunnbokshjemmel snarest sendes til Ringerikes Blad datert , med følgende annonse tekst; - «Mulige eiere til gnr. 62 bnr. 104, 117 og 131 i Ringerike Kommune må melde seg til Statens Kartverk Tinglysing, 3507 Hønefoss innen 1 en- måned etter kunngjøringen i Norsk lysingsblad. Dersom ingen melder seg, vil Soknedalen Idrettslag få grunnbokshjemmel til eiendommene. Dette følger av tinglysingsloven 38a». Soknedalen Idrettslag mottar i skriv datert hjemmelserklæring for gnr. 62 bnr. 104, 117 og 131. Ingen meldte seg innen fristens utløp. Grunnbokshjemmel overført i samsvar med tinglysingsloven 38a.

11 INNSTILLING TIL ÅRSMØTE Årsmøte bes ta stilling til, og stemme over følgende; Sak 1 Godkjenningssak - Godkjennes styrevedtak ( , 1c-1) med følgende ordlyd av årsmøtet; «Salg av Veme Enstemmig Grunnlaget for beslutningen er godt dokumentert i styrereferater omhandlende saken Veme Klubbhus og Stadion de siste to årene. SIL ønsker å realisere eiendommen for å styrke anleggene i Soknedalen Idrettspark ifbm utvikling av fremtidens Idrettsområde på Sokna». Sak 2 Tiltak for salg: Vil årsmøte gi hovedstyret tilslutning til å iverksette salgsforbredende tiltak i form av nabovarsler, søknad om dispensasjon fra byggeforbud, og å legge ut bygg og eiendom for salg? Tilslutning gis med forbehold om at alle tilbud på eiendommer og / eller bygg må aksepteres av årsmøtet.

12 GJENNOMFØRING Ekstra ordinært årsmøte gjennomføres i henhold til bestemmelser i foreningens vedtekter «lov for Soknedalen Idrettslag, stiftet 1895». 5 Stemmerett og valgbarhet For å ha stemmerett må man være fylt 15 år, og hatt gyldig medlemskap i minst 1 måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene, jfr. NIFS lov 2-5. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt, jfr. NIFs lov Ekstraordinært årsmøte i Idrettslaget Ekstraordinært årsmøte i Idrettslaget innkalles av idrettslagets styre med minst 14 dagers varsel etter; b) Enstemmig vedtak i styret i Idrettslaget Hovedstyret vurderer grunnlag, og innkalling til ekstraordinært årsmøte som oppfylt i henhold til overnevnte.