TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 15.4.2009 15.30 18.00 Tilstede på møtet Medlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Tor Zachariassen Rolleiv O Lind Britt Sofie Illguth Varamedlemmer Bjørnar Østgård Andre Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Behandlede saker Sak nr./år Sak 33-40/09 Underskrifter Fra Tromsø Parkering KF: Direktør Tore Harry Pettersen (tilstede i sak 35/09) Økonomiansvarlig Anita Johansen (tilstede i sak 35/09) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin Krane Bjørn-Gunnar Jørgensen sign. Bjørnar Østgård sign. Rolleiv O Lind sign. Tor Zachariassen Sign Britt Sofie Illguth sign.
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 6.4.2009 som ble enstemmig godkjent. Saknr Tittel U.off. 33/09 Godkjenning av protokollen fra møte 18.3.2009 34/09 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2008 Tromsø Parkering KF 35/09 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2008 36/09 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt - Bruk av eksterne konsulenter i Tromsø kommune 37/09 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt - Kvalitet og ressursbruk i barneverntjenesten 38/09 Fastsettelse av tidspunkt for etatsbesøk 39/09 Gjennomgang av formannskapssaker 40/09 Referatsaker
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 33/09 Godkjenning av protokollen fra møtet 18.3.2009 Protokollen fra møtet 18.3.2009 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 18.3.2009 godkjennes. 34/09 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2008 Tromsø Parkering KF Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget i saken. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. 35/09 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2008 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2008. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet.
Blad 4 Fra Tromsø Parkering KF møtte direktør Tore Harry Pettersen og økonomiansvarlig Anita Johansen som orienterte og besvarte på spørsmål fra utvalget. Felles forslag til vedtak: I innstillingens pkt. 1 føyes til med de endringer som fremkom i møtet. Innstillingen med endringsforslag enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2008 med de endringer som fremkom i møtet. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt xx.4.2009 til: - Tromsø kommune v/ ordfører 36/09 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Bruk av eksterne konsulenter i Tromsø kommune Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til brev av 19.3.2009 fra rådmannen, hvor det er skissert hvilke tiltak kommunen har iverksatt og planlegger å iverksette for å imøtekomme de anbefalingene som framkommer i rapporten Bruk av eksterne konsulenter i Tromsø kommune. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltakene rådmannen opplyser iverksatt eller planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten tas med i det videre arbeidet. Spesielt bør det fokuseres på tiltak som sikrer at de interne retningslinjene for kjøp av tjenester blir brukt aktivt av de ansatte i kommunen som foretar slike kjøp. Felles forslag til vedtak:
Blad 5 I innstillingens punkt 2, 2. setning erstattes ordene fokuseres på med settes i verk, samt at 2. setning understrekes. Innstillingen med foreslåtte endring enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til brev av 19.3.2009 fra rådmannen, hvor det er skissert hvilke tiltak kommunen har iverksatt og planlegger å iverksette for å imøtekomme de anbefalingene som framkommer i rapporten Bruk av eksterne konsulenter i Tromsø kommune. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltakene rådmannen opplyser iverksatt eller planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten tas med i det videre arbeidet. Spesielt bør det settes i verk tiltak som sikrer at de interne retningslinjene for kjøp av tjenester blir brukt aktivt av de ansatte i kommunen som foretar slike kjøp. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 20.4.2009 til (frist 11.5.2009): - Tromsø kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.x.2009 til: - Tromsø kommune v/ordfører 37/09 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Kvalitet og ressursbruk i barnevernstjenesten Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til brev av 31.3.2009 fra rådmannen, hvor det er skissert hvilke tiltak kommunen har iverksatt og planlegger å iverksette for å imøtekomme anbefalingene som framkommer i rapporten Kvalitet og ressursbruk i barneverntjenesten. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltakene rådmannen opplyser iverksatt eller planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten tas med i det videre arbeidet. Innstillingen enstemmig vedtatt.
Blad 6 Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til brev av 31.3.2009 fra rådmannen, hvor det er skissert hvilke tiltak kommunen har iverksatt og planlegger å iverksette for å imøtekomme anbefalingene som framkommer i rapporten Kvalitet og ressursbruk i barneverntjenesten. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltakene rådmannen opplyser iverksatt eller planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten tas med i det videre arbeidet. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 20.4.2009 til (frist 11.5.2009): - Tromsø kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.x.2009 til: - Tromsø kommune v/ordfører 38/09 Fastsettelse av tidspunkt for etatsbesøk Felles forslag til vedtak: Forslag til tidspunktene er som følger: 4. juni ved RE Brann og redning. Alternative datoer er; 15., 16. og 18. juni i uke 25. 21. oktober ved Tromsø Parkering KF K-Sekretariatet sender forespørsel snarest til enhetene for å fastslå hvorvidt tidspunktene passer. Forslaget enstemmig vedtatt. Forslag til tidspunktene er som følger: 4. juni ved RE Brann og redning. Alternative datoer er; 15., 16. og 18. juni i uke 25. 21. oktober ved Tromsø Parkering KF K-Sekretariatet sender forespørsel snarest til enhetene for å fastslå hvorvidt tidspunktene passer.
Blad 7 39/09 Gjennomgang av formannskapssaker Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Britt Sofie Illguth redegjorde for utvalgte saker fra formannskapet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 40/09 Referatsaker Referert: A. FKTs FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 27.-28. MAI 2009 a. Invitasjon og påmelding fra FKT B. REVISJON AV TROMSØ KOMMUNES MOMSKOMPENSASJONSKRAV a. Brev av 17.2.2009 fra KomRev NORD b. Brev av 11.3.2009 fra kommunen C. K-SEKRETARIATET KONTROLLUTVALGSAK - 2008 a. Brev av 20.2.2009 fra rådmannen D. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYREMØTE 25.3.2009 a. Sak 32/09 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Spesialundervisning i grunnskolen i Tromsø kommune b. Sak 35/09 Kvalitet og ressursbruk i barneverntjenesten c. Sak 39/09 K-Sekretariatet IKS endring selskapsavtale d. Sak 45/09 Godkjenning av barnehager i Tromsø kommune for leke og oppholdsareal E. HENVENDELSE a. Brev av 3.3.2009 fra NN (anonym)
Blad 8 F. INNKALLING TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET a. Brev av 1.4.2009 fra KomRev NORD G. AURORA KINO IKS INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE a. Brev av 1.4.2009 fra Aurora Kino IKS Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak A: Britt-Sofie Illguth og Rolleiv O. Lind er påmeldt FKTs fagkonferanse og årsmøte. Tor Zachariassen påmeldes også konferansen og årsmøtet. 2. Referatsak B: Kontrollutvalget tar kommunens svar til orientering. Med bakgrunn i sakens alvorlige karakter, der Tromsø kommune har tapt bortimot 2 mill. kr. i momskompensasjon, finner utvalget grunn til å orientere kommunestyret om forholdet. 3. De øvrige referatene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak A: Britt-Sofie Illguth og Rolleiv O. Lind er påmeldt FKTs fagkonferanse og årsmøte. Tor Zachariassen påmeldes også konferansen og årsmøtet. 2. Referatsak B: Kontrollutvalget tar kommunens svar til orientering. Med bakgrunn i sakens alvorlige karakter, der Tromsø kommune har tapt bortimot 2 mill. kr. i momskompensasjon, finner utvalget grunn til å orientere kommunestyret om forholdet. 3. De øvrige referatene tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll pkt. 2- Referatsak B- (iht. KL 77 nr. 6) sendt 20.4.2009 til (frist 11.5.2009): - Tromsø kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.x.2009 til: - Tromsø kommune v/ordfører Rett utskrift: Finnsnes, den 16. april 2009 Inger Johansen