Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Torsdag 12. april 2012 Møtetid: Kl. 0900 Møtested: Namsos Samfunnshus, møterom Lyon De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 008/12 Referatsaker 009/12 Orientering fra administrasjonen 010/12 Orientering fra revisor 011/12 Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon 2011 2015, oppstart 012/12 KUs uttalelse til Midtre Namdal samkommunes årsregnskap for 2011 Eventuelt Steinkjer 28. mars 2012 Hilde Vatnar Selnes /s/ Leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær Telefon 74 11 14 77 / 990 17 981 E-post: svein.myrvold@komsek.no
SAK 008/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 120412 Svein-Arne Myrvold 001/12 434-1799-5.3 Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 FKT Fagkonferanse Forum for Kontroll og Tilsyn i Trondheim 6. 7. juni 2012 2 3 De fremlagte referater tas til orientering. SAK 009/12 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget 120412 Svein-Arne Myrvold 009/12 434-1799-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 2
SAK 010/12 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 120412 Svein-Arne Myrvold 010/12 434-1799-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Orientering om Revisjonsnotat 2011 til administrasjonssjefen, Unntatt offentlighet, offl. 13, kl. 78 nr. 7. SAK 011/12 OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2011 2015, OPPSTART Kontrollutvalget 120412 Svein-Arne Myrvold 011/12 434-1799-5.3 1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse. 2. Kontrollutvalget inviterer ordfører og administrasjonssjef til en dialog om forvaltningsrevisjon. 3. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollutvalget til behandling i løpet av 1. halvår 2012. Eksempler på mulige temaer og spørsmål i et forvaltningsrevisjonsprosjekt Andre saksdokumenter ikke vedlagt - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner - Kommuneloven 3
Saksopplysninger Det har tidligere ikke vært midler til gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Midtre Namdal samkommune. På sitt møte den 9. mars 2012 vedtok samkommunestyret å bevilge kr. 150 000 til gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2012. Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Forvaltningsrevisjon er iht. forannevnte en lovpålagt oppgave, og det er kontrollutvalgets ansvar å sørge for at det blir utarbeide en plan for gjennomføring. For inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet og godkjent av samkommunestyret innen 31.12.2012. Forvaltningsrevisjon vil være et godt verktøy for å sikre at brukerperspektiv og rettsikkerhet blir tilfredsstillende ivaretatt. Forvaltningsrevisjon er et godt verktøy for å sikre at samkommunen etterlever lov, forskrift og egne vedtak, og med gode forvaltningsrevisjonsprosjekter vil det kunne oppnås en enda mer effektiv og målrettet virksomhet. 1 er ment som et utgangspunkt for en diskusjon knyttet til hvilke temaer og spørsmål kontrollutvalget innledningsvis kan stille seg. Andre temaer og spørsmål vil også kunne være aktuelle. I tillegg til temaer må det også velges ut aktuelle områder. Det fremgår klart av kontrollutvalgsforskriften at virksomheten skal vurderes på et overordnet nivå, og at temaer og problemstillinger skal vurderes mot hverandre ut fra vesentlighet og risiko for avvik. Vurdering Forvaltningsrevisjon skal i utgangspunktet være en kontroll av om virksomheten styres -, og myndigheten utøves i samsvar med de gitte regler og normer. Tilfredsstiller tjenestene gitte krav til omfang og kvalitet? Det kan også vurderes i hvilken grad tjenestene treffer målgruppen, hvordan brukerne opplever tjenestene, og en måling av omfanget av produksjonen mot medgåtte ressurser. I tillegg kan det vurderes hvilke muligheter og begrensninger som ligger innenfor samkommunens nåværende organisasjon og organisasjonskultur. Det er nødvendig med en klar forståelse for samkommunens begrensninger og muligheter. Det kan derfor med fordel vurderes hvorvidt en kan bygge videre på administrasjonssjefens egne overordnede analyser og vurderinger. Planarbeidet er en lang prosess, og kontrollutvalget vil få saken opp til behandling ytterligere to ganger. Plan for forvaltningsrevisjon skal utarbeides ut fra en overordnet analyse av samkommunens virksomhet, basert på vesentlighets- og risikovurderinger. Det foreslås derfor at revisor blir anmodet om å utarbeide et nærmere diskusjonsgrunnlag. 4
For å legge til rette for at plan for forvaltningsrevisjon også kan utvikles i forståelse med ordføreren og administrasjonssjefen, foreslås det at disse blir invitert til en dialog med kontrollutvalget. Det understrekes imidlertid at forvaltningsrevisjon ikke kan ses på som en del av administrasjonssjefens egen oppfølging, eller erstatte denne. Saken legges med dette fram for kontrollutvalget til diskusjon i møtet. For at det skal være mulig for revisor å belyse de ønskede temaer og problemstillinger i tillegg til andre temaer revisor måtte avdekke i sitt arbeid, anbefales kontrollutvalget å gi så klare avgrensninger av egne vurderinger som mulig. SAK 012/12 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL MIDTRE NAMDAL SAMKOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Kontrollutvalget 120412 Svein-Arne Myrvold 012/12 434-1799-5.3 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til Midtre Namdal samkommunes årsregnskap for 2011. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes samkommunestyret for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 1. Forslag til uttalelse til Midtre Namdal Samkommunes årsregnskap for 2011 2. Revisjonsberetning til årsregnskapet for 2011 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Nummerert brev nr. 1 fra KomRev Trøndelag IKS etter revisjon av årsregnskapet for 2011 4. Midtre Namdal samkommunes årsregnskap for 2011 utsendt fra kommunen 5. Midtre Namdal samkommunes årsmelding for 2011 utsendt fra kommunen Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven 5. Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (Forsøksforskriften) Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet ses i sammenheng med kommunens årsmelding - hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og for hva som er oppnådd. Sammen utgjør disse derfor de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. 5
Årsregnskapet for 2011 Regnskapet er gjort opp i balanse. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 78,2 og 74,5 millioner kroner, noe som ga et brutto driftsresultat på 3,7 millioner kroner. Driftsregnskapet nøkkeltall Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap 2010 Til fordeling drift -53 477 642-52 883 000-32 264 642 Netto driftsresultat 3 893 424-1 386 000 11 480 656 Bruk av tidligere års avsetninger 0 0 0 Årets avsetninger / Overf. til inv.regnsk 222 455 250 000 337 667 Regnskapsmessig mindreforbruk 0 0 0 Investeringsregnskapet for 2011 Sum finansiert, inkl. avsetninger, var på 1,1 mill. kroner. Med et finansieringsbehov på kr. 1,1 mill. kroner, ble investeringsregnskapet er gjort opp i balanse. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Revisjonsberetningen Revisor har avgitt revisjonsberetning den 20.3.2012. Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller merknader. Nummerert brev I tillegg til revisjonsberetningen har revisor avgitt et nummerert brev (Brev nr. 1 til kontrollutvalget i Midtre Namdal samkommune) vedr. krav etter bokføringsloven. Om frister for årsavslutningen Følgende frister gjelder, jfr. Forskrift om årsregnskap og årsberetning og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner: Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til samkommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet / kommunerådet eller fylkesutvalget / fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret / fylkestinget. 6
Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Midtre Namdal samkommunes årsregnskap for 2011 er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisor la fram sin uavhengighetserklæring for kontrollutvalget i sak 012/11 i møtet den 27.9.2011, og presenterte revisjonsstrategien for regnskapsåret 2011 i samme møte, sak 010/11. Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt revisjonsforskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og kap. 6 (krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta rapporter etter gjennomgang av møteprotokoller, statusrapporter og orienteringer fra revisor mv. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter og eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Ettersom dokumentene er en oppsummering av fjoråret, kan kontrollutvalget også kommentere andre forhold som måtte være mangelfullt fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller merknader, men det er utferdiget et nummerert brev til kontrollutvalget vedr. et forhold i regnskapet. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet følger vedlagt. Det er saksbehandlers anbefaling at kontrollutvalget retter oppmerksomhet mot nummerert brev nr. 1 fra KomRev Trøndelag IKS, og påser at det forhold som er nevnt blir fulgt opp. Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å knytte kommentarer opp mot årsregnskapet og årsberetningen. 7