Notat Til: Kopi: Fra: Kunnskapsdepartementet Høgskolen i Nesna AGENDA Dato: 19.02.2009 Emne: Bistandsprosjekt Høgskolen i Nesna Fjerde statusrapport 1 Omstillingsprosjektet ved Høgskolen i Nesna 1.1 Kunnskapsdepartementets pålegg til høgskolen Kunnskapsdepartementet påla Høgskolen i Nesna sommeren 2008 å gjennomføre et omfattende omstillingsarbeid. Målet med omstillingstiltakene er at de skal bidra til å gjenopprette en robust økonomi og videreutvikle høgskolen til en godt fungerende, selvstendig høgskole. Departementet påla høgskolen å iverksette og gjennomføre følgende tiltaksplaner: (1) Plan for å oppnå budsjettmessig og regnskapsmessig balanse. Planen skal spesifisere tiltak, tidsfrister, ressurs- og kompetansebehov. Det skal videre gå fram av planen hvilke tiltak som kan gjennomføres innenfor nåværende tjenestetilbud, og hvilke tiltak som vil være avhengig av en reduksjon i tjenestetilbudet. (2) Plan for å etablere nytt studieadministrativt system (FS), revidere studieadministrative rutiner og organisering av funksjonen. Planen skal spesifisere rutiner og organisering av funksjonen. Plan skal spesifisere tiltak, tidsfrister, ressurs- og kompetansebehov. (3) Utvikle høgskolens planer (strategisk plan og årsplan) for 2009 slik at disse harmonerer med de økonomiske rammebetingelsene. 1.2 AGENDAs oppgaver AGENDA er av departementet engasjert for å bistå i gjennomføring av omstillingsarbeidet ved: Kvalitetssikring av høgskolens tiltaksplaner AGENDA Utredning & Utvikling AS www.agenda.no Organisasjonsnr NO 968 938 525 MVA Fjordveien 1 firmapost@agenda.no Bankkontonr 8101 19 10408 N-1363 Høvik Tel 67 57 57 00 Fax 67 57 57 01
2 Prosesstøtte og erfarings- og kompetansetilføring i gjennomføring av tiltakene Evaluering av prosesser og resultater med rapportering til høgskolen og departementet for å sikre framdriften og eventuelt foreta justeringer Ut fra dette vil vi rapportere følgende med særlig vekt på tiltak som er iverksatt etter vår tredje statusrapport: 2 Prosjektorganisering og prosjektstyring 2.1 Prosjektorganisering Reorganiseringen av omstillingsprosjektet er nå gjennomført. Det er etablert en ny prosjektorganisasjon med en styringsgruppe bestående av: Direktør (leder) Rektor Økonomi- og personalsjef Studiesjef To representanter for tjenestemannsorganisasjonene Studiesjefen har overtatt oppgaven som hovedprosjektleder i 50 prosent stilling. 2.2 Prosjektstyring Fra 25 november 2008 til 5 februar 2009 er det avholdt fire møter i styringsgruppen. Vår vurdering er at styringsgruppen bør ha en tett oppfølging av alle delprosjekter og treffe nødvendige beslutninger, evt korrigere gjennomføringen av tiltakene, hyppig. Behovet for effektivitet i styringsbeslutninger er kontinuerlig, og vil bli det i økende grad framover. Møtefrekvensen i styringsgruppen har så langt ikke imøtekommet dette behovet på en god nok måte idet det har gått fra 2 til 4 uker mellom hvert møte. Vi tror at det framover vil være behov for møtefrekvens nærmere ett møte i uka for rapportering, korrigeringer og beslutninger. Prosjektstyringsverktøyet som er tatt i bruk har imidlertid økt oversikten i omstillingsarbeidet og forbedret grunnlaget for prosjektstyringen. Utskrift av status for de ulike tiltakene pr 5 februar 2009 er vedlagt. Vi vil i det følgende gå gjennom og kommentere status for de ulike tiltakene. 3 Reduksjon av kostnader og økning av inntekter 3.1 Regnskapsprognose for 2008 Regnskapsprognosen for 2008 pr 5 februar 2009 viser at høgskolen vil få et overskudd på kr 1 380 000. Overskuddet har blant annet sammenheng med at inntektene har vært større enn forventet.
3 Det kan imidlertid bli en nedjustering av overskuddet, i forbindelse med at høgskolen kan tape kr 160 000 på utenlandsprosjekter. 3.2 Kjøpestopp Kjøpestoppen som ble innført mot slutten av 2008 hadde kostnadsreduserende virkninger. Budsjettet for 2009 baserer seg på samme stramme kjøpestoppnivå som i 2008, men vi tror at noe av innsparingsgevinsten vil kunne reduseres ut over i 2009 fordi en del av sparetiltakene bare kan ha utsettende virkninger på nødvendige innkjøp. 3.3 ENØK reduksjon av strømutgifter De planlagte tiltakene er iverksatt i samarbeid med Statsbygg. Gjennomføringen har allerede gitt effekter. 4 Etablering av nytt studieadministrativt system Overgangen til nytt studieadministrativt system (FS) er i rute. Det nye systemet tas i bruk 16 mars 2009, som planlagt. Man har ikke kommet helt i mål med tilpasningen til andre systemer, men det har ingen betydning for selve overgangen. Det er videre klarlagt at det i tillegg til den allerede erkjente overrapportering også har foregått en underrapportering av studiepoengproduksjon, beløpende til kr 1 200 000. 5 Utarbeidelse av budsjett for 2009 Revidert forslag til budsjett i balanse for 2009 legges fram for styret i møtet 26 februar 2009. Innføring av modell for kalkulasjon av studier og avdelingsbudsjettering er vesentlige framskritt i arbeidet med å oppnå budsjettmessig balanse. 5.1 Overgang til resultatbasert budsjettfordelingsmodell Som et ledd i omstillingsarbeidet, blant annet å styrke dekanenes rolle som faglige og administrative ledere, har det vært forutsatt at det skal innføres avdelingsvise budsjetter og oppfølgingssystemer. Budsjett- og oppfølgingssystemene skal samtidig legges om i en retning som sikrer styring etter mål og resultater. Omleggingen skal videre legge til rette for bedre kontroll med ressursbruken og gi større oppmerksomhet på om ressursene blir anvendt i samsvar med vedtatte planer. I samarbeid med AGENDA er det utviklet en modell for resultatbasert avdelingsbudsjettering og oppfølging. Det vil ennå ta noe tid før omlegging til en resultatbasert budsjettfordelingsmodell er gjennomført i sin helhet, blant annet fordi alle data som skal ligge til grunn for fordelingene mellom avdelinger må komme på plass. Videre må en vinne erfaringer med modellen slik den nå er utformet. Endelig vil det være nødvendig å gjennomføre justeringer og forbederinger hvert år framover.
4 5.2 Kalkulasjon av studier Budsjettet for 2009 vil for første gang bygge på en kalkulasjon av alle studier som inngår i studieprogrammet Høgskolen har ferdigutviklet et opplegg for kalkulasjon av studier der alle direkte utgifter og påregnelige inntekter blir henført til studiet. På denne måten blir det mulig å få et bedre grep om lønnsomheten ved de ulike studiene som vurderes igangsatt. Modellen er foreløpig bare utviklet som en regnearkmodell. Det er derfor nødvendig at studiesjefen sørger for at aggregeringen av tall blir riktig. 6 Studieprogram 2009 2010 Utarbeidelse av studieprogram og utlysing, både av lokale opptak og gjennom Samordna opptak (SO) er gjennomført. Det vil ut over våren 2009, når søkertall foreligger, måtte fattes vedtak om oppstart, henholdsvis for: Lokale opptak ca 13 mars Samordna opptak ca 30 april Vedtakene vil denne gangen kunne fattes med grunnlag i kurskalkulasjoner for de ulike studiene, se pkt 5.2. 7 Personal- og organisasjonsmessige konsekvenser av studieprogram 2009-2010 og budsjett 2009 7.1 Nedbemanning Det studieprogrammet som ble vedtatt av høgskolens styre 8 desember 2008 medfører at antall faglige stillinger må reduseres med 9 årsverk fordelt på følgende måte: 4 årsverk innenfor Avdeling for kultur og samfunn (AKS) 2 årsverk innenfor Avdeling for natur og realfag (ANR) 3 årsverk innenfor Avdeling for pedagogikk og sykepleie (APS) Det er lagt til grunn at fagmiljøene skal dimensjoneres ut fra det bevilgningsfinansierte studieprogram for 2009-2010 og årene framover, og at BOA-prosjekter skal holdes utenom. Videre vil høgskolens omstillingsavtale bli lagt til grunn. Kriterier for nedbemanning er fastlagt ved at ansiennitet benyttes som hovedkriterium, med mindre noen anses å ha en kompetanse som er helt nødvendig for å gjennomføre det vedtatte studieprogram.
5 Etter dette vil følgende framdrift bli fulgt: Overtallige i de enkelte fagmiljøer identifiseres, innkalles til samtale og sies opp dersom det er grunnlag for det. Uke 7 10. Når lokalt opptak er klart medio mars, tas det stilling til hvilke studier som kan startes opp. Ny overtallighetsvurdering foretas der hvor det ikke blir oppstart. Uke 12-13 Når Samordnet opptak er klart ultimo april, tas det stilling til hvilke studier som kan startes opp. Ny overtallighetsvurdering foretas der hvor det ikke blir oppstart. Uke 17 19. Dimensjonering av faglig og administrativ organisering avklares gjennom egen utredning, se pkt 7.2, som styrebehandles 4 juni. Deretter identifiseres eventuelle overtallige, og samtaler og eventuelle oppsigelser gjennomføres. Uke 24 og 25. Etter en noe usikker oppstart vurderer vi det nå slik at arbeidet med å trekke de personalmessige konsekvenser av budsjett og studieprogram er kommet på rett spor. Det vil imidlertid bli svært arbeidskrevende for høgskolens ledelse å gjennomføre disse prosessene på en forsvarlig måte ut over våren. 7.2 Utarbeidelse av ny organisasjonsmodell Høgskolen innførte i 2008 ny avdelingsinndeling uten at det samtidig ble gjort endringer i de gamle strukturene med undervisningsledere og seksjonsledere. Etter opprettelse av de tre dekanstillingene med omfattende faglige og administrative lederoppgaver, herunder ansvar for BOA-virksomheten, er det dessuten behov for å finne fram til bedre løsninger for ivaretakelse av avdelingenes behov for administrativ støtte. Det foreslås for styret at det på sitt møte 26 februar 2009 vedtar å iverksettes en organisasjonsutviklingsprosess for å finne fram til løsninger som kan ivareta de behovene som er nevnt ovenfor, med særlig vekt på å gjennomgå: Organisering av fagseksjonene Organisering av programområdene Organisering av administrasjonen Videre vil organiseringen av BOA bli behandlet av arbeidsgruppen, se pkt 8. Det blir foreslått å opprette en arbeidsgruppe hvor også tjenestemannsorganisasjonene inngår. AGENDA vil lede arbeidet i gruppen som får en frist på 25 mai 2009 for sitt arbeid. For AGENDA innebærer dette at vårt engasjement både i tid og økonomisk ramme vil måtte utvides noe. Vi vil i eget brev til Kunnskapsdepartementet gi en nærmere beskrivelse av hvilke beløps- og framdriftsmessige konsekvenser dette ekstraarbeidet vil medføre.
6 8 Avklaring av strategi for, organisering og drift av BOA En gruppe som ble oppnevnt for å utrede organisering av BOA-virksomheten har ikke levert sitt arbeid i tide. Gruppen er derfor nedlagt og arbeidet vil bli sluttført ved at gruppen som vil bli oppnevnt for å se på høgskolens organisasjonsmodell, se pkt 7, tar organisering av BOA-virksomheten inn i sitt arbeid. Vi vurderer det som beklagelig at dette arbeidet er blitt forsinket og at denne siden ved ivaretakelse av høgskolens samfunnsmandat ikke har funnet sin organisatoriske form slik at aktiviteten kan økes på en tilfredsstillende måte i 2009. Det er imidlertid positivt at styret i sitt møte 23 januar 2009 vedtok interne retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. 9 Revisjon av normavtalen Den såkalte normavtalen (Veiledende normer for organisering av undervisningspersonalets årsverk. Revidert 23.06.2008) skal revideres. En arbeidsgruppe er oppnevnt, men er ikke kommet i gang før 11 februar 2009. Dette arbeidet haster, både for å få utredet og foreslått endringer, men også for å få forhandlet og besluttet iverksettelse av ny avtale så tidlig at den kan legges til grunn for utarbeidelse av arbeidsplanene for høstsemesteret 2009. Arbeidsplanene må avklares sent på våren 2009 for å kunne tre i kraft fra 1 august 2009. Arbeidet antas å bli komplisert og vi er bekymret både for framdrift, men også for at for lite ressurser er satt inn i dette arbeidet. 10 Revisjon av strategisk plan Et av departementets hovedkrav overfor høgskolen i omstillingsarbeidet var at den skulle: Utvikle høgskolens plane r (strategisk plan og årsplan) for 2009 slik at disse harmonerer med de økonomiske rammebetingelsene. Dette arbeidet er kommet kort. Den oppnevnte arbeidsgruppen leverer et utkast til en innstilling til behandling i styret 26 februar 2009, og det har ikke vært organisert noen planprosess med bredere deltakelse, verken internt eller eksternt i forkant av utarbeidelsen. Høgskolens toppledelse har også hatt liten deltakelse i arbeidet. Vi ser alvorlig på dette, idet høgskolens situasjon og de nødvendige omlegginger av virksomheten krever mer enn bare en harmonisering og rullering av planverket. Høgskolens nåværende strategiske plan for perioden 2007 2011 gir ikke de nødvendige styringssignaler verken til ledelsen ved høgskolen eller til høgskolens omgivelser. Det er derfor vår vurdering at styret på sitt møte 26 februar 2009 ikke bør ferdigbehandle forslaget, men i stedet be om at det utarbeides en mer omfattende endring av planen og organiseres en bredere prosess..
7 11 Kommunikasjonsplan for omstillingsarbeidet Det er vårt inntrykk at man gjennomfører nødvendige interne kommunikasjonstiltak som et ledd i omstillingsarbeidet. Den langt større og mer krevende oppgaven knyttet til en aktiv og systematisk omdømmebygging, ut over de aktuelle rekrutteringstiltak, se pkt 12, er vi mer usikker på håndteringen av. 12 Markeds- og rekrutteringsstrategi Høgskolen melder at alle de planlagte rekrutteringstiltak med sikte på opptaket våren 2009 er gjennomført. Det meldes også om positiv respons så langt. Den reelle effekten av tiltakene vil imidlertid først vise seg når søkertallet, både til lokalt opptak og Samordna opptak, foreligger. Høgskolen bør ha et resultat godt over fjorårets søkning før en kan si seg fornøyd. Hvilket resultat som oppnås vil bli klart mot slutten av april 2009.