Møtedato: 27.08.2014 Tidspunkt: kl. 12.30-14:30 Sted: Telefon/Lync Deltakere: Kunde: Solfrid Lund Britt Brevik Kirsten Aune Solveig Melum Arnlaug Jakobsen EVRY: Monica Gudmundsen Alexander Fjellandsbø Uglehus Jan-Egil Bolstad Godkjenning: Referat anses godkjent, dersom kommentar ikke mottas innen 3 dager Referat - oppstartsmøte Agenda Kort presentasjon av møtedeltakerne Presentasjon av prosjektet o Hva ligger i kontrakten? - Moduler - Tjenester Prosjektadministrasjon o Organisasjon o Møter o Fakturering Milepælsplan Annet 1 Presentasjon av møtedeltakere: Kunde: Solfrid Lund Britt Brevik Kirsten Aune Solveig Melum Prosjektnavn - ephorte 5 Side 1/5
Arnlaug Jakobsen Rollene i prosjektet: Prosjektleiar: Britt Brevik Teknisk: Fagleg: Britt Brevik EVRY: Alexander Fjellandsbø Uglehus, alexander.uglehus@evry.com, +47 94895444 Monica Gudmundsen, monica.gudmundsen@evry.com, 92256653 Fraværende: Jan-Egil Bolstad, Jan-egil.Bolstad@evry.com, +4790154370 Forventninger til prosjektet som ble nevnt er enklere saksbehandling, bedre integrasjonsmuligheter mot fagprogram, digital postforsendelse. 2 Presentasjon av prosjektet Vi gikk gjennom kontrakten og hva som er kjøpt 2.1 Lisenser Oppgradering til ephorte5 med separat arkivkjerne ncore einnsyn avansert Digital forsendelse Ephorte Outlook ephorte Søk Utforsker ephorte EDU 2.2 Servere Tekniske tjenester Det blir satt opp nytt ephorte-miljø, inklusiv ny databaseserver. Basert på dialogen skal Alexander sette opp en liste over servere og tilhørende kravspesifikasjon og sende denne over til kundens tekniske kontaktperson. Kunde kommer tilbake til tidspunkt når servere skal være klare til installasjon når serveroversikt er mottatt. Oppkobling skjer via Teamviewer. Kunden benytter både tykke og tynne klienter. Teknisk bistand estimeres til 124 timer. EVRY Side 2/5
2.3 Fagtjenester Det settes opp en workshop innen kort tid for å avtale detaljert innhold på videre arbeid. Fagkonsulent sender over forslag til agenda og mulige tidspunkt. Faglig bistand estimeres til 60 timer. 3 Prosjektadministrasjon Det etableres ikke en egen styringsgruppe, men prosjekteier på hver side kan kalles inn ved behov eller etter eget ønske. Telefonmøter etter hver milepæl og ellers ved behov. I og med at det er såpass kort tidshorisont ble man enige om at prosjektlederne avtaler ukentlige møter for oppfølging. Prosjektet er ikke fastpris, men «time and material». Fakturerer hver mnd. etter uttak på tjenester. Prosjektets estimerte ramme er i henhold til kontrakt på 221 timer og anvendelsen av disse avtales i milepælsplanen. Eventuelle endringer/tillegg skrives som endringsordre. 4 Milepælsplan Forslag til milepæler som diskutert på møtet: MP1 Når planverk er godkjent MP2 Når ephorte5 med moduler er installert. MP3 Når rådgiving og opplæring er gjennomført MP4 Når ny løsning er akseptert MP5 Når Kunde er i produksjon MP6 Når prosjektet er avsluttet EVRY lager et utkast til aktiviteter basert på dialogen i møtet. Datoer får vi komme tilbake til når vi har fått bekreftet når servere er klare til installasjon, men ønsket produksjonsdato er 1. oktober. Det skal gå et annet prosjekt parallelt for å sette opp Bjugn i Fosen sitt miljø. Det er en målsetning at dette også skal være fullført innen 1. oktober. Bjugn skal på grunn av splittingen ha skarpt periodeskille. I forbindelse med delingen skal Ørland opprette egen arkivdel til personalarkivet som hittil har vært felles. Dette utfører kunden selv. EVRY Side 3/5
5 Annet Integrasjoner Kunden har følgende integrasjoner som prosjektet må ta hensyn til: - Visma barnehage - Skjemaintegrasjon ephorte er tilrettelagt for integrasjon med andre systemer via ett av følgende integrasjonsgrensesnitt: Noark4webservices (N4WS) Denne standarden benyttes av svært mange leverandører, og dersom leverandør kan bekrefte at deres system integrerer basert på standard Noark4webservices-funksjonalitet så skal dette også fungere ved oppgradering til ephorte5. Mer informasjon om standarden kan du finne her: http://arkivverket.no/arkivverket/offentleg-forvalting/noark/noark-4/web-services Geointegrasjonsstandarden (GI) Denne standarden refereres ofte til som «Noark5webservices» i dagligtalen, og er en standard som inneholder flere muligheter enn Noark4webservices. Mer informasjon finner dere her: http://geointegrasjon.no/standard ephorte Integration Services (eis) Dette integrasjonsgrensesnittet gir muligheter for svært avanserte integrasjoner. Vi benytter selv eis på alle våre grensesnitt, slik som eksempelvis ephorte Outlook, einnsyn, og ephorte SharePoint, noe som illustrerer hvilke enorme muligheter som ligger i rammeverket. Integrasjonsgrensesnittene fungerer som en trappetrinnsmodell hvor N4WS er første trinnet, GI gir flere muligheter og eis gir alle muligheter (som ephorte kan tilby per i dag). Integrasjonsgrensesnitt Noark4webservices N4WS Kjøp av lisens gir følgende bruksrett Geointegrasjonsstandarden N4WS GI ephorte Integration Services N4WS GI eis 6 Oppfølgingspunkter Møtedato Nr. Beskrivelse Ansvar Frist Status EVRY Side 4/5
27.08.2014 1 Oversende utkast til planverk Monica 12.09.2014 27.08.2014 2 Sette opp liste over servere og spesifikasjoner og sende til Alexander 12.09.2014 OK 7 Beslutninger Møtedato Nr. Beskrivelse Status eller kommentarer 27.08.2014 1 Det opprettes ikke styringsgruppe, men prosjekteiere kan kalles inn ved behov eller etter eget ønske. EVRY Side 5/5